Ta emot dokument
Bidragsavtal, offerter, fakturor och labbjournalsidor kommer via uppladdning, skanner, övervakad mapp eller sparade e-postfiler. PDF Splitter delar upp sammanfogade PDF-filer i enskilda dokument.
Utbildning och forskning
Engelska bidragsavtal, upphandlingsunderlag och handskrivna labbjournaler: PaperOffice placerar varje dokument i projektet.
Rapportfrister, belopp och klausuler som fält, frågor över hela projektakten, dubbletter upptäckta.
Betrodd av ledande företag världen över
Så fungerar det
Vägen är densamma för bidragsavtal, offert och labbjournal: ta emot, extrahera, granska, styrk. Varje projekt förblir ändå separerat.
Bidragsavtal, offerter, fakturor och labbjournalsidor kommer via uppladdning, skanner, övervakad mapp eller sparade e-postfiler. PDF Splitter delar upp sammanfogade PDF-filer i enskilda dokument.
AI-OCR läser engelska, spanska och franska dokument samt handskrivna labbjournaler och formulär. IDP Agent extraherar projekt, belopp, rapportfrister och avtalsklausuler.
Rapport- och granskningsfrister visas i dokumentvyn och på tidslinjen, dubblettkontrollen flaggar fakturor som kommer två gånger. Document Chat besvarar frågor som ”Får manuskriptet lämnas in?” med källan.
Vad lösningen täcker
Tiden går inte till forskningen utan till letande, styrkande och att hålla frister. Dessa punkter täcker PaperOffice.
Varje finansierat projekt får en egen projektakt med egna rättigheter, egen förvaringstid och egen struktur.
Rapporter, delbevis och medelsbegäranden kommer med förfallodatum som fält och visas i dokumentvyn och på tidslinjen.
AI-OCR läser bidrags- och konsortialavtal och partnerpost på spanska och franska, översättning lägger vid behov till en version på ert språk.
Offerter, tilldelningsbesked, beställning, följesedel och lagerjournal ligger i samma ärende och kan frågas samtidigt.
Granskningsperioder och publiceringsklausuler från samarbetsavtal kan slås upp, varje svar med sin källa.
Labbjournalsidor och handskrivna uppfinningsanmälningar läses från skanningen och hamnar i projektakten som text.
Om en faktura kommer två gånger, med post och som PDF, flaggar dubblettkontrollen den andra som möjlig dubblett.
Förvaringstid per dokumenttyp, versioner per fil och ett oföränderligt protokoll över varje ändring.
Säkerhet och efterlevnad
Opublicerade resultat, uppfinningsanmälningar och partneravtal är konfidentiella. Separation, åtkomst och förvaring förblir spårbara.
Frågor från forskning
Nej. Budget, bokningar och medelsförvaltning förblir i era system. PaperOffice hanterar dokumenten runt dem: ta emot, extrahera, göra frister synliga och hitta. Datan går vidare via export, REST API eller arbetsflöde.
Ja. AI-OCR känner igen text på många språk, inklusive engelska, spanska, franska och portugisiska. Fälten kommer i ett enhetligt format, och översättning lägger vid behov till en version på ert språk bredvid originalet.
IDP Agent känner igen rapporter, delbevis och medelsbegäranden med förfallodatum. Båda visas i dokumentvyn och på tidslinjen, en uppföljning säkrar förfristen.
Offerter, tilldelningsbesked, beställning, följesedel, faktura och lagerjournal ligger i samma ärende. Document Chat visar med källor vad som finns, kontrollen mot era upphandlingsregler stannar hos er.
Dubblettkontrollen jämför innehållet och flaggar den andra fakturan som möjlig dubblett. Ni avgör om den raderas eller behålls som kopia innan något betalas två gånger.
Genom separata workspaces. Rättigheter, förvaring, bearbetningsdjup och säkerhetsnivå sätts per workspace, så att varje person bara ser de projekt som tilldelats hen.
Arkivet håller versioner, förvaringstider per dokumenttyp och ett oföränderligt protokoll över varje ändring. Det ger de bevis som finansiärer vill se vid en granskning.
Fallstudier
Upptäck hur företag transformerade sina processer med PaperOffice AI.
Mätbara framgångar hos våra kunder
"Företagsomfattande dokumenthantering för alla våra gruvoperationer. Världsklass."
