Podłączenie kanałów
Skrzynki pocztowe, skanery sieciowe, upload w aplikacji webowej i monitorowane foldery na NAS lub serwerze są podłączane. Skany stosów są rozdzielane na pojedyncze dokumenty.
Proces skrzynki nadchodzącej
Email, skaner, upload, dysk sieciowy: wejście jest rozproszone. PaperOffice zbiera je w jednym miejscu.
Typ rozpoznany, nadawca przypisany, pola odczytane, przekazane do odpowiedniego zespołu.
Zaufanie wiodących firm na całym świecie
Jak to działa
Skrzynka nadchodząca to nie problem sortowania, ale problem przypisywania: kto musi to zobaczyć, do kiedy i czy należy do bieżącego procesu.
Skrzynki pocztowe, skanery sieciowe, upload w aplikacji webowej i monitorowane foldery na NAS lub serwerze są podłączane. Skany stosów są rozdzielane na pojedyncze dokumenty.
AI-OCR czyni skany czytelne, klasyfikacja określa typ dokumentu, język i nadawcę, agent IDP wyciąga daty, kwoty, terminy i referencje jako pola.
Reguły decydują, który zespół jest odpowiedzialny, co pojawia się jako zadanie i kto jest powiadamiany. Następnie dokument znajduje się w odpowiednim workspace z terminem.
Co obejmuje rozwiązanie
Poczta przychodzi cyfrowo i na papierze, do adresów zbiorczych oraz do osób indywidualnych. PaperOffice obsługuje wszystkie te przypadki.
Skrzynki pocztowe, skanery sieciowe, upload, urządzenie mobilne, foldery monitorowane na NAS lub serwerze oraz API działają razem.
Faktura, wezwanie do zapłaty, umowa, wypowiedzenie, zamówienie lub aplikacja są rozpoznawane na podstawie treści, a nie na podstawie formularza dla nadawcy.
Jeden stos skanów lub e-mail z wieloma załącznikami jest rozdzielany na pojedyncze dokumenty i przypisywany indywidualnie.
Dokumenty, których model nie jest pewien co do przypisania, trafiają na listę weryfikacyjną, zamiast trafić do niewłaściwego zespołu.
Zweryfikowane dokumenty trafiają z polami do ERP, CRM lub systemu ticketowego poprzez eksport, API lub workflow.
Źródło, czas, klasyfikacja, przekierowanie i archiwizacja są dostępne jako historia przy dokumencie.
Spółki, lokalizacje lub klienci otrzymują własne przestrzenie robocze z własnymi regułami i uprawnieniami.
Pilne dokumenty wywołują powiadomienie, terminy z dokumentu są przenoszone jako wydarzenia kalendarzowe.
Czym PaperOffice to rozwiązuje
Od monitorowanego folderu do archiwizacji działają te same moduły, które przetwarzają faktury i umowy.
Bezpieczeństwo i zgodność
Wszystko przechodzi przez skrzynkę odbiorczą: umowy, reklamacje, korespondencja urzędowa, aplikacje. Dostęp i ścieżka są audytowalne.
Pytania dotyczące skrzynki odbiorczej
Monitorowane skrzynki e-mail, skanery sieciowe przez folder skanowania, upload w aplikacji internetowej, urządzenia mobilne, foldery i buckety na NAS, serwerze lub w chmurze oraz REST API. Wszystkie kanały prowadzą do tego samego wejścia.
Nie. Klasyfikacja działa bez szablonu dla nadawcy, ponieważ czyta treść i układ. Znani nadawcy są dodatkowo przypisywani do kontaktu i bieżącej sprawy na podstawie adresu, numeru podatkowego lub referencji.
Trafiają one na listę weryfikacyjną zamiast do losowego zespołu. Tam przypisują je Państwo raz, a reguła obowiązuje dla kolejnych dokumentów tego typu.
Na podstawie treści, nadawcy i referencji. Jeśli ten sam dokument przyjdzie mailem i pocztą, drugi wpis jest oznaczony jako duplikat i przypisywany do istniejącej sprawy, zamiast tworzyć nową.
Poprzez skaner sieciowy do monitorowanego folderu lub przez aplikację mobilną. Stos jest automatycznie dzielony na pojedyncze dokumenty, więc nie trafia jako jeden plik.
Ustalają to Państwo według reguł: przypisanie do zespołu, zadanie dla osoby, powiadomienie przy pilnych typach. Dla terminów z dokumentu można dodatkowo ustawić wydarzenie kalendarzowe.
Zweryfikowany dokument trafia z polami do ERP, CRM lub systemu ticketowego poprzez eksport, REST API lub workflow. Dokument pozostaje w przestrzeni roboczej, Państwa system otrzymuje dane i odniesienie.
Mierzone sukcesy naszych klientów
"Korporacyjne zarządzanie dokumentami dla wszystkich naszych operacji górniczych. Klasa światowa."
"Etykiety farmaceutyczne regulowane przez FDA wymagają kompletnej dokumentacji. PaperOffice skrócił nasz proces zatwierdzania z dni do godzin."
