Risiko Rechenfehler
Die meisten falschen Rechnungen sind keine Fälschung, sondern schlicht falsch gerechnet. Auffallen muss es trotzdem.
Zeilen, Summen, Steuersätze und Abzüge werden nachgerechnet. Die Differenz steht mit Fundstelle im Beleg.
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So funktioniert es
Ein Betrag wird nicht dadurch richtig, dass er fett gedruckt ist. PaperOffice rechnet den Beleg nach und vergleicht das Ergebnis mit dem, was darauf steht.
Der IDP Agent zieht jede Positionszeile mit Artikel, Menge, Einzelpreis, Zeilensumme und Steuersatz heraus, dazu Netto, Steuer je Satz, Rabatt, Skonto, Währung und Endbetrag. Jeder Wert kommt mit seiner Fundstelle auf der Seite.
Die Intelligence-Stufe rechnet Menge mal Einzelpreis je Zeile, addiert die Zeilen, prüft die Steuer je Satz getrennt und stellt Rabatt, Skonto und Rundung gegen den ausgewiesenen Endbetrag. Die Quervalidierung läuft über den ganzen Beleg, bis 3.000 Seiten.
Ab welcher Differenz es ernst wird, legen Sie fest, je Betrag, Lieferant oder Workspace. Darüber geht der Beleg in die Prüfwarteschlange statt in die Zahlung, der Prüfer sieht die strittige Zahl im Original, und das Ergebnis wird als Finding protokolliert.
Was die Lösung abdeckt
Rechenfehler stecken selten im Endbetrag. Sie stecken in einer Zeile, in einem Steuersatz oder in einem Abzug.
Menge mal Einzelpreis gegen die ausgewiesene Zeilensumme, Zeile für Zeile, auch über mehrere Seiten.
Die Intelligence-Stufe prüft Summen und Zusammenhänge über den gesamten Beleg, bis 3.000 Seiten.
Gemischte Belege mit 19 %, 7 % und 0 % werden je Satz getrennt nachgerechnet.
Abzüge und Centdifferenzen werden mitgerechnet statt überlesen.
Währung je Beleg, Umrechnung über die Kurse der Währungs-API zum gewählten Stichtag.
Jeder Wert kommt mit Bounding Box im Original, damit der Prüfer nicht suchen muss.
Ab welcher Differenz geprüft wird, legen Sie je Betrag, Lieferant oder Workspace fest.
Rechenfehler landen mit Schweregrad, Entscheidung und Person im Audit-Center.
Womit PaperOffice das löst
Die Rechenprobe ist kein Extraprodukt, sondern das Zusammenspiel von Modulen, die Sie ohnehin nutzen.
Sicherheit und Compliance
Wer eine Zahlung anhält, muss begründen können, warum. Jede geprüfte Zahl bleibt an ihren Beleg gebunden.
Fragen zur Rechnungsprüfung
Nein. Die Extraktion arbeitet ohne Vorlage je Lieferant, weil sie Layout und Kontext liest statt fester Koordinaten. Sie beschreiben einmal, welche Felder Sie brauchen, der Rest gilt für jeden Beleg.
Die würden sonst jede Prüfung fluten. Deshalb legen Sie eine Toleranz fest: unterhalb davon läuft der Beleg durch, darüber geht er in die Prüfung. Die Toleranz kann je Betrag, Lieferant oder Workspace anders sein.
Ja. Netto und Steuer werden je Satz getrennt gerechnet und danach zum Endbetrag zusammengeführt. Belege mit 19 % und 7 % nebeneinander sind der häufigste Ort für stille Fehler.
Ja, sofern die Referenz auf dem Beleg steht. Entitäten verbinden Rechnung, Bestellung und Lieferschein über Bestell-, Lieferschein- und Vertragsnummer, und der Prüfer sieht die Vorgänge nebeneinander.
Sie geht nicht in die Buchung, sondern in die Freigabe. Der Prüfer sieht die strittige Zeile im Original, entscheidet und kann den Lieferanten direkt aus dem Workflow anschreiben. Die Entscheidung steht im Trail.
