Anslut platser
Filservrar, NAS, S3-buckets, WebDAV-delningar och IMAP-postfält integreras som monter eller connector. Filerna kan stanna där de är: PaperOffice för index, metadata och AI-resultat.
Problem med dokumentkaos
Dina dokument ligger på filservrar, i molnet, i postfältet och i skanningsmappen. Ingen känner till alla platser.
PaperOffice integrerar platserna, känner igen varje dokumenttyp och placerar den på sin plats.
Betrodd av ledande företag världen över
Så fungerar det
Ett städprojekt tar några veckor. PaperOffice hämtar dokumenten från de platser där de finns idag, känner igen varje typ och arkiverar dem enligt dina regler.
Filservrar, NAS, S3-buckets, WebDAV-delningar och IMAP-postfält integreras som monter eller connector. Filerna kan stanna där de är: PaperOffice för index, metadata och AI-resultat.
Klassificeringen läser dokumenttyp, riktning, språk och avsändare från innehållet, utan träning och utan mall per avsändare. Egna dokumenttyper kan kompletteras med mappförslag och frist.
Varje dokument får arbetsyta, mapp, metadata och förvaringsfrist. Fulltext, OCR-text och entiteter gör beståndet genomlysbar från första körningen.
Vad lösningen täcker
Kaos uppstår inte för att människor är slarviga, utan för att arkivering är handarbete. PaperOffice tar dessa punkter.
NAS, filservrar och molnlagring via SFTP, WebDAV eller S3, utan att flytta filerna.
Dokumenttyp, riktning, språk och avsändare identifieras från innehållet, inte från filnamnet.
För varje identifierad typ föreslår systemet mapp, metadata och förvaringsfrist.
Typer som bara finns i ert hus skapar du själv, med regler och workflow-utlösare.
Klienter, avdelningar och projekt förblir separerade, med egna rättigheter och egen förvaring.
Nya versioner hamnar på samma dokument, varje version förblir jämförbar och återställbar.
Semantiskt, i fulltext och i OCR-text, även över språk- och arkiveringsgränser.
Vem vad när arkiverade, öppnade eller ändrade står fältexakt i revisionsloggen.
Med vad PaperOffice löser detta
Ordning skapas inte genom ett engångsprojekt, utan genom byggstenar som arbetar varje dag.
Säkerhet och efterlevnad
När alla dokument samlas på en plats måste rättigheter, lagringsplats och historik stämma.
Frågor om arkivering
Nej. Beståndet läses in som det är. Typ, avsändare, datum och referenser kommer från innehållet, inte från filnamnet. Sortering sker efter inläsning, inte innan.
Inte nödvändigtvis. Storage Mounts integrerar NAS, filservrar och molnlagring: Filerna stannar hos er, PaperOffice håller index, metadata och AI-resultat. Den som vill flytta använder importen istället.
Filnamnet avgör inte längre arkiveringen. Flera versioner av samma dokument kan hanteras som versioner kopplade till ett dokument, istället för att ligga bredvid varandra som separata filer.
Det beror på mängd och sidantal. Den första körningen arbetar som en batch i bakgrunden, nya dokument bearbetas parallellt från dag ett. Du ser framstegen per plats i anslutningsloggen.
Ja. Workspaces separerar bestånd inklusive rättigheter, lagringsplats, bearbetningsdjup och arkivering. En medarbetare ser endast de workspaces hen har behörighet för.
De försvinner inte utan hamnar i en granskningslista. Där beslutar en människa, och beslutet kan tas som regel för nästa liknande fall.
Ja. Utöver de identifierade standardtyperna skapar du egna typer med mappförslag, arkiveringsfrist och workflow-utlösare. De gäller från nästa dokument.
Mätbara framgångar för våra kunder
"Företagsomfattande dokumenthantering för alla våra gruvoperationer. Världsklass."
"FDA-reglerade farmaceutiska etiketter kräver felfri dokumentation. PaperOffice har reducerat vår godkännandeprocess från dagar till timmar."
"Teknisk dokumentation och orderhantering körs nu helt automatiskt."
