Sus documentos. |
Un Workspace garantiza la separación lógica de datos, permisos de acceso y tipos de Workspace – así mantiene el control total sobre quién puede ver o editar qué documentos.
3 tipos de Workspace para cada necesidad. Desde archivos temporales hasta industrias reguladas – usted decide qué tan seguros deben ser sus documentos.
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
Su bóveda digital – adaptada a cada requisito.
Un Workspace es su entorno de trabajo digital autónomo dentro de PaperOffice, con sus propios documentos, permisos y configuración individual de IA. Piensa en una bóveda de alta seguridad – cada Workspace con su propio candado.
Niveles de protección individuales
Cada Workspace se puede configurar con un tipo propio – Standard, Business o Compliance.
Gestión precisa de accesos
Contraseñas separadas, 2FA, listas blancas de IPs y permisos ACL detallados – completamente independientes y manejables para cada Workspace.
Más de 30 plantillas por industria
Ya sea cliente, proyecto, departamento, caso legal o expediente de personal – utiliza Workspaces especializados para cada contexto, perfectamente estructurados.
IA consciente del contexto
Personalice el procesamiento de documentos con IA de forma individual: elija entre solo almacenamiento, AI-DMS Basic, AI-DMS Premium o Ultra, de forma específica por Workspace.
Workspaces en la práctica – Soluciones por industria
Firmas legales y abogados
1 Workspace = 1 cliente o caso legal
- Tipo Compliance para expedientes judiciales
- Privilegio abogado-cliente mediante ACL
- Rastro forense para transparencia completa
Salud
1 Workspace = 1 paciente o práctica
- 2FA obligatorio y lista blanca de IP (Compliance)
- Protección de datos especiales (Art. 9 GDPR)
- Cifrado ChunkTech™ 4096-Bit
Asesores fiscales y contables
1 Workspace = 1 Cliente o Año Fiscal
- Almacenamiento WORM para GoBD (Business & Compliance)
- Bloqueo de eliminación según requisitos GoBD
- Timestamps electrónicos certificados
Inmobiliaria
1 Workspace = 1 Propiedad o Inquilino
- Almacenamiento estructurado de planos y contratos
- Acceso externo seguro para inquilinos y socios
- Clasificación de documentos impulsada por IA
Industria y Comercio
1 Workspace = 1 Proveedor o Proyecto
- Gestión de albaranes y pedidos
- Acceso de equipo basado en roles (ACL)
- Integraciones API específicas del Workspace
RRHH y Recrutamiento
1 Workspace = 1 Empleado o Candidato
- Expedientes de personal en Workspace de Business
- Ciclos de eliminación automatizados según GDPR
- Documentación completa de cumplimiento
El almacenamiento siempre está incluido.
Nube o local – cero costes extra.
Mientras otros proveedores cobran por GB al mes, PaperOffice incluye almacenamiento ilimitado de documentos en cada plan. No importa si sus archivos residen en nuestra nube segura de la UE o en su propia infraestructura.
Precios de mercado estimados basados en modelos de precios disponibles públicamente. Los costes reales varían según el proveedor, el uso y las condiciones del contrato.
Una plataforma. Tres tipos de Workspace.
Cada Workspace en PaperOffice tiene su propio tipo. Combine Standard, Business y Compliance para diferentes clases de documentos – dentro de una única cuenta.
Individual por Workspace
Cada Workspace puede tener un tipo diferente. Guarde borradores en Standard y datos regulados en Compliance.
Actualice en cualquier momento
Comience con Standard y actualice a Business o Compliance en cualquier momento. El downgrade no es posible por razones de Compliance.
Cumplimiento integrado
GoBD, HGB, GDPR, ISO 27001 – elija el nivel que cumpla con sus requisitos regulatorios.
Seguridad según la necesidad
De Standard a Compliance – usted decide qué tan seguros deben ser sus documentos.
Workspace Standard
Archivos temporales, borradores, Storage-Only
- Encriptación AES-256
- Procesamiento en RAMDisk
- ACL de lista blanca
- Eliminación definitiva (sin papelera)
- Prioridad de procesamiento estándar del plan
Workspace Business
Contratos, expedientes de personal, datos financieros
- Todo lo que incluye Standard +
- Detalles e información adicional
- Protección de acceso y compartición externa
- Papelera de Workspace y activación de WORM
- Contraseña de Workspace (opcional)
- SMS o compartición de 2 personas (opcional)
Workspace Compliance
Medicina, derecho, administración pública, industrias reguladas
- Todo lo que incluye Business +
- Encriptación de hardware & HSM
- Encriptación de chunks
- Lista blanca de IP y 2FA obligatorio
- Marcas de agua en previsualizaciones y entrega de PDF protegida
- Miniaturas protegidas (privado / no-store)
Transparente. Justo. Descuentos progresivos.
