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En Knowledge Base AI › Fuentes operativas, seleccione la conexión: JTL-Wawi, Holded, Push, Pull REST, archivo JSON, registros JSON o lista de precios. Las credenciales de acceso se almacenan encriptadas por PaperOffice.
Datos comerciales para agentes de IA · Módulo de AI-DMS
PaperOffice refleja los pedidos, envíos y precios procedentes del ERP o la tienda online para el chat web y el agente telefónico.
Los datos del pedido solo después de la prueba, los precios directamente de la lista de precios. Su sistema permanece sin cambios.
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
Cómo funciona
En la aplicación web, esta función se denomina Fuentes operativas. Refleja datos de su sistema como registros. Los datos del pedido leen el chat del sitio web y el agente telefónico únicamente tras una verificación de identidad.
En Knowledge Base AI › Fuentes operativas, seleccione la conexión: JTL-Wawi, Holded, Push, Pull REST, archivo JSON, registros JSON o lista de precios. Las credenciales de acceso se almacenan encriptadas por PaperOffice.
En la interfaz universal, en la pestaña Mapeo, defina las rutas JSON para claves, estado y campos de búsqueda. Las recetas para JTL-Wawi y Holded incluyen su propia asignación. La vista previa muestra hasta 20 registros antes de guardar.
En la pestaña Verificación, establezca cómo los clientes deben identificarse: número de pedido más código postal, opcionalmente código SMS o número de llamada. Posteriormente, el chat del sitio web y el agente telefónico informan el estado. Los precios de la lista de precios también están disponibles sin verificación.
Capacidades
Lo que no puede estar en un artículo de conocimiento está en el pedido. Las fuentes operativas lo hacen accesible para sus agentes, protegido por una verificación.
Pedidos, envíos, pedidos a proveedores, precios, ofertas, facturas y devoluciones, cada uno con clave y estado. Sin embeddings ni búsqueda en todos los pedidos.
Número de pedido o factura más código postal, opcionalmente código SMS o número de llamada entrante. Una verificación es válida durante 15 minutos y solo para este trámite.
Asignación lista para ambos sistemas. Si falta un pedido durante la verificación o es anterior a 15 minutos, PaperOffice lo recupera directamente.
API. Push a una URL de ingestión secreta, pull de un archivo HTTPS-JSON, archivo JSON o registros JSON. Asigne los campos utilizando rutas de puntos en formato JSON.
Precios por SKU o descripción sin justificación, con descuento o recargo, redacción propia del precio y términos de búsqueda. La importación desde un PDF en el DMS transfiere filas con EAN-13 o GTIN tras una vista previa.
El agente crea ofertas por escrito con su propio número de serie, las almacena en un Workspace y, si lo desea, las envía por correo electrónico.
Las fuentes Pull y las recetas comparan cada 15 minutos hasta 7 días; el estándar es de 180 minutos. Los datos Push los asume PaperOffice al recibirlos.
El sistema origen no cambia. Las credenciales están encriptadas y las consultas solo se dirigen a destinos HTTPS públicos.
Comparación
Una pregunta como «¿Dónde está mi pedido?» no la responde un artículo de conocimiento. Así se diferencian los caminos.
| Comparación | Chat solo con FAQ | Solicitud por correo electrónico | PaperOffice con datos comerciales |
|---|---|---|---|
| ¿Dónde está mi pedido? | Respuesta general sin pedido | Respuesta cuando el equipo tenga tiempo | Estado del pedido tras la justificación |
| Precio de un artículo | Solo si un artículo de conocimiento lo menciona | Tras consulta al equipo | De su lista de precios, sin justificación |
| Oferta por escrito | No previsto | Elaborado a mano | PDF con número propio |
| Mantener los datos actualizados | Gestión manual de artículos | El equipo consulta en el sistema | Conciliación por intervalo o mediante push |
| Peticiones especiales | Sin entrega | Llega a la bandeja de entrada | Ticket para su departamento de ventas |
Seguridad y cumplimiento normativo
Los clientes solo ven los registros de su propia operación y únicamente después de una verificación. Las credenciales están cifradas y el espejo se encuentra en su propio centro de datos en la UE.
Preguntas frecuentes
Así se denomina la función en la aplicación web bajo Knowledge Base AI. Refleja datos comerciales del ERP, tienda o contabilidad como registros: pedidos, envíos, pedidos a proveedores, precios, ofertas, facturas y devoluciones. El chat web y el agente telefónico responden desde estos datos; los datos del pedido solo se muestran tras una verificación.
Para JTL-Wawi y Holded existen recetas listas para usar. Para otros sistemas, conéctelos mediante la interfaz universal: envío a una URL de ingestión, extracción de un HTTPS-JSON-API, archivo JSON mediante HTTPS o registros JSON. Para ello, su sistema debe enviar o proporcionar JSON a través de HTTPS. No se admiten CSV, Excel, XML ni accesos a bases de datos mediante SQL.
