Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, ein führender Anbieter von Verpackungslösungen, revolutionierte seinen Order-to-Cash-Prozess mit vollautomatischer Dokumentenverarbeitung.
Vertraut von führenden Unternehmen weltweit
Einziger offizieller DMS
Die Ausgangssituation
Ritter Verpackungen verarbeitet täglich über 500 Aufträge, die jeweils mehrere Dokumente generieren: Auftragsbestätigungen, Fertigungsaufträge, Lieferscheine und Rechnungen. Die manuelle Bearbeitung dieses Dokumentenvolumens band erhebliche administrative Ressourcen.
Mit engen Lieferfristen und anspruchsvollen Kunden aus der Automobil- und Lebensmittelindustrie wirkte sich jede Verzögerung bei der Dokumentenverarbeitung direkt auf die Kundenzufriedenheit und den Cashflow aus.
Das Buchhaltungsteam verbrachte täglich mehr als 3 Stunden mit manueller Dateneingabe von Lieferscheinen zu Rechnungen und arbeitete oft Überstunden, um Monatsabschlüsse einzuhalten.
Wir stellten zusätzliches Personal nur für Papierkram ein. Unsere qualifizierten Mitarbeiter erledigten repetitive Dateneingabe statt wertschöpfender Arbeit.
Herausforderung & Lösung
Herausforderungen
- 500+ tägliche Aufträge, die wöchentlich tausende Dokumente generieren
- 3+ Stunden tägliche manuelle Dateneingabe von Lieferscheinen zu Rechnungen
- Häufige Fehler bei manueller Rechnungserstellung (2-3% Fehlerquote)
- Verzögerte Fakturierung beeinträchtigte den Cashflow
- Schwierigkeit bei der Zuordnung von Lieferungen zu Aufträgen bei Reklamationen
Lösungen mit PaperOffice
- KI-gestützte Datenextraktion aus Lieferscheinen und Aufträgen
- Automatische Rechnungserstellung basierend auf Lieferbestätigungen
- Intelligente Zuordnung von Aufträgen, Lieferungen und Rechnungen
- Echtzeit-Dokumentenverfolgung über den gesamten Auftrags-Lebenszyklus
- Automatisierte Archivierung mit vollständigem Audit-Trail für Compliance
Der Implementierungsprozess
Messbare Ergebnisse
Vorher vs. Nachher
PaperOffice eliminierte unseren Dokumentenstau innerhalb von Wochen. Unser Buchhaltungsteam konzentriert sich jetzt auf Analyse und Kundenservice statt auf Dateneingabe. Der ROI war bereits im ersten Quartal sichtbar.
Warum PaperOffice?
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Entdecken Sie, wie PaperOffice Fertigungsunternehmen bei der Eliminierung manueller Dokumentenbearbeitung hilft.