Anslut kanaler
Postfält, nätverksskanner, uppladdning i webbappen och övervakade mappar på NAS eller server ansluts. Högskanningar separeras till enskilda dokument.
Process Brevlåda
E-post, skanner, uppladdning, nätverksmapp: Ingången är spridd. PaperOffice samlar den på ett ställe.
Typ identifierad, avsändare kopplad, fält lästa, vidarebefordrat till ansvarigt team.
Betrodd av ledande företag världen över
Så fungerar det
Brevlådan är inte ett sorteringsproblem utan ett kopplingsproblem: Vem måste se det, när ut, och hör det till ett pågående ärende?
Postfält, nätverksskanner, uppladdning i webbappen och övervakade mappar på NAS eller server ansluts. Högskanningar separeras till enskilda dokument.
AI-OCR gör skannerläsbara, klassificeringen bestämmer dokumenttyp, språk och avsändare, IDP-agenten extraherar datum, belopp, frister och referenser som fält.
Regler avgör vilket team som är ansvarigt, vad som visas som uppgift och vem som aviseras. Därefter ligger dokumentet i rätt arbetsyta med frist.
Vad lösningen täcker
Post kommer digitalt och på papper, till samlingsadresser och till enskilda personer. Dessa punkter täcks av PaperOffice.
Postlådor, nätverkskamerascannrar, uppladdning, mobil enhet, övervakade mappar på NAS eller server och API:s flyter ihop.
Faktura, påminnelse, avtal, uppsägning, beställning eller ansökan identifieras efter innehåll, inte efter en mall för varje avsändare.
En skanningsstapel eller ett mail med flera bilagor separeras till enskilda dokument och tilldelas var för sig.
Det modellen inte är säker på att tilldela hamnar i en granskningslista istället för hos fel team.
Granskade ingångar skickas med sina fält till ERP, CRM eller ticketsystem via export, API eller workflow.
Källa, tidpunkt, klassificering, vidarebefordran och arkivering finns som historik vid dokumentet.
Företag, platser eller kunder får egna arbetsytor med egna regler och rättigheter.
Brådskande ingångar utlöser en notis, tidsfrister från dokumentet tas över som kalenderhändelser.
Med vad PaperOffice löser detta
Från övervakad mapp till arkivering arbetar samma moduler som även hanterar fakturor och avtal.
Säkerhet och efterlevnad
Allt går genom postinkorgen: avtal, klagomål, myndighetspost, ansökningar. Åtkomst och väg är spårbara.
Frågor om postinkorgen
Övervakade e-postpostlådor, nätverksskannrar via en skanningsmapp, uppladdning i web-appen, mobila enheter, mappar och buckets på NAS, server eller i molnet samt REST-API. Alla kanaler mynnar ut i samma ingång.
Nej. Klassificeringen arbetar utan mall per avsändare eftersom den läser innehåll och layout. Kända avsändare tilldelas ytterligare en kontakt och ett löpande ärende via adress, skattenummer eller referens.
De hamnar i granskningslistan istället för hos ett slumpmässigt team. Där tilldelar du dem en gång, och regeln gäller för nästa ingångar av denna typ.
Via innehåll, avsändare och referens. Kommer samma dokument via mail och post markeras den andra inkomsten och tilldelas det befintliga ärendet istället för att skapa ett nytt.
Via nätverksskannern till en övervakad mapp eller via mobilinsamling. En stapel separeras automatiskt till enskilda dokument, så att inte allt anländer som en fil.
Det bestämmer du per regel: Tilldelning till ett team, uppgift för en person, notis vid brådskande typer. För tidsfrister från dokumentet kan ytterligare en kalenderhändelse sättas.
Den granskade inkomsten skickas med sina fält via export, REST-API eller workflow till ERP, CRM eller ticketsystem. Dokumentet stannar i arbetsytan, ditt system får datan och hänvisningen.
Mätbara framgångar från våra kunder
"Företagsomfattande dokumenthantering för alla våra gruvoperationer. Världsklass."
"FDA-reglerade farmaceutiska etiketter kräver felfri dokumentation. PaperOffice har reducerat vår godkännandeprocess från dagar till timmar."
