arkivering med regel
varje dokument får vid mottagning typ, workspace och förvaringsfrist. Klassificeringen föreslår mapp och tidsfrist, versionering och WORM-skydd aktiveras från första sparandet.
risk auditluckor
i en kontroll räknas inte vad du gjort utan vad du kan bevisa.
varje åtgärd vid dokumentet står i loggen: vem, när, vad. Export som PDF, CSV eller JSON.
Betrodd av ledande företag världen över
så fungerar det
en lucka uppstår där ett handgrepp inte skrivits ner. Därför startar loggen från första dokumentet.
varje dokument får vid mottagning typ, workspace och förvaringsfrist. Klassificeringen föreslår mapp och tidsfrist, versionering och WORM-skydd aktiveras från första sparandet.
visa, ändra, exportera, godkänn, radera och dela hålls med tid, användare, dokument och kontext vid fältändringar med gammalt och nytt värde. Varje inlägg bär en integritets-hash.
för revisorn skapar du rapporten per dokument som PDF eller trailen som CSV eller JSON, filtrerad efter period, användare och workspace. Öppna fynd är tidigare tilldelade som uppgift och avslutade med kommentar.
Vad lösningen täcker
En granskare frågar efter fullständighet, ordning och ansvar. PaperOffice täcker dessa punkter.
Visa, ändra, exportera, godkänna, radera och dela med tid, användare, dokument och kontext.
Avvikande bankuppgifter, räknfel, datuminkonsekvenser och onormala åtkomstmönster registreras.
Varje post är skyddad med en hash och kan varken redigeras eller raderas i efterhand.
Vem som granskat, godkänt, avvisat eller eskalerat står med kommentar i spåret.
Varje version av ett dokument behålls, fältändringar med gammalt och nytt värde.
Audit-rapport per dokument som PDF, spåret som CSV eller JSON, omfattning och tidsperiod valbar.
Låg, medel, hög, kritisk: Från din nivå skickas avisering och uppgift ut.
Behållandefrist per dokumenttyp, WORM-skydd i arbetsytan, raderingar står själva i spåret.
Med vad PaperOffice löser detta
Audit-spåret är inte en tilläggsmodul för nödfall. Det uppstår av det ni arbetar med dagligen.
Säkerhet och efterlevnad
Granskningsdata är känsliga i sig: de visar vem som sett vad när. Bearbetning och lagring sker inom EU.
Frågor om auditluckor
Spåret håller fast tid, användare, dokument och kontext för varje åtgärd, vid fältändringar med gammalt och nytt värde, och säkrar varje post med en integritets-hash. Vad era granskare kräver i det enskilda fallet klarlägger ni med skatterådgivare eller auditor. Datat levererar ni som PDF, CSV eller JSON.
Nej. Den körs i varje arbetsyta från första dokumentet, utan konfiguration. Ni bestämmer bara vid vilken allvarlighetsgrad avisering skickas och vilken behållandefrist som gäller per dokumenttyp.
Bestånd från enhet, NAS eller moln binder ni in via Storage Mount eller importerar i batch. Från importen körs loggen med. För tiden innan gäller det som era gamla system ger.
Poster är varken redigerbara eller raderbara. Även radering av ett dokument är en post i spåret, med användare, tidpunkt och kontext.
Via fulltextsökning och metadata-sökning i AI-DMS, filtrerad efter typ, tidsperiod, avsändare eller belopp. För varje träff öppnar ni direkt tillhörande spår utan att byta system.
Som rapport per dokument i PDF, som spår-export i CSV eller JSON eller via audit-säker sändning med lösenord och logg över öppnande och nedladdning.
Avvikelser från den nivå ni satt tilldelas och utlöser en avisering. Öppna granskningar står i dashboarden så att de inte ligger kvar till granskningsdagen.
Mätbara framgångar för våra kunder
"Företagsomfattande dokumenthantering för alla våra gruvoperationer. Världsklass."
"FDA-reglerade farmaceutiska etiketter kräver felfri dokumentation. PaperOffice har reducerat vår godkännandeprocess från dagar till timmar."
