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Administración Pública | Aplicación de la Ley · Alabama, EE. UU.
Oficina del Sheriff del Condado de Baldwin
La Oficina del Sheriff del Condado de Baldwin, responsable de uno de los condados de más rápido crecimiento en Alabama, se enfrentó a la colosal tarea de digitalizar décadas de registros policiales respetando la CJIS Security Policy del FBI.
- 500.000+Registros digitalizados
- 60%Procesamiento más rápido
- 200+Agentes con Acceso
- 99,9%Disponibilidad del Sistema
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
ASOCIACIÓN OEM
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MásISO/IEC 27001
CERTIFICADO
SOC 2 Type 2
EN PREPARACIÓN
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MásLa situación
El condado de Baldwin, Alabama, es uno de los condados de más rápido crecimiento en los Estados Unidos. Con una población que casi se ha duplicado en las últimas dos décadas, la Oficina del Sheriff se vio inundada por registros en papel acumulados durante más de 50 años de operación.
Más de 500.000 archivos físicos estaban dispersos en múltiples instalaciones de almacenamiento. Los agentes pasaban una media de 45 minutos buscando un solo registro durante investigaciones activas. Este retraso no solo era ineficiente, sino potencialmente peligroso.
Para añadir complejidad, todos los registros policiales deben cumplir con la Política de Seguridad de los Servicios de Información de Justicia Criminal (CJIS) del FBI, uno de los estándares de protección de datos más estrictos de los Estados Unidos.
"Teníamos agentes cruzando el condado para acceder a registros archivados durante investigaciones activas. En la aplicación de la ley, esos minutos perdidos pueden marcar la diferencia entre atrapar a un sospechoso o no".
Desafío & Solución
Desafíos
- Más de 500.000 registros físicos en varios archivos en todo el condado
- Tiempo de búsqueda promedio de 45 minutos durante investigaciones activas
- Falta de acceso móvil para los agentes en el campo
- Cumplimiento obligatorio de la Política de Seguridad CJIS del FBI
- Crecimiento rápido de la población que aumentaba continuamente la carga de trabajo
Soluciones con PaperOffice
- Digitalización completa de todos los registros históricos con AI-OCR (99,8 % de precisión)
- Documentos en el NAS Synology propio y autoalojado de la Oficina del Sheriff (BYOS), con cifrado AES-256 y pistas de auditoría
- Aplicación móvil segura para más de 200 agentes con autenticación biométrica
- Vinculación automática de personas, vehículos, direcciones y casos
- Búsqueda en tiempo real en todos los expedientes
Oficina del Sheriff del Condado de Baldwin
El proceso de implementación
Semana 1-2
Evaluación de Seguridad y Planificación
Revisión con respecto a la CJIS Security Policy del FBI, planificación del NAS Synology autoalojado (BYOS) y desarrollo de los protocolos de seguridad.
Semana 3-6
Digitalización Masiva
Escaneo de alta velocidad de más de 500.000 documentos con procesamiento AI-OCR, logrando una precisión de reconocimiento de texto del 99,8 %.
Semana 7-8
Integración del Sistema
Entrega a los sistemas CAD/RMS existentes mediante API/webhook, implementado conjuntamente con el cliente; formación para más de 200 funcionarios y despliegue de la aplicación móvil.
Semana 9+
Puesta en Marcha y Optimización
Lanzamiento completo a producción con soporte 24/7 y optimización continua basada en el feedback de los usuarios.
Oficina del Sheriff del Condado de Baldwin
Resultados medibles
500K+
Registros digitalizados
60%
procesamiento más rápido
CJIS
Apoyo a la política CJIS
24/7
acceso móvil
Antes vs. Después
Métrica
Antes
Después
Tiempo de Búsqueda de Registros
45 min. media
< 30 segundos
Acceso remoto
Ninguno
Acceso móvil total
Instalaciones de Almacenamiento
5 ubicaciones
1 NAS propio (BYOS)
Coste de Almacenamiento Anual
120.000 $
35.000 $
Medidas de Protección CJIS
Parciales
Cifrado, control de acceso, pista de auditoría
En la aplicación de la ley, cada segundo cuenta. Con PaperOffice, nuestros agentes encuentran información crítica en segundos en lugar de horas. Eso literalmente salva vidas. El sistema se amortizó el primer año solo con el ahorro en costes de almacenamiento.
Por qué PaperOffice?
Apoya la política CJIS del FBI
El control de acceso, las pistas de auditoría y el cifrado AES-256 ayudan a la agencia a respetar la CJIS Security Policy del FBI.
Almacenamiento propio (BYOS)
Los documentos se encuentran en el NAS Synology propio y autoalojado de la Oficina del Sheriff. PaperOffice se conecta a él mediante Bring Your Own Storage.
Soporte 24/7
Equipo de soporte dedicado para agencias de aplicación de la ley con tiempos de respuesta garantizados.
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