Unificar conocimiento
Las preguntas frecuentes, artículos, fragmentos y contenidos de su sitio web se incorporan a la base de conocimientos, junto con la lista de precios y los pedidos. Lo que no figura allí tampoco se afirmará.
Proceso de servicio al cliente
Las solicitudes llegan a través del chat web, el portal y el teléfono. PaperOffice las responde con su propio conocimiento.
El agente vincula sus fuentes. Lo que no puede responder se convierte en un ticket con historial para su equipo.
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
Cómo funciona
La diferencia con un chatbot convencional radica en la base: El agente solo responde basándose en su conocimiento y datos comerciales.
Las preguntas frecuentes, artículos, fragmentos y contenidos de su sitio web se incorporan a la base de conocimientos, junto con la lista de precios y los pedidos. Lo que no figura allí tampoco se afirmará.
El agente reconoce el idioma, busca los pasajes correspondientes en el conocimiento y solo indica el estado del pedido tras verificar el número de pedido y el código postal.
Si la base es suficiente, el agente responde e incluye un enlace a la fuente. Si no lo es, los clientes envían una solicitud que llega al sistema de gestión de incidencias como un ticket con todo el historial.
Lo que cubre la solución
El buen servicio rara vez falla por falta de voluntad, sino por canales distribuidos y conocimiento disperso.
El chat web, el portal y el teléfono convergen en una única vista de tickets, en lugar de buzones separados.
La base son sus preguntas frecuentes, artículos, fragmentos y contenidos del sitio web, junto con precios y pedidos, no conocimientos generales de la red.
Las respuestas procedentes de su sitio web enlazan a la página correspondiente para que los clientes y el equipo puedan verificarlas.
En caso de duda, reclamación o caso especial, los clientes envían una solicitud y su equipo se hace cargo con todo el historial.
Si el chat web no puede ayudar, la solicitud se convierte en un ticket con todo el historial del chat en la ayuda técnica.
Los mensajes, borradores, notas y cambios de estado están disponibles con su fecha y hora en el historial del ticket.
En las instrucciones, usted define los temas que el agente no debe responder. Él no ve Workspaces ni documentos.
Fuera del horario de servicio, el agente sigue funcionando; las solicitudes se presentan por la mañana como tickets.
Cómo PaperOffice lo resuelve
Los componentes se interconectan: un estado de conocimiento, una visión general de las tareas, independientemente del canal por el que llegó la solicitud.
Seguridad y cumplimiento
En el servicio convergen nombres, direcciones, contratos y quejas. El acceso está limitado y registrado.
Preguntas sobre el servicio al cliente
Desde su conocimiento: artículos, FAQ y contenidos del sitio web de las bases de conocimientos que usted le asigna, además de precios y pedidos procedentes de sus datos comerciales. Enlaza fuentes del sitio web para que los clientes puedan consultarlas.
Entonces no responde por sospecha. Ofrece una solicitud a su equipo; el ticket llega con todo el historial, y la laguna en el conocimiento se puede completar como un artículo posterior.
Usted escribe los artículos y las FAQ directamente en la base de conocimientos; las fuentes del sitio web se leen regularmente desde su sitio web. Los artículos nuevos y modificados están disponibles tras unos pocos minutos.
Reconoce el idioma de la consulta y responde en él, incluso si su conocimiento está solo en un idioma. Para artículos de la base de conocimiento se pueden gestionar versiones lingüísticas.
En el chat del sitio web, responde preguntas basadas en sus bases de conocimiento y, con datos empresariales conectados, también proporciona el estado de los pedidos y los precios. Su equipo gestiona los tickets en el helpdesk, utilizando borradores de respuesta del Ticket Copilot.
El panel del helpdesk muestra tickets vencidos, no asignados y urgentes, una tendencia de 7 días, la carga de trabajo del equipo y los principales riesgos. Cada conversación queda registrada en el registro de chat para su consulta posterior.
Las conversaciones y los tickets se almacenan en su propio centro de datos en la UE. El chat del sitio web no ve Workspaces, y los datos personales en los documentos se pueden censurar antes de la entrega a terceros.
Casos de éxito
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Éxitos medibles de nuestros clientes
"Gestión empresarial de documentos para todas nuestras operaciones mineras. De clase mundial."
