Almacenar y clasificar
Los documentos se reciben mediante carga, entrada de escáner, carpeta supervisada o REST-API. La clasificación determina el tipo, la dirección y el remitente, y sugiere rutas de almacenamiento.
Proceso de archivado
La documentación permanece accesible sin cambios: fijada, bloqueada hasta el final del plazo, después disponible para su eliminación.
Plazo según tipo de documento, suma de verificación por versión, registro de cambios y eventos de plazo.
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
Cómo funciona
El archivado no es una carpeta, sino una regla: qué puede entrar, cuánto tiempo permanece, quién pudo verlo y cuándo se elimina.
Los documentos se reciben mediante carga, entrada de escáner, carpeta supervisada o REST-API. La clasificación determina el tipo, la dirección y el remitente, y sugiere rutas de almacenamiento.
A cada tipo le corresponden el plazo de conservación y la base jurídica; al fijar los detalles, seleccione el inicio del plazo. Cada versión recibe una suma de comprobación SHA-256, y una nueva redacción se crea como una nueva versión. Los documentos fijados están protegidos por WORM, que permanece vigente hasta el final del plazo.
Una vez finalizado el plazo, el sistema levanta el bloqueo WORM y lo registra. Para una auditoría, exporte los metadatos junto con los archivos originales. La eliminación solo se realiza manualmente; un Legal Hold también bloquea esta acción.
Lo que cubre la solución
Un archivo se evalúa solo en la auditoría. PaperOffice cubre estos puntos para ello.
El plazo de conservación, la base jurídica y el agente IDP estándar dependen del tipo de documento, no de la persona que lo está archivando.
La clasificación determina el tipo de documento, remitente y dirección, y sugiere la regla de conservación adecuada.
El archivo se encuentra en PaperOffice o a través de SFTP en su NAS o servidor. Puede vincular S3 y WebDAV como fuente para la importación o el índice.
Un Legal Hold bloquea los documentos más allá del vencimiento del plazo. Mientras esté activo, no se eliminará nada.
Los metadatos de los documentos seleccionados se exportan como Excel, CSV, JSON o PDF, opcionalmente junto con los archivos originales y el texto OCR.
Cada versión se conserva como tal. En documentos revisionables, los cambios con fecha y persona aparecen en el historial de auditoría.
SHA-256 sobre cada versión muestra si un archivo ha sido modificado desde su almacenamiento.
Cada documento seguro para revisiones muestra la fecha final de conservación, los días restantes y la base legal, en lugar de perderse en una tabla.
Cómo PaperOffice resuelve esto
El archivado utiliza los mismos módulos que el archivo diario. No hay un segundo sistema que deba mantenerse.
PaperOffice Tools
Herramientas gratuitas sobre este tema.
Seguridad y cumplimiento normativo
Un archivo se mide por dos preguntas: ¿Está el contenido sin cambios y se puede demostrar?
Preguntas sobre el archivado
GoBD exige entre otros rastreabilidad, inmutabilidad y almacenamiento ordenado. PaperOffice proporciona versiones, sumas de verificación, registros y plazos. Si sus procesos en conjunto son suficientes lo evalúa su asesor fiscal basándose en su documentación de procedimientos.
Esto depende del tipo y de su marco legal: según la ley alemana, ocho años para comprobantes contables como facturas y extractos bancarios, diez años para libros mercantiles, inventarios y balances anuales, seis años para correspondencia comercial. Usted establece el plazo por tipo de documento una sola vez; al confirmar, el sistema calcula automáticamente la fecha de vencimiento.
Una vez transcurrido el plazo, el sistema levanta el bloqueo WORM y el documento puede volver a eliminarse. La eliminación se realiza únicamente de forma manual y la fecha de vencimiento del plazo queda registrada como un evento en el historial del documento. Un Legal Hold activo mantiene la vigencia del bloqueo.
Sí. Los archivos existentes se pueden importar a través de carpetas supervisadas en Storage Mounts, el Data Importer (SFTP, S3, WebDAV, ZIP) o la REST-API. La clasificación determina el tipo de documento junto con el plazo; si faltan campos obligatorios de un agente IDP, el documento se envía a revisión.
