Skrzynka odbiorcza, która myśli razem z Tobą: PaperOffice AI w n8n, krok po kroku

Dzień dobry i witamy w Akademii PaperOffice AI. W tym odcinku zbudujemy inteligentną skrzynkę odbiorczą w n8n, która myśli razem z Państwem. Przychodzi partia skanów, a na końcu każdy dokument zostaje rozpoznany, posortowany, zweryfikowany i powiązany z zamówieniem. W przypadku niezgodności decyzję podejmuje człowiek.

Wynik na początek: rzeczywiste uruchomienie, w którym decydują ludzie

Zanim zaczniemy cokolwiek budować, spójrzmy najpierw na wynik. Prawdziwe uruchomienie. Następnie zbudujemy to krok po kroku. Naszym przykładem jest skanowanie wsadowe składające się z sześciu stron: jedno zamówienie dostawy, jedna faktura dostawcy oraz cztery faktury. Na jednej z nich nagle pojawia się nowy numer konta bankowego. Wysyłam skan wsadowy do webhooka. Sześć stron w jednym pliku PDF, dokładnie tak, jak wychodzą ze skanera. Na liście uruchomień rozpoczyna się proces. Moduł Split oddziela dokumenty, IDP odczytuje pola, a każda oznaczona faktura przechodzi przez sprawdzenie Ultra. Zajmuje to kilka minut, więc przyspieszam czas. Uruchomienie rozpoznało sześć dokumentów, sklasyfikowało je i dopasowało zamówienia. Dla każdego dokumentu z powodem oczekuje teraz zadanie. Workflow śpi i czeka na nas. W PaperOffice zadania są wymienione pod sekcją Human in the Loop, każde z podanym powodem. PaperOffice już zna tę fakturę. Jest to druga kopia faktury od firmy Iberica, z pieczątką potwierdzenia odbioru. Workflow zgłasza duplikat, a widok przeglądu wskazuje oryginał. Odrzucam ją, podając powód. Dla tej faktury sprawdzenie raportuje wysokie ryzyko oszustwa: dostawca podaje nowe konto bankowe. Przy wyniku siedem dokument jest automatycznie izolowany (quarantine). Odrzucam również tę pozycję. Faktura na czterdzieści siedem tysięcy pięćset euro nie wzbudza zastrzeżeń. Zanim ją zatwierdzę, potwierdzam wyodrębnione pola. Następnie: Zatwierdź. Pozostałe trzy zadania rozstrzygam w ten sam sposób. Każda decyzja budzi uruchomienie poprzez drugi webhook. Po ostatnim jest ono zakończone: około trzydziestu minut, z czego większość czasu minęła na czekaniu na nas. Wynik w PaperOffice: zatwierdzone dokumenty znajdują się w Northstar Documents, a faktury są zabezpieczone przed zmianami do końca 2036 roku. W sekcji Activities znajduje się notatka workflow. Duplikat znajduje się w Quarantine Workspace, z nałożonym zakazem usuwania (legal hold) oraz notatką. Nie można go już usunąć. I właśnie taki skrzynkę odbiorczą budujemy teraz, krok po kroku, za pomocą zwykłych węzłów HTTP w n8n. Dziesięć etapów.

Etap 1 z 10: Dane wejściowe

Pierwszy etap to dane wejściowe. Przygotowałem węzły dla każdego etapu. Wklejam je i ustawiam w odpowiednich miejscach. Webhook odbiera plik poprzez metodę POST. Jest chroniony przez uwierzytelnianie nagłówków (Header-Auth): tylko ci, którzy przesyłają poprawny klucz w nagłówku, otrzymują dostęp. Odpowiedzi nie są automatyczne, lecz obsługiwane przez dedykowane węzły odpowiedzi. Jeśli plik jest nieobecny, proces przechodzi bezpośrednio do odpowiedzi, a nadawca natychmiast otrzymuje jasny komunikat o błędzie.

Etap 2 z 10: Split Agent

Drugi etap to Split Agent. Podłączam go do wejścia, konkretnie do gałęzi, w której znajduje się plik. Pojedyncze wywołanie interfejsu API PaperOffice, czyli żądanie POST do interfejsu zadań. Dane uwierzytelniające są przechowywane jako nagłówek Auth w n8n, a nie bezpośrednio w węźle. W ciele żądania znajduje się szablon pdf_ai_split, model ultra, tor przetwarzania, reguła nazewnictwa plików, język oraz oczywiście sam plik. Zadanie wykonuje się w tle. Dlatego workflow co sześć sekund sprawdza status zadania do momentu jego ukończenia. Po podziale partii workflow zwraca kod 202 Accepted i kontynuuje działanie, nie zmuszając nadawcy do oczekiwania.

