Prozess Onboarding
Ein neuer Kunde wartet, solange Nachweise fehlen oder nicht zusammenpassen. PaperOffice liest sie und meldet Lücken.
Ausweis gelesen, Angaben abgeglichen, Vertrag signiert, Kontakt angelegt. Zweifel gehen an einen Menschen.
Vertraut von führenden Unternehmen weltweit
OEM-PARTNERSCHAFT
So funktioniert es
Onboarding ist Sammeln, Lesen, Vergleichen und Entscheiden. Nur der letzte Schritt braucht wirklich einen Menschen.
Ausweis, Nachweis und Registerauszug erreichen den Vorgang über das Onboarding-Postfach, den Upload in der App oder einen verbundenen Storage Mount; ein Webhook aus Ihrem Antragsformular eröffnet ihn. Die Workflow-Regel prüft je Vorgang gegen die Unterlagen, die Sie als Bedingung hinterlegt haben: Was fehlt, wird zur Aufgabe mit Frist.
Der IDP Agent liest Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Adressnachweis und Handelsregisterauszug und vergleicht Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeit mit den Angaben im Antrag.
Stimmt alles, geht der Vertrag zur elektronischen Signatur, der Kontakt wird angelegt und die Akte abgelegt. Abweichungen gehen vorher in die Prüfung.
Was die Lösung abdeckt
Beim Onboarding zählt nicht nur, ob ein Dokument da ist, sondern ob die Angaben darin zusammenpassen.
Privatkunde, Geschäftskunde, Lieferant: Jede Art hat ihre eigene Liste an Nachweisen und Prüfschritten.
Name, Geburtsdatum, Nummer und Gültigkeit werden aus Ausweis, Pass und Führerschein gelesen, einschließlich maschinenlesbarer Zone.
E-Mail-Postfach, Upload in der App, verbundener Storage Mount oder Webhook. Die Klassifikation erkennt Typ und Absender und schlägt die Ablage vor.
Passen Anschrift, Name oder Gültigkeit nicht zusammen, entscheidet ein Mensch, nicht das Modell.
Geprüfte Stammdaten gehen als Datensatz an CRM oder Kernsystem, über Export, API oder Workflow.
Welche Unterlage wann eingegangen ist, wer sie geprüft und wer freigegeben hat, steht im Protokoll des Falls.
Abgelaufene Dokumente, Wegwerf-Adressen und Spuren von Bildbearbeitung werden markiert statt übersehen.
Offene Vorgänge laufen nicht aus dem Blick: Aufgabe, Frist, Erinnerung und Eskalation stehen in der Regel.
Womit PaperOffice das löst
Vom Eingang der ersten Unterlage bis zum angelegten Kontakt greifen dieselben Module, die auch den Rest Ihrer Ablage tragen.
Sicherheit und Compliance
Im Onboarding fallen Identitätsdaten an. Sie werden zweckgebunden verarbeitet, begrenzt sichtbar und nach Frist gelöscht.
Fragen zum Onboarding
Personalausweis, Reisepass mit maschinenlesbarer Zone, Führerschein, Adressnachweise wie Strom- oder Telefonrechnung sowie Handelsregisterauszüge und Vollmachten für Geschäftskunden. Eigene Formulare lassen sich zusätzlich als Feldliste beschreiben.
Nein. PaperOffice liest die Dokumente, gleicht die Angaben ab und dokumentiert jeden Schritt. Ob damit Ihre Sorgfaltspflichten erfüllt sind und ob zusätzlich ein Video- oder Bankident nötig ist, entscheidet Ihr Compliance-Bereich.
Felder mit niedriger Konfidenz gehen nicht in die Freigabe, sondern in die Prüfung. Der Vorgang bleibt offen und die Aufgabe steht, bis eine bessere Aufnahme über Postfach, Upload oder Mount eingeht und jemand sie abgezeichnet hat.