Un documento seguro para revisiones no se puede eliminar ni mover hasta el final del plazo, y su archivo permanece sin cambios. Para crear una nueva versión, debe generarla como una nueva versión; la anterior se conserva, y cada versión lleva su propia suma de comprobación SHA-256.
Filtra la lista de documentos por período y tipo de documento, y exporta los metadatos junto con los archivos originales. Para la revisión, crea un usuario que solo pueda leer Workspace.
En su propio centro de datos en la UE. Si desea que el almacenamiento permanezca con usted, PaperOffice guarda los archivos mediante SFTP en su NAS o servidor; el índice y los metadatos se almacenan en el centro de datos.
Casos de éxito
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Éxitos medibles de nuestros clientes
"Gestión empresarial de documentos para todas nuestras operaciones mineras. De clase mundial."
"Las etiquetas farmacéuticas reguladas por la FDA requieren una documentación impecable. PaperOffice ha reducido nuestro proceso de aprobación de días a horas."
"La documentación técnica y el procesamiento de pedidos ahora funcionan de forma totalmente automática."
"La digitalización ha revolucionado nuestra administración. Las consultas ciudadanas ahora se procesan en minutos en lugar de días."
"Los expedientes de los pacientes, los informes médicos y las derivaciones se capturan y clasifican automáticamente. Nuestro equipo de práctica finalmente tiene tiempo para sus pacientes."
"8.000 empleados y miles de documentos de huéspedes cada día. PaperOffice ha digitalizado por completo nuestros procesos de back-office."
"Las solicitudes de préstamos y los documentos de cumplimiento ahora se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria está totalmente automatizada."
"La documentación de proyectos de construcción y el cumplimiento ahora son digitales y rastreables."
"Los formularios de registro, las facturas y las comunicaciones con los huéspedes son totalmente digitales. Nuestro equipo de conserjería ahora se centra en brindar un servicio excelente."
"La facturación de las estaciones de servicio, los documentos de los proveedores y los registros de cumplimiento de más de 250 estaciones se procesan y archivan automáticamente."
"La documentación relevante para GMP de las etiquetas funcionales farmacéuticas ahora está automatizada. Los registros de auditoría son impecables y accesibles al instante."
"Los planos, permisos y expedientes de clientes para nuestras casas de madera ahora se gestionan de forma centralizada. Después de seis generaciones, finalmente no utilizamos papel."
"Los contratos de proveedores, certificados y documentos de aduana para cientos de tostaderos en todo el mundo se capturan y asignan automáticamente al producto correcto."
"Los registros de temperatura, las cartas de porte CMR y los certificados de alimentos se escanean y asignan automáticamente al pedido. Las asignaciones incorrectas son cosa del pasado."
"Los permisos de transporte pesado, los planes de ruta y la documentación del proyecto ahora son accesibles digitalmente al instante. No más búsquedas en carpetas."
"Los documentos de aduana, los recibos de almacén y las órdenes de envío de nuestra red de Europa del Este se clasifican automáticamente. Cuatro generaciones de logística, finalmente digitales."
"Las especificaciones de impresión, las aprobaciones de los clientes y los certificados de materiales ahora son accesibles de forma centralizada. La tasa de errores de producción ha caído casi a cero."
"Los certificados de sostenibilidad, los contratos de proveedores y las especificaciones de los clientes se procesan automáticamente. Precisión suiza, ahora también digital."
"Los permisos de construcción, los contratos de subcontratistas y los protocolos de aceptación de nuestras propiedades comerciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Los contratos de compra, los dossieres y los expedientes de clientes de más de 30 años de liderazgo en el mercado ahora se pueden buscar digitalmente. Cada agente encuentra todo en segundos."
"Los documentos de flete marítimo, las declaraciones de aduana y los conocimientos de embarque se capturan automáticamente. La logística del Mar Báltico nunca ha sido tan eficiente."
