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Öffentliche Verwaltung | Strafverfolgung · Alabama, USA
Sheriffbüro Baldwin County
Das Baldwin County Sheriff's Office, zuständig für einen der am schnellsten wachsenden Bezirke Alabamas, stand vor der gewaltigen Aufgabe, jahrzehntelange Strafverfolgungsakten zu digitalisieren und dabei die CJIS Security Policy des FBI einzuhalten.
- 500.000+Akten digitalisiert
- 60%Schnellere Bearbeitung
- 200+Beamte mit Zugriff
- 99,9%Systemverfügbarkeit
Vertrauen, Verifizierung & Partnerschaften
Vertrauen, das sich belegen lässt.
Verifiziert in Claude und ChatGPT, zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2022
und alleiniger offizieller DMS-Partner von QNAP und ASUSTOR.
ISO/IEC 27001:2022
Im Geltungsbereich:
- Web-, Desktop- & Mobile-Apps
- REST-API & MCP-Schnittstellen
- KI, Dokumentenverarbeitung & Workflows
- Datacenter & Offsite-Backup
- Support, Beratung & Integration
- BYOS-Schnittstellen
Verifiziert
Claude
Verifizierter MCP-Connector.
Mehr erfahren Verifiziert
ChatGPT
Verifiziertes MCP-Plugin.
Mehr erfahren
Seit 2019
QNAP
Alleiniger offizieller DMS-Partner.
Mehr erfahren
Seit 2024
ASUSTOR
Alleiniger offizieller DMS-Partner.
Mehr erfahren- EU-DatacenterStandorte in der EU
- Zugriffsschutz & MFARollen und Mandantentrennung
- Audit-TrailLückenlos nachvollziehbar
- API + MCPOffene Integration
- BYOSIhre KI. Ihre Daten. Ihre Kontrolle.
Die Ausgangssituation
Baldwin County, Alabama, ist einer der am schnellsten wachsenden Bezirke der USA. Die Bevölkerung hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten nahezu verdoppelt. Das Sheriff's Office ertrank in Papierakten, die über mehr als 50 Jahre Betrieb angesammelt wurden.
Über 500.000 physische Akten waren auf mehrere Lagereinrichtungen verteilt. Beamte verbrachten durchschnittlich 45 Minuten mit der Suche nach einer einzelnen Akte während aktiver Ermittlungen. Diese Verzögerung war nicht nur ineffizient – sie war potenziell gefährlich.
Zusätzlich zur Komplexität müssen alle Strafverfolgungsakten der CJIS Security Policy des FBI entsprechen, einem der strengsten Datenschutzstandards der USA.
Unsere Beamten fuhren quer durch den Bezirk, um während aktiver Ermittlungen auf archivierte Akten zuzugreifen. Bei der Strafverfolgung können diese verlorenen Minuten den Unterschied zwischen der Festnahme eines Verdächtigen oder nicht ausmachen.
Herausforderung & Lösung
Herausforderungen
- Über 500.000 physische Akten in verschiedenen Archiven im gesamten Bezirk
- Durchschnittlich 45 Minuten Suchzeit während aktiver Ermittlungen
- Kein mobiler Zugriff für Beamte im Außendienst
- Strikte Einhaltung der FBI CJIS Security Policy erforderlich
- Schnell wachsende Bevölkerung erhöhte kontinuierlich die Arbeitslast
Lösungen mit PaperOffice
- Vollständige Digitalisierung aller historischen Akten mit AI-OCR (99,8% Genauigkeit)
- Dokumente auf dem eigenen, selbst betriebenen Synology-NAS des Sheriff's Office (BYOS), mit AES-256-Verschlüsselung und Audit-Trails
- Sichere mobile App für 200+ Beamte mit biometrischer Authentifizierung
- Automatische Verknüpfung von Personen, Fahrzeugen, Adressen und Fällen
- Echtzeitsuche über alle Akten
Sheriffbüro Baldwin County
Der Implementierungsprozess
Woche 1-2
Sicherheitsbewertung & Planung
Abgleich mit der CJIS Security Policy des FBI, Planung des selbst betriebenen Synology-NAS (BYOS) und Entwicklung der Sicherheitsprotokolle.
Woche 3-6
Massen-Digitalisierung
Hochgeschwindigkeits-Scanning von 500.000+ Dokumenten mit AI-OCR-Verarbeitung, 99,8% Texterkennungsgenauigkeit erreicht.
Woche 7-8
Systemintegration
Übergabe an bestehende CAD/RMS-Systeme per API/Webhook, gemeinsam mit dem Kunden umgesetzt; Schulung für 200+ Beamte und Bereitstellung der Mobile-App.
Woche 9+
Go-Live & Optimierung
Vollständiger Produktionsstart mit 24/7-Support, kontinuierliche Optimierung basierend auf Benutzerfeedback.
Sheriffbüro Baldwin County
Messbare Ergebnisse
500K+
Akten digitalisiert
60%
schnellere Bearbeitung
CJIS
CJIS-Vorgaben unterstützt
24/7
mobiler Zugriff
Vorher vs. Nachher
Metrik
Vorher
Nachher
Akten-Suchzeit
45 Min. Durchschnitt
< 30 Sekunden
Remote-Zugriff
Nicht vorhanden
Vollständiger mobiler Zugriff
Lagereinrichtungen
5 Standorte
1 eigenes NAS (BYOS)
Jährliche Lagerkosten
$120.000
$35.000
CJIS-Schutzmaßnahmen
Teilweise
Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Audit-Trail
Bei der Strafverfolgung zählt jede Sekunde. Mit PaperOffice finden unsere Beamten kritische Informationen in Sekunden statt Stunden. Das rettet buchstäblich Leben. Das System hat sich allein durch die reduzierten Lagerkosten innerhalb des ersten Jahres amortisiert.
Warum PaperOffice?
Unterstützt die CJIS-Richtlinie des FBI
Zugriffskontrolle, Audit-Trails und AES-256-Verschlüsselung helfen der Behörde, die CJIS Security Policy des FBI einzuhalten.
Eigener Speicher (BYOS)
Die Dokumente liegen auf dem eigenen, selbst betriebenen Synology-NAS des Sheriff's Office. PaperOffice bindet es per Bring Your Own Storage an.
24/7 Support
Dediziertes Support-Team für Strafverfolgungsbehörden mit garantierten Reaktionszeiten.
Modernisieren Sie Ihre Behörde
Erfahren Sie, wie PaperOffice Strafverfolgungsbehörden bei der sicheren Digitalisierung gemäß der CJIS Security Policy des FBI unterstützt.