Über eine Signaturanfrage aus dem Fall heraus. Der Unterzeichner bestätigt per Code, das signierte PDF liegt mit Zertifikat beim Dokument und der Fall läuft weiter.
Als Datensatz per Export, über die REST-API oder über einen Workflow, der die geprüften Stammdaten an Ihr System übergibt. Relations Core legt dabei Firma, Ansprechpartner und Bankdaten als verknüpfte Kontakte an.
Die Workflow-Regel prüft den Vorgang gegen die Unterlagen, die Sie als Bedingung hinterlegt haben. Fehlt ein Nachweis, bleibt der Vorgang offen und erzeugt eine Aufgabe mit Frist, Zuständigkeit und Eskalation.
So lange, wie Ihre Aufbewahrungsregel es vorsieht. Die Frist hängt am Dokumenttyp, vor dem Ablauf meldet sich das System, und nach der Löschung bleibt der Nachweis der Prüfung im Protokoll bestehen.
Bergbau & Rohstoffe Enterprise-Dokumentenmanagement für unsere gesamten Bergbauoperationen. Weltklasse.
Druck & Verpackung FDA-regulierte Pharma-Labels erfordern lückenlose Dokumentation. PaperOffice hat unseren Freigabeprozess von Tagen auf Stunden reduziert.
Industrie & Fertigung Technische Dokumentation und Auftragsverarbeitung laufen jetzt vollautomatisch.
Öffentliche Verwaltung Die Digitalisierung hat unsere Verwaltung revolutioniert. Bürgeranfragen werden jetzt in Minuten statt Tagen bearbeitet.
Gesundheit & Medizin Patientenakten, Befunde und Überweisungen werden automatisch erfasst und klassifiziert. Unser Praxisteam hat endlich Zeit für die Patienten.
Hospitality & Entertainment 8.000 Mitarbeiter, täglich tausende Gäste-Dokumente. PaperOffice hat unsere Back-Office-Prozesse komplett digitalisiert.
Regionalbank Kreditanträge und Compliance-Dokumente werden jetzt in Minuten statt Stunden verarbeitet. Die regulatorische Prüfung läuft vollautomatisch.
Bau & Immobilien Bauprojektdokumentation und Compliance sind jetzt digital und nachvollziehbar.
Hospitality & Tourismus Check-in-Formulare, Rechnungen und Gästekommunikation sind volldigital. Unser Concierge-Team konzentriert sich jetzt auf exzellenten Service.
Energie & Tankstellen Tankstellenabrechnungen, Lieferantendokumente und Compliance-Unterlagen aus 250+ Stationen werden automatisch verarbeitet und archiviert.
Pharma & Etiketten GMP-konforme Dokumentation für pharmazeutische Funktionsetiketten läuft jetzt vollautomatisch. Audit-Trails sind lückenlos und sofort abrufbar.
Bau & Holzbau Baupläne, Genehmigungen und Kundendossiers für unsere Holzhäuser werden jetzt zentral verwaltet. In der 6. Generation endlich papierlos.
E-Commerce & Handel Lieferantenverträge, Zertifikate und Zollpapiere für hunderte Röstereien weltweit werden automatisch erfasst und dem richtigen Produkt zugeordnet.
Logistik & Transport Temperaturnachweise, CMR-Frachtbriefe und Lebensmittel-Zertifikate werden automatisch gescannt und dem Auftrag zugeordnet. Fehlzuordnungen sind Geschichte.
Logistik & Transport Schwertransport-Genehmigungen, Routenpläne und Projektdokumentation sind jetzt sofort digital abrufbar. Kein Ordner-Suchen mehr.
Logistik & Transport Zolldokumente, Lagerscheine und Speditionsaufträge für unser Osteuropa-Netzwerk werden automatisch klassifiziert. Vier Generationen Logistik, endlich digital.
Druck & Verpackung Druckspezifikationen, Kundenfreigaben und Materialzertifikate sind jetzt zentral abrufbar. Die Fehlerquote in der Produktion ist gegen Null gesunken.
