Składowanie i klasyfikacja
Dokumenty trafiają przez upload, skaner wejściowy, nadzorowany folder lub REST-API. Klasyfikacja określa typ, kierunek i nadawcę oraz sugeruje ścieżki przechowywania.
Proces archiwizacji
Dokumenty pozostają nadal dostępne: zapisane, zablokowane do końca terminu, po którym stają się gotowe do usunięcia.
Okres przechowywania zależny od typu dokumentu, suma kontrolna dla każdej wersji, protokół zmian oraz zdarzeń związanych z końcem okresu.
Do pobraniaPrzewodnikiPDF · PL8 stron
Jak długo to pudło ma tu zostać? Od teraz termin przechowywania jest przy dokumencie. Faktury, umowy i dokumenty kadrowe muszą być przechowywane przez lata, często w pudłach z odręcznymi etykietami.
Zaufanie, weryfikacja i partnerstwa
Zweryfikowane w Claude i ChatGPT, certyfikat ISO/IEC 27001:2022 oraz jedyny oficjalny partner DMS firm QNAP i ASUSTOR.

W zakresie:
Zweryfikowany connector MCP.
Więcej informacjiZweryfikowana wtyczka MCP.
Więcej informacji
Jedyny oficjalny partner DMS.
Więcej informacji
Jedyny oficjalny partner DMS.
Więcej informacjiJak to działa
Archiwizacja to nie folder, ale reguła: co może wejść, jak długo pozostaje, kto miał dostęp i kiedy zostanie usunięte.
Dokumenty trafiają przez upload, skaner wejściowy, nadzorowany folder lub REST-API. Klasyfikacja określa typ, kierunek i nadawcę oraz sugeruje ścieżki przechowywania.
Do każdego typu należą okres przechowywania i podstawa prawna; moment rozpoczęcia terminu wybiera się podczas zatwierdzania. Każda wersja otrzymuje sumę kontrolną SHA-256, a nowa treść powstaje jako nowa wersja. Zatwierdzone dokumenty są chronione mechanizmem WORM, który obowiązuje do końca terminu.
Po upływie terminu system usuwa blokadę WORM i loguje tę czynność. Do celów audytu należy wyeksportować metadane wraz z plikami źródłowymi. Usunięcie następuje wyłącznie ręcznie; Legal Hold blokuje również tę możliwość.
Co obejmuje rozwiązanie
Archiwum jest oceniane tylko w trakcie kontroli. PaperOffice pokrywa te punkty.
Okres przechowywania, podstawa prawna oraz standardowy agent IDP zależą od typu dokumentu, a nie od osoby go umieszczającej.
Klasyfikacja określa typ dokumentu, nadawcę i kierunek oraz sugeruje odpowiednią regułę przechowywania.
Archiwum znajduje się w PaperOffice lub na własnym NASie lub serwerze przez SFTP. S3 i WebDAV łączą się jako źródła do importu lub indeksowania.
Zatrzymanie prawne blokuje dokumenty po upływie przewidzianego terminu. Dopóki jest ono aktywne, żadne dane nie są usuwane.
Metadane wybranych dokumentów mogą zostać eksportowane w formacie Excel, CSV, JSON lub PDF, na życzenie wraz z plikami źródłowymi oraz tekstem uzyskanym dzięki technologii OCR.
Każda wersja dokumentu jest zachowywana. W przypadku dokumentów o niezmiennym charakterze, zmiany wraz z datą i osobą odpowiedzialną są rejestrowane w historii audytu.
SHA-256 dla każdej wersji pokazuje, czy plik został zmieniony od momentu składowania.
Każdy dokument zgodny z wymogami rewizji wyświetla datę końca przechowywania, pozostałe dni oraz podstawę prawną, zamiast ginąć w tabeli.
PaperOffice Tools
Darmowe narzędzia w tym temacie.
Bezpieczeństwo i zgodność (Compliance)
Archiwum ocenia się pod kątem dwóch pytań: Czy treść jest niezmieniona i czy da się to udowodnić.
Pytania dotyczące archiwizacji
Zasady takie jak niemieckie GoBD wymagają śledzalności, niezmienności i uporządkowanego przechowywania. PaperOffice dostarcza wersje, sumy kontrolne, dziennik dostępu i okresy retencji. Czy cały proces spełnia wymogi regulatora, to ocena doradcy podatkowego, oparta na dokumentacji procesu.
