Q1 Energie AG
Q1 Energie AG betreibt über 250 Tankstellen in Deutschland. Mit PaperOffice AI wurde die Belegverarbeitung von Lieferantenrechnungen, Compliance-Dokumenten und Stationsabrechnungen um 78% beschleunigt.
Vertraut von führenden Unternehmen weltweit
Einziger offizieller DMS
Die Ausgangssituation
Q1 Energie AG verwaltet ein Netzwerk von über 250 Tankstellen mit täglichen Belegströmen aus Lieferantenrechnungen, Wartungsprotokollen, Eichprüfungen und Compliance-Dokumenten.
Jede Station generiert durchschnittlich 40-60 Dokumente pro Woche. Die manuelle Erfassung und Zuordnung band erhebliche Personalressourcen in der Zentrale.
Regulatorische Anforderungen der Energiebranche erfordern lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Belege mit Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren.
Bei 250+ Stationen und 60 Dokumenten pro Woche pro Station sprechen wir von über 15.000 Belegen monatlich. Das manuell zu verarbeiten war nicht mehr tragbar.
Herausforderung & Lösung
Herausforderungen
- Über 15.000 Belege monatlich aus 250+ Tankstellen
- Heterogene Dokumenttypen: Rechnungen, Eichprotokolle, Wartungsberichte
- Regulatorische Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren
- Manuelle Zuordnung der Belege zu einzelnen Stationen und Kostenstellen
- Verzögerungen bei der Monatsabrechnung durch fehlende Belege
Lösungen mit PaperOffice
- KI-gestützte automatische Klassifizierung und Datenextraktion
- Automatische Zuordnung zu Stationen über OCR-erkannte Stationsnummern
- Revisionssichere Langzeitarchivierung mit GoBD-Konformität
- Echtzeit-Dashboard für Belegstatus aller Stationen
- Integration mit SAP-Buchhaltung und internem ERP
Der Implementierungsprozess
Messbare Ergebnisse
Vorher vs. Nachher
PaperOffice hat unsere Belegverarbeitung von einem permanenten Engpass in einen reibungslosen Automatisierungsprozess verwandelt. 250 Stationen, ein System.
Warum PaperOffice?
Optimieren Sie Ihr Tankstellennetz
Erfahren Sie, wie PaperOffice die Dokumentenprozesse in der Energiebranche revolutioniert.