Von PaperOffice Classic zu PaperOffice AI

Hallo und willkommen bei der PaperOffice AI Academy. Heute ziehen wir um: von PaperOffice Classic zu PaperOffice AI. Am Ende liegen Ihre Dokumente samt Ordnerstruktur in PaperOffice AI, und Sie wissen, was Sie damit alles machen können.

Zuerst das Wichtigste: PaperOffice AI ist kein Update von Classic, sondern ein neues Produkt. Classic ist ein Windows-Programm. Ihre Dokumente liegen dort in Ordnern, und Sie finden sie über den Ordner, den Namen oder Stichworte. PaperOffice AI läuft im Browser, als App auf dem Handy und über eine Schnittstelle. Statt eines Ordnerbaums arbeiten Sie mit Workspaces. Und vor allem: Die KI liest jedes Dokument. Sie erkennt den Typ, vergibt einen sprechenden Namen, Schlagwörter und eine Zusammenfassung. Dazu kommen ein Agent, dem Sie Fragen zu Ihren Dokumenten stellen, Freigaben über den Browser und sogar per Telefon, und die Verbindung zu Claude. Der Umzug selbst geht in fünf Schritten: in Classic exportieren, eine ZIP-Datei erstellen, in PaperOffice AI einen Workspace anlegen, die ZIP-Datei in den Import ziehen und importieren. Fertig.

Schritt eins, in PaperOffice Classic. Öffnen Sie die Einstellungen über das Zahnrad und dann den Bereich Datenbank, Sicherung und Export. Dort wählen Sie den Ein-Klick-Massenexport und dann: Gesamte Ordnerstruktur und Dokumente exportieren. Classic fragt nach einem Zielordner. Legen Sie am besten einen neuen, leeren Ordner an, zum Beispiel PaperOffice Classic Export, und bestätigen Sie. Der Export läuft, und je nach Datenmenge kann das eine Weile dauern. Danach finden Sie im Zielordner Ihre Classic-Ordner mit allen Dokumenten, sortiert wie in Classic.

Schritt zwei: Packen Sie den Export in eine ZIP-Datei. Markieren Sie im Zielordner alle Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie unter Windows elf: In ZIP-Datei komprimieren. Unter Windows zehn heißt es: Senden an, ZIP-komprimierter Ordner. Mit einem Programm wie Sieben-Zip geht es genauso. Eine ZIP-Datei darf bis zu fünf Gigabyte groß sein und bis zu zweitausend Dateien enthalten. Ist Ihr Archiv größer, erstellen Sie einfach mehrere ZIP-Dateien, zum Beispiel eine pro Hauptordner. Und ein Hinweis zur Sicherheit: Der Export ist nicht verschlüsselt. Löschen Sie Exportordner und ZIP-Datei, sobald der Import erledigt ist.

Schritt drei, jetzt in PaperOffice AI. In der Übersicht der Workspaces klicke ich auf Neuen Workspace anlegen. Ein Workspace ist so etwas wie ein eigener Aktenschrank, zum Beispiel für eine Firma, ein Projekt oder einen Mandanten. Ich nenne ihn Northstar, aus Classic, und wähle als Typ: Unternehmen. Die Verarbeitungssprache steht auf Deutsch. In dieser Sprache schreibt die KI später Zusammenfassungen, Namen und Felder. Beim Speicherort wählen Sie zwischen dem PaperOffice EU-Rechenzentrum und eigenem Speicher, auf Englisch Bring Your Own Storage. Dann liegen die Dateien zum Beispiel auf Ihrem eigenen Server oder NAS. Den richten Sie vorher unter Connectors ein. Wichtig: Der Speicherort lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Im Reiter Workspace-Typ geht es um Schutz und Nachweise. Es gibt drei Stufen. Standard ist der Einstieg: ablegen und finden. Business ist für den Alltag: teilen, schützen, wiederherstellen. Das ist unsere Empfehlung, und nur Business-Workspaces können Sie nach außen freigeben. Compliance ist die höchste Stufe, für Nachweis und Revisionssicherheit, etwa bei strengen Aufbewahrungspflichten. Compliance kostet extra, unterstützt keinen eigenen Speicher und lässt sich nicht nach außen teilen. Hochstufen geht jederzeit, zurückstufen nicht. Im Reiter AI-DMS legen Sie fest, wie gründlich die KI Ihre Dokumente versteht. Nur Speicherung legt die Dateien ohne KI ab, etwa für ein reines Archiv. Verarbeiten lassen können Sie sie später immer noch. Basic macht Ihr Archiv durchsuchbar: Texterkennung, Klassifizierung und Schlagwörter. Premium ist die beste Standardeinstellung für Geschäftsdokumente, mit semantischer Suche, Geschäftsfeldern und Beziehungen. Ultra holt das Maximum heraus: Tabellen, Formulare und Bilder werden gelesen, die Dokumente untereinander verknüpft, und jedes Dokument bekommt eine Sicherheitsprüfung. Für unseren Umzug nehme ich Ultra.

