Escanear, firmar y chat de IA
Mobile App
La aplicación móvil se acopla a su cuenta mediante código QR y lleva escáner, firma, chat y documentos al teléfono.
Embalaje y Fabricación · Alemania
Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, un proveedor líder de soluciones de embalaje, revolucionó su proceso de pedido a cobro con un procesamiento de documentos totalmente automatizado.
- 70%Tiempo ahorrado
- 500+Pedidos/Día
- 99,5%Precisión
- 2 FTEAhorrados
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
ASOCIACIÓN OEM
Los gigantes del hardware eligen exclusivamente PaperOffice.
Único partner oficial de DMS para QNAP: app Classic, AI BYOS.
MásISO/IEC 27001
CERTIFICADO
SOC 2 Type 2
EN PREPARACIÓN
Único partner oficial de DMS para ASUSTOR: app Classic, AI BYOS.
MásLa situación
Ritter Verpackungen procesa más de 500 pedidos diarios, cada uno de los cuales genera múltiples documentos: confirmaciones de pedido, órdenes de producción, albaranes y facturas. El manejo manual de este volumen de documentos consumía importantes recursos administrativos.
Con plazos de entrega ajustados y clientes exigentes en las industrias automotriz y alimentaria, cualquier retraso en el procesamiento de documentos impactaba directamente en la satisfacción del cliente y en el flujo de caja.
El equipo de contabilidad dedicaba más de 3 horas diarias a la entrada manual de datos de los albaranes a las facturas, a menudo trabajando horas extras para cumplir con los plazos de fin de mes.
Estábamos contratando personal adicional solo para gestionar el papeleo. Nuestros empleados cualificados realizaban tareas repetitivas de entrada de datos en lugar de trabajos que aportaran valor.
Desafío & Solución
Desafíos
- Más de 500 pedidos diarios que generan miles de documentos semanales
- Más de 3 horas diarias de entrada manual de datos de albaranes a facturas
- Errores frecuentes en la creación manual de facturas (tasa de error del 2-3%)
- Facturación retrasada que afecta al flujo de caja
- Dificultad para emparejar entregas con pedidos durante disputas
Soluciones con PaperOffice
- Extracción de datos mediante IA de albaranes y pedidos
- Generación automática de facturas basada en confirmaciones de entrega
- Emparejamiento inteligente de pedidos, entregas y facturas
- Seguimiento de documentos en tiempo real durante el ciclo de vida del pedido
- Archivado automatizado con pista de auditoría completa para cumplimiento
Ritter Verpackungen GmbH
El proceso de implementación
Semana 1-2
Mapeo de Procesos
Análisis del flujo de trabajo de pedido a cobro, tipos de documentos y requisitos de integración con el ERP.
Semana 3-4
Entrenamiento de la IA
Entrenamiento de modelos de IA en albaranes, facturas y formatos de pedido específicos de la empresa.
Semana 5-6
Entrega al sistema ERP
Intercambio de datos con el sistema existente ERP mediante API/Webhook, implementado conjuntamente con el cliente.
Semana 7-8
Despliegue y Optimización
Despliegue gradual con monitorización continua de la precisión y refinamiento del modelo.
Ritter Verpackungen GmbH
Resultados medibles
70%
Tiempo ahorrado
500+
pedidos diarios
99,5%
Precisión
2 FTE
reasignados
Antes vs. Después
Métrica
Antes
Después
Tiempo de procesamiento de facturas
3+ horas/día
< 30 min/día
Errores de entrada de datos
2-3%
< 0,5%
Ciclo de facturación
3-5 días
Mismo día
Búsqueda de documentos
10-15 minutos
Instantánea
Personal para procesamiento
3 empleados
1 empleado (supervisión)
PaperOffice eliminó nuestro retraso acumulado de documentos en pocas semanas. Nuestro equipo de contabilidad ahora se centra en el análisis y el servicio al cliente en lugar de en la entrada de datos. El ROI fue visible en el primer trimestre.
Por qué PaperOffice?
Extracción de Datos por IA
Extracción con un 99,5% de precisión de albaranes y facturas, independientemente del formato o diseño.
Interfaces abiertas
Entrega a los sistemas ERP existentes mediante API/Webhook, implementado conjuntamente con el cliente.
Analítica de Procesos
Visibilidad en tiempo real del estado de procesamiento de documentos e identificación de cuellos de botella.
Automatice su Procesamiento de Documentos
Descubra cómo PaperOffice ayuda a las empresas de fabricación a eliminar el manejo manual de documentos.