"Dokumentacja techniczna i przetwarzanie zamówień działają teraz w pełni automatycznie."
"Cyfryzacja zrewolucjonizowała naszą administrację. Zapytania obywateli są teraz przetwarzane w minuty zamiast dni."
"Dokumentacja pacjentów, wyniki badań i skierowania są automatycznie rejestrowane i klasyfikowane. Nasz zespół medyczny ma wreszcie czas dla pacjentów."
"8 000 pracowników, tysiące dokumentów gości dziennie. PaperOffice całkowicie zdigitalizował nasze procesy back-office."
"Wnioski kredytowe i dokumenty zgodności są teraz przetwarzane w minuty zamiast godzin. Kontrola regulacyjna przebiega w pełni automatycznie."
"Dokumentacja projektów budowlanych i zgodność są teraz cyfrowe i śledzone."
"Formularze zameldowania, faktury i komunikacja z gośćmi są w pełni cyfrowe. Nasz zespół konsjerżów koncentruje się teraz na doskonałej obsłudze."
"Rozliczenia stacji paliw, dokumenty dostawców i dokumentacja zgodności z ponad 250 stacji są automatycznie przetwarzane i archiwizowane."
"Dokumentacja zgodna z GMP dla farmaceutycznych etykiet funkcyjnych przebiega teraz w pełni automatycznie. Ścieżki audytu są kompletne i natychmiast dostępne."
"Plany budowlane, pozwolenia i teczki klientów naszych domów drewnianych są teraz zarządzane centralnie. W 6. pokoleniu wreszcie bez papieru."
"Umowy z dostawcami, certyfikaty i dokumenty celne dla setek palarni na całym świecie są automatycznie rejestrowane i przypisywane do właściwego produktu."
"Dowody temperatury, listy przewozowe CMR i certyfikaty żywnościowe są automatycznie skanowane i przypisywane do zamówienia. Błędne przypisania to już przeszłość."
"Zezwolenia na transport ciężki, plany tras i dokumentacja projektu są teraz natychmiast dostępne cyfrowo. Koniec z przeszukiwaniem segregatorów."
"Dokumenty celne, kwity magazynowe i zlecenia spedycyjne dla naszej sieci w Europie Wschodniej są automatycznie klasyfikowane. Cztery pokolenia logistyki, wreszcie cyfrowo."
"Specyfikacje druku, zatwierdzenia klientów i certyfikaty materiałowe są teraz dostępne centralnie. Wskaźnik błędów w produkcji spadł niemal do zera."
"Certyfikaty zrównoważonego rozwoju, umowy z dostawcami i specyfikacje klientów są przetwarzane automatycznie. Szwajcarska precyzja, teraz także cyfrowo."
"Pozwolenia na budowę, umowy z podwykonawcami i protokoły odbioru naszych nieruchomości komercyjnych są teraz w pełni udokumentowane cyfrowo."
"Umowy kupna, prospekty i teczki klientów z ponad 30 lat liderowania na rynku są teraz przeszukiwalne cyfrowo. Każdy agent znajduje wszystko w sekundy."
"Dokumenty frachtu morskiego, deklaracje celne i konosamenty są rejestrowane automatycznie. Logistyka na Bałtyku nigdy nie była tak wydajna."
"Tysiące zleceń na niestandardowe opakowania tygodniowo z zatwierdzeniami projektów, danymi do druku i dokumentami dostawy. PaperOffice spina to wszystko."
"Dokumentacja laboratorium patologii i certyfikacje urządzeń przebiegają teraz w pełni automatycznie. Pełna identyfikowalność każdego preparatu."
"Dokumentacja kredytowa, dokumenty zabezpieczeń i korespondencja z klientami są przetwarzane w minuty zamiast godzin. Kontrola regulacyjna jest kompletna."
"Specyfikacje techniczne, certyfikaty jakości i protokoły recyklingu dla naszej produkcji stali są dostępne centralnie i natychmiast."
"Specyfikacje etykiet farmaceutycznych i kosmetycznych z wymaganiami regulacyjnymi są automatycznie sprawdzane i zatwierdzane. Koniec z ręcznymi listami kontrolnymi."
"Dokumenty KYC, raporty inwestycyjne i zgłoszenia regulacyjne są klasyfikowane w sekundy. Jako robo-doradca regulowany przez MAS, pełna zgodność jest kluczowa."
"Karty charakterystyki, zezwolenia transportowe i dokumenty ADR dla logistyki chemicznej są przypisywane automatycznie. Zero tolerancji dla błędów."
"Certyfikaty autentyczności, dowody dostawców i gwarancje klientów dla naszych kolekcji pereł są automatycznie archiwizowane i natychmiast dostępne."
"Wnioski kredytowe dla MŚP, dokumenty zabezpieczające i raporty regulacyjne są klasyfikowane automatycznie. Nasi doradcy mają więcej czasu na obsługę klienta."
"Akta klientów z ponad 135-letniej historii banku są sukcesywnie digitalizowane. 5 000 pracowników ma teraz natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów."
