Recibir documentos
Los contratos marco, facturas, confirmaciones e informes llegan por carga, correo guardado, conector o escáner. El PDF Splitter divide los PDFs agrupados en documentos individuales.
TI y software
Contratos de clientes, comprobantes de seguridad y suscripciones de software: PaperOffice archivos, cada uno en el área correcta.
Plazos, períodos de preaviso e importes como campos, respuestas con fuentes, duplicados detectados.
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
Cómo funciona
El camino es el mismo para contrato, factura e informe de auditoría: recibir, extraer, verificar, responder. Cada área sigue siendo independiente.
Los contratos marco, facturas, confirmaciones e informes llegan por carga, correo guardado, conector o escáner. El PDF Splitter divide los PDFs agrupados en documentos individuales.
AI-OCR lee informes en inglés, consultas en japonés y cambios manuscritos en contratos. IDP Agent extrae plazo, período de preaviso, importes, moneda y fechas límite.
Las fechas límite aparecen en la vista del documento y en la línea de tiempo; la detección de duplicados marca las facturas que llegan dos veces. Document Chat responde preguntas como «¿Qué subprocesadores debemos nombrar en el DPA?» con la fuente.
Qué cubre la solución
El tiempo no se introduce en el software sino en la búsqueda, comprobación y cumplimiento de plazos. Estos son los puntos que cubre PaperOffice.
Contratos, finanzas y seguridad obtienen sus propios archivos con sus propios permisos, su propia retención y su propia estructura.
Para cuestionarios de seguridad y auditorías de clientes, las respuestas pueden consultarse en el DPA, medidas técnicas y certificados, cada uno con su fuente.
Plazo, período de preaviso y renovación se presentan como campos procedentes de los contratos de suscripción y licencia, y aparecen en la vista del documento y en la línea temporal.
Los importes en USD o EUR incluyen moneda e intervalo como campos, localizables por proveedor mediante búsqueda.
Los subprocesadores y compromisos pueden consultarse a través del DPA, el contrato de alojamiento y la lista, incluso cuando una lista difiere de la otra.
AI-OCR lee documentos en inglés y japonés; la traducción añade una versión en su idioma cuando sea necesario.
Si una factura llega dos veces, por correo postal y como PDF, la detección de duplicados marca la segunda como posible duplicado.
Plazo de conservación por tipo de documento, versiones por expediente y un registro inmutable de cada cambio.
Cómo PaperOffice lo resuelve
Las empresas de TI y software no reciben un producto especial, sino los mismos módulos que en cualquier otro Workspace.
Seguridad y cumplimiento normativo
Los contratos con clientes, las pruebas de seguridad y los precios son confidenciales. La separación, el acceso y la retención permanecen rastreables.
Preguntas de empresas de TI
No. Los tickets, la facturación y el desarrollo permanecen en sus herramientas. PaperOffice gestiona los documentos asociados: captura, extracción, visibilidad de plazos y búsqueda. Los datos se transfieren mediante exportación, REST API o flujo de trabajo.
Sí, mediante la consulta. Document Chat encuentra los pasajes correspondientes en el DPA, las medidas técnicas, el certificado y el contrato de alojamiento; cada respuesta incluye su fuente. Usted redacta y es propietario de las respuestas del cuestionario.
El plazo, el periodo de preaviso y la renovación se incluyen como campos procedentes de cada contrato. Aparecen en la vista del documento y en la línea temporal; un seguimiento garantiza que el preaviso se gestione a tiempo antes de la renovación.
Sí. AI-OCR reconoce texto en muchos idiomas y sistemas de escritura, incluido el japonés. Los campos se presentan en un formato uniforme, y la traducción añade una versión en su idioma junto al original cuando es necesario.
La detección de duplicados compara el contenido y marca la segunda factura como posible duplicado. Usted decide si se elimina o se conserva como copia antes de que se pague dos veces.
A través de Workspaces separado. Los permisos, la retención, la profundidad del procesamiento y el nivel de seguridad se establecen por cada Workspace, por lo que cada persona solo ve las áreas asignadas a su cuenta.
El archivo conserva las versiones, los periodos de retención por tipo de documento y un registro inmutable de cada cambio. Esto proporciona la evidencia que los clientes desean ver en una auditoría.
Casos de éxito
Descubra cómo las empresas transformaron sus procesos con PaperOffice AI.