Cuanto más alto sea su plan, más baratos serán los Workspaces de Business y Compliance.
Descuentos progresivos por plan
Plan más alto = mayor descuento en Workspaces de Business y Compliance.
| Plan | Descuento | Business | Compliance |
|---|---|---|---|
| Starter | 0% | €10 | €40 |
| Plus | 0% | €10 | €40 |
| Professional | 20% | €8 | €32 |
| Corporate | 40% | €6 | €24 |
| Enterprise | 60% | €4 | €16 |
| Unlimited | 80% | €2 | €8 |
Verification Code
Sin acceso sin verificación.
El Workspace solo se abre después de una verificación exitosa – por SMS o aplicación Authenticator. En Compliance, la compartición es obligatoria.
Todo acceso es trazable. Las capturas de pantalla son inútiles.
Marcas de agua dinámicas con nombre de usuario, marca de tiempo y ID de sesión superpuestas en cada documento en tiempo real. Incluso si alguien fotografía la pantalla, se identifica inmediatamente al responsable.
- Marca de agua dinámica con datos del usuario
- ID de sesión y marca de tiempo integrados
- Tecnología anti-captura de pantalla
- Tracibilidad forense
Inactivo? Bloqueado automáticamente.
Cuando un usuario queda inactivo, Workspace se bloquea automáticamente. Los tiempos de espera configurables garantizan que nadie conserve el acceso por accidente.
- Configurable: 5, 15, 30 minutos
- Bloqueo inmediato al final de sesión
- Reautenticación mediante 2FA requerida
- Registro de auditoría de cada acción de bloqueo/desbloqueo
Incluso con una brecha de servidor: sus datos permanecen inaccesibles.
Cada documento se divide en fragmentos cifrados y se distribuye en múltiples nodos de almacenamiento. Sin todos los fragmentos y la clave maestra, el documento es completamente inútil.
- Cifrado propio de bloques
- Fragmentos individuales son inútiles
- Sin punto único de fallo
- Disponible desde Workspace Compliance
Procesamiento de IA configurable por Workspace
Cada Workspace puede tener su propio modo AI-DMS, desde almacenamiento puro hasta procesamiento completo con IA. La facturación se realiza mediante el sistema de créditos, no mediante el precio de Workspace.
Solo almacenamiento
Solo almacenamiento – sin procesamiento AI-DMS
AI-DMS Basic
OCR + Clasificación
AI-DMS Premium
OCR + AI-IDP + Embeddings
AI-DMS Ultra
Procesamiento completo de IA + Knowledge Graph
Todas las características de un vistazo
Comparativa detallada de todas las funciones de seguridad en los tres tipos de Workspace.
