Escanear, firmar y chat de IA
Mobile App
La aplicación móvil se acopla a su cuenta mediante código QR y lleva escáner, firma, chat y documentos al teléfono.
Energía y Gasolineras · Osnabrück, Alemania
Q1 Energie AG
Q1 Energie AG opera más de 250 gasolineras en Alemania. Con PaperOffice AI, el procesamiento de facturas de proveedores, documentos de cumplimiento y liquidaciones de estaciones se aceleró en un 78%.
- 78%Procesamiento más rápido
- 250+Estaciones conectadas
- 15.000+Recibos/mes automatizados
- 99,7%Precisión de reconocimiento
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
ASOCIACIÓN OEM
Los gigantes del hardware eligen exclusivamente PaperOffice.
Único partner oficial de DMS para QNAP: app Classic, AI BYOS.
MásISO/IEC 27001
CERTIFICADO
SOC 2 Type 2
EN PREPARACIÓN
Único partner oficial de DMS para ASUSTOR: app Classic, AI BYOS.
MásLa situación
Q1 Energie AG gestiona una red de más de 250 gasolineras con flujos diarios de recibos de facturas de proveedores, protocolos de mantenimiento, pruebas de calibración y documentos de cumplimiento.
Cada estación genera un promedio de 40 a 60 documentos por semana. El registro y la asignación manual consumían importantes recursos de personal en la sede central.
Los requisitos regulatorios del sector energético exigen una trazabilidad completa de todos los recibos con períodos de conservación de hasta 10 años.
Con más de 250 estaciones y 60 documentos por semana por estación, estamos hablando de más de 15.000 recibos mensuales. Procesar eso manualmente ya no era sostenible.
Desafío & Solución
Desafíos
- Más de 15.000 recibos mensuales de más de 250 gasolineras
- Tipos de documentos heterogéneos: facturas, protocolos de calibración, informes de mantenimiento
- Obligaciones de conservación regulatoria de hasta 10 años
- Asignación manual de recibos a estaciones individuales y centros de costos
- Retrasos en la facturación mensual debido a la falta de recibos
Soluciones con PaperOffice
- Clasificación automática y extracción de datos asistida por IA
- Asignación automática a estaciones mediante números de estación reconocidos por OCR
- Archivado a largo plazo a prueba de revisiones como base para el GoBD
- Panel de control en tiempo real para el estado de los recibos de todas las estaciones
- Entrega al sistema de contabilidad SAP y al sistema interno ERP mediante API/Webhook, implementado conjuntamente con el cliente
Q1 Energie AG
El proceso de implementación
Semana 1-2
Análisis
Registro de todos los tipos de documentos y flujos de recibos de la red de gasolineras.
Semana 3-4
Entrenamiento de IA
Entrenamiento de los modelos de clasificación para recibos específicos de gasolineras.
Semana 5-6
Integración
Entrega al sistema SAP y a los sistemas internos mediante API/Webhook, implementado conjuntamente con el cliente; operación piloto con 20 estaciones.
Semana 7-8
Despliegue
Despliegue gradual en las más de 250 estaciones con formación.
Q1 Energie AG
Resultados medibles
78%
procesamiento más rápido
250+
Estaciones conectadas
15.000+
recibos/mes
99,7%
Precisión de reconocimiento
Antes vs. Después
Métrica
Antes
Después
Procesamiento de recibos
3-5 días
< 1 día
Cierre mensual
12 días hábiles
4 días hábiles
Recibos faltantes
8-12% mensual
< 0,5%
Asignación manual
3 FTE tiempo completo
Totalmente automático
Auditoría de cumplimiento
2-3 semanas
2 días
PaperOffice ha transformado nuestro procesamiento de recibos de un cuello de botella permanente a un proceso de automatización fluido. 250 estaciones, un sistema.
Por qué PaperOffice?
Experiencia en el sector energético
Optimizado específicamente para los requisitos de redes de gasolineras y proveedores de energía.
Componentes GoBD
Archivado a prueba de revisiones con documentación completa de la pista de auditoría.
Transparencia en tiempo real
Panel con el estado de los recibos de todas las estaciones en tiempo real.
Optimice su red de gasolineras
Descubra cómo PaperOffice revoluciona los procesos documentales en el sector energético.