El agente solo lee un pedido tras una verificación: número de pedido o factura más código postal, un código SMS enviado al número en el registro o, por teléfono, el número del llamante si lo permite en la fuente. La verificación es válida durante 15 minutos y solo para esta operación. No existe una búsqueda a través de todos los pedidos.
Las fuentes de extracción y las recetas sincronizan en intervalos, entre 15 minutos y 7 días; el estándar es de 180 minutos. Iniciar la sincronización ahora ejecuta una actualización inmediata. Los datos enviados se adoptan mediante PaperOffice al recibirlos. En JTL-Wawi y Holded, PaperOffice recupera directamente un pedido tras la verificación si falta o tiene más de 15 minutos.
No. La fuente solo se lee; en ERP o tienda no cambia nada. PaperOffice mantiene un espejo de los registros, también con los campos de contacto para la prueba. Push y Pull crean o actualizan registros, pero no eliminan ninguno individualmente. Si elimina la fuente, elimina sus registros con ella.
El chat del sitio web y el agente telefónico de su cuenta. El agente de chat en la aplicación web y móvil, así como los clientes MCP, no acceden a estos registros.
Sí, de su lista de precios por SKU o descripción; para ello no se necesita prueba. Usted establece el descuento o recargo, el texto del precio y los términos de búsqueda. El agente crea ofertas escritas como PDF con su propio número de serie y las envía por correo electrónico si lo desea. Las medidas especiales y consultas se envían como un ticket a su departamento de ventas.
Como máximo 500 registros por ejecución o llamada. Pull lee una respuesta por ejecución, sin paginación. Push acepta hasta 60 llamadas cada 10 minutos y la fuente. Por lo tanto, envíe inventarios más grandes mediante Push en paquetes.
Las fuentes se crean con Knowledge Base AI a partir del plan Plus. Para la información en el chat del sitio web o por teléfono, necesita Conversation AI a partir del plan Professional.
Casos de éxito
Descubra cómo las empresas transformaron sus procesos con PaperOffice AI.
Measurable customer success
"Gestión empresarial de documentos para todas nuestras operaciones mineras. De clase mundial."
"Las etiquetas farmacéuticas reguladas por la FDA requieren una documentación impecable. PaperOffice ha reducido nuestro proceso de aprobación de días a horas."
"La documentación técnica y el procesamiento de pedidos ahora funcionan de forma totalmente automática."
"La digitalización ha revolucionado nuestra administración. Las consultas ciudadanas ahora se procesan en minutos en lugar de días."
"Los expedientes de los pacientes, los informes médicos y las derivaciones se capturan y clasifican automáticamente. Nuestro equipo de práctica finalmente tiene tiempo para sus pacientes."
"8.000 empleados y miles de documentos de huéspedes cada día. PaperOffice ha digitalizado por completo nuestros procesos de back-office."
"Las solicitudes de préstamos y los documentos de cumplimiento ahora se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria está totalmente automatizada."
"La documentación de proyectos de construcción y el cumplimiento ahora son digitales y rastreables."
"Los formularios de registro, las facturas y las comunicaciones con los huéspedes son totalmente digitales. Nuestro equipo de conserjería ahora se centra en brindar un servicio excelente."
"La facturación de las estaciones de servicio, los documentos de los proveedores y los registros de cumplimiento de más de 250 estaciones se procesan y archivan automáticamente."
"La documentación relevante para GMP de las etiquetas funcionales farmacéuticas ahora está automatizada. Los registros de auditoría son impecables y accesibles al instante."
"Los planos, permisos y expedientes de clientes para nuestras casas de madera ahora se gestionan de forma centralizada. Después de seis generaciones, finalmente no utilizamos papel."
"Los contratos de proveedores, certificados y documentos de aduana para cientos de tostaderos en todo el mundo se capturan y asignan automáticamente al producto correcto."
"Los registros de temperatura, las cartas de porte CMR y los certificados de alimentos se escanean y asignan automáticamente al pedido. Las asignaciones incorrectas son cosa del pasado."
"Los permisos de transporte pesado, los planes de ruta y la documentación del proyecto ahora son accesibles digitalmente al instante. No más búsquedas en carpetas."
"Los documentos de aduana, los recibos de almacén y las órdenes de envío de nuestra red de Europa del Este se clasifican automáticamente. Cuatro generaciones de logística, finalmente digitales."
"Las especificaciones de impresión, las aprobaciones de los clientes y los certificados de materiales ahora son accesibles de forma centralizada. La tasa de errores de producción ha caído casi a cero."
"Los certificados de sostenibilidad, los contratos de proveedores y las especificaciones de los clientes se procesan automáticamente. Precisión suiza, ahora también digital."
"Los permisos de construcción, los contratos de subcontratistas y los protocolos de aceptación de nuestras propiedades comerciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Los contratos de compra, los dossieres y los expedientes de clientes de más de 30 años de liderazgo en el mercado ahora se pueden buscar digitalmente. Cada agente encuentra todo en segundos."
"Los documentos de flete marítimo, las declaraciones de aduana y los conocimientos de embarque se capturan automáticamente. La logística del Mar Báltico nunca ha sido tan eficiente."
