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Elegir nombre, propósito y tipo: Estándar, Business o Compliance. Además, profundidad de procesamiento desde archivo hasta Ultra, ubicación en nube UE o propio montaje de almacenamiento, período de retención e idioma.
Espacios de trabajo · Módulo del AI-DMS
Los espacios de trabajo separan documentos por cliente, departamento o proyecto
Estándar para borradores, Business para contratos y personal, Compliance para industrias reguladas.
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
Cómo funciona
Un espacio de trabajo es más que una carpeta: lleva nivel de seguridad, profundidad de procesamiento, ubicación, retención y derechos.
Elegir nombre, propósito y tipo: Estándar, Business o Compliance. Además, profundidad de procesamiento desde archivo hasta Ultra, ubicación en nube UE o propio montaje de almacenamiento, período de retención e idioma.
Por cada Workspace contraseña, liberación de dos personas o SMS, protección WORM, liberaciones externas con fecha de caducidad, una papelera en Business y Compliance (el estándar elimina definitivamente), en Compliance adicionalmente lista blanca de IP, requisito de 2FA, marcas de agua y cifrado por hardware.
Usuarios y grupos reciben derechos por espacio de trabajo; los agentes y MCP los respetan. Una actualización del nivel es posible en cualquier momento; una reducción no lo es por motivos de cumplimiento.
Capacidades
Lo que establece un espacio de trabajo rige para cada documento dentro, en la aplicación, API y MCP.
Estándar, Business y Compliance, seleccionable por espacio de trabajo, actualizable hacia arriba en cualquier momento.
AES-256 en todas partes, cada archivo se cifra en fragmentos; además, para el cumplimiento normativo se utiliza cifrado por hardware.
Estándar elimina definitivamente; Business y Compliance con papelera y recuperación.
Modo conforme a la normativa por espacio de trabajo, período de retención en años, una vez activado no se puede desactivar.
Contraseña del espacio de trabajo, autorización SMS o de dos personas, autorizaciones externas con vencimiento y acceso telefónico.
Usuarios y grupos con derechos de lectura, escritura y administración por espacio de trabajo.
Nube UE o propio montaje de almacenamiento, establecido por espacio de trabajo.
Cada acceso, cada cambio y cada actualización de nivel registrados.
Comparación
La pregunta es si la seguridad depende del contenido o de todo el sistema.
| Comparación | Autorizaciones de carpeta | Un nivel de seguridad para todo | Espacios de trabajo PaperOffice |
|---|---|---|---|
| Nivel de seguridad | Derechos por carpeta | Todo igual de estricto | Tres niveles por espacio de trabajo |
| Procesamiento | No representado | Global | Profundidad por espacio de trabajo |
| Ubicación de almacenamiento | Una unidad | Un almacenamiento | Nube UE o BYOS por espacio de trabajo |
| Conformidad normativa | Ninguna | Para todos o para ninguno | WORM y plazos por espacio de trabajo |
| Autorización hacia el exterior | Enlace sin control | Cuenta de invitado | Autorización con vencimiento, PIN y teléfono |
curl -X POST \ "https://api.paperoffice.ai/latest/documents/workspaces-create" \ -H "Authorization: Bearer po_ut_YOUR_API_KEY" \ -F "name=Verträge 2026" \ -F "type=department" \ -F "workspace_tier=business" \ -F "ai_dms_mode=premium" \ -F "storage_mode=cloud" curl -X POST \ "https://api.paperoffice.ai/latest/documents/workspaces-update" \ -H "Authorization: Bearer po_ut_YOUR_API_KEY" \ -F "id=1553" \ -F "workspace_tier=compliance" \ -F "is_revision_secure=true" \ -F "retention_years=10" curl -X POST \ "https://api.paperoffice.ai/latest/workspaces/access-check" \ -H "Authorization: Bearer po_ut_YOUR_API_KEY" \ -F "workspace_id=1553" Para desarrolladores
Crear con tipo, profundidad y ubicación; actualizar niveles y activar WORM; verificar acceso y bloqueos.
Nombre, tipo, nivel de seguridad, profundidad de procesamiento, ubicación y retención en una sola llamada.
Aumentar nivel, activar WORM, ampliar plazo, sin degradación.
Espacios de trabajo y verificación de acceso como herramientas en Claude, ChatGPT y Cursor.
Seguridad y cumplimiento normativo
Los derechos, contraseñas, permisos y retención de un espacio de trabajo son los mismos en la aplicación web, la app móvil, la API y MCP. Procesamiento y almacenamiento en nuestros propios centros de datos de la UE.
Preguntas frecuentes
La versión estándar incluye cifrado AES-256 de cada archivo en fragmentos, listas de acceso y eliminación definitiva. Business añade la papelera de reciclaje, activación WORM, contraseña Workspace, liberación mediante SMS o por dos personas y liberaciones externas. El cumplimiento normativo añade cifrado por hardware, lista blanca de IP, obligación de 2FA, marcas de agua y entrega protegida.