Zależy to od typu oraz ram prawnych: zgodnie z niemieckim prawem jest to osiem lat dla dokumentów księgowych takich jak faktury i wyciągi bankowe, dziesięć lat dla ksiąg handlowych, inwentarzy i sprawozdań finansowych, sześć lat dla korespondencji handlowej. Okres przechowywania należy ustawić raz dla każdego typu dokumentu; przy zatwierdzaniu system oblicza datę końca okresu automatycznie.
Po upływie terminu system usuwa blokadę WORM, co umożliwia ponowne usunięcie dokumentu. Usunięcie następuje wyłącznie ręcznie, a data końca okresu pozostaje jako zdarzenie w historii dokumentu. Aktywny Legal Hold utrzymuje blokadę.
Tak. Istniejące archiwa można przenieść za pośrednictwem monitorowanych folderów na Storage Mounts, Data Importer (SFTP, S3, WebDAV, ZIP) lub REST-API. Klasyfikacja określa typ dokumentu wraz z terminem; jeśli brakuje wymaganych pól dla Agenta IDP, dokument trafia do weryfikacji.
Dokument zgodny z wymogami rewizji nie może być usunięty ani przeniesiony do końca okresu, a jego plik pozostaje niezmieniony. Nową wersję należy utworzyć jako nową wersję dokumentu; stara pozostaje nienaruszona, a każda wersja posiada własną sumę kontrolną SHA-256.
Listę dokumentów można filtrować według okresu i typu dokumentu, a następnie eksportować metadane wraz z plikami oryginalnymi. Do celów audytowych należy utworzyć użytkownika, który ma uprawnienia tylko do odczytu Workspace.
W naszym własnym centrum danych w UE. Jeśli pliki mają pozostać u użytkownika, PaperOffice przechowuje je na własnym NASie lub serwerze przez SFTP; indeks i metadane pozostają w centrum danych.
Studia przypadków
Odkryj, jak firmy przekształciły swoje procesy dzięki PaperOffice AI.
Mierzone sukcesy naszych klientów
"Korporacyjne zarządzanie dokumentami dla wszystkich naszych operacji górniczych. Klasa światowa."
"Etykiety farmaceutyczne regulowane przez FDA wymagają kompletnej dokumentacji. PaperOffice skrócił nasz proces zatwierdzania z dni do godzin."
"Dokumentacja techniczna i przetwarzanie zamówień działają teraz w pełni automatycznie."
"Cyfryzacja zrewolucjonizowała naszą administrację. Zapytania obywateli są teraz przetwarzane w minuty zamiast dni."
"Dokumentacja pacjentów, wyniki badań i skierowania są automatycznie rejestrowane i klasyfikowane. Nasz zespół medyczny ma wreszcie czas dla pacjentów."
"8 000 pracowników, tysiące dokumentów gości dziennie. PaperOffice całkowicie zdigitalizował nasze procesy back-office."
"Wnioski kredytowe i dokumenty zgodności są teraz przetwarzane w minuty zamiast godzin. Kontrola regulacyjna przebiega w pełni automatycznie."
"Dokumentacja projektów budowlanych i zgodność są teraz cyfrowe i śledzone."
"Formularze zameldowania, faktury i komunikacja z gośćmi są w pełni cyfrowe. Nasz zespół konsjerżów koncentruje się teraz na doskonałej obsłudze."
"Rozliczenia stacji paliw, dokumenty dostawców i dokumentacja zgodności z ponad 250 stacji są automatycznie przetwarzane i archiwizowane."
"Dokumentacja istotna dla GMP dotycząca farmaceutycznych etykiet funkcyjnych przebiega teraz automatycznie. Ścieżki audytu są kompletne i natychmiast dostępne."
"Plany budowlane, pozwolenia i teczki klientów naszych domów drewnianych są teraz zarządzane centralnie. W 6. pokoleniu wreszcie bez papieru."
"Umowy z dostawcami, certyfikaty i dokumenty celne dla setek palarni na całym świecie są automatycznie rejestrowane i przypisywane do właściwego produktu."
"Dowody temperatury, listy przewozowe CMR i certyfikaty żywnościowe są automatycznie skanowane i przypisywane do zamówienia. Błędne przypisania to już przeszłość."
