Q1 Energie AG
Q1 Energie AG opera más de 250 gasolineras en Alemania. Con PaperOffice AI, el procesamiento de facturas de proveedores, documentos de cumplimiento y liquidaciones de estaciones se aceleró en un 78%.
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
La situación
Q1 Energie AG gestiona una red de más de 250 gasolineras con flujos diarios de recibos de facturas de proveedores, protocolos de mantenimiento, pruebas de calibración y documentos de cumplimiento.
Cada estación genera un promedio de 40 a 60 documentos por semana. El registro y la asignación manual consumían importantes recursos de personal en la sede central.
Los requisitos regulatorios del sector energético exigen una trazabilidad completa de todos los recibos con períodos de conservación de hasta 10 años.
Con más de 250 estaciones y 60 documentos por semana por estación, estamos hablando de más de 15.000 recibos mensuales. Procesar eso manualmente ya no era sostenible.
Desafío & Solución
Desafíos
- Más de 15.000 recibos mensuales de más de 250 gasolineras
- Tipos de documentos heterogéneos: facturas, protocolos de calibración, informes de mantenimiento
- Obligaciones de conservación regulatoria de hasta 10 años
- Asignación manual de recibos a estaciones individuales y centros de costos
- Retrasos en la facturación mensual debido a la falta de recibos
Soluciones con PaperOffice
- Clasificación automática y extracción de datos asistida por IA
- Asignación automática a estaciones mediante números de estación reconocidos por OCR
- Archivado a largo plazo a prueba de revisiones conforme a GoBD
- Panel de control en tiempo real para el estado de los recibos de todas las estaciones
- Integración con contabilidad SAP y ERP interno
El proceso de implementación
Resultados medibles
Antes vs. Después
PaperOffice ha transformado nuestro procesamiento de recibos de un cuello de botella permanente a un proceso de automatización fluido. 250 estaciones, un sistema.
Por qué PaperOffice?
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