← Desliza para comparar →
| Característica | Workspace Standard INKLUSIVE €0 | Workspace Business EMPFOHLEN €10 | Workspace Compliance HOCHSICHER €40 |
|---|---|---|---|
| Ideal para | Archivos temporales, borradores, Storage-Only | Contratos, expedientes de personal, datos financieros | Medicina, derecho, administración pública, industrias reguladas |
| Funciones de Business | |||
| Detalles e información adicional Campos de contacto, dirección y metadatos para procesos de Business. | |||
| Tipo de documento estándar Los nuevos documentos pueden comenzar con un tipo de documento predefinido. | |||
| Protección de acceso Reglas adicionales para abrir y utilizar este Workspace. | |||
| Compartición externa Acceso controlado para cuentas externas de PaperOffice. | Protegido | ||
| Papelera de Workspace Los documentos eliminados permanecen en la papelera (Standard elimina definitivamente). | Definitivo | ||
| Cifrado | |||
| Cifrado AES-256 Cifrado base para todos los documentos almacenados | |||
| Cifrado por hardware Cifrado de disco completo por hardware adicional de los soportes de almacenamiento | |||
| Módulo de seguridad de hardware Claves almacenadas en hardware de seguridad dedicado, nunca en RAM | |||
| Procesamiento en RAMDisk Procesamiento solo en memoria volátil – sin rastro | |||
| Encriptación de chunks Los documentos se distribuyen en múltiples nodos en chunks encriptados. | |||
| Control de acceso | |||
| Contraseña de Workspace Workspace permanece protegido incluso si la cuenta se ve comprometida | Opcional | Obligatorio | |
| Control de acceso (ACL) Permisos granulares por usuario/grupo | Lista blanca | Lista blanca | Lista blanca + lista negra |
| Autenticación de dos factores Verificación por SMS/TOTP en cada acceso | Opcional | Obligatorio | |
| Lista blanca de IP Permitir el acceso solo desde direcciones IP específicas | |||
| Auditoría y cumplimiento | |||
| Activación de WORM Almacenamiento Write-once por documento. | |||
| Auditoría de metadatos WORM Los cambios en los metadatos de los documentos WORM se registran. | Solo WORM | Solo WORM | |
| Protección de documentos y prueba | |||
| Marca de agua en previsualización Marcas de agua personalizadas en las previsualizaciones de documentos. | |||
| Usuario y marca de tiempo en la marca de agua La marca de agua muestra la identidad del usuario y la hora de acceso. | |||
| Rastreo QR en previsualizaciones Marcadores QR discretos para asignación adicional. | |||
| Entrega de miniaturas protegidas Miniaturas con marcas de agua temporales y entrega privada. | Cache estándar | Cache estándar | Privado / no-store |
| Descargas de PDF con marca de agua Descargas de PDF como copias con marcas de agua personalizadas. | |||
| Protección de previsualización cruda Las previsualizaciones solo como vista de marca de agua protegida. | |||
¿Dónde deben residir sus documentos?
Usted decide, nosotros nos adaptamos. Nube o local, la elección es suya.
Nube Segura de PaperOffice
Nuestros propios centros de datos de la UE. Sin AWS, sin Azure. 100% soberanía de datos.
- Centro de datos Tier-3
- 2,5 Gbit por servidor
- Copias de seguridad automáticas
- Cero configuración, listo para usar
- 100% energía verde
- Monitoreo 24/7
Local / BYOD
Control total. Su infraestructura, sus reglas.
- Montaje de Almacenamiento SSH/SFTP
- Primario + Secundario = Redundancia
- Rastreo e indexación automática
- Importación o procesamiento in situ
- Su propio NAS (QNAP, ASUSTOR, Synology)
- Soberanía total de datos
En marcha en 3 sencillos pasos
Conecte su almacenamiento, deje que PaperOffice haga el resto – totalmente automatizado.
Conecte su almacenamiento
Vincule su NAS, servidor o almacenamiento en la nube existente vía SSH/SFTP. Funciona con QNAP, Synology, ASUSTOR y cualquier dispositivo con SSH.
Rastreo e indexación automática
PaperOffice descubra, rastrea e indexa automáticamente todos sus documentos. Clasificación por IA, OCR y extracción de metadatos: totalmente automatizado.
Seguro y redundante
Opcionalmente, añada un almacenamiento secundario para redundancia automática. Todos los datos cifrados con el nivel de seguridad elegido – cero coste extra.
¿Quién necesita qué nivel?
Encuentre el tipo de Workspace adecuado para su industria y tipos de documentos.
Pequeño Business / Autónomo
Workspace StandardAlmacenamiento general de documentos, borradores, notas. Perfecto para comenzar.
Departamentos de RR.HH. y Legal
Workspace BusinessContratos laborales, NDAs, datos salariales. Requiere control de acceso y auditorías.
Finanzas y Contabilidad
Workspace ComplianceFacturas, documentos fiscales, estados financieros. Archivación conforme a GoBD con WORM.
Preguntas frecuentes
Todo lo que necesita saber sobre Workspaces y tipos de Workspace.
¿Puedo usar varios tipos de Workspace en la misma cuenta?
¿Puedo bajar el nivel del tipo de Workspace de un Workspace?
¿Por qué no pueden verse comprometidos mis documentos, aunque se hackee un servidor?
¿Cómo me protege el almacenamiento WORM durante una auditoría fiscal?
¿Necesito alojar mis propios servidores?
¿Es PaperOffice conforme al RGPD?
¿Realmente el almacenamiento cuesta 0€? ¿Dónde está el truco?