"Teknisk dokumentation och orderhantering körs nu helt automatiskt."
"Digitaliseringen har revolutionerat vår förvaltning. Medborgarförfrågningar behandlas nu på minuter istället för dagar."
"Patientjournaler, medicinska rapporter och remisser fångas och klassificeras automatiskt. Vårt team har äntligen tid för sina patienter."
"8 000 anställda och tusentals gästdokument varje dag. PaperOffice har helt digitaliserat våra back-office-processer."
"Låneansökningar och regelefterlevnadshandlingar behandlas nu på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är helt automatiserad."
"Byggprojektdokumentation och regelefterlevnad är nu digitala och spårbara."
"Incheckningsblanketter, fakturor och gästkommunikation är helt digitala. Vårt conciergeteam fokuserar nu på att ge utmärkt service."
"Bensinstationsfakturering, leverantörsdokument och regelefterlevnadsprotokoll från över 250 stationer behandlas och arkiveras automatiskt."
"GMP-kompatibel dokumentation för farmaceutiska funktionella etiketter är nu helt automatiserad. Granskningslistor är sömlösa och omedelbart tillgängliga."
"Ritningar, tillstånd och kundakter för våra trähus hanteras nu centralt. Efter sex generationer är vi äntligen papperslösa."
"Leverantörsavtal, certifikat och tullhandlingar för hundratals rosterier världen över fångas automatiskt och tilldelas rätt produkt."
"Temperaturloggar, CMR-fraktsedlar och livsmedelscertifikat skannas automatiskt och tilldelas ordern. Felaktiga tilldelningar är ett minne blott."
"Tillstånd för tunga transporter, ruttplaner och projektdokumentation är nu omedelbart tillgängliga digitalt. Inget mer letande i mappar."
"Tulldokument, lagerkvitton och fraktorder för vårt nätverk i Östeuropa klassificeras automatiskt. Fyra generationer av logistik, äntligen digitalt."
"Tryckspecifikationer, kundgodkännanden och materialcertifikat är nu tillgängliga centralt. Felprocenten i produktionen har sjunkit till nära noll."
"Hållbarhetscertifikat, leverantörsavtal och kundspecifikationer behandlas automatiskt. Schweizisk precision, nu även digitalt."
"Bygglov, underentreprenörsavtal och acceptansprotokoll för våra kommersiella fastigheter är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Köpeavtal, prospekt och kundakter från över 30 års marknadsledarskap är nu digitalt sökbara. Varje mäklare hittar allt på några sekunder."
"Sjöfraktsdokument, tulldeklarationer och konossement fångas automatiskt. Logistiken i Östersjön har aldrig varit så effektiv."
"Tusentals specialförpackningsorder per vecka med designgodkännanden, tryckdata och leveransdokument. PaperOffice håller ihop allt."
"Patologilaboratoriedokumentation och apparatcertifieringar är nu helt automatiserade. Sömlös spårbarhet för varje prov."
"Lånehandlingar, säkerhetshandlingar och kundkorrespondens behandlas på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är sömlös."
"Tekniska specifikationer, kvalitetscertifikat och återvinningsprotokoll för vår stålproduktion är centrala och omedelbart tillgängliga."
"Läkemedels- och kosmetiketikettspecifikationer med regulatoriska krav kontrolleras och godkänns automatiskt. Inga fler manuella checklistor."
"KYC-dokument, investeringsrapporter och regulatoriska anmälningar klassificeras på några sekunder. Som en MAS-reglerad robo-advisor är sömlös regelefterlevnad avgörande."
"Säkerhetsdatablad, transporttillstånd och ADR-dokument för kemisk logistik tilldelas automatiskt. Nolltolerans för fel."
"Äkthetsintyg, leverantörsuppgifter och kundgarantier för våra pärlkollektioner arkiveras automatiskt och är omedelbart tillgängliga."
"SME-låneansökningar, säkerhetshandlingar och regulatoriska rapporter klassificeras automatiskt. Våra rådgivare har mer tid för kundrådgivning."