Bei Hybridformaten wird das eingebettete XML mitgelesen und mit dem Sichtbeleg abgeglichen. Auch dort gilt die Rechenprobe, denn ein maschinenlesbarer Beleg kann genauso falsch summiert sein.
Als Export, über die REST-API oder über einen Workflow, der die geprüfte Rechnung an Ihr System übergibt. Der Weg ist derselbe, ob es um einen Beleg oder um tausend geht.
Bergbau & Rohstoffe Enterprise-Dokumentenmanagement für unsere gesamten Bergbauoperationen. Weltklasse.
Druck & Verpackung FDA-regulierte Pharma-Labels erfordern lückenlose Dokumentation. PaperOffice hat unseren Freigabeprozess von Tagen auf Stunden reduziert.
Industrie & Fertigung Technische Dokumentation und Auftragsverarbeitung laufen jetzt vollautomatisch.
Öffentliche Verwaltung Die Digitalisierung hat unsere Verwaltung revolutioniert. Bürgeranfragen werden jetzt in Minuten statt Tagen bearbeitet.
Gesundheit & Medizin Patientenakten, Befunde und Überweisungen werden automatisch erfasst und klassifiziert. Unser Praxisteam hat endlich Zeit für die Patienten.
Hospitality & Entertainment 8.000 Mitarbeiter, täglich tausende Gäste-Dokumente. PaperOffice hat unsere Back-Office-Prozesse komplett digitalisiert.
Regionalbank Kreditanträge und Compliance-Dokumente werden jetzt in Minuten statt Stunden verarbeitet. Die regulatorische Prüfung läuft vollautomatisch.
Bau & Immobilien Bauprojektdokumentation und Compliance sind jetzt digital und nachvollziehbar.
Hospitality & Tourismus Check-in-Formulare, Rechnungen und Gästekommunikation sind volldigital. Unser Concierge-Team konzentriert sich jetzt auf exzellenten Service.
Energie & Tankstellen Tankstellenabrechnungen, Lieferantendokumente und Compliance-Unterlagen aus 250+ Stationen werden automatisch verarbeitet und archiviert.
Pharma & Etiketten GMP-konforme Dokumentation für pharmazeutische Funktionsetiketten läuft jetzt vollautomatisch. Audit-Trails sind lückenlos und sofort abrufbar.
Bau & Holzbau Baupläne, Genehmigungen und Kundendossiers für unsere Holzhäuser werden jetzt zentral verwaltet. In der 6. Generation endlich papierlos.
E-Commerce & Handel Lieferantenverträge, Zertifikate und Zollpapiere für hunderte Röstereien weltweit werden automatisch erfasst und dem richtigen Produkt zugeordnet.
Logistik & Transport Temperaturnachweise, CMR-Frachtbriefe und Lebensmittel-Zertifikate werden automatisch gescannt und dem Auftrag zugeordnet. Fehlzuordnungen sind Geschichte.
Logistik & Transport Schwertransport-Genehmigungen, Routenpläne und Projektdokumentation sind jetzt sofort digital abrufbar. Kein Ordner-Suchen mehr.
Logistik & Transport Zolldokumente, Lagerscheine und Speditionsaufträge für unser Osteuropa-Netzwerk werden automatisch klassifiziert. Vier Generationen Logistik, endlich digital.
Druck & Verpackung Druckspezifikationen, Kundenfreigaben und Materialzertifikate sind jetzt zentral abrufbar. Die Fehlerquote in der Produktion ist gegen Null gesunken.
Verpackung & Etiketten Nachhaltigkeitszertifikate, Lieferantenverträge und Kundenspezifikationen werden automatisch verarbeitet. Schweizer Präzision, jetzt auch digital.
Bau & Immobilien Baugenehmigungen, Subunternehmer-Verträge und Abnahmeprotokolle für unsere Gewerbeimmobilien sind jetzt lückenlos digital dokumentiert.