"Digitaliseringen har revolutionerat vår förvaltning. Medborgarförfrågningar behandlas nu på minuter istället för dagar."
"Patientjournaler, medicinska rapporter och remisser fångas och klassificeras automatiskt. Vårt team har äntligen tid för sina patienter."
"8 000 anställda och tusentals gästdokument varje dag. PaperOffice har helt digitaliserat våra back-office-processer."
"Låneansökningar och regelefterlevnadshandlingar behandlas nu på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är helt automatiserad."
"Byggprojektdokumentation och regelefterlevnad är nu digitala och spårbara."
"Incheckningsblanketter, fakturor och gästkommunikation är helt digitala. Vårt conciergeteam fokuserar nu på att ge utmärkt service."
"Bensinstationsfakturering, leverantörsdokument och regelefterlevnadsprotokoll från över 250 stationer behandlas och arkiveras automatiskt."
"GMP-kompatibel dokumentation för farmaceutiska funktionella etiketter är nu helt automatiserad. Granskningslistor är sömlösa och omedelbart tillgängliga."
"Ritningar, tillstånd och kundakter för våra trähus hanteras nu centralt. Efter sex generationer är vi äntligen papperslösa."
"Leverantörsavtal, certifikat och tullhandlingar för hundratals rosterier världen över fångas automatiskt och tilldelas rätt produkt."
"Temperaturloggar, CMR-fraktsedlar och livsmedelscertifikat skannas automatiskt och tilldelas ordern. Felaktiga tilldelningar är ett minne blott."
"Tillstånd för tunga transporter, ruttplaner och projektdokumentation är nu omedelbart tillgängliga digitalt. Inget mer letande i mappar."
"Tulldokument, lagerkvitton och fraktorder för vårt nätverk i Östeuropa klassificeras automatiskt. Fyra generationer av logistik, äntligen digitalt."
"Tryckspecifikationer, kundgodkännanden och materialcertifikat är nu tillgängliga centralt. Felprocenten i produktionen har sjunkit till nära noll."
"Hållbarhetscertifikat, leverantörsavtal och kundspecifikationer behandlas automatiskt. Schweizisk precision, nu även digitalt."
"Bygglov, underentreprenörsavtal och acceptansprotokoll för våra kommersiella fastigheter är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Köpeavtal, prospekt och kundakter från över 30 års marknadsledarskap är nu digitalt sökbara. Varje mäklare hittar allt på några sekunder."
"Sjöfraktsdokument, tulldeklarationer och konossement fångas automatiskt. Logistiken i Östersjön har aldrig varit så effektiv."
"Tusentals specialförpackningsorder per vecka med designgodkännanden, tryckdata och leveransdokument. PaperOffice håller ihop allt."
"Patologilaboratoriedokumentation och apparatcertifieringar är nu helt automatiserade. Sömlös spårbarhet för varje prov."
"Lånehandlingar, säkerhetshandlingar och kundkorrespondens behandlas på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är sömlös."
"Tekniska specifikationer, kvalitetscertifikat och återvinningsprotokoll för vår stålproduktion är centrala och omedelbart tillgängliga."
"Läkemedels- och kosmetiketikettspecifikationer med regulatoriska krav kontrolleras och godkänns automatiskt. Inga fler manuella checklistor."
"KYC-dokument, investeringsrapporter och regulatoriska anmälningar klassificeras på några sekunder. Som en MAS-reglerad robo-advisor är sömlös regelefterlevnad avgörande."
"Säkerhetsdatablad, transporttillstånd och ADR-dokument för kemisk logistik tilldelas automatiskt. Nolltolerans för fel."
"Äkthetsintyg, leverantörsuppgifter och kundgarantier för våra pärlkollektioner arkiveras automatiskt och är omedelbart tillgängliga."
"SME-låneansökningar, säkerhetshandlingar och regulatoriska rapporter klassificeras automatiskt. Våra rådgivare har mer tid för kundrådgivning."
"Kundakter från över 135 års bankhistorie digitaliseras successivt. 5 000 anställda har nu omedelbar tillgång till alla dokument."
