Połączenie miejsc
Serwery plików, NAS, wiadra S3, udostępnienia WebDAV i skrzynki IMAP są podłączane jako montaż lub connector. Pliki mogą pozostać w dotychczasowym miejscu: PaperOffice prowadzi indeks, metadane i wyniki AI.
Problem: Chaos dokumentów
Państwa dokumenty znajdują się na serwerach plików, w chmurze, w skrzynce pocztowej i w folderze skanów. Nikt nie zna wszystkich miejsc.
PaperOffice integruje te źródła, rozpoznaje każdy typ dokumentu i umieszcza go na właściwym miejscu.
Zaufanie wiodących firm na całym świecie
Jak to działa
Projekt porządkujący trwa kilka tygodni. PaperOffice pobiera dokumenty z miejsc, gdzie znajdują się dzisiaj, rozpoznaje każdy typ i archiwizuje je zgodnie z Państwa zasadami.
Serwery plików, NAS, wiadra S3, udostępnienia WebDAV i skrzynki IMAP są podłączane jako montaż lub connector. Pliki mogą pozostać w dotychczasowym miejscu: PaperOffice prowadzi indeks, metadane i wyniki AI.
Klasyfikacja odczytuje typ dokumentu, kierunek, język i nadawcę z treści, bez szkolenia i bez szablonu dla każdego nadawcy. Własne typy dokumentów można uzupełnić o sugestię folderu i termin.
Każdy dokument otrzymuje przestrzeń roboczą, folder, metadane i okres przechowywania. Pełny tekst, tekst OCR i encje sprawiają, że zasób jest przeszukiwalny od pierwszego przebiegu.
Co obejmuje rozwiązanie
Chaos nie powstaje, ponieważ ludzie są niedbali, ale ponieważ archiwizacja to praca ręczna. PaperOffice przejmuje te punkty.
NAS, serwery plików i magazyny w chmurze przez SFTP, WebDAV lub S3, bez przenoszenia plików.
Typ dokumentu, kierunek, język i nadawca są rozpoznawane z treści, a nie z nazwy pliku.
Dla każdego rozpoznanego typu system sugeruje folder, metadane i okres przechowywania.
Typy, które istnieją tylko w Państwa firmie, tworzą Państwo samodzielnie, z regułami i wyzwalaczami przepływu pracy.
Klienci, działy i projekty pozostają oddzielone, z własnymi prawami i osobnym przechowywaniem.
Nowe wersje trafiają do tego samego dokumentu, każda wersja pozostaje porównywalna i możliwa do przywrócenia.
Semantycznie, w pełnym tekście i w tekście OCR, również poza granicami językowymi i archiwizacyjnymi.
Kto, kiedy i co zarchiwizował, otworzył lub zmienił, jest dokładnie odnotowane w ścieżce audytu.
Czym PaperOffice to rozwiązuje
Porządek nie powstaje przez jednorazowy projekt, ale przez elementy, które pracują każdego dnia.
Bezpieczeństwo i zgodność
Gdy wszystkie dokumenty spływają w jedno miejsce, muszą być zgodne prawa, miejsce przechowywania i historia.
Pytania dotyczące archiwizacji
Nie. Stan magazynowy jest odczytywany w obecnej formie. Typ, nadawca, data i odniesienia pochodzą z treści dokumentu, a nie z nazwy pliku. Sortowanie odbywa się po odczycie, a nie przed nim.
Niekoniecznie. Mounty magazynu łączą NAS, serwery plików i chmurę: Pliki pozostają u Państwa, PaperOffice przechowuje indeks, metadane i wyniki AI. Kto chce przenieść pliki, korzysta zamiast tego z importu.
Nazwa pliku nie decyduje już o archiwizacji. Wiele wersji tego samego dokumentu można prowadzić jako wersje przy jednym dokumencie, zamiast leżeć obok siebie jako oddzielne pliki.
Zależy to od ilości i liczby stron. Pierwszy przebieg pracuje jako partia w tle, nowe dokumenty są przetwarzane równolegle od pierwszego dnia. Postęp można śledzić w protokole połączenia dla każdego miejsca.
Tak. Workspace'y oddzielają stany magazynowe wraz z uprawnieniami, lokalizacją, głębokością przetwarzania i okresem retencji. Pracownik widzi tylko workspace'y, do których ma uprawnienia.
Nie znikają one, lecz trafiają na listę kontrolną. Tam decyduje człowiek, a decyzję tę można wykorzystać jako regułę dla następnego podobnego przypadku.
Tak. Oprócz rozpoznanych typów standardowych tworzą Państwo własne typy z sugestią folderu, okresem retencji i wyzwalaczem workflow. Obowiązują one od następnego dokumentu.
Mierzalne sukcesy naszych klientów
"Korporacyjne zarządzanie dokumentami dla wszystkich naszych operacji górniczych. Klasa światowa."
"Etykiety farmaceutyczne regulowane przez FDA wymagają kompletnej dokumentacji. PaperOffice skrócił nasz proces zatwierdzania z dni do godzin."