Immobilien & Verwaltung Kaufverträge, Exposés und Kundendossiers für 30+ Jahre Marktführerschaft sind jetzt digital durchsuchbar. Jeder Makler findet alles in Sekunden.
Logistik & Spedition Seefracht-Dokumente, Zollerklärungen und Konnossemente werden automatisch erfasst. Die Ostsee-Logistik war noch nie so effizient.
E-Commerce & Verpackung Tausende Custom-Packaging-Aufträge pro Woche mit Designfreigaben, Druckdaten und Lieferdokumenten. PaperOffice hält alles zusammen.
Labor & Medizintechnik Pathologie-Labordokumentation und Gerätezertifizierungen laufen jetzt vollautomatisch. Lückenlose Rückverfolgbarkeit für jedes Präparat.
Regionalbank Kreditunterlagen, Sicherheitendokumente und Kundenkorrespondenz werden in Minuten statt Stunden verarbeitet. Die regulatorische Prüfung ist lückenlos.
Stahlbau & Industrie Technische Spezifikationen, Qualitätszeugnisse und Recycling-Protokolle für unsere Stahlproduktion sind zentral und sofort abrufbar.
Pharma & Etiketten Pharma- und Kosmetik-Labelspezifikationen mit regulatorischen Anforderungen werden automatisch geprüft und freigegeben. Keine manuellen Checklisten mehr.
Fintech & Wealth KYC-Dokumente, Anlageberichte und regulatorische Filings werden in Sekunden klassifiziert. Als MAS-regulierter Robo-Advisor ist lückenlose Compliance essenziell.
Logistik & Transport Sicherheitsdatenblätter, Transportgenehmigungen und ADR-Dokumente für Chemie-Logistik werden automatisch zugeordnet. Null Toleranz für Fehler.
Luxus & Schmuck Echtheitszertifikate, Lieferantennachweise und Kundengarantien für unsere Perlen-Kollektionen werden automatisch archiviert und sofort abrufbar.
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Privatbank Kundenakten aus 135+ Jahren Bankgeschichte werden sukzessive digitalisiert. 5.000 Mitarbeiter greifen jetzt sofort auf alle Dokumente zu.
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Präzisionsmetall & Fertigung CNC-Fertigungsprotokolle, Materialzertifikate und Kundenspezifikationen für Öl-, Gas- und Luftfahrtprojekte sind jetzt lückenlos digital dokumentiert.
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Spezialstahl & Industrie Werkstoffzeugnisse, Härtungsprotokolle und Kundenspezifikationen werden automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet. Australiens einziger Q&T-Hersteller, jetzt papierlos.
Stahlbau & Fertigung Schweißnahtprotokolle, Statikberechnungen und Projektpläne werden digital verwaltet. Unsere Werkstatt-Teams haben Zugriff in Echtzeit.
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Digital Banking Millionen von Nutzer-Verifizierungen und regulatorische Dokumente werden vollautomatisch verarbeitet. Skalierung ohne Papier.
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E-Commerce & Bio Bio-Zertifikate, Lieferanten-Audits und Produktlabels für tausende Naturprodukte werden automatisch geprüft und archiviert.
Fintech & Payments Regulatorische Dokumente aus 33 afrikanischen Ländern, Partner-Verträge und Audit-Trails werden vollautomatisch verwaltet. Enterprise-DMS für ein $3-Mrd.-Fintech.
Pharma & Gesundheit Rezepte und Medikamentenverwaltung laufen jetzt vollautomatisch. Mehr Zeit für unsere Patienten.
Religiöse Einrichtung Jahrhundertealte Dokumente sind jetzt digital durchsuchbar. Ein Meilenstein für unsere historischen Archive.
Pflege & Gesundheit Unsere Pflegekräfte haben endlich mehr Zeit für die Bewohner statt für Papierkram.
Behörden & Verwaltung 500.000+ Akten digitalisiert. Unsere Deputies finden jetzt alle Informationen sofort.
Medizin & Gesundheit Patientenakten-Verwaltung ist jetzt ein Kinderspiel. Alles automatisch erfasst und archiviert.
