Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, wiodący dostawca rozwiązań opakowaniowych, zrewolucjonizował proces od zamówienia do gotówki dzięki w pełni zautomatyzowanemu przetwarzaniu dokumentów.
Zaufanie wiodących firm na całym świecie
Jedyny oficjalny DMS
Sytuacja
Ritter Verpackungen przetwarza ponad 500 zamówień dziennie, każde generuje wiele dokumentów: potwierdzenia zamówień, zlecenia produkcyjne, dokumenty dostaw i faktury. Ręczne obsługiwanie tej ilości dokumentów pochłaniało znaczne zasoby administracyjne.
Przy napiętych harmonogramach dostaw i wymagających klientach z branży motoryzacyjnej i spożywczej, każda zwłoka w przetwarzaniu dokumentów bezpośrednio wpływała na satysfakcję klientów i przepływ gotówki.
Zespół księgowy spędzał ponad 3 godziny dziennie na ręcznym wprowadzaniu danych z dokumentów dostaw do faktur, często pracując w nadgodzinach, aby dotrzymać terminów na koniec miesiąca.
Zatrudnialiśmy dodatkowy personel tylko po to, by obsługiwać dokumentację. Nasi wykwalifikowani pracownicy wykonywali powtarzalne wprowadzanie danych zamiast pracy dodającej wartość.
Wyzwanie & Rozwiązanie
Wyzwania
- 500+ dziennych zamówień generujących tysiące dokumentów tygodniowo
- Ponad 3 godziny dziennie ręcznego wprowadzania danych z dokumentów dostaw do faktur
- Częste błędy przy ręcznym tworzeniu faktur (2-3% wskaźnik błędów)
- Opóźnione fakturowanie wpływające na przepływ gotówki
- Trudności w dopasowywaniu dostaw do zamówień podczas sporów
Rozwiązania z PaperOffice
- Ekstrakcja danych z dokumentów dostaw i zamówień oparta na AI
- Automatyczne generowanie faktur na podstawie potwierdzeń dostaw
- Inteligentne dopasowywanie zamówień, dostaw i faktur
- Śledzenie dokumentów w czasie rzeczywistym w całym cyklu zamówienia
- Automatyczne archiwizowanie z pełnym śladem audytowym dla zgodności
Proces wdrożenia
Mierzalne wyniki
Przed vs. Po
PaperOffice wyeliminował nasze zaległości dokumentacyjne w ciągu tygodni. Nasz zespół księgowy skupia się teraz na analizie i obsłudze klienta zamiast na wprowadzaniu danych. Zwrot z inwestycji był widoczny już w pierwszym kwartale.
Dlaczego PaperOffice?
Automatyzuj przetwarzanie dokumentów
Dowiedz się, jak PaperOffice pomaga firmom produkcyjnym wyeliminować ręczną obsługę dokumentów.