Ustawienie stopnia i terminu
Dla każdego workspace'a wybierają Państwo stopień bezpieczeństwa, okres przechowywania i miejsce przechowania. Ochrona WORM i termin obowiązują od pierwszego dokumentu i nie mogą zostać niejako wyłączone po aktywacji.
Problem zgodności
Kto kiedy jaki dokument widział, zmieniał, udostępniał lub usuwał? Tego nie da się zbudować w retrospectum.
PaperOffice protokolizuje niezmiennie, zaciera dane osobowe i utrzymuje terminy dla każdego typu dokumentu.
Zaufanie wiodących firm na całym świecie
Jak to działa
Compliance rzadko zawodzi z powodu braku woli, ale z powodu luki między działaniem a dowodem. Lukę tę zamyka sam proces.
Dla każdego workspace'a wybierają Państwo stopień bezpieczeństwa, okres przechowywania i miejsce przechowania. Ochrona WORM i termin obowiązują od pierwszego dokumentu i nie mogą zostać niejako wyłączone po aktywacji.
Agent Redact znajduje nazwiska, adresy, IBAN i daty urodzenia oraz usuwa je z PDF, zamiast tylko je zasłaniać. Agent Trust sprawdza dowody pod kątem ukrytych lub zasłoniętych treści.
Centrum audytu odnotowuje każdą akcję z czasem, użytkownikiem i kontekstem, ocenia nietypowości według wagi i przekazuje krytyczne przypadki osobie do sprawdzenia.
Co obejmuje rozwiązanie
Compliance to nie funkcja, ale łańcuch reguły, kontroli i dowodu. PaperOffice obejmuje te ogniwa.
Okres przechowywania w latach dla każdej przestrzeni roboczej, z ochroną WORM, która pozostaje po aktywacji.
Nazwiska, adresy, IBAN, daty urodzenia, e-mail i telefon do wyboru dla każdej kategorii, wraz z własnymi terminami i białą listą.
Zatwierdzenie dwuosobowe, zadania z terminem i eskalacją, każdy krok ląduje w dzienniku.
Ukryty tekst, miejsca nakładania, osadzone pliki i wiele wersji są ujawniane.
Wyniki pojawiają się jako zadanie: przejąć, zatwierdzić, odrzucić lub eskalować, z komentarzem w śladzie.
Od niskiego do krytycznego, filtrowane według użytkownika, przestrzeni roboczej i okresu, otwarte kontrole na pierwszy rzut oka.
Standardowy, Business i Compliance z koszem na śmieci, WORM, hasłem, listą IP i szyfrowaniem sprzętowym.
Wysyłka z hasłem do PDF, cofnięcie, dziennik zdarzeń i PDF z dowodem po pobraniu.
Czym PaperOffice to rozwiązuje
Dowody powstają nie w module compliance, ale tam, gdzie dokumenty są tworzone, przechowywane i opuszczają firmę.
Bezpieczeństwo i compliance
Certyfikaty dostawcy nie zastępują własnej dokumentacji. Stanowią podstawę, na której powstają Państwa dowody.
Pytania dotyczące ryzyka compliance
Nie. PaperOffice dostarcza techniczne dowody: dziennik, terminy, wersje i raporty. Opis Państwa procesów pozostaje Państwa zadaniem, system dostarcza dla tego dowody.
Certyfikaty dotyczą działania PaperOffice, nie automatycznie Państwa procesów. Ułatwiają Państwa własną kontrolę, ponieważ przetwarzanie, miejsce przechowywania i rejestracja są udokumentowane.
Nie. Obszary zczernione są usuwane z PDF, a nie tylko nakładane. Przed ostatecznym krokiem widzą Państwo każde znalezisko w podglądzie i zatwierdzają je lub usuwają.
W Business i Compliance ląduje w koszu na śmieci i można go przywrócić. Samo usunięcie jest wpisem w śladzie, z użytkownikiem i czasem. Pod ochroną WORM nie jest możliwe przed upływem terminu.
Agent Trust porównuje widoczną treść z warstwą tekstu i zgłasza ukryty tekst, miejsca nakładania, osadzone pliki i wiele wersji, z oznaczonym PDF z dowodem.
Jako raport audytowy dla każdego dokumentu w PDF, jako ślad w formacie CSV lub JSON, z wybieranym zakresem i okresem. Wpisy można również przekazać do systemu GRC przez REST API.
Tak. Wysyłka z DMS używa na życzenie hasła do PDF i bezpiecznego linku, rejestruje każdy krok do pobrania i można ją cofnąć. PDF z dowodem dokumentuje proces.
Mierzalne sukcesy naszych klientów
"Korporacyjne zarządzanie dokumentami dla wszystkich naszych operacji górniczych. Klasa światowa."
"Etykiety farmaceutyczne regulowane przez FDA wymagają kompletnej dokumentacji. PaperOffice skrócił nasz proces zatwierdzania z dni do godzin."
