Sheriffbüro Baldwin County
Das Baldwin County Sheriff's Office, zuständig für einen der am schnellsten wachsenden Bezirke Alabamas, stand vor der gewaltigen Aufgabe, jahrzehntelange Strafverfolgungsakten zu digitalisieren und dabei CJIS-konform zu bleiben.
Vertraut von führenden Unternehmen weltweit
Einziger offizieller DMS
Die Ausgangssituation
Baldwin County, Alabama, ist einer der am schnellsten wachsenden Bezirke der USA. Die Bevölkerung hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten nahezu verdoppelt. Das Sheriff's Office ertrank in Papierakten, die über mehr als 50 Jahre Betrieb angesammelt wurden.
Über 500.000 physische Akten waren auf mehrere Lagereinrichtungen verteilt. Beamte verbrachten durchschnittlich 45 Minuten mit der Suche nach einer einzelnen Akte während aktiver Ermittlungen. Diese Verzögerung war nicht nur ineffizient – sie war potenziell gefährlich.
Zusätzlich zur Komplexität müssen alle Strafverfolgungsakten der CJIS Security Policy des FBI entsprechen, einem der strengsten Datenschutzstandards der USA.
Unsere Beamten fuhren quer durch den Bezirk, um während aktiver Ermittlungen auf archivierte Akten zuzugreifen. Bei der Strafverfolgung können diese verlorenen Minuten den Unterschied zwischen der Festnahme eines Verdächtigen oder nicht ausmachen. – Sheriff Huey Hoss Mack
Herausforderung & Lösung
Herausforderungen
- Über 500.000 physische Akten in verschiedenen Archiven im gesamten Bezirk
- Durchschnittlich 45 Minuten Suchzeit während aktiver Ermittlungen
- Kein mobiler Zugriff für Beamte im Außendienst
- Strikte Einhaltung der FBI CJIS Security Policy erforderlich
- Schnell wachsende Bevölkerung erhöhte kontinuierlich die Arbeitslast
Lösungen mit PaperOffice
- Vollständige Digitalisierung aller historischen Akten mit AI-OCR (99,8% Genauigkeit)
- CJIS-konforme Cloud-Lösung mit AES-256-Verschlüsselung und Audit-Trails
- Sichere mobile App für 200+ Beamte mit biometrischer Authentifizierung
- Automatische Verknüpfung von Personen, Fahrzeugen, Adressen und Fällen
- Echtzeitsuche über alle Akten und externe Datenbanken
Der Implementierungsprozess
Messbare Ergebnisse
Vorher vs. Nachher
Bei der Strafverfolgung zählt jede Sekunde. Mit PaperOffice finden unsere Beamten kritische Informationen in Sekunden statt Stunden. Das rettet buchstäblich Leben. Das System hat sich allein durch die reduzierten Lagerkosten innerhalb des ersten Jahres amortisiert.
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