Unter Dokument-Typ stelle ich Automatisch erkennen ein. Dann ordnet die KI jedes Dokument selbst einem Typ zu, zum Beispiel Rechnung, Lieferschein oder Vertrag. Unter Zugriffsschutz können Sie einen Workspace zusätzlich absichern, mit Passwort, SMS-Code oder Vier-Augen-Prinzip. Für unsere Demo lassen wir das aus. Und unter Freigabe teilen Sie den Workspace später nach außen: per E-Mail für den Zugriff im Browser, oder per Telefon. Das zeige ich Ihnen gleich noch ausführlich.

Ich speichere, prüfe die Übersicht und erstelle den Workspace. Schritt vier: Im Menü der Workspace-Zeile wähle ich Dokumente importieren. Als Quelle nehme ich Computer und Netzwerk. Jetzt ziehe ich die ZIP-Datei einfach in das Feld.

Der Import zeigt, was kommt: zweiundvierzig Dateien, vierzehn Megabyte, sieben Ordner. Die Ordnerstruktur aus Classic bleibt erhalten. Verarbeitet wird so, wie im Workspace eingestellt, also mit Ultra, und Duplikate werden automatisch übersprungen. Und los. Schritt fünf ist schon erledigt: zweiundvierzig Dateien importiert, keine übersprungen, keine Fehler. Die KI liest die Dokumente jetzt im Hintergrund. Bei vielen Dokumenten dauert das eine Weile. Ich öffne den Workspace.

So sieht das Ergebnis aus. Viele Dateien haben einen sprechenden Namen bekommen, dazu einen Titel und eine kurze Zusammenfassung. Daneben stehen Dokumenttyp und Schlagwörter. Das alles hat die KI erstellt. Und Ihre Classic-Ordner? Die finden Sie in der Ordneransicht. Ich schalte sie unter Optionen ein.

Hier ist die Struktur aus Classic: Meine PaperOffice Dokumente, Geschäftliches Archiv, Einkauf, Eingangsrechnungen. Ein Klick, und ich sehe genau die Dokumente aus diesem Ordner. Jetzt kommt etwas, das Classic nicht konnte: Ich frage den Agenten. Zum Beispiel: Was ist beim Projekt X zweihundert für Norvexa passiert?

Der Agent durchsucht den Workspace, liest die passenden Dokumente und antwortet in ganzen Sätzen: Lieferung, Störung an Linie vier, Abnahme im September. Und er nennt seine Quellen, die ich direkt öffnen kann. Eine Suche gibt es natürlich auch, nur deutlich besser. Ich suche nach Kündigungsfrist.

Treffer: der Nachtrag zum Rahmenvertrag mit Norvexa. Das Wort steht nicht im Dateinamen, sondern im Inhalt, und die Suche findet es trotzdem. Öffnen wir ein Dokument: die Rechnung von Veldtmann über siebenundvierzigtausendfünfhundert Euro. Links sehen Sie das Original, rechts alles, was PaperOffice AI daraus gemacht hat. Auf dem Deckblatt stehen Titel und Zusammenfassung, der Hinweis, dass Sie das Dokument revisionssicher machen können, und der Workspace, in dem es liegt.

Unter Eigenschaften finden Sie Status, Namen, Dokumenttyp und die Schlagwörter. Die Datenfelder enthalten alles, was die KI ausgelesen hat, hier die Rechnungsposition mit Menge und Preis. Mit einem Klick kopieren Sie das nach Excel. Unter Speicherpfade sehen Sie den Ordner aus Classic: Geschäftliches Archiv, Einkauf, Eingangsrechnungen. Unter Aktivitäten legen Sie Notizen und Aufgaben zum Dokument an.

Der Audit zeigt die Sicherheitsprüfung aus Ultra, mit zwölf Kontrollen, etwa zu Rechenwerten und Steuern. Hier ist alles in Ordnung. Revisionen protokolliert jede Änderung, sobald Sie das Dokument revisionssicher machen. Und Verbindungen zeigt, womit das Dokument zusammenhängt, zum Beispiel mit dem Geschäftspartner Veldtmann und mit der Zahlungsfrist. Jetzt zu meinem Lieblingsteil: Freigabe per Telefon. Stellen Sie sich vor, Ihr Steuerberater braucht schnell eine Auskunft aus Ihren Unterlagen. Er ruft einfach an und fragt. Ohne App und ohne Login. Dafür legen Sie einmal einen Telefon-Agenten an, unter Conversation AI.

