STUDIUM PRZYPADKU

Inżynieria i usługi techniczne

Herrmann GmbH Engineering

Niemcy

Herrmann GmbH, wiodące biuro inżynierskie specjalizujące się w planowaniu budynków przemysłowych, przekształciło swoje obciążone dokumentami workflow dzięki automatyzacji wspomaganej AI.

85%

Szybsze przetwarzanie

10 000+

Dokumentów/projekt

30%

Zaoszczędzony czas

ISO 9001

Certyfikowane

Zaufanie wiodących firm na całym świecie

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Sytuacja

Jako średniej wielkości firma inżynierska z ponad 25-letnim doświadczeniem, Herrmann GmbH obsługuje złożone projekty przemysłowe obejmujące tysiące dokumentów technicznych na projekt – od rysunków CAD po specyfikacje, certyfikaty i korespondencję.

Zespół inżynierski spędzał szacunkowo 30% czasu na wyszukiwaniu dokumentów, sprawdzaniu wersji i ręcznym organizowaniu plików projektu. Przy projektach obejmujących wiele lat utrzymanie integralności dokumentów było krytyczne, ale coraz trudniejsze.

Gdy główny klient motoryzacyjny wymagał zarządzania dokumentami zgodnego z ISO 9001 dla nowego projektu zakładu produkcyjnego, Herrmann GmbH wiedział, że potrzebuje nowoczesnego rozwiązania.

Każdy projekt inżynierski generuje 5000-10 000 dokumentów. Znalezienie właściwej wersji rysunku mogło zająć 20 minut

Wyzwanie & Rozwiązanie

Wyzwania

5000-10 000 dokumentów na projekt w wielu formatach (CAD, PDF, Office)
Koszmary kontroli wersji z wieloma cyklami rewizji
Średni czas wyszukiwania 20+ minut dla konkretnych rysunków
Wymagania zgodności ISO 9001 dla klientów motoryzacyjnych
Problemy współpracy między biurem a zespołem na budowie

Rozwiązania z PaperOffice

Klasyfikacja dokumentów technicznych i specyfikacji wspomagana AI
Automatyczna kontrola wersji z historią rewizji i porównaniem
Podgląd plików CAD i ekstrakcja metadanych bez natywnego oprogramowania
Dostęp mobilny dla inżynierów na budowie
Automatyczne ślady audytu i dokumentacja zgodności ISO 9001

Proces wdrożenia

Tydzień 1

Analiza workflow

Szczegółowe mapowanie istniejących przepływów dokumentów, workflow CAD i wymagań zgodności.

Tydzień 2-3

Konfiguracja systemu

Niestandardowe struktury folderów, schematy metadanych dla dokumentów technicznych i konfiguracja integracji CAD.

Tydzień 4

Migracja danych

Migracja istniejących 50 000+ dokumentów z klasyfikacją i tagowaniem wspomaganym AI.

Tydzień 5-6

Szkolenie i Go-Live

Szkolenie zespołu, okres równoległej operacji i pełne wdrożenie produkcyjne.

Mierzalne wyniki

85%

szybsze przetwarzanie

10K+

dokumentów na projekt

ISO

9001 certyfikowane

24/7

dostęp mobilny

Przed vs. Po

Metryka

Przed

Czas wyszukiwania dokumentów

20 minut

< 30 sekund

Konflikty wersji/miesiąc

15-20

Czas konfiguracji projektu

2 dni

2 godziny

Przygotowanie do audytu

2 tygodnie

1 dzień

Dostęp zdalny

Tylko VPN

Bezpieczna aplikacja mobilna

PaperOffice przekształcił sposób naszej pracy. Nasi inżynierowie teraz spędzają czas na inżynierii, nie na wyszukiwaniu dokumentów. Same funkcje zgodności ISO zaoszczędziły nam tygodnie przygotowań do audytu.

Dlaczego PaperOffice?

Integracja CAD

Natywny podgląd i wyszukiwanie dla AutoCAD, SolidWorks i innych formatów CAD bez dodatkowego oprogramowania.

Zgodność ISO

Wbudowane ślady audytu, kontrola wersji i dokumentacja dla certyfikacji ISO 9001/14001.

Kontrola wersji

Automatyczne wersjonowanie z wizualnym porównaniem, workflow zatwierdzeń i śledzeniem zmian.

Modernizuj swoje biuro inżynierskie

Odkryj, jak PaperOffice pomaga firmom inżynierskim efektywnie zarządzać dokumentacją techniczną.

Skontaktuj się z nami Wszystkie studia przypadków

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key