Verpackung & Etiketten Nachhaltigkeitszertifikate, Lieferantenverträge und Kundenspezifikationen werden automatisch verarbeitet. Schweizer Präzision, jetzt auch digital.
Bau & Immobilien Baugenehmigungen, Subunternehmer-Verträge und Abnahmeprotokolle für unsere Gewerbeimmobilien sind jetzt lückenlos digital dokumentiert.
Immobilien & Verwaltung Kaufverträge, Exposés und Kundendossiers für 30+ Jahre Marktführerschaft sind jetzt digital durchsuchbar. Jeder Makler findet alles in Sekunden.
Logistik & Spedition Seefracht-Dokumente, Zollerklärungen und Konnossemente werden automatisch erfasst. Die Ostsee-Logistik war noch nie so effizient.
E-Commerce & Verpackung Tausende Custom-Packaging-Aufträge pro Woche mit Designfreigaben, Druckdaten und Lieferdokumenten. PaperOffice hält alles zusammen.
Labor & Medizintechnik Pathologie-Labordokumentation und Gerätezertifizierungen laufen jetzt vollautomatisch. Lückenlose Rückverfolgbarkeit für jedes Präparat.
Regionalbank Kreditunterlagen, Sicherheitendokumente und Kundenkorrespondenz werden in Minuten statt Stunden verarbeitet. Die regulatorische Prüfung ist lückenlos.
Stahlbau & Industrie Technische Spezifikationen, Qualitätszeugnisse und Recycling-Protokolle für unsere Stahlproduktion sind zentral und sofort abrufbar.
Pharma & Etiketten Pharma- und Kosmetik-Labelspezifikationen mit regulatorischen Anforderungen werden automatisch geprüft und freigegeben. Keine manuellen Checklisten mehr.
Fintech & Wealth KYC-Dokumente, Anlageberichte und regulatorische Filings werden in Sekunden klassifiziert. Als MAS-regulierter Robo-Advisor ist lückenlose Compliance essenziell.
Logistik & Transport Sicherheitsdatenblätter, Transportgenehmigungen und ADR-Dokumente für Chemie-Logistik werden automatisch zugeordnet. Null Toleranz für Fehler.
Luxus & Schmuck Echtheitszertifikate, Lieferantennachweise und Kundengarantien für unsere Perlen-Kollektionen werden automatisch archiviert und sofort abrufbar.
Geschäftsbank KMU-Kreditanträge, Sicherungsdokumente und regulatorische Reports werden automatisch klassifiziert. Unsere Berater haben mehr Zeit für Kundenberatung.
Privatbank Kundenakten aus 135+ Jahren Bankgeschichte werden sukzessive digitalisiert. 5.000 Mitarbeiter greifen jetzt sofort auf alle Dokumente zu.
Entwicklungsbank Mikrokredit-Anträge und Compliance-Dokumente für Millionen von Kunden werden jetzt in Minuten statt Tagen verarbeitet. Ein Gamechanger für Financial Inclusion.
E-Commerce Logistik Hunderttausende Lieferscheine und Retourenbelege pro Tag werden automatisch verarbeitet. Vietnams führender E-Commerce-Logistiker, jetzt papierlos.
Präzisionsmetall & Fertigung CNC-Fertigungsprotokolle, Materialzertifikate und Kundenspezifikationen für Öl-, Gas- und Luftfahrtprojekte sind jetzt lückenlos digital dokumentiert.
GovTech & IT Vision 2030 erfordert vollständige Digitalisierung. PaperOffice verarbeitet Regierungsdokumente für den digitalen Backbone Saudi-Arabiens.
Spezialstahl & Industrie Werkstoffzeugnisse, Härtungsprotokolle und Kundenspezifikationen werden automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet. Australiens einziger Q&T-Hersteller, jetzt papierlos.