"Miles de pedidos de embalaje personalizados por semana, incluidas las aprobaciones de diseño, los datos de impresión y los documentos de entrega. PaperOffice lo mantiene todo unido."
"La documentación del laboratorio de patología y las certificaciones de los dispositivos ahora están totalmente automatizadas. Trazabilidad impecable para cada muestra."
"Los documentos de préstamo, los documentos de garantía y la correspondencia con los clientes se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria es impecable."
"Las especificaciones técnicas, los certificados de calidad y los protocolos de reciclaje para nuestra producción de acero son centrales y accesibles al instante."
"Las especificaciones de las etiquetas farmacéuticas y cosméticas con requisitos reglamentarios se verifican y aprueban automáticamente. No más listas de verificación manuales."
"Los documentos KYC, los informes de inversión y las presentaciones regulatorias se clasifican en segundos. Como robo-advisor regulado por la MAS, el cumplimiento impecable es esencial."
"Las fichas de datos de seguridad, los permisos de transporte y los documentos ADR para la logística química se asignan automáticamente. Tolerancia cero para los errores."
"Los certificados de autenticidad, los registros de proveedores y las garantías de los clientes para nuestras colecciones de perlas se archivan automáticamente y son accesibles al instante."
"Las solicitudes de préstamo para PYMES, los documentos de garantía y los informes regulatorios se clasifican automáticamente. Nuestros asesores tienen más tiempo para el asesoramiento al cliente."
"Los expedientes de clientes de más de 135 años de historia bancaria se están digitalizando sucesivamente. 5.000 empleados ahora tienen acceso instantáneo a todos los documentos."
"Las solicitudes de microcréditos y los documentos de cumplimiento para millones de clientes ahora se procesan en minutos en lugar de días. Un cambio radical para la inclusión financiera."
"Cientos de miles de albaranes de entrega y hojas de devolución por día se procesan automáticamente. El proveedor de logística de comercio electrónico líder de Vietnam, ahora sin papel."
"Los protocolos de fabricación CNC, los certificados de materiales y las especificaciones de los clientes para proyectos de petróleo, gas y aeroespaciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Visión 2030 requiere una digitalización completa. PaperOffice procesa documentos gubernamentales para la infraestructura digital de Arabia Saudita."
"Los certificados de materiales, los protocolos de endurecimiento y las especificaciones de los clientes se asignan automáticamente al pedido correcto. El único fabricante de Q&T de Australia, ahora sin papel."
"Los protocolos de costura de soldadura, los cálculos estructurales y los planes de proyecto se gestionan digitalmente. Nuestros equipos de taller tienen acceso en tiempo real."
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"Los contratos de comerciantes, los documentos KYC y los recibos de transacciones para cientos de miles de PYMES se procesan en segundos. La revolución de los pagos en México, sin papel."
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"Millones de verificaciones de usuarios y documentos regulatorios se procesan de forma totalmente automática. Escalando sin papel."
"Los documentos de incorporación de comerciantes y los registros de cumplimiento para el proveedor de pagos líder de África se procesan en minutos en lugar de días."
"Los certificados orgánicos, las auditorías de proveedores y las etiquetas de productos para miles de productos naturales se verifican y archivan automáticamente."
"Los documentos regulatorios de 33 países africanos, los contratos de socios y los registros de auditoría se gestionan de forma totalmente automática. Un DMS empresarial para una fintech de 3.000 millones de dólares."
"Las recetas y la gestión de medicamentos ahora funcionan de forma totalmente automática. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Documentos centenarios ahora son buscables digitalmente. Un hito para nuestros archivos históricos."
"Nuestros cuidadores finalmente tienen más tiempo para los residentes en lugar del papeleo."
"Más de 500.000 expedientes digitalizados. Nuestros agentes ahora encuentran toda la información al instante."
"La gestión de historiales médicos ahora es muy fácil. Todo se captura y archiva automáticamente."
"La documentación de herencias y patrimonios ahora es eficiente y sin errores."
"Gestión digital de propiedades para todos nuestros complejos residenciales. Inquilinos y propietarios están encantados."
"Con PaperOffice, hemos acelerado el procesamiento de nuestras facturas en un 99 %. La IA reconoce automáticamente todos los datos relevantes y los asigna correctamente."
"PaperOffice se ha vuelto indispensable para nuestro trabajo diario. Los pedidos, presupuestos y facturas ahora están automatizados."
"La documentación de nuestros servicios de atención es ahora digital y automatizada. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Los planos técnicos, las listas de materiales y los protocolos de calidad se pueden buscar al instante. Una búsqueda que antes tardaba 30 minutos ahora tarda 30 segundos."
"Los recibos de los clientes, las liquidaciones de impuestos y los estados financieros anuales se clasifican y asignan automáticamente al cliente correcto. El caos de los recibos es cosa del pasado."
"La documentación del proyecto, los SLA y la comunicación con el cliente para nuestros proyectos de consultoría de TI se clasifican y archivan automáticamente."
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