"Teknisk dokumentation och orderhantering körs nu helt automatiskt."
"Digitaliseringen har revolutionerat vår förvaltning. Medborgarförfrågningar behandlas nu på minuter istället för dagar."
"Patientjournaler, medicinska rapporter och remisser fångas och klassificeras automatiskt. Vårt team har äntligen tid för sina patienter."
"8 000 anställda och tusentals gästdokument varje dag. PaperOffice har helt digitaliserat våra back-office-processer."
"Låneansökningar och regelefterlevnadshandlingar behandlas nu på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är helt automatiserad."
"Byggprojektdokumentation och regelefterlevnad är nu digitala och spårbara."
"Incheckningsblanketter, fakturor och gästkommunikation är helt digitala. Vårt conciergeteam fokuserar nu på att ge utmärkt service."
"Bensinstationsfakturering, leverantörsdokument och regelefterlevnadsprotokoll från över 250 stationer behandlas och arkiveras automatiskt."
"GMP-kompatibel dokumentation för farmaceutiska funktionella etiketter är nu helt automatiserad. Granskningslistor är sömlösa och omedelbart tillgängliga."
"Ritningar, tillstånd och kundakter för våra trähus hanteras nu centralt. Efter sex generationer är vi äntligen papperslösa."
"Leverantörsavtal, certifikat och tullhandlingar för hundratals rosterier världen över fångas automatiskt och tilldelas rätt produkt."
"Temperaturloggar, CMR-fraktsedlar och livsmedelscertifikat skannas automatiskt och tilldelas ordern. Felaktiga tilldelningar är ett minne blott."
"Tillstånd för tunga transporter, ruttplaner och projektdokumentation är nu omedelbart tillgängliga digitalt. Inget mer letande i mappar."
"Tulldokument, lagerkvitton och fraktorder för vårt nätverk i Östeuropa klassificeras automatiskt. Fyra generationer av logistik, äntligen digitalt."
"Tryckspecifikationer, kundgodkännanden och materialcertifikat är nu tillgängliga centralt. Felprocenten i produktionen har sjunkit till nära noll."
"Hållbarhetscertifikat, leverantörsavtal och kundspecifikationer behandlas automatiskt. Schweizisk precision, nu även digitalt."
"Bygglov, underentreprenörsavtal och acceptansprotokoll för våra kommersiella fastigheter är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Köpeavtal, prospekt och kundakter från över 30 års marknadsledarskap är nu digitalt sökbara. Varje mäklare hittar allt på några sekunder."
"Sjöfraktsdokument, tulldeklarationer och konossement fångas automatiskt. Logistiken i Östersjön har aldrig varit så effektiv."
"Tusentals specialförpackningsorder per vecka med designgodkännanden, tryckdata och leveransdokument. PaperOffice håller ihop allt."
"Patologilaboratoriedokumentation och apparatcertifieringar är nu helt automatiserade. Sömlös spårbarhet för varje prov."
"Lånehandlingar, säkerhetshandlingar och kundkorrespondens behandlas på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är sömlös."
"Tekniska specifikationer, kvalitetscertifikat och återvinningsprotokoll för vår stålproduktion är centrala och omedelbart tillgängliga."
"Läkemedels- och kosmetiketikettspecifikationer med regulatoriska krav kontrolleras och godkänns automatiskt. Inga fler manuella checklistor."
"KYC-dokument, investeringsrapporter och regulatoriska anmälningar klassificeras på några sekunder. Som en MAS-reglerad robo-advisor är sömlös regelefterlevnad avgörande."
"Säkerhetsdatablad, transporttillstånd och ADR-dokument för kemisk logistik tilldelas automatiskt. Nolltolerans för fel."
"Äkthetsintyg, leverantörsuppgifter och kundgarantier för våra pärlkollektioner arkiveras automatiskt och är omedelbart tillgängliga."
"SME-låneansökningar, säkerhetshandlingar och regulatoriska rapporter klassificeras automatiskt. Våra rådgivare har mer tid för kundrådgivning."
"Kundakter från över 135 års bankhistorie digitaliseras successivt. 5 000 anställda har nu omedelbar tillgång till alla dokument."