Ich nenne ihn Northstar Telefon-Freigabe und wähle die Rolle: Geschützter Agent. Das heißt, Anrufer müssen sich mit Handynummer und PIN ausweisen. Unter Telefonie aktiviere ich die Einwahl. PaperOffice stellt pro Land eine Einwahlnummer bereit, ich nehme Deutschland.

Unter Agent legen Sie Sprache, Stimme und Begrüßung fest und beschreiben, wie sich der Agent verhalten soll. Und unter Wissen bestimmen Sie, auf welche Workspaces er zugreifen darf. Ich gebe nur unseren Northstar-Workspace frei und speichere.

Jetzt die Freigabe selbst. Im Workspace unter Bearbeiten, Reiter Freigabe, Neue externe Freigabe. Als Kanal wähle ich Telefon. Der Agent ist schon eingetragen. Ich gebe die Handynummer meines Gesprächspartners ein und eine PIN. Beides ist im Film unkenntlich gemacht. Unter Versand hinterlege ich eine E-Mail-Adresse, falls sich der Anrufer Dokumente schicken lassen möchte.

Unter Stimme stehen Sprache und Stimme. Unter Agent können Sie dem Telefon-Agenten für diese Freigabe zusätzliche Anweisungen mitgeben. Die Freigabe gilt dreißig Tage. Speichern und Freigabe aktivieren. Und so klingt das. Der Anrufer wählt die Einwahlnummer, gibt seine PIN ein und stellt seine Fragen. Hören wir zu.

Agent: Willkommen bei PaperOffice AI. Agent: Zum Anmelden geben Sie Ihre PIN ein und drücken die Raute-Taste. Anrufer: (PIN-Eingabe) Agent: Für den Empfang drücken Sie die Stern-Taste. Agent: PIN bestätigt. Einen Moment bitte. Agent: Sie haben Zugriff auf den Workspace „Northstar (aus Classic)“. Was soll ich für Sie im Archiv klären? Anrufer: Die Rechnung RE-2026-7834 von Feldmann: Welcher Betrag ist das, und wofür?

Agent: Ich suche die passenden Informationen, bitte kurz warten. Agent: Ich habe die Rechnung gefunden, sie stammt von Veldtmann Antriebssysteme, nicht Feldmann. Der Gesamtbetrag sind 47.500 Euro netto für hundert Power-Module PM-440 für die X200-Industriesteuerungen im Projekt X200 US Rollout, fällig am achtzehnten September.

Anrufer: Welche Rechnungen von Feldmann liegen sonst noch vor? Agent: Ich prüfe das kurz im System, das kann einen Moment dauern. Agent: Von Veldtmann Antriebssysteme liegen insgesamt vier Rechnungen vor: die 47.500-Euro-Rechnung vom neunzehnten August, eine über 2.850 Euro vom siebten August, eine über 1.900 Euro vom zwölften August und eine über 9.500 Euro vom zweiten Oktober. Möchten Sie zu einer davon mehr Details?

Anrufer: Danke, das hilft mir. Auf Wiederhören. Agent: Vielen Dank für Ihren Anruf. Auf Wiederhören! Die Antworten kamen direkt aus den Dokumenten im Workspace, mit Beträgen, Daten und Fälligkeit, und den falsch verstandenen Namen hat der Agent selbst korrigiert. Er kennt nur das, was in diesem Workspace liegt.

Zum Schluss noch ein Blick über den Tellerrand: PaperOffice AI lässt sich mit Claude verbinden. Unter Ihrem Profil finden Sie PaperOffice einrichten. In unserem Konto sind die Mobile App und Claude schon verbunden. In Claude fügen Sie PaperOffice in den Einstellungen unter Konnektoren hinzu und verbinden einmal Ihr Konto. Danach arbeitet Claude mit Ihren Dokumenten, immer nur mit Ihren Rechten. Fragen Sie Claude zum Beispiel, welche Rechnungen von Veldtmann im Workspace liegen. Claude sucht über PaperOffice und antwortet mit Rechnungsnummern, Datum und Beträgen.

Fassen wir zusammen: in Classic exportieren, ZIP-Datei erstellen, Workspace anlegen, importieren, fertig. Danach versteht die KI jedes Dokument, der Agent beantwortet Ihre Fragen, die Suche findet Inhalte statt nur Dateinamen, und Freigaben gehen über den Browser oder per Telefon.

Danke fürs Zuschauen. Viel Erfolg beim Umzug, und bis zum nächsten Mal in der PaperOffice AI Academy.