"Kundakter från över 135 års bankhistorie digitaliseras successivt. 5 000 anställda har nu omedelbar tillgång till alla dokument."
"Mikrokreditansökningar och regelefterlevnadshandlingar för miljontals kunder behandlas nu på minuter istället för dagar. En gamechanger för finansiell inkludering."
"Hundratusentals följesedlar och retursedlar per dag behandlas automatiskt. Vietnams ledande logistikleverantör inom e-handel, nu papperslös."
"CNC-tillverkningsprotokoll, materialcertifikat och kundspecifikationer för olje-, gas- och rymdprojekt är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Vision 2030 kräver fullständig digitalisering. PaperOffice behandlar regeringsdokument för Saudiarabiens digitala ryggrad."
"Materialcertifikat, härdningsprotokoll och kundspecifikationer tilldelas automatiskt rätt order. Australiens enda Q&T-tillverkare, nu papperslös."
"Svetsfogsprotokoll, statiska beräkningar och projektplaner hanteras digitalt. Våra verkstadsteam har tillgång i realtid."
"Flygcertifikat, CNC-program och kundtoleranser klassificeras automatiskt. AS9100-regelefterlevnad har aldrig varit enklare."
"Handlaravtal, KYC-dokument och transaktionskvitton för hundratusentals små och medelstora företag behandlas på några sekunder. Mexikos betalningsrevolution, papperslös."
"Skördedokumentation, exportcertifikat och kvalitetsprotokoll för våra Malbec-viner på hög höjd arkiveras automatiskt. 120 år av vintradition, nu digitalt."
"Miljontals användarverifieringar och regulatoriska dokument behandlas helt automatiskt. Skalning utan papper."
"Onboarding-dokument för handlare och regelefterlevnadsprotokoll för Afrikas ledande betalningsleverantör behandlas på minuter istället för dagar."
"Ekologiska certifikat, leverantörsrevisioner och produktetiketter för tusentals naturprodukter kontrolleras och arkiveras automatiskt."
"Regulatoriska dokument från 33 afrikanska länder, partneravtal och granskningslistor hanteras helt automatiskt. Ett DMS för storföretag för ett fintechbolag värt 3 miljarder dollar."
"Recept och läkemedelshantering körs nu helt automatiskt. Mer tid för våra patienter."
"Sekellånga dokument är nu digitalt sökbara. En milstolpe för våra historiska arkiv."
"Våra vårdare har äntligen mer tid för de boende istället för pappersarbete."
"500 000+ akter digitaliserade. Våra handläggare hittar nu all information direkt."
"Hantering av patientjournaler är nu en barnlek. Allt fångas och arkiveras automatiskt."
"Arvs- och dödsbosdokumentation är nu effektiv och felfri."
"Digital fastighetsförvaltning för alla våra bostadskomplex. Hyresgäster och ägare är nöjda."
"Med PaperOffice har vi påskyndat vår fakturahantering med 99 %. AI:n känner automatiskt igen alla relevanta data och tilldelar dem korrekt."
"PaperOffice har blivit oumbärlig i vårt dagliga arbete. Order, offerter och fakturor är nu automatiserade."
"Dokumentationen av våra vårdtjänster är nu digital och automatiserad. Mer tid för våra patienter."
"Tekniska ritningar, stycklistor och kvalitetsprotokoll är omedelbart sökbara. En sökning som tidigare tog 30 minuter tar nu 30 sekunder."
"Klientkvitton, skattebesked och årsbokslut sorteras och tilldelas automatiskt rätt klient. Kvitto-kaos är ett minne blott."
"Projektdokumentation, SLA:er och kundkommunikation för våra IT-konsultprojekt klassificeras och arkiveras automatiskt."
Var vill ni testa PaperOffice?
Din provperiod är redo
Var vill du börja?
Den fullständiga arbetsytan är optimerad för datorn. Mobilversionen passar bra för att registrera, granska och godkänna dokument.
app.paperoffice.aiBörja på datorn
Vi skickar din personliga åtkomstlänk till din e-postadress.
Öppna PaperOffice Mobile
Registrera och bearbeta dokument direkt med smartphonen.
Öppna mobilversionen