"Miles de pedidos de embalaje personalizados por semana, incluidas las aprobaciones de diseño, los datos de impresión y los documentos de entrega. PaperOffice lo mantiene todo unido."
"La documentación del laboratorio de patología y las certificaciones de los dispositivos ahora están totalmente automatizadas. Trazabilidad impecable para cada muestra."
"Los documentos de préstamo, los documentos de garantía y la correspondencia con los clientes se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria es impecable."
"Las especificaciones técnicas, los certificados de calidad y los protocolos de reciclaje para nuestra producción de acero son centrales y accesibles al instante."
"Las especificaciones de las etiquetas farmacéuticas y cosméticas con requisitos reglamentarios se verifican y aprueban automáticamente. No más listas de verificación manuales."
"Los documentos KYC, los informes de inversión y las presentaciones regulatorias se clasifican en segundos. Como robo-advisor regulado por la MAS, el cumplimiento impecable es esencial."
"Las fichas de datos de seguridad, los permisos de transporte y los documentos ADR para la logística química se asignan automáticamente. Tolerancia cero para los errores."
"Los certificados de autenticidad, los registros de proveedores y las garantías de los clientes para nuestras colecciones de perlas se archivan automáticamente y son accesibles al instante."
"Las solicitudes de préstamo para PYMES, los documentos de garantía y los informes regulatorios se clasifican automáticamente. Nuestros asesores tienen más tiempo para el asesoramiento al cliente."
"Los expedientes de clientes de más de 135 años de historia bancaria se están digitalizando sucesivamente. 5.000 empleados ahora tienen acceso instantáneo a todos los documentos."
"Las solicitudes de microcréditos y los documentos de cumplimiento para millones de clientes ahora se procesan en minutos en lugar de días. Un cambio radical para la inclusión financiera."
"Cientos de miles de albaranes de entrega y hojas de devolución por día se procesan automáticamente. El proveedor de logística de comercio electrónico líder de Vietnam, ahora sin papel."
"Los protocolos de fabricación CNC, los certificados de materiales y las especificaciones de los clientes para proyectos de petróleo, gas y aeroespaciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Visión 2030 requiere una digitalización completa. PaperOffice procesa documentos gubernamentales para la infraestructura digital de Arabia Saudita."
"Los certificados de materiales, los protocolos de endurecimiento y las especificaciones de los clientes se asignan automáticamente al pedido correcto. El único fabricante de Q&T de Australia, ahora sin papel."
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"Los certificados aeroespaciales, los programas CNC y las tolerancias de los clientes se clasifican automáticamente. Las evidencias de AS9100 nunca habían estado tan a mano."
"Los contratos de comerciantes, los documentos KYC y los recibos de transacciones para cientos de miles de PYMES se procesan en segundos. La revolución de los pagos en México, sin papel."
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"Millones de verificaciones de usuarios y documentos regulatorios se procesan de forma totalmente automática. Escalando sin papel."
"Los documentos de incorporación de comerciantes y los registros de cumplimiento para el proveedor de pagos líder de África se procesan en minutos en lugar de días."
"Los certificados orgánicos, las auditorías de proveedores y las etiquetas de productos para miles de productos naturales se verifican y archivan automáticamente."
"Los documentos regulatorios de 33 países africanos, los contratos de socios y los registros de auditoría se gestionan de forma totalmente automática. Un DMS empresarial para una fintech de 3.000 millones de dólares."
"Las recetas y la gestión de medicamentos ahora funcionan de forma totalmente automática. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Documentos centenarios ahora son buscables digitalmente. Un hito para nuestros archivos históricos."
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"La gestión de historiales médicos ahora es muy fácil. Todo se captura y archiva automáticamente."
"La documentación de herencias y patrimonios ahora es eficiente y sin errores."
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"Los recibos de los clientes, las liquidaciones de impuestos y los estados financieros anuales se clasifican y asignan automáticamente al cliente correcto. El caos de los recibos es cosa del pasado."
"La documentación del proyecto, los SLA y la comunicación con el cliente para nuestros proyectos de consultoría de TI se clasifican y archivan automáticamente."
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