"Zezwolenia na transport ciężki, plany tras i dokumentacja projektu są teraz natychmiast dostępne cyfrowo. Koniec z przeszukiwaniem segregatorów."
"Dokumenty celne, kwity magazynowe i zlecenia spedycyjne dla naszej sieci w Europie Wschodniej są automatycznie klasyfikowane. Cztery pokolenia logistyki, wreszcie cyfrowo."
"Specyfikacje druku, zatwierdzenia klientów i certyfikaty materiałowe są teraz dostępne centralnie. Wskaźnik błędów w produkcji spadł niemal do zera."
"Certyfikaty zrównoważonego rozwoju, umowy z dostawcami i specyfikacje klientów są przetwarzane automatycznie. Szwajcarska precyzja, teraz także cyfrowo."
"Pozwolenia na budowę, umowy z podwykonawcami i protokoły odbioru naszych nieruchomości komercyjnych są teraz w pełni udokumentowane cyfrowo."
"Umowy kupna, prospekty i teczki klientów z ponad 30 lat liderowania na rynku są teraz przeszukiwalne cyfrowo. Każdy agent znajduje wszystko w sekundy."
"Dokumenty frachtu morskiego, deklaracje celne i konosamenty są rejestrowane automatycznie. Logistyka na Bałtyku nigdy nie była tak wydajna."
"Tysiące zleceń na niestandardowe opakowania tygodniowo z zatwierdzeniami projektów, danymi do druku i dokumentami dostawy. PaperOffice spina to wszystko."
"Dokumentacja laboratorium patologii i certyfikacje urządzeń przebiegają teraz w pełni automatycznie. Pełna identyfikowalność każdego preparatu."
"Dokumentacja kredytowa, dokumenty zabezpieczeń i korespondencja z klientami są przetwarzane w minuty zamiast godzin. Kontrola regulacyjna jest kompletna."
"Specyfikacje techniczne, certyfikaty jakości i protokoły recyklingu dla naszej produkcji stali są dostępne centralnie i natychmiast."
"Specyfikacje etykiet farmaceutycznych i kosmetycznych z wymaganiami regulacyjnymi są automatycznie sprawdzane i zatwierdzane. Koniec z ręcznymi listami kontrolnymi."
"Dokumenty KYC, raporty inwestycyjne i zgłoszenia regulacyjne są klasyfikowane w sekundy. Jako robo-doradca regulowany przez MAS, pełna zgodność jest kluczowa."
"Karty charakterystyki, zezwolenia transportowe i dokumenty ADR dla logistyki chemicznej są przypisywane automatycznie. Zero tolerancji dla błędów."
"Certyfikaty autentyczności, dowody dostawców i gwarancje klientów dla naszych kolekcji pereł są automatycznie archiwizowane i natychmiast dostępne."
"Wnioski kredytowe dla MŚP, dokumenty zabezpieczające i raporty regulacyjne są klasyfikowane automatycznie. Nasi doradcy mają więcej czasu na obsługę klienta."
"Akta klientów z ponad 135-letniej historii banku są sukcesywnie digitalizowane. 5 000 pracowników ma teraz natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów."
"Wnioski o mikrokredyty i dokumenty zgodności dla milionów klientów są teraz przetwarzane w minuty zamiast dni. To przełom dla włączenia finansowego."
"Setki tysięcy dowodów dostawy i dokumentów zwrotnych dziennie jest przetwarzanych automatycznie. Wiodący logistyk e-commerce w Wietnamie, teraz bez papieru."
"Protokoły produkcji CNC, certyfikaty materiałowe i specyfikacje klientów dla projektów naftowych, gazowych i lotniczych są teraz w pełni udokumentowane cyfrowo."
"Wizja 2030 wymaga pełnej cyfryzacji. PaperOffice przetwarza dokumenty rządowe dla cyfrowego szkieletu Arabii Saudyjskiej."
"Atesty materiałowe, protokoły hartowania i specyfikacje klientów są automatycznie przypisywane do właściwego zamówienia. Jedyny producent Q&T w Australii, teraz bez papieru."
"Protokoły spoin, obliczenia statyczne i plany projektowe są zarządzane cyfrowo. Nasze zespoły warsztatowe mają dostęp w czasie rzeczywistym."
"Certyfikaty lotnicze, programy CNC i tolerancje klientów są automatycznie klasyfikowane. Dowody AS9100 nigdy nie były tak szybko pod ręką."