"Mikrokreditansökningar och regelefterlevnadshandlingar för miljontals kunder behandlas nu på minuter istället för dagar. En gamechanger för finansiell inkludering."
"Hundratusentals följesedlar och retursedlar per dag behandlas automatiskt. Vietnams ledande logistikleverantör inom e-handel, nu papperslös."
"CNC-tillverkningsprotokoll, materialcertifikat och kundspecifikationer för olje-, gas- och rymdprojekt är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Vision 2030 kräver fullständig digitalisering. PaperOffice behandlar regeringsdokument för Saudiarabiens digitala ryggrad."
"Materialcertifikat, härdningsprotokoll och kundspecifikationer tilldelas automatiskt rätt order. Australiens enda Q&T-tillverkare, nu papperslös."
"Svetsfogsprotokoll, statiska beräkningar och projektplaner hanteras digitalt. Våra verkstadsteam har tillgång i realtid."
"Flygcertifikat, CNC-program och kundtoleranser klassificeras automatiskt. AS9100-regelefterlevnad har aldrig varit enklare."
"Handlaravtal, KYC-dokument och transaktionskvitton för hundratusentals små och medelstora företag behandlas på några sekunder. Mexikos betalningsrevolution, papperslös."
"Skördedokumentation, exportcertifikat och kvalitetsprotokoll för våra Malbec-viner på hög höjd arkiveras automatiskt. 120 år av vintradition, nu digitalt."
"Miljontals användarverifieringar och regulatoriska dokument behandlas helt automatiskt. Skalning utan papper."
"Onboarding-dokument för handlare och regelefterlevnadsprotokoll för Afrikas ledande betalningsleverantör behandlas på minuter istället för dagar."
"Ekologiska certifikat, leverantörsrevisioner och produktetiketter för tusentals naturprodukter kontrolleras och arkiveras automatiskt."
"Regulatoriska dokument från 33 afrikanska länder, partneravtal och granskningslistor hanteras helt automatiskt. Ett DMS för storföretag för ett fintechbolag värt 3 miljarder dollar."
"Recept och läkemedelshantering körs nu helt automatiskt. Mer tid för våra patienter."
"Sekellånga dokument är nu digitalt sökbara. En milstolpe för våra historiska arkiv."
"Våra vårdare har äntligen mer tid för de boende istället för pappersarbete."
"500 000+ akter digitaliserade. Våra handläggare hittar nu all information direkt."
"Hantering av patientjournaler är nu en barnlek. Allt fångas och arkiveras automatiskt."
"Arvs- och dödsbosdokumentation är nu effektiv och felfri."
"Digital fastighetsförvaltning för alla våra bostadskomplex. Hyresgäster och ägare är nöjda."
"Med PaperOffice har vi påskyndat vår fakturahantering med 99 %. AI:n känner automatiskt igen alla relevanta data och tilldelar dem korrekt."
"PaperOffice har blivit oumbärlig i vårt dagliga arbete. Order, offerter och fakturor är nu automatiserade."
"Dokumentationen av våra vårdtjänster är nu digital och automatiserad. Mer tid för våra patienter."
"Tekniska ritningar, stycklistor och kvalitetsprotokoll är omedelbart sökbara. En sökning som tidigare tog 30 minuter tar nu 30 sekunder."
"Klientkvitton, skattebesked och årsbokslut sorteras och tilldelas automatiskt rätt klient. Kvitto-kaos är ett minne blott."
"Projektdokumentation, SLA:er och kundkommunikation för våra IT-konsultprojekt klassificeras och arkiveras automatiskt."
Var vill ni testa PaperOffice?
Din provperiod är redo
Var vill du börja?
Den fullständiga arbetsytan är optimerad för datorn. Mobilversionen passar bra för att registrera, granska och godkänna dokument.
app.paperoffice.aiBörja på datorn
Vi skickar din personliga åtkomstlänk till din e-postadress.
Öppna PaperOffice Mobile
Registrera och bearbeta dokument direkt med smartphonen.
Öppna mobilversionen