"Las etiquetas farmacéuticas reguladas por la FDA requieren una documentación impecable. PaperOffice ha reducido nuestro proceso de aprobación de días a horas."
"La documentación técnica y el procesamiento de pedidos ahora funcionan de forma totalmente automática."
"La digitalización ha revolucionado nuestra administración. Las consultas ciudadanas ahora se procesan en minutos en lugar de días."
"Los expedientes de los pacientes, los informes médicos y las derivaciones se capturan y clasifican automáticamente. Nuestro equipo de práctica finalmente tiene tiempo para sus pacientes."
"8.000 empleados y miles de documentos de huéspedes cada día. PaperOffice ha digitalizado por completo nuestros procesos de back-office."
"Las solicitudes de préstamos y los documentos de cumplimiento ahora se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria está totalmente automatizada."
"La documentación de proyectos de construcción y el cumplimiento ahora son digitales y rastreables."
"Los formularios de registro, las facturas y las comunicaciones con los huéspedes son totalmente digitales. Nuestro equipo de conserjería ahora se centra en brindar un servicio excelente."
"La facturación de las estaciones de servicio, los documentos de los proveedores y los registros de cumplimiento de más de 250 estaciones se procesan y archivan automáticamente."
"La documentación relevante para GMP de las etiquetas funcionales farmacéuticas ahora está automatizada. Los registros de auditoría son impecables y accesibles al instante."
"Los planos, permisos y expedientes de clientes para nuestras casas de madera ahora se gestionan de forma centralizada. Después de seis generaciones, finalmente no utilizamos papel."
"Los contratos de proveedores, certificados y documentos de aduana para cientos de tostaderos en todo el mundo se capturan y asignan automáticamente al producto correcto."
"Los registros de temperatura, las cartas de porte CMR y los certificados de alimentos se escanean y asignan automáticamente al pedido. Las asignaciones incorrectas son cosa del pasado."
"Los permisos de transporte pesado, los planes de ruta y la documentación del proyecto ahora son accesibles digitalmente al instante. No más búsquedas en carpetas."
"Los documentos de aduana, los recibos de almacén y las órdenes de envío de nuestra red de Europa del Este se clasifican automáticamente. Cuatro generaciones de logística, finalmente digitales."
"Las especificaciones de impresión, las aprobaciones de los clientes y los certificados de materiales ahora son accesibles de forma centralizada. La tasa de errores de producción ha caído casi a cero."
"Los certificados de sostenibilidad, los contratos de proveedores y las especificaciones de los clientes se procesan automáticamente. Precisión suiza, ahora también digital."
"Los permisos de construcción, los contratos de subcontratistas y los protocolos de aceptación de nuestras propiedades comerciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Los contratos de compra, los dossieres y los expedientes de clientes de más de 30 años de liderazgo en el mercado ahora se pueden buscar digitalmente. Cada agente encuentra todo en segundos."
"Los documentos de flete marítimo, las declaraciones de aduana y los conocimientos de embarque se capturan automáticamente. La logística del Mar Báltico nunca ha sido tan eficiente."
"Miles de pedidos de embalaje personalizados por semana, incluidas las aprobaciones de diseño, los datos de impresión y los documentos de entrega. PaperOffice lo mantiene todo unido."
"La documentación del laboratorio de patología y las certificaciones de los dispositivos ahora están totalmente automatizadas. Trazabilidad impecable para cada muestra."
"Los documentos de préstamo, los documentos de garantía y la correspondencia con los clientes se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria es impecable."
"Las especificaciones técnicas, los certificados de calidad y los protocolos de reciclaje para nuestra producción de acero son centrales y accesibles al instante."
"Las especificaciones de las etiquetas farmacéuticas y cosméticas con requisitos reglamentarios se verifican y aprueban automáticamente. No más listas de verificación manuales."
"Los documentos KYC, los informes de inversión y las presentaciones regulatorias se clasifican en segundos. Como robo-advisor regulado por la MAS, el cumplimiento impecable es esencial."
"Las fichas de datos de seguridad, los permisos de transporte y los documentos ADR para la logística química se asignan automáticamente. Tolerancia cero para los errores."