"Dokumentacja techniczna i przetwarzanie zamówień działają teraz w pełni automatycznie."
"Cyfryzacja zrewolucjonizowała naszą administrację. Zapytania obywateli są teraz przetwarzane w minuty zamiast dni."
"Dokumentacja pacjentów, wyniki badań i skierowania są automatycznie rejestrowane i klasyfikowane. Nasz zespół medyczny ma wreszcie czas dla pacjentów."
"8 000 pracowników, tysiące dokumentów gości dziennie. PaperOffice całkowicie zdigitalizował nasze procesy back-office."
"Wnioski kredytowe i dokumenty zgodności są teraz przetwarzane w minuty zamiast godzin. Kontrola regulacyjna przebiega w pełni automatycznie."
"Dokumentacja projektów budowlanych i zgodność są teraz cyfrowe i śledzone."
"Formularze zameldowania, faktury i komunikacja z gośćmi są w pełni cyfrowe. Nasz zespół konsjerżów koncentruje się teraz na doskonałej obsłudze."
"Rozliczenia stacji paliw, dokumenty dostawców i dokumentacja zgodności z ponad 250 stacji są automatycznie przetwarzane i archiwizowane."
"Dokumentacja zgodna z GMP dla farmaceutycznych etykiet funkcyjnych przebiega teraz w pełni automatycznie. Ścieżki audytu są kompletne i natychmiast dostępne."
"Plany budowlane, pozwolenia i teczki klientów naszych domów drewnianych są teraz zarządzane centralnie. W 6. pokoleniu wreszcie bez papieru."
"Umowy z dostawcami, certyfikaty i dokumenty celne dla setek palarni na całym świecie są automatycznie rejestrowane i przypisywane do właściwego produktu."
"Dowody temperatury, listy przewozowe CMR i certyfikaty żywnościowe są automatycznie skanowane i przypisywane do zamówienia. Błędne przypisania to już przeszłość."
"Zezwolenia na transport ciężki, plany tras i dokumentacja projektu są teraz natychmiast dostępne cyfrowo. Koniec z przeszukiwaniem segregatorów."
"Dokumenty celne, kwity magazynowe i zlecenia spedycyjne dla naszej sieci w Europie Wschodniej są automatycznie klasyfikowane. Cztery pokolenia logistyki, wreszcie cyfrowo."
"Specyfikacje druku, zatwierdzenia klientów i certyfikaty materiałowe są teraz dostępne centralnie. Wskaźnik błędów w produkcji spadł niemal do zera."
"Certyfikaty zrównoważonego rozwoju, umowy z dostawcami i specyfikacje klientów są przetwarzane automatycznie. Szwajcarska precyzja, teraz także cyfrowo."
"Pozwolenia na budowę, umowy z podwykonawcami i protokoły odbioru naszych nieruchomości komercyjnych są teraz w pełni udokumentowane cyfrowo."
"Umowy kupna, prospekty i teczki klientów z ponad 30 lat liderowania na rynku są teraz przeszukiwalne cyfrowo. Każdy agent znajduje wszystko w sekundy."
"Dokumenty frachtu morskiego, deklaracje celne i konosamenty są rejestrowane automatycznie. Logistyka na Bałtyku nigdy nie była tak wydajna."
"Tysiące zleceń na niestandardowe opakowania tygodniowo z zatwierdzeniami projektów, danymi do druku i dokumentami dostawy. PaperOffice spina to wszystko."
"Dokumentacja laboratorium patologii i certyfikacje urządzeń przebiegają teraz w pełni automatycznie. Pełna identyfikowalność każdego preparatu."
"Dokumentacja kredytowa, dokumenty zabezpieczeń i korespondencja z klientami są przetwarzane w minuty zamiast godzin. Kontrola regulacyjna jest kompletna."
"Specyfikacje techniczne, certyfikaty jakości i protokoły recyklingu dla naszej produkcji stali są dostępne centralnie i natychmiast."
"Specyfikacje etykiet farmaceutycznych i kosmetycznych z wymaganiami regulacyjnymi są automatycznie sprawdzane i zatwierdzane. Koniec z ręcznymi listami kontrolnymi."
"Dokumenty KYC, raporty inwestycyjne i zgłoszenia regulacyjne są klasyfikowane w sekundy. Jako robo-doradca regulowany przez MAS, pełna zgodność jest kluczowa."
"Karty charakterystyki, zezwolenia transportowe i dokumenty ADR dla logistyki chemicznej są przypisywane automatycznie. Zero tolerancji dla błędów."
"Certyfikaty autentyczności, dowody dostawców i gwarancje klientów dla naszych kolekcji pereł są automatycznie archiwizowane i natychmiast dostępne."
"Wnioski kredytowe dla MŚP, dokumenty zabezpieczające i raporty regulacyjne są klasyfikowane automatycznie. Nasi doradcy mają więcej czasu na obsługę klienta."
"Akta klientów z ponad 135-letniej historii banku są sukcesywnie digitalizowane. 5 000 pracowników ma teraz natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów."