¿Hay un límite de documentos o espacio de almacenamiento?
Historias de éxito de clientes
Descubra cómo las empresas transformaron sus procesos con PaperOffice AI.
Éxito medible de nuestros clientes
"Gestión empresarial de documentos para todas nuestras operaciones mineras. De clase mundial."
"Las etiquetas farmacéuticas reguladas por la FDA requieren una documentación impecable. PaperOffice ha reducido nuestro proceso de aprobación de días a horas."
"La documentación técnica y el procesamiento de pedidos ahora funcionan de forma totalmente automática."
"La digitalización ha revolucionado nuestra administración. Las consultas ciudadanas ahora se procesan en minutos en lugar de días."
"Los expedientes de los pacientes, los informes médicos y las derivaciones se capturan y clasifican automáticamente. Nuestro equipo de práctica finalmente tiene tiempo para sus pacientes."
"8.000 empleados y miles de documentos de huéspedes cada día. PaperOffice ha digitalizado por completo nuestros procesos de back-office."
"Las solicitudes de préstamos y los documentos de cumplimiento ahora se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria está totalmente automatizada."
"La documentación de proyectos de construcción y el cumplimiento ahora son digitales y rastreables."
"Los formularios de registro, las facturas y las comunicaciones con los huéspedes son totalmente digitales. Nuestro equipo de conserjería ahora se centra en brindar un servicio excelente."
"La facturación de las estaciones de servicio, los documentos de los proveedores y los registros de cumplimiento de más de 250 estaciones se procesan y archivan automáticamente."
"La documentación que cumple con GMP para etiquetas funcionales farmacéuticas ahora está totalmente automatizada. Los registros de auditoría son impecables y accesibles al instante."
"Los planos, permisos y expedientes de clientes para nuestras casas de madera ahora se gestionan de forma centralizada. Después de seis generaciones, finalmente no utilizamos papel."
"Los contratos de proveedores, certificados y documentos de aduana para cientos de tostaderos en todo el mundo se capturan y asignan automáticamente al producto correcto."
"Los registros de temperatura, las cartas de porte CMR y los certificados de alimentos se escanean y asignan automáticamente al pedido. Las asignaciones incorrectas son cosa del pasado."
"Los permisos de transporte pesado, los planes de ruta y la documentación del proyecto ahora son accesibles digitalmente al instante. No más búsquedas en carpetas."
"Los documentos de aduana, los recibos de almacén y las órdenes de envío de nuestra red de Europa del Este se clasifican automáticamente. Cuatro generaciones de logística, finalmente digitales."
"Las especificaciones de impresión, las aprobaciones de los clientes y los certificados de materiales ahora son accesibles de forma centralizada. La tasa de errores de producción ha caído casi a cero."
"Los certificados de sostenibilidad, los contratos de proveedores y las especificaciones de los clientes se procesan automáticamente. Precisión suiza, ahora también digital."
"Los permisos de construcción, los contratos de subcontratistas y los protocolos de aceptación de nuestras propiedades comerciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Los contratos de compra, los dossieres y los expedientes de clientes de más de 30 años de liderazgo en el mercado ahora se pueden buscar digitalmente. Cada agente encuentra todo en segundos."
"Los documentos de flete marítimo, las declaraciones de aduana y los conocimientos de embarque se capturan automáticamente. La logística del Mar Báltico nunca ha sido tan eficiente."
"Miles de pedidos de embalaje personalizados por semana, incluidas las aprobaciones de diseño, los datos de impresión y los documentos de entrega. PaperOffice lo mantiene todo unido."
"La documentación del laboratorio de patología y las certificaciones de los dispositivos ahora están totalmente automatizadas. Trazabilidad impecable para cada muestra."
"Los documentos de préstamo, los documentos de garantía y la correspondencia con los clientes se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria es impecable."
"Las especificaciones técnicas, los certificados de calidad y los protocolos de reciclaje para nuestra producción de acero son centrales y accesibles al instante."
"Las especificaciones de las etiquetas farmacéuticas y cosméticas con requisitos reglamentarios se verifican y aprueban automáticamente. No más listas de verificación manuales."
"Los documentos KYC, los informes de inversión y las presentaciones regulatorias se clasifican en segundos. Como robo-advisor regulado por la MAS, el cumplimiento impecable es esencial."