"Mikrokreditansökningar och regelefterlevnadshandlingar för miljontals kunder behandlas nu på minuter istället för dagar. En gamechanger för finansiell inkludering."
"Hundratusentals följesedlar och retursedlar per dag behandlas automatiskt. Vietnams ledande logistikleverantör inom e-handel, nu papperslös."
"CNC-tillverkningsprotokoll, materialcertifikat och kundspecifikationer för olje-, gas- och rymdprojekt är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Vision 2030 kräver fullständig digitalisering. PaperOffice behandlar regeringsdokument för Saudiarabiens digitala ryggrad."
"Materialcertifikat, härdningsprotokoll och kundspecifikationer tilldelas automatiskt rätt order. Australiens enda Q&T-tillverkare, nu papperslös."
"Svetsfogsprotokoll, statiska beräkningar och projektplaner hanteras digitalt. Våra verkstadsteam har tillgång i realtid."
"Flygcertifikat, CNC-program och kundtoleranser klassificeras automatiskt. AS9100-regelefterlevnad har aldrig varit enklare."
"Handlaravtal, KYC-dokument och transaktionskvitton för hundratusentals små och medelstora företag behandlas på några sekunder. Mexikos betalningsrevolution, papperslös."
"Skördedokumentation, exportcertifikat och kvalitetsprotokoll för våra Malbec-viner på hög höjd arkiveras automatiskt. 120 år av vintradition, nu digitalt."
"Miljontals användarverifieringar och regulatoriska dokument behandlas helt automatiskt. Skalning utan papper."
"Onboarding-dokument för handlare och regelefterlevnadsprotokoll för Afrikas ledande betalningsleverantör behandlas på minuter istället för dagar."
"Ekologiska certifikat, leverantörsrevisioner och produktetiketter för tusentals naturprodukter kontrolleras och arkiveras automatiskt."
"Regulatoriska dokument från 33 afrikanska länder, partneravtal och granskningslistor hanteras helt automatiskt. Ett DMS för storföretag för ett fintechbolag värt 3 miljarder dollar."
"Recept och läkemedelshantering körs nu helt automatiskt. Mer tid för våra patienter."
"Sekellånga dokument är nu digitalt sökbara. En milstolpe för våra historiska arkiv."
"Våra vårdare har äntligen mer tid för de boende istället för pappersarbete."
"500 000+ akter digitaliserade. Våra handläggare hittar nu all information direkt."
"Hantering av patientjournaler är nu en barnlek. Allt fångas och arkiveras automatiskt."
"Arvs- och dödsbosdokumentation är nu effektiv och felfri."
"Digital fastighetsförvaltning för alla våra bostadskomplex. Hyresgäster och ägare är nöjda."
"Med PaperOffice har vi påskyndat vår fakturahantering med 99 %. AI:n känner automatiskt igen alla relevanta data och tilldelar dem korrekt."
"PaperOffice har blivit oumbärlig i vårt dagliga arbete. Order, offerter och fakturor är nu automatiserade."
"Dokumentationen av våra vårdtjänster är nu digital och automatiserad. Mer tid för våra patienter."
"Tekniska ritningar, stycklistor och kvalitetsprotokoll är omedelbart sökbara. En sökning som tidigare tog 30 minuter tar nu 30 sekunder."
"Klientkvitton, skattebesked och årsbokslut sorteras och tilldelas automatiskt rätt klient. Kvitto-kaos är ett minne blott."
"Projektdokumentation, SLA:er och kundkommunikation för våra IT-konsultprojekt klassificeras och arkiveras automatiskt."
Var vill ni testa PaperOffice?
Din provperiod är redo
Var vill du börja?
Den fullständiga arbetsytan är optimerad för datorn. Mobilversionen passar bra för att registrera, granska och godkänna dokument.
app.paperoffice.aiBörja på datorn
Vi skickar din personliga åtkomstlänk till din e-postadress.
Öppna PaperOffice Mobile
Registrera och bearbeta dokument direkt med smartphonen.
Öppna mobilversionen