"Wnioski o mikrokredyty i dokumenty zgodności dla milionów klientów są teraz przetwarzane w minuty zamiast dni. To przełom dla włączenia finansowego."
"Setki tysięcy dowodów dostawy i dokumentów zwrotnych dziennie jest przetwarzanych automatycznie. Wiodący logistyk e-commerce w Wietnamie, teraz bez papieru."
"Protokoły produkcji CNC, certyfikaty materiałowe i specyfikacje klientów dla projektów naftowych, gazowych i lotniczych są teraz w pełni udokumentowane cyfrowo."
"Wizja 2030 wymaga pełnej cyfryzacji. PaperOffice przetwarza dokumenty rządowe dla cyfrowego szkieletu Arabii Saudyjskiej."
"Atesty materiałowe, protokoły hartowania i specyfikacje klientów są automatycznie przypisywane do właściwego zamówienia. Jedyny producent Q&T w Australii, teraz bez papieru."
"Protokoły spoin, obliczenia statyczne i plany projektowe są zarządzane cyfrowo. Nasze zespoły warsztatowe mają dostęp w czasie rzeczywistym."
"Certyfikaty lotnicze, programy CNC i tolerancje klientów są automatycznie klasyfikowane. Zgodność z AS9100 nigdy nie była tak prosta."
"Umowy z handlowcami, dokumenty KYC i dowody transakcji dla setek tysięcy MŚP są przetwarzane w sekundy. Rewolucja płatnicza w Meksyku, bez papieru."
"Dokumentacja zbiorów, certyfikaty eksportowe i protokoły jakości dla naszych wysokogórskich Malbeków są automatycznie archiwizowane. 120 lat tradycji winiarskiej, teraz cyfrowo."
"Miliony weryfikacji użytkowników i dokumentów regulacyjnych są przetwarzane w pełni automatycznie. Skalowanie bez papieru."
"Dokumenty onboardingowe handlowców i dowody zgodności dla wiodącego dostawcy płatności w Afryce są przetwarzane w minuty zamiast dni."
"Certyfikaty ekologiczne, audyty dostawców i etykiety produktów dla tysięcy produktów naturalnych są automatycznie sprawdzane i archiwizowane."
"Dokumenty regulacyjne z 33 krajów afrykańskich, umowy partnerskie i ścieżki audytu są zarządzane w pełni automatycznie. Enterprise DMS dla fintechu o wartości 3 mld USD."
"Recepty i zarządzanie lekami działają teraz w pełni automatycznie. Więcej czasu dla naszych pacjentów."
"Wielowiekowe dokumenty są teraz cyfrowo przeszukiwalne. Kamień milowy dla naszych archiwów historycznych."
"Nasi opiekunowie mają wreszcie więcej czasu dla mieszkańców zamiast na papierkową robotę."
"500 000+ akt zdigitalizowanych. Nasi pracownicy teraz natychmiast znajdują wszystkie informacje."
"Zarządzanie dokumentacją medyczną jest teraz dziecinnie proste. Wszystko automatycznie rejestrowane i archiwizowane."
"Dokumentacja spadkowa jest teraz wydajna i bezbłędna."
"Cyfrowe zarządzanie nieruchomościami dla wszystkich naszych kompleksów mieszkalnych. Najemcy i właściciele są zachwyceni."
"Dzięki PaperOffice przyspieszyliśmy przetwarzanie faktur o 99%. Sztuczna inteligencja automatycznie rozpoznaje wszystkie istotne dane i poprawnie je przypisuje."
"PaperOffice stał się nieodzownym elementem naszej codziennej pracy. Zamówienia, oferty i faktury przebiegają teraz automatycznie."
"Dokumentacja naszych usług opiekuńczych jest teraz cyfrowa i zautomatyzowana. Więcej czasu dla naszych pacjentów."
"Rysunki techniczne, listy części i protokoły jakości są natychmiast mierzalne. Wyszukiwanie, które wcześniej trwało 30 minut, zajmuje teraz 30 sekund."
"Dokumenty klientów, decyzje podatkowe i sprawozdania finansowe są automatycznie sortowane i przypisywane do właściwego klienta. Chaos w dokumentach to przeszłość."
"Dokumentacja projektowa, umowy SLA i komunikacja z klientami w naszych projektach doradztwa IT są automatycznie klasyfikowane i archiwizowane."
Gdzie chcą Państwo wypróbować PaperOffice?
Wersja testowa jest gotowa
Gdzie chcą Państwo zacząć?
Pełny workspace jest zoptymalizowany pod kątem komputera. Wersja mobilna nadaje się do przechwytywania, sprawdzania i udostępniania dokumentów.
app.paperoffice.aiRozpocznijcie na komputerze
Osobisty link dostępu zostanie wysłany na podany adres e-mail.
Otwórzcie PaperOffice Mobile
Przechwytujcie i edytujcie dokumenty bezpośrednio na smartfonie.
Otwórzcie wersję mobilną