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Industrie & Verpackung Mit PaperOffice haben wir unsere Rechnungsverarbeitung um 99% beschleunigt. Die KI erkennt automatisch alle relevanten Daten und ordnet sie korrekt zu.
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Pflege & Gesundheit Die Dokumentation unserer Pflegeleistungen ist jetzt digital und automatisiert. Mehr Zeit für unsere Patienten.
Maschinenbau & Fertigung Technische Zeichnungen, Stücklisten und Qualitätsprotokolle sind sofort auffindbar. Die Suche, die früher 30 Minuten dauerte, braucht jetzt 30 Sekunden.
Steuerberatung & Recht Mandantenbelege, Steuerbescheide und Jahresabschlüsse werden automatisch sortiert und dem richtigen Mandanten zugeordnet. Belegchaos gehört der Vergangenheit an.
IT & Consulting Projektdokumentation, SLAs und Kundenkommunikation für unsere IT-Beratungsprojekte werden automatisch klassifiziert und archiviert.
Messbare Erfolge unserer Kunden
Kumul Minerals Holdings Limited
The Challenge Printing Company Inc.
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG
Ayuntamiento de Carrión de los Condes"Enterprise-Dokumentenmanagement für unsere gesamten Bergbauoperationen. Weltklasse."
Bergbau & Rohstoffe "FDA-regulierte Pharma-Labels erfordern lückenlose Dokumentation. PaperOffice hat unseren Freigabeprozess von Tagen auf Stunden reduziert."
Druck & Verpackung "Technische Dokumentation und Auftragsverarbeitung laufen jetzt vollautomatisch."
Industrie & Fertigung "Die Digitalisierung hat unsere Verwaltung revolutioniert. Bürgeranfragen werden jetzt in Minuten statt Tagen bearbeitet."
Öffentliche Verwaltung "Patientenakten, Befunde und Überweisungen werden automatisch erfasst und klassifiziert. Unser Praxisteam hat endlich Zeit für die Patienten."
Gesundheit & Medizin "8.000 Mitarbeiter, täglich tausende Gäste-Dokumente. PaperOffice hat unsere Back-Office-Prozesse komplett digitalisiert."
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Energie & Tankstellen "GMP-konforme Dokumentation für pharmazeutische Funktionsetiketten läuft jetzt vollautomatisch. Audit-Trails sind lückenlos und sofort abrufbar."
Pharma & Etiketten "Baupläne, Genehmigungen und Kundendossiers für unsere Holzhäuser werden jetzt zentral verwaltet. In der 6. Generation endlich papierlos."
Bau & Holzbau "Lieferantenverträge, Zertifikate und Zollpapiere für hunderte Röstereien weltweit werden automatisch erfasst und dem richtigen Produkt zugeordnet."
E-Commerce & Handel "Temperaturnachweise, CMR-Frachtbriefe und Lebensmittel-Zertifikate werden automatisch gescannt und dem Auftrag zugeordnet. Fehlzuordnungen sind Geschichte."
Logistik & Transport "Schwertransport-Genehmigungen, Routenpläne und Projektdokumentation sind jetzt sofort digital abrufbar. Kein Ordner-Suchen mehr."
Logistik & Transport "Zolldokumente, Lagerscheine und Speditionsaufträge für unser Osteuropa-Netzwerk werden automatisch klassifiziert. Vier Generationen Logistik, endlich digital."
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Druck & Verpackung "Nachhaltigkeitszertifikate, Lieferantenverträge und Kundenspezifikationen werden automatisch verarbeitet. Schweizer Präzision, jetzt auch digital."
Verpackung & Etiketten "Baugenehmigungen, Subunternehmer-Verträge und Abnahmeprotokolle für unsere Gewerbeimmobilien sind jetzt lückenlos digital dokumentiert."
Bau & Immobilien "Kaufverträge, Exposés und Kundendossiers für 30+ Jahre Marktführerschaft sind jetzt digital durchsuchbar. Jeder Makler findet alles in Sekunden."