Stahlbau & Fertigung Schweißnahtprotokolle, Statikberechnungen und Projektpläne werden digital verwaltet. Unsere Werkstatt-Teams haben Zugriff in Echtzeit.
Präzisionsteile & Fertigung Aerospace-Zertifikate, CNC-Programme und Kundentoleranzen werden automatisch klassifiziert. AS9100-Compliance war noch nie so einfach.
Fintech & Payments Händlerverträge, KYC-Dokumente und Transaktionsbelege für hunderttausende KMU werden in Sekunden verarbeitet. Mexikos Payment-Revolution, papierlos.
Premium-Weingut Erntedokumentation, Exportzertifikate und Qualitätsprotokolle für unsere Höhen-Malbecs werden automatisch archiviert. 120 Jahre Weinbau-Tradition, jetzt digital.
Digital Banking Millionen von Nutzer-Verifizierungen und regulatorische Dokumente werden vollautomatisch verarbeitet. Skalierung ohne Papier.
Fintech & Payments Händler-Onboarding-Dokumente und Compliance-Nachweise für Afrikas führenden Payment-Anbieter werden in Minuten statt Tagen verarbeitet.
E-Commerce & Bio Bio-Zertifikate, Lieferanten-Audits und Produktlabels für tausende Naturprodukte werden automatisch geprüft und archiviert.
Fintech & Payments Regulatorische Dokumente aus 33 afrikanischen Ländern, Partner-Verträge und Audit-Trails werden vollautomatisch verwaltet. Enterprise-DMS für ein $3-Mrd.-Fintech.
Pharma & Gesundheit Rezepte und Medikamentenverwaltung laufen jetzt vollautomatisch. Mehr Zeit für unsere Patienten.
Religiöse Einrichtung Jahrhundertealte Dokumente sind jetzt digital durchsuchbar. Ein Meilenstein für unsere historischen Archive.
Pflege & Gesundheit Unsere Pflegekräfte haben endlich mehr Zeit für die Bewohner statt für Papierkram.
Behörden & Verwaltung 500.000+ Akten digitalisiert. Unsere Deputies finden jetzt alle Informationen sofort.
Medizin & Gesundheit Patientenakten-Verwaltung ist jetzt ein Kinderspiel. Alles automatisch erfasst und archiviert.
Nachlassdienstleistung Erbschafts- und Nachlassdokumentation ist jetzt effizient und fehlerfrei.
Immobilien & Verwaltung Digitale Hausverwaltung für alle unsere Wohnanlagen. Mieter und Eigentümer sind begeistert.
Industrie & Verpackung Mit PaperOffice haben wir unsere Rechnungsverarbeitung um 99% beschleunigt. Die KI erkennt automatisch alle relevanten Daten und ordnet sie korrekt zu.
Handwerk & Gewerbe PaperOffice ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Aufträge, Angebote und Rechnungen laufen jetzt automatisch.
Pflege & Gesundheit Die Dokumentation unserer Pflegeleistungen ist jetzt digital und automatisiert. Mehr Zeit für unsere Patienten.
Maschinenbau & Fertigung Technische Zeichnungen, Stücklisten und Qualitätsprotokolle sind sofort auffindbar. Die Suche, die früher 30 Minuten dauerte, braucht jetzt 30 Sekunden.
Steuerberatung & Recht Mandantenbelege, Steuerbescheide und Jahresabschlüsse werden automatisch sortiert und dem richtigen Mandanten zugeordnet. Belegchaos gehört der Vergangenheit an.
IT & Consulting Projektdokumentation, SLAs und Kundenkommunikation für unsere IT-Beratungsprojekte werden automatisch klassifiziert und archiviert.
Messbare Erfolge unserer Kunden
Kumul Minerals Holdings Limited
The Challenge Printing Company Inc.
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG
Ayuntamiento de Carrión de los Condes"Enterprise-Dokumentenmanagement für unsere gesamten Bergbauoperationen. Weltklasse."