Aumentar sí, en cualquier momento. Una degradación no es posible por motivos de cumplimiento normativo, al igual que desactivar WORM.
Profundidad de procesamiento desde archivo hasta Ultra, ubicación en nube UE o propio montaje de almacenamiento, plazo de retención, idioma y derechos para usuarios y grupos.
El acceso al espacio de trabajo debe ser confirmado por una segunda persona autorizada, alternativamente mediante código SMS. Ambas opciones son configurables por espacio de trabajo.
Sí, al compartir el Workspace con una fecha de caducidad y permisos de lectura o escritura, opcionalmente con acceso telefónico. Los usuarios externos solo verán ese Workspace.
Sí. Los agentes de chat, teléfono y tickets, la REST-API y el servidor MCP trabajan con los derechos del espacio de trabajo; no hay acceso especial.
Sí. Crear, modificar, aumentar el nivel y verificar el acceso de espacios de trabajo están disponibles mediante REST-API y en el servidor MCP.
Casos de éxito
Descubra cómo las empresas transformaron sus procesos con PaperOffice AI.
Éxitos medibles de nuestros clientes
"Gestión empresarial de documentos para todas nuestras operaciones mineras. De clase mundial."
"Las etiquetas farmacéuticas reguladas por la FDA requieren una documentación impecable. PaperOffice ha reducido nuestro proceso de aprobación de días a horas."
"La documentación técnica y el procesamiento de pedidos ahora funcionan de forma totalmente automática."
"La digitalización ha revolucionado nuestra administración. Las consultas ciudadanas ahora se procesan en minutos en lugar de días."
"Los expedientes de los pacientes, los informes médicos y las derivaciones se capturan y clasifican automáticamente. Nuestro equipo de práctica finalmente tiene tiempo para sus pacientes."
"8.000 empleados y miles de documentos de huéspedes cada día. PaperOffice ha digitalizado por completo nuestros procesos de back-office."
"Las solicitudes de préstamos y los documentos de cumplimiento ahora se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria está totalmente automatizada."
"La documentación de proyectos de construcción y el cumplimiento ahora son digitales y rastreables."
"Los formularios de registro, las facturas y las comunicaciones con los huéspedes son totalmente digitales. Nuestro equipo de conserjería ahora se centra en brindar un servicio excelente."
"La facturación de las estaciones de servicio, los documentos de los proveedores y los registros de cumplimiento de más de 250 estaciones se procesan y archivan automáticamente."
"La documentación relevante para GMP de las etiquetas funcionales farmacéuticas ahora está automatizada. Los registros de auditoría son impecables y accesibles al instante."
"Los planos, permisos y expedientes de clientes para nuestras casas de madera ahora se gestionan de forma centralizada. Después de seis generaciones, finalmente no utilizamos papel."
"Los contratos de proveedores, certificados y documentos de aduana para cientos de tostaderos en todo el mundo se capturan y asignan automáticamente al producto correcto."
"Los registros de temperatura, las cartas de porte CMR y los certificados de alimentos se escanean y asignan automáticamente al pedido. Las asignaciones incorrectas son cosa del pasado."
"Los permisos de transporte pesado, los planes de ruta y la documentación del proyecto ahora son accesibles digitalmente al instante. No más búsquedas en carpetas."
"Los documentos de aduana, los recibos de almacén y las órdenes de envío de nuestra red de Europa del Este se clasifican automáticamente. Cuatro generaciones de logística, finalmente digitales."
"Las especificaciones de impresión, las aprobaciones de los clientes y los certificados de materiales ahora son accesibles de forma centralizada. La tasa de errores de producción ha caído casi a cero."
"Los certificados de sostenibilidad, los contratos de proveedores y las especificaciones de los clientes se procesan automáticamente. Precisión suiza, ahora también digital."
"Los permisos de construcción, los contratos de subcontratistas y los protocolos de aceptación de nuestras propiedades comerciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Los contratos de compra, los dossieres y los expedientes de clientes de más de 30 años de liderazgo en el mercado ahora se pueden buscar digitalmente. Cada agente encuentra todo en segundos."
"Los documentos de flete marítimo, las declaraciones de aduana y los conocimientos de embarque se capturan automáticamente. La logística del Mar Báltico nunca ha sido tan eficiente."
"Miles de pedidos de embalaje personalizados por semana, incluidas las aprobaciones de diseño, los datos de impresión y los documentos de entrega. PaperOffice lo mantiene todo unido."
"La documentación del laboratorio de patología y las certificaciones de los dispositivos ahora están totalmente automatizadas. Trazabilidad impecable para cada muestra."
"Los documentos de préstamo, los documentos de garantía y la correspondencia con los clientes se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria es impecable."
