Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Der für die Datenverarbeitung auf dieser Website Verantwortliche ist:

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

2.1 Beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser automatisch Informationen an unseren Server übermittelt. Diese werden temporär in einem Logfile gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem

2.2 Bei der Nutzung unserer Dienste

Bei der Registrierung für unsere Dienste erheben wir:

• E-Mail-Adresse
• Name / Firmenname
• Zahlungsinformationen (bei kostenpflichtigen Diensten)
• Nutzungsdaten der PaperOffice-Dienste

2.3 Problem Solver (Problembeschreibung auf paperoffice.ai und in der App)

Wenn Sie im Problem Solver ein Anliegen beschreiben, verarbeiten wir den eingegebenen Text, die gewählte Sprache und das Ergebnis der Zuordnung (vorgeschlagene Funktionen, offene Punkte). Wir speichern diese Angaben zusammen mit Datum und Uhrzeit für zwölf Monate, um den Problem Solver und unseren Funktionskatalog zu verbessern; die IP-Adresse wird dabei nur als tagesbezogener Hashwert gespeichert. Angemeldete Nutzer werden ihrem Konto zugeordnet. Über jede Anfrage wird unser Team per E-Mail informiert, um bei Bedarf Kontakt aufnehmen zu können. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte geben Sie im Problem Solver keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Website und unserer Dienste
• Vertragsabwicklung und Kundenbetreuung
• Verbesserung unserer Produkte und Dienste
• Marketing und Werbung (nur mit Ihrer Einwilligung)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse

5. Datenspeicherung

5.1 Speicherort

Ihre Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren gespeichert. Wir nutzen keine Cloud-Dienste außerhalb der EU zur Speicherung personenbezogener Daten.

5.2 Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.

6. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) – Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) – Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO) – Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) – Sie können der Verarbeitung widersprechen
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen

7. Cookies

Reichweite und Sitzungsaufnahme starten nur nach ausdrücklicher Zustimmung im Datenschutz-Panel. Ohne Zustimmung bleiben sie aus. Technisch notwendige Technologien (Sprache, Währung, Sitzung, Sicherheit und die Entscheidung po_privacy) sind für den Betrieb erforderlich. Es gibt keine Werbe-IDs.

7.1 Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich (zum Beispiel Sprache und Währung) und können nicht sinnvoll deaktiviert werden.

7.2 Reichweitenmessung und Sitzungswiedergabe

Nach Zustimmung, jeweils getrennt wählbar: Google Analytics 4 (Mess-ID G-HQHHXQ44LG, nur paperoffice.ai und www.paperoffice.ai), First-Party-Statistik über /po-stats/ (Plausible) und die Sitzungsaufnahme mit OpenReplay auf unseren Servern. Kein Google Tag Manager, keine Werbe-IDs. Die Entscheidung liegt in po_privacy und gilt etwa sechs Monate.

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Personen zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Zugriffskontrolle und Authentifizierung

9. Datenweitergabe

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer zu folgenden Zwecken:

• Zahlungsdienstleister (zur Zahlungsabwicklung)
• IT-Dienstleister (zur technischen Unterstützung)
• Behörden (bei gesetzlicher Verpflichtung)

10. Anbindung von KI-Assistenten (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor, Muse) über MCP

PaperOffice stellt einen Server nach dem Model Context Protocol (MCP) unter mcp.paperoffice.ai bereit, über den Sie KI-Assistenten Dritter mit Ihrem PaperOffice-Konto verbinden können. Die Verbindung wird ausschließlich durch Sie autorisiert (OAuth 2.1 mit PKCE); Ihr Passwort wird dem Assistenten nicht bekannt.

Bei jeder Nutzung übermittelt der Assistent an PaperOffice den Namen des aufgerufenen Werkzeugs sowie die dafür nötigen Parameter (z. B. einen Suchbegriff oder eine Dokument-ID). PaperOffice führt den Aufruf mit den Rechten Ihres Benutzerkontos in der eigenen Infrastruktur in EU-Rechenzentren aus und gibt das Ergebnis an den Assistenten zurück. PaperOffice erhält weder Ihren Chatverlauf noch Ihre Eingaben an den Assistenten und speichert keine Konversationsdaten.

Die zurückgegebenen Ergebnisse (z. B. Dokumenttexte) werden Teil Ihrer Unterhaltung mit dem Assistenten und unterliegen den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor, Meta). Bitte prüfen Sie, ob die Weitergabe der betreffenden Dokumente an diesen Anbieter für Ihre Organisation zulässig ist.

PaperOffice protokolliert jeden Werkzeugaufruf im Audit-Trail Ihres Kontos: Zeitpunkt, Benutzer, Werkzeug, Ergebnis, Dauer, verbrauchte Credits, Verbindung (Sitzungs-ID und gekürzter Prüfwert des Zugriffstokens), betroffene Dokument-IDs sowie die Aufrufparameter; Textwerte bis 100 Zeichen (z. B. Suchbegriffe) werden im Wortlaut gespeichert, längere nur mit ihrer Länge. Die Einträge bleiben gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Über OAuth erteilte Zugriffstoken gelten höchstens 365 Tage. Sie können die Verbindung jederzeit in der PaperOffice-App unter Konto → API → MCP-Verbindungen oder im Assistenten widerrufen; erteilte Zugriffstoken werden dadurch sofort ungültig. Einen API-Schlüssel, den Sie statt OAuth verwenden, löschen Sie in der App unter Konto → API; bis dahin bleibt er gültig.

Öffnen Sie das Verbindungsfenster eines KI-Assistenten, für den die direkte Verbindung freigeschaltet ist (zunächst Claude), setzt mcp.paperoffice.ai ein technisch notwendiges Cookie (__Host-po_oauth_hb, höchstens 60 Minuten gültig). Es enthält nur eine Zufallskennung und ordnet die offene Verbindungsanfrage dem Browser zu, in dem Sie anschließend Ihr PaperOffice-Konto anlegen oder angemeldet sind. So lässt sich die Verbindung nach Ihrer Bestätigung in der App abschließen, ohne ein Zugriffstoken kopieren zu müssen. PaperOffice speichert dafür nur einen Hashwert dieser Kennung zusammen mit der Verbindungsanfrage und hält das bestätigte Zugriffstoken bis zum Abschluss, höchstens 10 Minuten, bereit. Alles wird spätestens 40 Minuten nach dem letzten Öffnen des Verbindungsfensters gelöscht. Rechtsgrundlage ist die unbedingte Erforderlichkeit für die von Ihnen gewünschte Verbindung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) in Verbindung mit der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

12. Kontakt für Datenschutzanfragen