STUDIUM PRZYPADKU

Energia i stacje paliw

Q1 Energie AG

Osnabrück, Niemcy

Q1 Energie AG obsługuje ponad 250 stacji paliw w Niemczech. Z PaperOffice AI przetwarzanie dokumentów od faktur dostawców, dokumentów zgodności i rozliczeń stacji zostało przyspieszone o 78%.

78%

Szybsze przetwarzanie dokumentów

357+

Podłączonych stacji

15.000+

Dokumentów/miesiąc zautomatyzowanych

99,7%

Dokładność rozpoznawania

Zaufanie wiodących firm na całym świecie

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Sytuacja

Q1 Energie AG zarządza siecią ponad 250 stacji paliw z codziennymi strumieniami dokumentów z faktur dostawców, protokołów konserwacji, badań legalizacyjnych i dokumentów zgodności.

Każda stacja generuje średnio 40-60 dokumentów tygodniowo. Ręczna rejestracja i przypisywanie absorbowały znaczne zasoby personalne w centrali.

Wymagania regulacyjne branży energetycznej wymagają pełnej identyfikowalności wszystkich dokumentów z okresami przechowywania do 10 lat.

Przy 357+ stacjach i 60 dokumentach tygodniowo na stację mówimy o ponad 15 000 dokumentach miesięcznie. Przetwarzanie tego ręcznie nie było już do utrzymania.

Wyzwanie & Rozwiązanie

Wyzwania

Ponad 15 000 dokumentów miesięcznie z 357+ stacji paliw
Różnorodne typy dokumentów: faktury, protokoły legalizacyjne, raporty konserwacji
Regulacyjne obowiązki przechowywania do 10 lat
Ręczne przypisywanie dokumentów do poszczególnych stacji i centrów kosztów
Opóźnienia w rozliczeniu miesięcznym przez brakujące dokumenty

Rozwiązania z PaperOffice

Automatyczna klasyfikacja i ekstrakcja danych wspomagana AI
Automatyczne przypisywanie do stacji przez numery stacji rozpoznane przez OCR
Archiwizacja długoterminowa zgodna z audytem i GoBD
Dashboard w czasie rzeczywistym dla statusu dokumentów wszystkich stacji
Integracja z księgowością SAP i wewnętrznym ERP

Proces wdrożenia

Tydzień 1-2

Analiza

Rejestracja wszystkich typów dokumentów i przepływów z sieci stacji paliw.

Tydzień 3-4

Trening AI

Trening modeli klasyfikacji dla dokumentów specyficznych dla stacji paliw.

Tydzień 5-6

Integracja

Podłączenie do SAP i systemów wewnętrznych, operacja pilotażowa z 20 stacjami.

Tydzień 7-8

Wdrożenie

Stopniowe wdrożenie na wszystkie 357+ stacji ze szkoleniem.

Mierzalne wyniki

78%

szybsze przetwarzanie dokumentów

357+

podłączonych stacji

15.000+

dokumentów/miesiąc

99,7%

dokładność rozpoznawania

Przed vs. Po

Metryka

Przed

Przetwarzanie dokumentów

3-5 dni

< 1 dzień

Zamknięcie miesięczne

12 dni roboczych

4 dni robocze

Brakujące dokumenty

8-12% miesięcznie

< 0,5%

Ręczne przypisywanie

3 FTE pełny etat

W pełni automatycznie

Audyt zgodności

2-3 tygodnie

2 dni

PaperOffice przekształcił nasze przetwarzanie dokumentów z permanentnego wąskiego gardła w płynny proces automatyzacji. 250 stacji, jeden system.

Dlaczego PaperOffice?

Ekspertyza branży energetycznej

Zoptymalizowane specjalnie dla wymagań sieci stacji paliw i dostawców energii.

Zgodność GoBD

Archiwizacja zgodna z audytem z pełną dokumentacją śladu audytu.

Przejrzystość w czasie rzeczywistym

Dashboard ze statusem dokumentów wszystkich stacji w czasie rzeczywistym.

Optymalizuj swoją sieć stacji paliw

Dowiedz się, jak PaperOffice rewolucjonizuje procesy dokumentów w branży energetycznej.

Skontaktuj się z nami Wszystkie studia przypadków

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key