"Las especificaciones técnicas, los certificados de calidad y los protocolos de reciclaje para nuestra producción de acero son centrales y accesibles al instante."
"Las especificaciones de las etiquetas farmacéuticas y cosméticas con requisitos reglamentarios se verifican y aprueban automáticamente. No más listas de verificación manuales."
"Los documentos KYC, los informes de inversión y las presentaciones regulatorias se clasifican en segundos. Como robo-advisor regulado por la MAS, el cumplimiento impecable es esencial."
"Las fichas de datos de seguridad, los permisos de transporte y los documentos ADR para la logística química se asignan automáticamente. Tolerancia cero para los errores."
"Los certificados de autenticidad, los registros de proveedores y las garantías de los clientes para nuestras colecciones de perlas se archivan automáticamente y son accesibles al instante."
"Las solicitudes de préstamo para PYMES, los documentos de garantía y los informes regulatorios se clasifican automáticamente. Nuestros asesores tienen más tiempo para el asesoramiento al cliente."
"Los expedientes de clientes de más de 135 años de historia bancaria se están digitalizando sucesivamente. 5.000 empleados ahora tienen acceso instantáneo a todos los documentos."
"Las solicitudes de microcréditos y los documentos de cumplimiento para millones de clientes ahora se procesan en minutos en lugar de días. Un cambio radical para la inclusión financiera."
"Cientos de miles de albaranes de entrega y hojas de devolución por día se procesan automáticamente. El proveedor de logística de comercio electrónico líder de Vietnam, ahora sin papel."
"Los protocolos de fabricación CNC, los certificados de materiales y las especificaciones de los clientes para proyectos de petróleo, gas y aeroespaciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Visión 2030 requiere una digitalización completa. PaperOffice procesa documentos gubernamentales para la infraestructura digital de Arabia Saudita."
"Los certificados de materiales, los protocolos de endurecimiento y las especificaciones de los clientes se asignan automáticamente al pedido correcto. El único fabricante de Q&T de Australia, ahora sin papel."
"Los protocolos de costura de soldadura, los cálculos estructurales y los planes de proyecto se gestionan digitalmente. Nuestros equipos de taller tienen acceso en tiempo real."
"Los certificados aeroespaciales, los programas CNC y las tolerancias de los clientes se clasifican automáticamente. Las evidencias de AS9100 nunca habían estado tan a mano."
"Los contratos de comerciantes, los documentos KYC y los recibos de transacciones para cientos de miles de PYMES se procesan en segundos. La revolución de los pagos en México, sin papel."
"La documentación de la cosecha, los certificados de exportación y los protocolos de calidad para nuestros Malbec de altura se archivan automáticamente. 120 años de tradición vitivinícola, ahora digital."
"Millones de verificaciones de usuarios y documentos regulatorios se procesan de forma totalmente automática. Escalando sin papel."
"Los documentos de incorporación de comerciantes y los registros de cumplimiento para el proveedor de pagos líder de África se procesan en minutos en lugar de días."
"Los certificados orgánicos, las auditorías de proveedores y las etiquetas de productos para miles de productos naturales se verifican y archivan automáticamente."
"Los documentos regulatorios de 33 países africanos, los contratos de socios y los registros de auditoría se gestionan de forma totalmente automática. Un DMS empresarial para una fintech de 3.000 millones de dólares."
"Las recetas y la gestión de medicamentos ahora funcionan de forma totalmente automática. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Documentos centenarios ahora son buscables digitalmente. Un hito para nuestros archivos históricos."
"Nuestros cuidadores finalmente tienen más tiempo para los residentes en lugar del papeleo."
"Más de 500.000 expedientes digitalizados. Nuestros agentes ahora encuentran toda la información al instante."
"La gestión de historiales médicos ahora es muy fácil. Todo se captura y archiva automáticamente."
"La documentación de herencias y patrimonios ahora es eficiente y sin errores."
"Gestión digital de propiedades para todos nuestros complejos residenciales. Inquilinos y propietarios están encantados."
"Con PaperOffice, hemos acelerado el procesamiento de nuestras facturas en un 99 %. La IA reconoce automáticamente todos los datos relevantes y los asigna correctamente."
"PaperOffice se ha vuelto indispensable para nuestro trabajo diario. Los pedidos, presupuestos y facturas ahora están automatizados."
"La documentación de nuestros servicios de atención es ahora digital y automatizada. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Los planos técnicos, las listas de materiales y los protocolos de calidad se pueden buscar al instante. Una búsqueda que antes tardaba 30 minutos ahora tarda 30 segundos."
"Los recibos de los clientes, las liquidaciones de impuestos y los estados financieros anuales se clasifican y asignan automáticamente al cliente correcto. El caos de los recibos es cosa del pasado."
"La documentación del proyecto, los SLA y la comunicación con el cliente para nuestros proyectos de consultoría de TI se clasifican y archivan automáticamente."
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