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Die Mobile App koppelt sich per QR-Code mit Ihrem Konto und bringt Scanner, Signatur, Chat und Dokumente aufs Handy.
Energie & Tankstellen · Osnabrück, Deutschland
Q1 Energie AG
Q1 Energie AG betreibt über 250 Tankstellen in Deutschland. Mit PaperOffice AI wurde die Belegverarbeitung von Lieferantenrechnungen, Compliance-Dokumenten und Stationsabrechnungen um 78% beschleunigt.
- 78%Schnellere Belegverarbeitung
- 250+Stationen angebunden
- 15.000+Belege/Monat automatisiert
- 99,7%Erkennungsgenauigkeit
Vertrauen, Verifizierung & Partnerschaften
Vertrauen, das sich belegen lässt.
Verifiziert in Claude und ChatGPT, zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2022
und alleiniger offizieller DMS-Partner von QNAP und ASUSTOR.
ISO/IEC 27001:2022
Im Geltungsbereich:
- Web-, Desktop- & Mobile-Apps
- REST-API & MCP-Schnittstellen
- KI, Dokumentenverarbeitung & Workflows
- Datacenter & Offsite-Backup
- Support, Beratung & Integration
- BYOS-Schnittstellen
Verifiziert
Claude
Verifizierter MCP-Connector.
Mehr erfahren Verifiziert
ChatGPT
Verifiziertes MCP-Plugin.
Mehr erfahren
Seit 2019
QNAP
Alleiniger offizieller DMS-Partner.
Mehr erfahren
Seit 2024
ASUSTOR
Alleiniger offizieller DMS-Partner.
Mehr erfahren- EU-DatacenterStandorte in der EU
- Zugriffsschutz & MFARollen und Mandantentrennung
- Audit-TrailLückenlos nachvollziehbar
- API + MCPOffene Integration
- BYOSIhre KI. Ihre Daten. Ihre Kontrolle.
Die Ausgangssituation
Q1 Energie AG verwaltet ein Netzwerk von über 250 Tankstellen mit täglichen Belegströmen aus Lieferantenrechnungen, Wartungsprotokollen, Eichprüfungen und Compliance-Dokumenten.
Jede Station generiert durchschnittlich 40-60 Dokumente pro Woche. Die manuelle Erfassung und Zuordnung band erhebliche Personalressourcen in der Zentrale.
Regulatorische Anforderungen der Energiebranche erfordern lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Belege mit Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren.
Bei 250+ Stationen und 60 Dokumenten pro Woche pro Station sprechen wir von über 15.000 Belegen monatlich. Das manuell zu verarbeiten war nicht mehr tragbar.
Herausforderung & Lösung
Herausforderungen
- Über 15.000 Belege monatlich aus 250+ Tankstellen
- Heterogene Dokumenttypen: Rechnungen, Eichprotokolle, Wartungsberichte
- Regulatorische Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren
- Manuelle Zuordnung der Belege zu einzelnen Stationen und Kostenstellen
- Verzögerungen bei der Monatsabrechnung durch fehlende Belege
Lösungen mit PaperOffice
- KI-gestützte automatische Klassifizierung und Datenextraktion
- Automatische Zuordnung zu Stationen über OCR-erkannte Stationsnummern
- Revisionssichere Langzeitarchivierung als Grundlage für die GoBD
- Echtzeit-Dashboard für Belegstatus aller Stationen
- Übergabe an SAP-Buchhaltung und internes ERP per API/Webhook, gemeinsam mit dem Kunden umgesetzt
Q1 Energie AG
Der Implementierungsprozess
Woche 1-2
Analyse
Erfassung aller Dokumenttypen und Belegflüsse aus dem Tankstellennetz.
Woche 3-4
KI-Training
Training der Klassifizierungsmodelle für tankstellenspezifische Belege.
Woche 5-6
Integration
Übergabe an SAP und interne Systeme per API/Webhook, gemeinsam mit dem Kunden umgesetzt; Pilotbetrieb mit 20 Stationen.
Woche 7-8
Rollout
Schrittweiser Rollout auf alle 250+ Stationen mit Schulung.
Q1 Energie AG
Messbare Ergebnisse
78%
schnellere Belegverarbeitung
250+
Stationen angebunden
15.000+
Belege/Monat
99,7%
Erkennungsgenauigkeit
Vorher vs. Nachher
Metrik
Vorher
Nachher
Belegverarbeitung
3-5 Tage
< 1 Tag
Monatsabschluss
12 Werktage
4 Werktage
Fehlende Belege
8-12% monatlich
< 0,5%
Manuelle Zuordnung
3 FTE Vollzeit
Vollautomatisch
Compliance-Audit
2-3 Wochen
2 Tage
PaperOffice hat unsere Belegverarbeitung von einem permanenten Engpass in einen reibungslosen Automatisierungsprozess verwandelt. 250 Stationen, ein System.
Warum PaperOffice?
Energiebranche-Expertise
Speziell für die Anforderungen von Tankstellennetzen und Energieversorgern optimiert.
GoBD-Bausteine
Revisionssichere Archivierung mit vollständiger Audit-Trail-Dokumentation.
Echtzeit-Transparenz
Dashboard mit Belegstatus aller Stationen in Echtzeit.
Optimieren Sie Ihr Tankstellennetz
Erfahren Sie, wie PaperOffice die Dokumentenprozesse in der Energiebranche automatisiert.
