Baldwin County Sheriff's Office
Baldwin County Sheriff's Office, ansvarigt för ett av de snabbast växande länen i Alabama, stod inför den enorma uppgiften att digitalisera årtionden av brottsbekämpande register samtidigt som CJIS efterlevs.
Betrodd av ledande företag världen över
Enda officiella DMS
Situationen
Baldwin County, Alabama, är ett av de snabbast växande länen i USA. Med en befolkning som nästan har fördubblats under de senaste två decennierna, fann Sheriff's Office sig att drunkna i pappersdokument som samlats under 50+ års verksamhet.
Över 500 000 fysiska filer var utspridda över flera lagringsanläggningar. Deputerade ägnade i genomsnitt 45 minuter åt att söka efter en enda post under aktiva utredningar. Denna försening var inte bara ineffektiv – den var potentiellt farlig.
För att öka komplexiteten måste alla brottsbekämpande register överensstämma med FBI:s säkerhetspolicy för Criminal Justice Information Services (CJIS), en av de strängaste dataskyddsstandarderna i USA.
"Vi hade ställföreträdare som körde genom länet för att komma åt arkiverade register under aktiva utredningar. Inom brottsbekämpning kan de förlorade minuterna betyda skillnaden mellan att fånga en misstänkt eller inte."
Utmaning & Lösning
Utmaningar
- Över 500 000 fysiska register i olika arkiv över hela länet
- Genomsnittlig 45 minuters söktid under aktiva undersökningar
- Ingen mobil åtkomst för ställföreträdare i fält
- Strikt efterlevnad av FBI CJIS säkerhetspolicy krävs
- Snabbt växande befolkning ökade kontinuerligt arbetsbelastningen
Lösningar med PaperOffice
- Komplett digitalisering av alla historiska poster med AI-OCR (99,8 % noggrannhet)
- CJIS-kompatibel molnlösning med AES-256-kryptering och revisionsspår
- Säker mobilapp för 200+ ställföreträdare med biometrisk autentisering
- Automatisk länkning av personer, fordon, adresser och ärenden
- Realtidssökning i alla poster och externa databaser
Implementeringsprocessen
Mätbara resultat
Före vs. Efter
Inom brottsbekämpning räknas varje sekund. Med PaperOffice hittar våra ställföreträdare viktig information på några sekunder istället för timmar. Det räddar bokstavligen liv. Systemet betalade sig själv inom det första året enbart genom minskade lagringskostnader.
Varför PaperOffice?
Modernisera din avdelning
Lär dig hur PaperOffice hjälper brottsbekämpande myndigheter att digitalisera säkert och förbli CJIS-kompatibla.