"Los certificados de autenticidad, los registros de proveedores y las garantías de los clientes para nuestras colecciones de perlas se archivan automáticamente y son accesibles al instante."
"Las solicitudes de préstamo para PYMES, los documentos de garantía y los informes regulatorios se clasifican automáticamente. Nuestros asesores tienen más tiempo para el asesoramiento al cliente."
"Los expedientes de clientes de más de 135 años de historia bancaria se están digitalizando sucesivamente. 5.000 empleados ahora tienen acceso instantáneo a todos los documentos."
"Las solicitudes de microcréditos y los documentos de cumplimiento para millones de clientes ahora se procesan en minutos en lugar de días. Un cambio radical para la inclusión financiera."
"Cientos de miles de albaranes de entrega y hojas de devolución por día se procesan automáticamente. El proveedor de logística de comercio electrónico líder de Vietnam, ahora sin papel."
"Los protocolos de fabricación CNC, los certificados de materiales y las especificaciones de los clientes para proyectos de petróleo, gas y aeroespaciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Visión 2030 requiere una digitalización completa. PaperOffice procesa documentos gubernamentales para la infraestructura digital de Arabia Saudita."
"Los certificados de materiales, los protocolos de endurecimiento y las especificaciones de los clientes se asignan automáticamente al pedido correcto. El único fabricante de Q&T de Australia, ahora sin papel."
"Los protocolos de costura de soldadura, los cálculos estructurales y los planes de proyecto se gestionan digitalmente. Nuestros equipos de taller tienen acceso en tiempo real."
"Los certificados aeroespaciales, los programas CNC y las tolerancias de los clientes se clasifican automáticamente. Las evidencias de AS9100 nunca habían estado tan a mano."
"Los contratos de comerciantes, los documentos KYC y los recibos de transacciones para cientos de miles de PYMES se procesan en segundos. La revolución de los pagos en México, sin papel."
"La documentación de la cosecha, los certificados de exportación y los protocolos de calidad para nuestros Malbec de altura se archivan automáticamente. 120 años de tradición vitivinícola, ahora digital."
"Millones de verificaciones de usuarios y documentos regulatorios se procesan de forma totalmente automática. Escalando sin papel."
"Los documentos de incorporación de comerciantes y los registros de cumplimiento para el proveedor de pagos líder de África se procesan en minutos en lugar de días."
"Los certificados orgánicos, las auditorías de proveedores y las etiquetas de productos para miles de productos naturales se verifican y archivan automáticamente."
"Los documentos regulatorios de 33 países africanos, los contratos de socios y los registros de auditoría se gestionan de forma totalmente automática. Un DMS empresarial para una fintech de 3.000 millones de dólares."
"Las recetas y la gestión de medicamentos ahora funcionan de forma totalmente automática. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Documentos centenarios ahora son buscables digitalmente. Un hito para nuestros archivos históricos."
"Nuestros cuidadores finalmente tienen más tiempo para los residentes en lugar del papeleo."
"Más de 500.000 expedientes digitalizados. Nuestros agentes ahora encuentran toda la información al instante."
"La gestión de historiales médicos ahora es muy fácil. Todo se captura y archiva automáticamente."
"La documentación de herencias y patrimonios ahora es eficiente y sin errores."
"Gestión digital de propiedades para todos nuestros complejos residenciales. Inquilinos y propietarios están encantados."
"Con PaperOffice, hemos acelerado el procesamiento de nuestras facturas en un 99 %. La IA reconoce automáticamente todos los datos relevantes y los asigna correctamente."
"PaperOffice se ha vuelto indispensable para nuestro trabajo diario. Los pedidos, presupuestos y facturas ahora están automatizados."
"La documentación de nuestros servicios de atención es ahora digital y automatizada. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Los planos técnicos, las listas de materiales y los protocolos de calidad se pueden buscar al instante. Una búsqueda que antes tardaba 30 minutos ahora tarda 30 segundos."
"Los recibos de los clientes, las liquidaciones de impuestos y los estados financieros anuales se clasifican y asignan automáticamente al cliente correcto. El caos de los recibos es cosa del pasado."
"La documentación del proyecto, los SLA y la comunicación con el cliente para nuestros proyectos de consultoría de TI se clasifican y archivan automáticamente."
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