Éxitos medibles de nuestros clientes
"Gestión empresarial de documentos para todas nuestras operaciones mineras. De clase mundial."
"Las etiquetas farmacéuticas reguladas por la FDA requieren una documentación impecable. PaperOffice ha reducido nuestro proceso de aprobación de días a horas."
"La documentación técnica y el procesamiento de pedidos ahora funcionan de forma totalmente automática."
"La digitalización ha revolucionado nuestra administración. Las consultas ciudadanas ahora se procesan en minutos en lugar de días."
"Los expedientes de los pacientes, los informes médicos y las derivaciones se capturan y clasifican automáticamente. Nuestro equipo de práctica finalmente tiene tiempo para sus pacientes."
"8.000 empleados y miles de documentos de huéspedes cada día. PaperOffice ha digitalizado por completo nuestros procesos de back-office."
"Las solicitudes de préstamos y los documentos de cumplimiento ahora se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria está totalmente automatizada."
"La documentación de proyectos de construcción y el cumplimiento ahora son digitales y rastreables."
"Los formularios de registro, las facturas y las comunicaciones con los huéspedes son totalmente digitales. Nuestro equipo de conserjería ahora se centra en brindar un servicio excelente."
"La facturación de las estaciones de servicio, los documentos de los proveedores y los registros de cumplimiento de más de 250 estaciones se procesan y archivan automáticamente."
"La documentación relevante para GMP de las etiquetas funcionales farmacéuticas ahora está automatizada. Los registros de auditoría son impecables y accesibles al instante."
"Los planos, permisos y expedientes de clientes para nuestras casas de madera ahora se gestionan de forma centralizada. Después de seis generaciones, finalmente no utilizamos papel."
"Los contratos de proveedores, certificados y documentos de aduana para cientos de tostaderos en todo el mundo se capturan y asignan automáticamente al producto correcto."
"Los registros de temperatura, las cartas de porte CMR y los certificados de alimentos se escanean y asignan automáticamente al pedido. Las asignaciones incorrectas son cosa del pasado."
"Los permisos de transporte pesado, los planes de ruta y la documentación del proyecto ahora son accesibles digitalmente al instante. No más búsquedas en carpetas."
"Los documentos de aduana, los recibos de almacén y las órdenes de envío de nuestra red de Europa del Este se clasifican automáticamente. Cuatro generaciones de logística, finalmente digitales."
"Las especificaciones de impresión, las aprobaciones de los clientes y los certificados de materiales ahora son accesibles de forma centralizada. La tasa de errores de producción ha caído casi a cero."
"Los certificados de sostenibilidad, los contratos de proveedores y las especificaciones de los clientes se procesan automáticamente. Precisión suiza, ahora también digital."
"Los permisos de construcción, los contratos de subcontratistas y los protocolos de aceptación de nuestras propiedades comerciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Los contratos de compra, los dossieres y los expedientes de clientes de más de 30 años de liderazgo en el mercado ahora se pueden buscar digitalmente. Cada agente encuentra todo en segundos."
"Los documentos de flete marítimo, las declaraciones de aduana y los conocimientos de embarque se capturan automáticamente. La logística del Mar Báltico nunca ha sido tan eficiente."
"Miles de pedidos de embalaje personalizados por semana, incluidas las aprobaciones de diseño, los datos de impresión y los documentos de entrega. PaperOffice lo mantiene todo unido."
"La documentación del laboratorio de patología y las certificaciones de los dispositivos ahora están totalmente automatizadas. Trazabilidad impecable para cada muestra."
"Los documentos de préstamo, los documentos de garantía y la correspondencia con los clientes se procesan en minutos en lugar de horas. La revisión regulatoria es impecable."
"Las especificaciones técnicas, los certificados de calidad y los protocolos de reciclaje para nuestra producción de acero son centrales y accesibles al instante."
"Las especificaciones de las etiquetas farmacéuticas y cosméticas con requisitos reglamentarios se verifican y aprueban automáticamente. No más listas de verificación manuales."
"Los documentos KYC, los informes de inversión y las presentaciones regulatorias se clasifican en segundos. Como robo-advisor regulado por la MAS, el cumplimiento impecable es esencial."
"Las fichas de datos de seguridad, los permisos de transporte y los documentos ADR para la logística química se asignan automáticamente. Tolerancia cero para los errores."