"Dokumentacja techniczna i przetwarzanie zamówień działają teraz w pełni automatycznie."
"Cyfryzacja zrewolucjonizowała naszą administrację. Zapytania obywateli są teraz przetwarzane w minuty zamiast dni."
"Dokumentacja pacjentów, wyniki badań i skierowania są automatycznie rejestrowane i klasyfikowane. Nasz zespół medyczny ma wreszcie czas dla pacjentów."
"8 000 pracowników, tysiące dokumentów gości dziennie. PaperOffice całkowicie zdigitalizował nasze procesy back-office."
"Wnioski kredytowe i dokumenty zgodności są teraz przetwarzane w minuty zamiast godzin. Kontrola regulacyjna przebiega w pełni automatycznie."
"Dokumentacja projektów budowlanych i zgodność są teraz cyfrowe i śledzone."
"Formularze zameldowania, faktury i komunikacja z gośćmi są w pełni cyfrowe. Nasz zespół konsjerżów koncentruje się teraz na doskonałej obsłudze."
"Rozliczenia stacji paliw, dokumenty dostawców i dokumentacja zgodności z ponad 250 stacji są automatycznie przetwarzane i archiwizowane."
"Dokumentacja zgodna z GMP dla farmaceutycznych etykiet funkcyjnych przebiega teraz w pełni automatycznie. Ścieżki audytu są kompletne i natychmiast dostępne."
"Plany budowlane, pozwolenia i teczki klientów naszych domów drewnianych są teraz zarządzane centralnie. W 6. pokoleniu wreszcie bez papieru."
"Umowy z dostawcami, certyfikaty i dokumenty celne dla setek palarni na całym świecie są automatycznie rejestrowane i przypisywane do właściwego produktu."
"Dowody temperatury, listy przewozowe CMR i certyfikaty żywnościowe są automatycznie skanowane i przypisywane do zamówienia. Błędne przypisania to już przeszłość."
"Zezwolenia na transport ciężki, plany tras i dokumentacja projektu są teraz natychmiast dostępne cyfrowo. Koniec z przeszukiwaniem segregatorów."
"Dokumenty celne, kwity magazynowe i zlecenia spedycyjne dla naszej sieci w Europie Wschodniej są automatycznie klasyfikowane. Cztery pokolenia logistyki, wreszcie cyfrowo."
"Specyfikacje druku, zatwierdzenia klientów i certyfikaty materiałowe są teraz dostępne centralnie. Wskaźnik błędów w produkcji spadł niemal do zera."
"Certyfikaty zrównoważonego rozwoju, umowy z dostawcami i specyfikacje klientów są przetwarzane automatycznie. Szwajcarska precyzja, teraz także cyfrowo."
"Pozwolenia na budowę, umowy z podwykonawcami i protokoły odbioru naszych nieruchomości komercyjnych są teraz w pełni udokumentowane cyfrowo."
"Umowy kupna, prospekty i teczki klientów z ponad 30 lat liderowania na rynku są teraz przeszukiwalne cyfrowo. Każdy agent znajduje wszystko w sekundy."
"Dokumenty frachtu morskiego, deklaracje celne i konosamenty są rejestrowane automatycznie. Logistyka na Bałtyku nigdy nie była tak wydajna."
"Tysiące zleceń na niestandardowe opakowania tygodniowo z zatwierdzeniami projektów, danymi do druku i dokumentami dostawy. PaperOffice spina to wszystko."
"Dokumentacja laboratorium patologii i certyfikacje urządzeń przebiegają teraz w pełni automatycznie. Pełna identyfikowalność każdego preparatu."
"Dokumentacja kredytowa, dokumenty zabezpieczeń i korespondencja z klientami są przetwarzane w minuty zamiast godzin. Kontrola regulacyjna jest kompletna."
"Specyfikacje techniczne, certyfikaty jakości i protokoły recyklingu dla naszej produkcji stali są dostępne centralnie i natychmiast."
"Specyfikacje etykiet farmaceutycznych i kosmetycznych z wymaganiami regulacyjnymi są automatycznie sprawdzane i zatwierdzane. Koniec z ręcznymi listami kontrolnymi."
"Dokumenty KYC, raporty inwestycyjne i zgłoszenia regulacyjne są klasyfikowane w sekundy. Jako robo-doradca regulowany przez MAS, pełna zgodność jest kluczowa."
"Karty charakterystyki, zezwolenia transportowe i dokumenty ADR dla logistyki chemicznej są przypisywane automatycznie. Zero tolerancji dla błędów."
"Certyfikaty autentyczności, dowody dostawców i gwarancje klientów dla naszych kolekcji pereł są automatycznie archiwizowane i natychmiast dostępne."
"Wnioski kredytowe dla MŚP, dokumenty zabezpieczające i raporty regulacyjne są klasyfikowane automatycznie. Nasi doradcy mają więcej czasu na obsługę klienta."
"Akta klientów z ponad 135-letniej historii banku są sukcesywnie digitalizowane. 5 000 pracowników ma teraz natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów."