"Wnioski o mikrokredyty i dokumenty zgodności dla milionów klientów są teraz przetwarzane w minuty zamiast dni. To przełom dla włączenia finansowego."
"Setki tysięcy dowodów dostawy i dokumentów zwrotnych dziennie jest przetwarzanych automatycznie. Wiodący logistyk e-commerce w Wietnamie, teraz bez papieru."
"Protokoły produkcji CNC, certyfikaty materiałowe i specyfikacje klientów dla projektów naftowych, gazowych i lotniczych są teraz w pełni udokumentowane cyfrowo."
"Wizja 2030 wymaga pełnej cyfryzacji. PaperOffice przetwarza dokumenty rządowe dla cyfrowego szkieletu Arabii Saudyjskiej."
"Atesty materiałowe, protokoły hartowania i specyfikacje klientów są automatycznie przypisywane do właściwego zamówienia. Jedyny producent Q&T w Australii, teraz bez papieru."
"Protokoły spoin, obliczenia statyczne i plany projektowe są zarządzane cyfrowo. Nasze zespoły warsztatowe mają dostęp w czasie rzeczywistym."
"Certyfikaty lotnicze, programy CNC i tolerancje klientów są automatycznie klasyfikowane. Zgodność z AS9100 nigdy nie była tak prosta."
"Umowy z handlowcami, dokumenty KYC i dowody transakcji dla setek tysięcy MŚP są przetwarzane w sekundy. Rewolucja płatnicza w Meksyku, bez papieru."
"Dokumentacja zbiorów, certyfikaty eksportowe i protokoły jakości dla naszych wysokogórskich Malbeków są automatycznie archiwizowane. 120 lat tradycji winiarskiej, teraz cyfrowo."
"Miliony weryfikacji użytkowników i dokumentów regulacyjnych są przetwarzane w pełni automatycznie. Skalowanie bez papieru."
"Dokumenty onboardingowe handlowców i dowody zgodności dla wiodącego dostawcy płatności w Afryce są przetwarzane w minuty zamiast dni."
"Certyfikaty ekologiczne, audyty dostawców i etykiety produktów dla tysięcy produktów naturalnych są automatycznie sprawdzane i archiwizowane."
"Dokumenty regulacyjne z 33 krajów afrykańskich, umowy partnerskie i ścieżki audytu są zarządzane w pełni automatycznie. Enterprise DMS dla fintechu o wartości 3 mld USD."
"Recepty i zarządzanie lekami działają teraz w pełni automatycznie. Więcej czasu dla naszych pacjentów."
"Wielowiekowe dokumenty są teraz cyfrowo przeszukiwalne. Kamień milowy dla naszych archiwów historycznych."
"Nasi opiekunowie mają wreszcie więcej czasu dla mieszkańców zamiast na papierkową robotę."
"500 000+ akt zdigitalizowanych. Nasi pracownicy teraz natychmiast znajdują wszystkie informacje."
"Zarządzanie dokumentacją medyczną jest teraz dziecinnie proste. Wszystko automatycznie rejestrowane i archiwizowane."
"Dokumentacja spadkowa jest teraz wydajna i bezbłędna."
"Cyfrowe zarządzanie nieruchomościami dla wszystkich naszych kompleksów mieszkalnych. Najemcy i właściciele są zachwyceni."
"Dzięki PaperOffice przyspieszyliśmy przetwarzanie faktur o 99%. Sztuczna inteligencja automatycznie rozpoznaje wszystkie istotne dane i poprawnie je przypisuje."
"PaperOffice stał się nieodzownym elementem naszej codziennej pracy. Zamówienia, oferty i faktury przebiegają teraz automatycznie."
"Dokumentacja naszych usług opiekuńczych jest teraz cyfrowa i zautomatyzowana. Więcej czasu dla naszych pacjentów."
"Rysunki techniczne, listy części i protokoły jakości są natychmiast mierzalne. Wyszukiwanie, które wcześniej trwało 30 minut, zajmuje teraz 30 sekund."
"Dokumenty klientów, decyzje podatkowe i sprawozdania finansowe są automatycznie sortowane i przypisywane do właściwego klienta. Chaos w dokumentach to przeszłość."
"Dokumentacja projektowa, umowy SLA i komunikacja z klientami w naszych projektach doradztwa IT są automatycznie klasyfikowane i archiwizowane."
Gdzie chcą Państwo wypróbować PaperOffice?
Wersja testowa jest gotowa
Gdzie chcą Państwo zacząć?
Pełny workspace jest zoptymalizowany pod kątem komputera. Wersja mobilna nadaje się do przechwytywania, sprawdzania i udostępniania dokumentów.
app.paperoffice.aiRozpocznijcie na komputerze
Osobisty link dostępu zostanie wysłany na podany adres e-mail.
Otwórzcie PaperOffice Mobile
Przechwytujcie i edytujcie dokumenty bezpośrednio na smartfonie.
Otwórzcie wersję mobilną