Scannen, Signieren & KI-Chat
Mobile App
Die Mobile App koppelt sich per QR-Code mit Ihrem Konto und bringt Scanner, Signatur, Chat und Dokumente aufs Handy.
Verpackung & Fertigung · Deutschland
Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, ein führender Anbieter von Verpackungslösungen, stellte seinen Order-to-Cash-Prozess auf vollautomatische Dokumentenverarbeitung um.
- 70%Zeitersparnis
- 500+Aufträge/Tag
- 99,5%Genauigkeit
- 2 VZÄEingespart
Vertrauen, Verifizierung & Partnerschaften
Vertrauen, das sich belegen lässt.
Verifiziert in Claude und ChatGPT, zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2022
und alleiniger offizieller DMS-Partner von QNAP und ASUSTOR.
ISO/IEC 27001:2022
Im Geltungsbereich:
- Web-, Desktop- & Mobile-Apps
- REST-API & MCP-Schnittstellen
- KI, Dokumentenverarbeitung & Workflows
- Datacenter & Offsite-Backup
- Support, Beratung & Integration
- BYOS-Schnittstellen
Verifiziert
Claude
Verifizierter MCP-Connector.
Mehr erfahren Verifiziert
ChatGPT
Verifiziertes MCP-Plugin.
Mehr erfahren
Seit 2019
QNAP
Alleiniger offizieller DMS-Partner.
Mehr erfahren
Seit 2024
ASUSTOR
Alleiniger offizieller DMS-Partner.
Mehr erfahren- EU-DatacenterStandorte in der EU
- Zugriffsschutz & MFARollen und Mandantentrennung
- Audit-TrailLückenlos nachvollziehbar
- API + MCPOffene Integration
- BYOSIhre KI. Ihre Daten. Ihre Kontrolle.
Die Ausgangssituation
Ritter Verpackungen verarbeitet täglich über 500 Aufträge, die jeweils mehrere Dokumente generieren: Auftragsbestätigungen, Fertigungsaufträge, Lieferscheine und Rechnungen. Die manuelle Bearbeitung dieses Dokumentenvolumens band erhebliche administrative Ressourcen.
Mit engen Lieferfristen und anspruchsvollen Kunden aus der Automobil- und Lebensmittelindustrie wirkte sich jede Verzögerung bei der Dokumentenverarbeitung direkt auf die Kundenzufriedenheit und den Cashflow aus.
Das Buchhaltungsteam verbrachte täglich mehr als 3 Stunden mit manueller Dateneingabe von Lieferscheinen zu Rechnungen und arbeitete oft Überstunden, um Monatsabschlüsse einzuhalten.
Wir stellten zusätzliches Personal nur für Papierkram ein. Unsere qualifizierten Mitarbeiter erledigten repetitive Dateneingabe statt wertschöpfender Arbeit.
Herausforderung & Lösung
Herausforderungen
- 500+ tägliche Aufträge, die wöchentlich tausende Dokumente generieren
- 3+ Stunden tägliche manuelle Dateneingabe von Lieferscheinen zu Rechnungen
- Häufige Fehler bei manueller Rechnungserstellung (2-3% Fehlerquote)
- Verzögerte Fakturierung beeinträchtigte den Cashflow
- Schwierigkeit bei der Zuordnung von Lieferungen zu Aufträgen bei Reklamationen
Lösungen mit PaperOffice
- KI-gestützte Datenextraktion aus Lieferscheinen und Aufträgen
- Automatische Rechnungserstellung basierend auf Lieferbestätigungen
- Intelligente Zuordnung von Aufträgen, Lieferungen und Rechnungen
- Echtzeit-Dokumentenverfolgung über den gesamten Auftrags-Lebenszyklus
- Automatisierte Archivierung mit vollständigem Audit-Trail für Compliance
Ritter Verpackungen GmbH
Der Implementierungsprozess
Woche 1-2
Prozess-Mapping
Analyse des Order-to-Cash-Workflows, Dokumenttypen und ERP-Integrationsanforderungen.
Woche 3-4
KI-Training
Training der KI-Modelle auf unternehmensspezifische Lieferscheine, Rechnungen und Auftragsformate.
Woche 5-6
Übergabe an das ERP
Datenaustausch mit dem bestehenden ERP-System per API/Webhook, gemeinsam mit dem Kunden umgesetzt.
Woche 7-8
Rollout & Optimierung
Phasenweiser Rollout mit kontinuierlicher Genauigkeitsüberwachung und Modellverfeinerung.
Ritter Verpackungen GmbH
Messbare Ergebnisse
70%
Zeitersparnis
500+
Aufträge täglich
99,5%
Genauigkeit
2 VZÄ
umverteilt
Vorher vs. Nachher
Metrik
Vorher
Nachher
Rechnungsbearbeitung
3+ Stunden/Tag
< 30 Min/Tag
Dateneingabefehler
2-3%
< 0,5%
Rechnungs-Zykluszeit
3-5 Tage
Gleicher Tag
Dokumentensuche
10-15 Minuten
Sofort
Personal für Bearbeitung
3 Mitarbeiter
1 Mitarbeiter (Kontrolle)
PaperOffice eliminierte unseren Dokumentenstau innerhalb von Wochen. Unser Buchhaltungsteam konzentriert sich jetzt auf Analyse und Kundenservice statt auf Dateneingabe. Der ROI war bereits im ersten Quartal sichtbar.
Warum PaperOffice?
KI-Datenextraktion
99,5% genaue Extraktion aus Lieferscheinen und Rechnungen - unabhängig von Format oder Layout.
Offene Schnittstellen
Übergabe an bestehende ERP-Systeme per API/Webhook, gemeinsam mit dem Kunden umgesetzt.
Prozess-Analytics
Echtzeit-Einblick in den Dokumentenverarbeitungsstatus und Engpass-Identifizierung.
Automatisieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung
Entdecken Sie, wie PaperOffice Fertigungsunternehmen bei der Eliminierung manueller Dokumentenbearbeitung hilft.