Bergbau & Rohstoffe "FDA-regulierte Pharma-Labels erfordern lückenlose Dokumentation. PaperOffice hat unseren Freigabeprozess von Tagen auf Stunden reduziert."
Druck & Verpackung "Technische Dokumentation und Auftragsverarbeitung laufen jetzt vollautomatisch."
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Energie & Tankstellen "GMP-konforme Dokumentation für pharmazeutische Funktionsetiketten läuft jetzt vollautomatisch. Audit-Trails sind lückenlos und sofort abrufbar."
Pharma & Etiketten "Baupläne, Genehmigungen und Kundendossiers für unsere Holzhäuser werden jetzt zentral verwaltet. In der 6. Generation endlich papierlos."
Bau & Holzbau "Lieferantenverträge, Zertifikate und Zollpapiere für hunderte Röstereien weltweit werden automatisch erfasst und dem richtigen Produkt zugeordnet."
E-Commerce & Handel "Temperaturnachweise, CMR-Frachtbriefe und Lebensmittel-Zertifikate werden automatisch gescannt und dem Auftrag zugeordnet. Fehlzuordnungen sind Geschichte."
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Verpackung & Etiketten "Baugenehmigungen, Subunternehmer-Verträge und Abnahmeprotokolle für unsere Gewerbeimmobilien sind jetzt lückenlos digital dokumentiert."
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Pharma & Etiketten "KYC-Dokumente, Anlageberichte und regulatorische Filings werden in Sekunden klassifiziert. Als MAS-regulierter Robo-Advisor ist lückenlose Compliance essenziell."
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Luxus & Schmuck "KMU-Kreditanträge, Sicherungsdokumente und regulatorische Reports werden automatisch klassifiziert. Unsere Berater haben mehr Zeit für Kundenberatung."
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Präzisionsteile & Fertigung "Händlerverträge, KYC-Dokumente und Transaktionsbelege für hunderttausende KMU werden in Sekunden verarbeitet. Mexikos Payment-Revolution, papierlos."
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Fintech & Payments "Rezepte und Medikamentenverwaltung laufen jetzt vollautomatisch. Mehr Zeit für unsere Patienten."
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Religiöse Einrichtung "Unsere Pflegekräfte haben endlich mehr Zeit für die Bewohner statt für Papierkram."
Pflege & Gesundheit "500.000+ Akten digitalisiert. Unsere Deputies finden jetzt alle Informationen sofort."
Behörden & Verwaltung "Patientenakten-Verwaltung ist jetzt ein Kinderspiel. Alles automatisch erfasst und archiviert."
Medizin & Gesundheit "Erbschafts- und Nachlassdokumentation ist jetzt effizient und fehlerfrei."
Nachlassdienstleistung "Digitale Hausverwaltung für alle unsere Wohnanlagen. Mieter und Eigentümer sind begeistert."
Immobilien & Verwaltung "Mit PaperOffice haben wir unsere Rechnungsverarbeitung um 99% beschleunigt. Die KI erkennt automatisch alle relevanten Daten und ordnet sie korrekt zu."
Industrie & Verpackung "PaperOffice ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Aufträge, Angebote und Rechnungen laufen jetzt automatisch."
Handwerk & Gewerbe "Die Dokumentation unserer Pflegeleistungen ist jetzt digital und automatisiert. Mehr Zeit für unsere Patienten."
Pflege & Gesundheit "Technische Zeichnungen, Stücklisten und Qualitätsprotokolle sind sofort auffindbar. Die Suche, die früher 30 Minuten dauerte, braucht jetzt 30 Sekunden."
Maschinenbau & Fertigung "Mandantenbelege, Steuerbescheide und Jahresabschlüsse werden automatisch sortiert und dem richtigen Mandanten zugeordnet. Belegchaos gehört der Vergangenheit an."
Steuerberatung & Recht "Projektdokumentation, SLAs und Kundenkommunikation für unsere IT-Beratungsprojekte werden automatisch klassifiziert und archiviert."
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