"Wnioski o mikrokredyty i dokumenty zgodności dla milionów klientów są teraz przetwarzane w minuty zamiast dni. To przełom dla włączenia finansowego."
"Setki tysięcy dowodów dostawy i dokumentów zwrotnych dziennie jest przetwarzanych automatycznie. Wiodący logistyk e-commerce w Wietnamie, teraz bez papieru."
"Protokoły produkcji CNC, certyfikaty materiałowe i specyfikacje klientów dla projektów naftowych, gazowych i lotniczych są teraz w pełni udokumentowane cyfrowo."
"Wizja 2030 wymaga pełnej cyfryzacji. PaperOffice przetwarza dokumenty rządowe dla cyfrowego szkieletu Arabii Saudyjskiej."
"Atesty materiałowe, protokoły hartowania i specyfikacje klientów są automatycznie przypisywane do właściwego zamówienia. Jedyny producent Q&T w Australii, teraz bez papieru."
"Protokoły spoin, obliczenia statyczne i plany projektowe są zarządzane cyfrowo. Nasze zespoły warsztatowe mają dostęp w czasie rzeczywistym."
"Certyfikaty lotnicze, programy CNC i tolerancje klientów są automatycznie klasyfikowane. Zgodność z AS9100 nigdy nie była tak prosta."
"Umowy z handlowcami, dokumenty KYC i dowody transakcji dla setek tysięcy MŚP są przetwarzane w sekundy. Rewolucja płatnicza w Meksyku, bez papieru."
"Dokumentacja zbiorów, certyfikaty eksportowe i protokoły jakości dla naszych wysokogórskich Malbeków są automatycznie archiwizowane. 120 lat tradycji winiarskiej, teraz cyfrowo."
"Miliony weryfikacji użytkowników i dokumentów regulacyjnych są przetwarzane w pełni automatycznie. Skalowanie bez papieru."
"Dokumenty onboardingowe handlowców i dowody zgodności dla wiodącego dostawcy płatności w Afryce są przetwarzane w minuty zamiast dni."
"Certyfikaty ekologiczne, audyty dostawców i etykiety produktów dla tysięcy produktów naturalnych są automatycznie sprawdzane i archiwizowane."
"Dokumenty regulacyjne z 33 krajów afrykańskich, umowy partnerskie i ścieżki audytu są zarządzane w pełni automatycznie. Enterprise DMS dla fintechu o wartości 3 mld USD."
"Recepty i zarządzanie lekami działają teraz w pełni automatycznie. Więcej czasu dla naszych pacjentów."
"Wielowiekowe dokumenty są teraz cyfrowo przeszukiwalne. Kamień milowy dla naszych archiwów historycznych."
"Nasi opiekunowie mają wreszcie więcej czasu dla mieszkańców zamiast na papierkową robotę."
"500 000+ akt zdigitalizowanych. Nasi pracownicy teraz natychmiast znajdują wszystkie informacje."
"Zarządzanie dokumentacją medyczną jest teraz dziecinnie proste. Wszystko automatycznie rejestrowane i archiwizowane."
"Dokumentacja spadkowa jest teraz wydajna i bezbłędna."
"Cyfrowe zarządzanie nieruchomościami dla wszystkich naszych kompleksów mieszkalnych. Najemcy i właściciele są zachwyceni."
"Dzięki PaperOffice przyspieszyliśmy przetwarzanie faktur o 99%. Sztuczna inteligencja automatycznie rozpoznaje wszystkie istotne dane i poprawnie je przypisuje."
"PaperOffice stał się nieodzownym elementem naszej codziennej pracy. Zamówienia, oferty i faktury przebiegają teraz automatycznie."
"Dokumentacja naszych usług opiekuńczych jest teraz cyfrowa i zautomatyzowana. Więcej czasu dla naszych pacjentów."
"Rysunki techniczne, listy części i protokoły jakości są natychmiast mierzalne. Wyszukiwanie, które wcześniej trwało 30 minut, zajmuje teraz 30 sekund."
"Dokumenty klientów, decyzje podatkowe i sprawozdania finansowe są automatycznie sortowane i przypisywane do właściwego klienta. Chaos w dokumentach to przeszłość."
"Dokumentacja projektowa, umowy SLA i komunikacja z klientami w naszych projektach doradztwa IT są automatycznie klasyfikowane i archiwizowane."
Gdzie chcą Państwo wypróbować PaperOffice?
Wersja testowa jest gotowa
Gdzie chcą Państwo zacząć?
Pełny workspace jest zoptymalizowany pod kątem komputera. Wersja mobilna nadaje się do przechwytywania, sprawdzania i udostępniania dokumentów.
app.paperoffice.aiRozpocznijcie na komputerze
Osobisty link dostępu zostanie wysłany na podany adres e-mail.
Otwórzcie PaperOffice Mobile
Przechwytujcie i edytujcie dokumenty bezpośrednio na smartfonie.
Otwórzcie wersję mobilną