"Las fichas de datos de seguridad, los permisos de transporte y los documentos ADR para la logística química se asignan automáticamente. Tolerancia cero para los errores."
"Los certificados de autenticidad, los registros de proveedores y las garantías de los clientes para nuestras colecciones de perlas se archivan automáticamente y son accesibles al instante."
"Las solicitudes de préstamo para PYMES, los documentos de garantía y los informes regulatorios se clasifican automáticamente. Nuestros asesores tienen más tiempo para el asesoramiento al cliente."
"Los expedientes de clientes de más de 135 años de historia bancaria se están digitalizando sucesivamente. 5.000 empleados ahora tienen acceso instantáneo a todos los documentos."
"Las solicitudes de microcréditos y los documentos de cumplimiento para millones de clientes ahora se procesan en minutos en lugar de días. Un cambio radical para la inclusión financiera."
"Cientos de miles de albaranes de entrega y hojas de devolución por día se procesan automáticamente. El proveedor de logística de comercio electrónico líder de Vietnam, ahora sin papel."
"Los protocolos de fabricación CNC, los certificados de materiales y las especificaciones de los clientes para proyectos de petróleo, gas y aeroespaciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Visión 2030 requiere una digitalización completa. PaperOffice procesa documentos gubernamentales para la infraestructura digital de Arabia Saudita."
"Los certificados de materiales, los protocolos de endurecimiento y las especificaciones de los clientes se asignan automáticamente al pedido correcto. El único fabricante de Q&T de Australia, ahora sin papel."
"Los protocolos de costura de soldadura, los cálculos estructurales y los planes de proyecto se gestionan digitalmente. Nuestros equipos de taller tienen acceso en tiempo real."
"Los certificados aeroespaciales, los programas CNC y las tolerancias de los clientes se clasifican automáticamente. El cumplimiento de AS9100 nunca ha sido tan fácil."
"Los contratos de comerciantes, los documentos KYC y los recibos de transacciones para cientos de miles de PYMES se procesan en segundos. La revolución de los pagos en México, sin papel."
"La documentación de la cosecha, los certificados de exportación y los protocolos de calidad para nuestros Malbec de altura se archivan automáticamente. 120 años de tradición vitivinícola, ahora digital."
"Millones de verificaciones de usuarios y documentos regulatorios se procesan de forma totalmente automática. Escalando sin papel."
"Los documentos de incorporación de comerciantes y los registros de cumplimiento para el proveedor de pagos líder de África se procesan en minutos en lugar de días."
"Los certificados orgánicos, las auditorías de proveedores y las etiquetas de productos para miles de productos naturales se verifican y archivan automáticamente."
"Los documentos regulatorios de 33 países africanos, los contratos de socios y los registros de auditoría se gestionan de forma totalmente automática. Un DMS empresarial para una fintech de 3.000 millones de dólares."
"Las recetas y la gestión de medicamentos ahora funcionan de forma totalmente automática. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Documentos centenarios ahora son buscables digitalmente. Un hito para nuestros archivos históricos."
"Nuestros cuidadores finalmente tienen más tiempo para los residentes en lugar del papeleo."
"Más de 500.000 expedientes digitalizados. Nuestros agentes ahora encuentran toda la información al instante."
"La gestión de historiales médicos ahora es muy fácil. Todo se captura y archiva automáticamente."
"La documentación de herencias y patrimonios ahora es eficiente y sin errores."
"Gestión digital de propiedades para todos nuestros complejos residenciales. Inquilinos y propietarios están encantados."
"Con PaperOffice, hemos acelerado el procesamiento de nuestras facturas en un 99 %. La IA reconoce automáticamente todos los datos relevantes y los asigna correctamente."
"PaperOffice se ha vuelto indispensable para nuestro trabajo diario. Los pedidos, presupuestos y facturas ahora están automatizados."
"La documentación de nuestros servicios de atención es ahora digital y automatizada. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Los planos técnicos, las listas de materiales y los protocolos de calidad se pueden buscar al instante. Una búsqueda que antes tardaba 30 minutos ahora tarda 30 segundos."
"Los recibos de los clientes, las liquidaciones de impuestos y los estados financieros anuales se clasifican y asignan automáticamente al cliente correcto. El caos de los recibos es cosa del pasado."
"La documentación del proyecto, los SLA y la comunicación con el cliente para nuestros proyectos de consultoría de TI se clasifican y archivan automáticamente."
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