Q1 Energie AG
Q1 Energie AG obsługuje ponad 250 stacji paliw w Niemczech. Z PaperOffice AI przetwarzanie dokumentów od faktur dostawców, dokumentów zgodności i rozliczeń stacji zostało przyspieszone o 78%.
Zaufanie wiodących firm na całym świecie
Jedyny oficjalny DMS
Sytuacja
Q1 Energie AG zarządza siecią ponad 250 stacji paliw z codziennymi strumieniami dokumentów z faktur dostawców, protokołów konserwacji, badań legalizacyjnych i dokumentów zgodności.
Każda stacja generuje średnio 40-60 dokumentów tygodniowo. Ręczna rejestracja i przypisywanie absorbowały znaczne zasoby personalne w centrali.
Wymagania regulacyjne branży energetycznej wymagają pełnej identyfikowalności wszystkich dokumentów z okresami przechowywania do 10 lat.
Przy 357+ stacjach i 60 dokumentach tygodniowo na stację mówimy o ponad 15 000 dokumentach miesięcznie. Przetwarzanie tego ręcznie nie było już do utrzymania.
Wyzwanie & Rozwiązanie
Wyzwania
- Ponad 15 000 dokumentów miesięcznie z 357+ stacji paliw
- Różnorodne typy dokumentów: faktury, protokoły legalizacyjne, raporty konserwacji
- Regulacyjne obowiązki przechowywania do 10 lat
- Ręczne przypisywanie dokumentów do poszczególnych stacji i centrów kosztów
- Opóźnienia w rozliczeniu miesięcznym przez brakujące dokumenty
Rozwiązania z PaperOffice
- Automatyczna klasyfikacja i ekstrakcja danych wspomagana AI
- Automatyczne przypisywanie do stacji przez numery stacji rozpoznane przez OCR
- Archiwizacja długoterminowa zgodna z audytem i GoBD
- Dashboard w czasie rzeczywistym dla statusu dokumentów wszystkich stacji
- Integracja z księgowością SAP i wewnętrznym ERP
Proces wdrożenia
Mierzalne wyniki
Przed vs. Po
PaperOffice przekształcił nasze przetwarzanie dokumentów z permanentnego wąskiego gardła w płynny proces automatyzacji. 250 stacji, jeden system.
Dlaczego PaperOffice?
Optymalizuj swoją sieć stacji paliw
Dowiedz się, jak PaperOffice rewolucjonizuje procesy dokumentów w branży energetycznej.