Etap 3 z 10: Dokument po dokumencie

Trzeci etap odbywa się dokument po dokumencie. Pętla zawsze pobiera dokładnie jeden dokument z wyników Split Agent. Następnie workflow pobiera plik dokumentu za pomocą linku do pobrania.

Etap 4 z 10: IDP Agent

Czwarty etap to IDP Agent. Ponownie jest to pojedyncze wywołanie, tym razem przy użyciu szablonu document_idp. Dla faktur, zamówień dostawcy i listów przewozowych zwracane są następujące pola: dostawca, numer, data, kwoty i pozycje liniowe wraz z ich odpowiednimi lokalizacjami w oryginalnym dokumencie.

Etap 5 z 10: Archiwizacja + Knowledge Graph

Etap pięć: Archiwizowanie i Knowledge Graph. dokument-put umieszcza dokument w Workspace n8n Zakupach. procurement_bind następnie łączy fakturę z dowodem dostawy z ich zamówieniem, wykorzystując numer zamówienia zakupu, który znalazł IDP Agent.

Etap 6 z 10: AI-DMS Ultra

Etap sześć to AI-DMS Ultra. Nie każdy dokument wymaga pełnej analizy; dlatego dostarczone są tutaj reguły. Kwota przekraczająca 1 000 euro, niezgodność typu dokumentu, brak obowiązkowej kwoty lub odchylenie w trójstronnym dopasowaniu. Jeśli zastosowanie ma jakaś reguła, przepływ pracy zleca Ultra dokładnie dla tego dokumentu.

Etap 7 z 10: Zadanie audytu i przeglądu

Etap siedem: zadanie audytu i przeglądu. Przepływ pracy odczytuje ryzyko oszustwa oraz jego uzasadnienie z dokumentu. Następnie poprzez interfejs zadań tworzy zadanie dla człowieka: określając, kto je przegląda, termin wykonania, poziom pilności oraz powiązany dokument. Tutaj parser osiąga swoje granice. OCR LlamaParse i Mistral dostarczają tekst i strukturę. Nie obejmują one procesu weryfikacji z zadaniem, przydzieleniem, terminem i dowodem. Należy to zbudować samodzielnie.

Etap 8 z 10: Trójstronne dopasowanie

Etapta ósma to trójstronne dopasowanie. Pętla ma dwa wyjścia. Pierwsze z nich uruchamia się, gdy wszystkie dokumenty są gotowe. Podłączamy je do funkcji trójstronnego dopasowania. Procurement_review sprawdza każdą transakcję: czy zamówienie zakupu, faktura dostawy i faktura handlowa są zgodne pod względem kwoty nagłówka oraz pozycji? W przypadku jakichkolwiek odchylek generowane jest również zadanie.

Etap 9 z 10: Oczekiwanie na człowieka

Etap dziewiąty: Oczekiwanie na człowieka. Przepływ pracy rejestruje się pod adresem PaperOffice i następnie przechodzi w stan uśpienia bez limitu czasowego. Gdy zapadnie decyzja w PaperOffice, PaperOffice przekazuje tę decyzję do drugiego webhooka. Wyszukuje on, które uruchomienie oczekuje na to zadanie i je aktywuje.

Etap 10 z 10: Zastosowanie decyzji

Etap dziesiąty stosuje decyzję. W przypadku zatwierdzenia workflow zdymisjonuje blokadę audytową, używając zatwierdzonego zadania jako dowodu. Następnie dokument przenosi się do Northstar Documents Workspace, a faktury są zabezpieczane przed zmianami, z okresem retencji zaczynającym się pod koniec roku. W przypadku odrzucenia dokument pozostaje zablokowany i otrzymuje status Legal Hold. W obu przypadkach workflow zapisuje notatkę do pliku, a następnie czeka na kolejną decyzję. Dziesięć etapów, jeden workflow i wszystko działa na jednej platformie: jeden kontrakt, dane w UE, bez podwykonawców. Dane wchodzą, dane wychodzą. A gdy dokumenty trafią do PaperOffice, możliwe jest jeszcze więcej bez dodawania nowego komponentu: agent telefoniczny, pytania z Claude lub ChatGPT przez MCP, wyszukiwanie oraz workflow w aplikacji. W nadchodzących odcinkach przyjrzymy się bliżej poszczególnym agentom, takim jak Split, IDP i Redact. Do usłyszenia: Życzymy powodzenia w budowaniu.