"FDA-reglerade farmaceutiska etiketter kräver felfri dokumentation. PaperOffice har reducerat vår godkännandeprocess från dagar till timmar."
"Teknisk dokumentation och orderhantering körs nu helt automatiskt."
"Digitaliseringen har revolutionerat vår förvaltning. Medborgarförfrågningar behandlas nu på minuter istället för dagar."
"Patientjournaler, medicinska rapporter och remisser fångas och klassificeras automatiskt. Vårt team har äntligen tid för sina patienter."
"8 000 anställda och tusentals gästdokument varje dag. PaperOffice har helt digitaliserat våra back-office-processer."
"Låneansökningar och regelefterlevnadshandlingar behandlas nu på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är helt automatiserad."
"Byggprojektdokumentation och regelefterlevnad är nu digitala och spårbara."
"Incheckningsblanketter, fakturor och gästkommunikation är helt digitala. Vårt conciergeteam fokuserar nu på att ge utmärkt service."
"Bensinstationsfakturering, leverantörsdokument och regelefterlevnadsprotokoll från över 250 stationer behandlas och arkiveras automatiskt."
"GMP-relevant dokumentation för farmaceutiska funktionella etiketter sköts nu automatiserat. Revisionsspåren är fullständiga och omedelbart tillgängliga."
"Ritningar, tillstånd och kundakter för våra trähus hanteras nu centralt. Efter sex generationer är vi äntligen papperslösa."
"Leverantörsavtal, certifikat och tullhandlingar för hundratals rosterier världen över fångas automatiskt och tilldelas rätt produkt."
"Temperaturloggar, CMR-fraktsedlar och livsmedelscertifikat skannas automatiskt och tilldelas ordern. Felaktiga tilldelningar är ett minne blott."
"Tillstånd för tunga transporter, ruttplaner och projektdokumentation är nu omedelbart tillgängliga digitalt. Inget mer letande i mappar."
"Tulldokument, lagerkvitton och fraktorder för vårt nätverk i Östeuropa klassificeras automatiskt. Fyra generationer av logistik, äntligen digitalt."
"Tryckspecifikationer, kundgodkännanden och materialcertifikat är nu tillgängliga centralt. Felprocenten i produktionen har sjunkit till nära noll."
"Hållbarhetscertifikat, leverantörsavtal och kundspecifikationer behandlas automatiskt. Schweizisk precision, nu även digitalt."
"Bygglov, underentreprenörsavtal och acceptansprotokoll för våra kommersiella fastigheter är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Köpeavtal, prospekt och kundakter från över 30 års marknadsledarskap är nu digitalt sökbara. Varje mäklare hittar allt på några sekunder."
"Sjöfraktsdokument, tulldeklarationer och konossement fångas automatiskt. Logistiken i Östersjön har aldrig varit så effektiv."
"Tusentals specialförpackningsorder per vecka med designgodkännanden, tryckdata och leveransdokument. PaperOffice håller ihop allt."
"Patologilaboratoriedokumentation och apparatcertifieringar är nu helt automatiserade. Sömlös spårbarhet för varje prov."
"Lånehandlingar, säkerhetshandlingar och kundkorrespondens behandlas på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är sömlös."
"Tekniska specifikationer, kvalitetscertifikat och återvinningsprotokoll för vår stålproduktion är centrala och omedelbart tillgängliga."
"Läkemedels- och kosmetiketikettspecifikationer med regulatoriska krav kontrolleras och godkänns automatiskt. Inga fler manuella checklistor."
"KYC-dokument, investeringsrapporter och regulatoriska anmälningar klassificeras på några sekunder. Som en MAS-reglerad robo-advisor är sömlös regelefterlevnad avgörande."
"Säkerhetsdatablad, transporttillstånd och ADR-dokument för kemisk logistik tilldelas automatiskt. Nolltolerans för fel."
"Äkthetsintyg, leverantörsuppgifter och kundgarantier för våra pärlkollektioner arkiveras automatiskt och är omedelbart tillgängliga."
"SME-låneansökningar, säkerhetshandlingar och regulatoriska rapporter klassificeras automatiskt. Våra rådgivare har mer tid för kundrådgivning."
"Kundakter från över 135 års bankhistorie digitaliseras successivt. 5 000 anställda har nu omedelbar tillgång till alla dokument."
"Mikrokreditansökningar och regelefterlevnadshandlingar för miljontals kunder behandlas nu på minuter istället för dagar. En gamechanger för finansiell inkludering."