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E-Commerce & Verpackung "Pathologie-Labordokumentation und Gerätezertifizierungen laufen jetzt vollautomatisch. Lückenlose Rückverfolgbarkeit für jedes Präparat."
Labor & Medizintechnik "Kreditunterlagen, Sicherheitendokumente und Kundenkorrespondenz werden in Minuten statt Stunden verarbeitet. Die regulatorische Prüfung ist lückenlos."
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Stahlbau & Industrie "Pharma- und Kosmetik-Labelspezifikationen mit regulatorischen Anforderungen werden automatisch geprüft und freigegeben. Keine manuellen Checklisten mehr."
Pharma & Etiketten "KYC-Dokumente, Anlageberichte und regulatorische Filings werden in Sekunden klassifiziert. Als MAS-regulierter Robo-Advisor ist lückenlose Compliance essenziell."
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Luxus & Schmuck "KMU-Kreditanträge, Sicherungsdokumente und regulatorische Reports werden automatisch klassifiziert. Unsere Berater haben mehr Zeit für Kundenberatung."
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E-Commerce Logistik "CNC-Fertigungsprotokolle, Materialzertifikate und Kundenspezifikationen für Öl-, Gas- und Luftfahrtprojekte sind jetzt lückenlos digital dokumentiert."
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Präzisionsteile & Fertigung "Händlerverträge, KYC-Dokumente und Transaktionsbelege für hunderttausende KMU werden in Sekunden verarbeitet. Mexikos Payment-Revolution, papierlos."
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Premium-Weingut "Millionen von Nutzer-Verifizierungen und regulatorische Dokumente werden vollautomatisch verarbeitet. Skalierung ohne Papier."
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E-Commerce & Bio "Regulatorische Dokumente aus 33 afrikanischen Ländern, Partner-Verträge und Audit-Trails werden vollautomatisch verwaltet. Enterprise-DMS für ein $3-Mrd.-Fintech."
Fintech & Payments "Rezepte und Medikamentenverwaltung laufen jetzt vollautomatisch. Mehr Zeit für unsere Patienten."
Pharma & Gesundheit "Jahrhundertealte Dokumente sind jetzt digital durchsuchbar. Ein Meilenstein für unsere historischen Archive."
Religiöse Einrichtung "Unsere Pflegekräfte haben endlich mehr Zeit für die Bewohner statt für Papierkram."
Pflege & Gesundheit "500.000+ Akten digitalisiert. Unsere Deputies finden jetzt alle Informationen sofort."
Behörden & Verwaltung "Patientenakten-Verwaltung ist jetzt ein Kinderspiel. Alles automatisch erfasst und archiviert."
Medizin & Gesundheit "Erbschafts- und Nachlassdokumentation ist jetzt effizient und fehlerfrei."
Nachlassdienstleistung "Digitale Hausverwaltung für alle unsere Wohnanlagen. Mieter und Eigentümer sind begeistert."
Immobilien & Verwaltung "Mit PaperOffice haben wir unsere Rechnungsverarbeitung um 99% beschleunigt. Die KI erkennt automatisch alle relevanten Daten und ordnet sie korrekt zu."
Industrie & Verpackung "PaperOffice ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Aufträge, Angebote und Rechnungen laufen jetzt automatisch."
Handwerk & Gewerbe "Die Dokumentation unserer Pflegeleistungen ist jetzt digital und automatisiert. Mehr Zeit für unsere Patienten."
Pflege & Gesundheit "Technische Zeichnungen, Stücklisten und Qualitätsprotokolle sind sofort auffindbar. Die Suche, die früher 30 Minuten dauerte, braucht jetzt 30 Sekunden."
Maschinenbau & Fertigung "Mandantenbelege, Steuerbescheide und Jahresabschlüsse werden automatisch sortiert und dem richtigen Mandanten zugeordnet. Belegchaos gehört der Vergangenheit an."
Steuerberatung & Recht "Projektdokumentation, SLAs und Kundenkommunikation für unsere IT-Beratungsprojekte werden automatisch klassifiziert und archiviert."
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