"Umowy z handlowcami, dokumenty KYC i dowody transakcji dla setek tysięcy MŚP są przetwarzane w sekundy. Rewolucja płatnicza w Meksyku, bez papieru."
"Dokumentacja zbiorów, certyfikaty eksportowe i protokoły jakości dla naszych wysokogórskich Malbeków są automatycznie archiwizowane. 120 lat tradycji winiarskiej, teraz cyfrowo."
"Miliony weryfikacji użytkowników i dokumentów regulacyjnych są przetwarzane w pełni automatycznie. Skalowanie bez papieru."
"Dokumenty onboardingowe handlowców i dowody zgodności dla wiodącego dostawcy płatności w Afryce są przetwarzane w minuty zamiast dni."
"Certyfikaty ekologiczne, audyty dostawców i etykiety produktów dla tysięcy produktów naturalnych są automatycznie sprawdzane i archiwizowane."
"Dokumenty regulacyjne z 33 krajów afrykańskich, umowy partnerskie i ścieżki audytu są zarządzane w pełni automatycznie. Enterprise DMS dla fintechu o wartości 3 mld USD."
"Recepty i zarządzanie lekami działają teraz w pełni automatycznie. Więcej czasu dla naszych pacjentów."
"Wielowiekowe dokumenty są teraz cyfrowo przeszukiwalne. Kamień milowy dla naszych archiwów historycznych."
"Nasi opiekunowie mają wreszcie więcej czasu dla mieszkańców zamiast na papierkową robotę."
"500 000+ akt zdigitalizowanych. Nasi pracownicy teraz natychmiast znajdują wszystkie informacje."
"Zarządzanie dokumentacją medyczną jest teraz dziecinnie proste. Wszystko automatycznie rejestrowane i archiwizowane."
"Dokumentacja spadkowa jest teraz wydajna i bezbłędna."
"Cyfrowe zarządzanie nieruchomościami dla wszystkich naszych kompleksów mieszkalnych. Najemcy i właściciele są zachwyceni."
"Dzięki PaperOffice przyspieszyliśmy przetwarzanie faktur o 99%. Sztuczna inteligencja automatycznie rozpoznaje wszystkie istotne dane i poprawnie je przypisuje."
"PaperOffice stał się nieodzownym elementem naszej codziennej pracy. Zamówienia, oferty i faktury przebiegają teraz automatycznie."
"Dokumentacja naszych usług opiekuńczych jest teraz cyfrowa i zautomatyzowana. Więcej czasu dla naszych pacjentów."
"Rysunki techniczne, listy części i protokoły jakości są natychmiast mierzalne. Wyszukiwanie, które wcześniej trwało 30 minut, zajmuje teraz 30 sekund."
"Dokumenty klientów, decyzje podatkowe i sprawozdania finansowe są automatycznie sortowane i przypisywane do właściwego klienta. Chaos w dokumentach to przeszłość."
"Dokumentacja projektowa, umowy SLA i komunikacja z klientami w naszych projektach doradztwa IT są automatycznie klasyfikowane i archiwizowane."
Gdzie chcą Państwo wypróbować PaperOffice?
Wersja testowa jest gotowa
Gdzie chcą Państwo zacząć?
Pełny workspace jest zoptymalizowany pod kątem komputera. Wersja mobilna nadaje się do przechwytywania, sprawdzania i udostępniania dokumentów.
Zarejestrować się bezpłatnie Jesteś już klientem? Zaloguj się app.paperoffice.aiRozpocznijcie na komputerze
Osobisty link dostępu zostanie wysłany na podany adres e-mail.
Otwórzcie PaperOffice Mobile
Przechwytujcie i edytujcie dokumenty bezpośrednio na smartfonie.
Otwórzcie wersję mobilnąAI-DMS
Dokumenty. Inteligencja. Rzeczywiste rezultaty.
PaperOffice AI to AI-DMS. Cztery obszary funkcjonalne na wspólnym fundamencie DMS, dostępne trzema drogami.
Funkcje, moduły i korzyści w skrócie.
Przechwytywanie, organizowanie, wyszukiwanie i wspólna edycja dokumentów.
Połączenie z własnymi systemami i przepływami pracy AI.
Brak instalacji, gotowe w kilka sekund.
Wyszukiwarka narzędzi