"Hundratusentals följesedlar och retursedlar per dag behandlas automatiskt. Vietnams ledande logistikleverantör inom e-handel, nu papperslös."
"CNC-tillverkningsprotokoll, materialcertifikat och kundspecifikationer för olje-, gas- och rymdprojekt är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Vision 2030 kräver fullständig digitalisering. PaperOffice behandlar regeringsdokument för Saudiarabiens digitala ryggrad."
"Materialcertifikat, härdningsprotokoll och kundspecifikationer tilldelas automatiskt rätt order. Australiens enda Q&T-tillverkare, nu papperslös."
"Svetsfogsprotokoll, statiska beräkningar och projektplaner hanteras digitalt. Våra verkstadsteam har tillgång i realtid."
"Flygcertifikat, CNC-program och kundtoleranser klassificeras automatiskt. AS9100-underlag har aldrig varit så snabbt till hands."
"Handlaravtal, KYC-dokument och transaktionskvitton för hundratusentals små och medelstora företag behandlas på några sekunder. Mexikos betalningsrevolution, papperslös."
"Skördedokumentation, exportcertifikat och kvalitetsprotokoll för våra Malbec-viner på hög höjd arkiveras automatiskt. 120 år av vintradition, nu digitalt."
"Miljontals användarverifieringar och regulatoriska dokument behandlas helt automatiskt. Skalning utan papper."
"Onboarding-dokument för handlare och regelefterlevnadsprotokoll för Afrikas ledande betalningsleverantör behandlas på minuter istället för dagar."
"Ekologiska certifikat, leverantörsrevisioner och produktetiketter för tusentals naturprodukter kontrolleras och arkiveras automatiskt."
"Regulatoriska dokument från 33 afrikanska länder, partneravtal och granskningslistor hanteras helt automatiskt. Ett DMS för storföretag för ett fintechbolag värt 3 miljarder dollar."
"Recept och läkemedelshantering körs nu helt automatiskt. Mer tid för våra patienter."
"Sekellånga dokument är nu digitalt sökbara. En milstolpe för våra historiska arkiv."
"Våra vårdare har äntligen mer tid för de boende istället för pappersarbete."
"500 000+ akter digitaliserade. Våra handläggare hittar nu all information direkt."
"Hantering av patientjournaler är nu en barnlek. Allt fångas och arkiveras automatiskt."
"Arvs- och dödsbosdokumentation är nu effektiv och felfri."
"Digital fastighetsförvaltning för alla våra bostadskomplex. Hyresgäster och ägare är nöjda."
"Med PaperOffice har vi påskyndat vår fakturahantering med 99 %. AI:n känner automatiskt igen alla relevanta data och tilldelar dem korrekt."
"PaperOffice har blivit oumbärlig i vårt dagliga arbete. Order, offerter och fakturor är nu automatiserade."
"Dokumentationen av våra vårdtjänster är nu digital och automatiserad. Mer tid för våra patienter."
"Tekniska ritningar, stycklistor och kvalitetsprotokoll är omedelbart sökbara. En sökning som tidigare tog 30 minuter tar nu 30 sekunder."
"Klientkvitton, skattebesked och årsbokslut sorteras och tilldelas automatiskt rätt klient. Kvitto-kaos är ett minne blott."
"Projektdokumentation, SLA:er och kundkommunikation för våra IT-konsultprojekt klassificeras och arkiveras automatiskt."
Var vill ni testa PaperOffice?
Din provperiod är redo
Var vill du börja?
Den fullständiga arbetsytan är optimerad för datorn. Mobilversionen passar bra för att registrera, granska och godkänna dokument.
Registrera gratis Redan kund? Logga in app.paperoffice.aiBörja på datorn
Vi skickar din personliga åtkomstlänk till din e-postadress.
Öppna PaperOffice Mobile
Registrera och bearbeta dokument direkt med smartphonen.
Öppna mobilversionenAI-DMS
Dokument. Intelligens. Verklig effekt.
PaperOffice AI är AI-DMS:et. Fyra funktionsområden på en gemensam DMS-grund, tillgängliga via tre ingångar.
Funktioner, moduler och fördelar i översikt.
Dokumentfångst, organisation, sökning och samarbetsredigering.
Integreras sömlöst i egna system och AI-arbetsflöden.
Ingen installation, klar på sekunder.
Sök i alla verktyg