"Los certificados de autenticidad, los registros de proveedores y las garantías de los clientes para nuestras colecciones de perlas se archivan automáticamente y son accesibles al instante."
"Las solicitudes de préstamo para PYMES, los documentos de garantía y los informes regulatorios se clasifican automáticamente. Nuestros asesores tienen más tiempo para el asesoramiento al cliente."
"Los expedientes de clientes de más de 135 años de historia bancaria se están digitalizando sucesivamente. 5.000 empleados ahora tienen acceso instantáneo a todos los documentos."
"Las solicitudes de microcréditos y los documentos de cumplimiento para millones de clientes ahora se procesan en minutos en lugar de días. Un cambio radical para la inclusión financiera."
"Cientos de miles de albaranes de entrega y hojas de devolución por día se procesan automáticamente. El proveedor de logística de comercio electrónico líder de Vietnam, ahora sin papel."
"Los protocolos de fabricación CNC, los certificados de materiales y las especificaciones de los clientes para proyectos de petróleo, gas y aeroespaciales ahora están totalmente documentados digitalmente."
"Visión 2030 requiere una digitalización completa. PaperOffice procesa documentos gubernamentales para la infraestructura digital de Arabia Saudita."
"Los certificados de materiales, los protocolos de endurecimiento y las especificaciones de los clientes se asignan automáticamente al pedido correcto. El único fabricante de Q&T de Australia, ahora sin papel."
"Los protocolos de costura de soldadura, los cálculos estructurales y los planes de proyecto se gestionan digitalmente. Nuestros equipos de taller tienen acceso en tiempo real."
"Los certificados aeroespaciales, los programas CNC y las tolerancias de los clientes se clasifican automáticamente. Las evidencias de AS9100 nunca habían estado tan a mano."
"Los contratos de comerciantes, los documentos KYC y los recibos de transacciones para cientos de miles de PYMES se procesan en segundos. La revolución de los pagos en México, sin papel."
"La documentación de la cosecha, los certificados de exportación y los protocolos de calidad para nuestros Malbec de altura se archivan automáticamente. 120 años de tradición vitivinícola, ahora digital."
"Millones de verificaciones de usuarios y documentos regulatorios se procesan de forma totalmente automática. Escalando sin papel."
"Los documentos de incorporación de comerciantes y los registros de cumplimiento para el proveedor de pagos líder de África se procesan en minutos en lugar de días."
"Los certificados orgánicos, las auditorías de proveedores y las etiquetas de productos para miles de productos naturales se verifican y archivan automáticamente."
"Los documentos regulatorios de 33 países africanos, los contratos de socios y los registros de auditoría se gestionan de forma totalmente automática. Un DMS empresarial para una fintech de 3.000 millones de dólares."
"Las recetas y la gestión de medicamentos ahora funcionan de forma totalmente automática. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Documentos centenarios ahora son buscables digitalmente. Un hito para nuestros archivos históricos."
"Nuestros cuidadores finalmente tienen más tiempo para los residentes en lugar del papeleo."
"Más de 500.000 expedientes digitalizados. Nuestros agentes ahora encuentran toda la información al instante."
"La gestión de historiales médicos ahora es muy fácil. Todo se captura y archiva automáticamente."
"La documentación de herencias y patrimonios ahora es eficiente y sin errores."
"Gestión digital de propiedades para todos nuestros complejos residenciales. Inquilinos y propietarios están encantados."
"Con PaperOffice, hemos acelerado el procesamiento de nuestras facturas en un 99 %. La IA reconoce automáticamente todos los datos relevantes y los asigna correctamente."
"PaperOffice se ha vuelto indispensable para nuestro trabajo diario. Los pedidos, presupuestos y facturas ahora están automatizados."
"La documentación de nuestros servicios de atención es ahora digital y automatizada. Más tiempo para nuestros pacientes."
"Los planos técnicos, las listas de materiales y los protocolos de calidad se pueden buscar al instante. Una búsqueda que antes tardaba 30 minutos ahora tarda 30 segundos."
"Los recibos de los clientes, las liquidaciones de impuestos y los estados financieros anuales se clasifican y asignan automáticamente al cliente correcto. El caos de los recibos es cosa del pasado."
"La documentación del proyecto, los SLA y la comunicación con el cliente para nuestros proyectos de consultoría de TI se clasifican y archivan automáticamente."
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