STUDIUM PRZYPADKU

Agencja kreatywna | Marketing

Via Creative Lipsk

Lipsk, Niemcy

Via Creative, dynamiczna agencja kreatywna w Lipsku, usprawniła zarządzanie projektami i dokumentację klientów dzięki automatyzacji opartej na AI.

60%

Oszczędność czasu

50+

Aktywnych projektów

Członków zespołu

Zero

Utraconych plików

Zaufanie wiodących firm na całym świecie

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Sytuacja

Via Creative obsługuje 50+ aktywnych projektów jednocześnie w branding, marketingu cyfrowym i produkcji wideo. Każdy projekt generuje umowy, briefy, wersje, zatwierdzenia i finalne dostawy.

Zespoły kreatywne spędzały cenny czas na wyszukiwaniu zasobów, zarządzaniu wersjami i zadaniami administracyjnymi zamiast tworzyć. Kontrola wersji plików projektowych była chaotyczna.

Wzrost z 5 do 25 pracowników w trzy lata sprawił, że nieformalne podejście do udostępniania plików stało się nie do utrzymania.

Kreatywni powinni tworzyć, a nie grzebać w folderach. Traciliśmy godziny co tydzień tylko na szukanie najnowszej wersji plików.

Wyzwanie & Rozwiązanie

Wyzwania

50+ równoległych projektów ze złożonymi strukturami plików
Koszmar kontroli wersji dla plików projektowych
Umowy i zatwierdzenia rozproszone w e-mailach
Członkowie zespołu pracujący z wielu lokalizacji
Wyszukiwanie zasobów zajmujące 15+ minut na zapytanie

Rozwiązania z PaperOffice

Scentralizowana przestrzeń projektowa z wyszukiwaniem wspomaganym przez AI
Automatyczna kontrola wersji dla wszystkich zasobów kreatywnych
Cyfrowe zarządzanie umowami z podpisami elektronicznymi
Portal klienta do zatwierdzeń i feedbacku
Inteligentne tagowanie i kategoryzacja zasobów

Proces wdrożenia

Tydzień 1

Audyt agencji

Analiza typów projektów, workflow plików i wzorców współpracy zespołu.

Tydzień 2

Projektowanie struktury

Tworzenie szablonów projektów i struktur folderów dla różnych typów usług.

Tydzień 3

Migracja

Migracja aktywnych projektów i krytycznych zasobów historycznych.

Tydzień 4

Wdrożenie zespołu

Sesje szkoleniowe i stopniowe wdrożenie w zespołach kreatywnych.

Mierzalne wyniki

60%

oszczędność czasu

50+

zarządzanych projektów

członków zespołu

10s

wyszukiwanie zasobów

Przed vs. Po

Metryka

Przed

Czas wyszukiwania zasobów

15+ minut

< 10 sekund

Konflikty wersji

5-10/tydzień

Przetwarzanie umów

3-5 dni

Tego samego dnia

Feedback klienta

Łańcuchy e-maili

Zintegrowany portal

Konfiguracja nowego projektu

2 godziny

5 minut

PaperOffice przywrócił nam czas kreatywny. Koniec z zamieszaniem wersji, koniec z polowaniem na pliki. Nasz zespół może skupić się na tym, co robi najlepiej

Dlaczego PaperOffice?

Workflow kreatywny

Zaprojektowane dla typów plików kreatywnych z podglądem wizualnym i porównaniem wersji.

Współpraca z klientem

Portale klientów do bezpiecznego udostępniania, zatwierdzania i zbierania feedbacku.

Inteligentne tagowanie

Tagowanie wspomagane przez AI rozumiejące zasoby kreatywne i kontekst projektu.

Uwolnij potencjał swojej agencji

Dowiedz się, jak PaperOffice pomaga agencjom kreatywnym bez wysiłku zarządzać projektami.

Skontaktuj się z nami Wszystkie studia przypadków

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key