Q1 Energie AG
Q1 Energie AG driver över 250 bensinstationer i Tyskland. Med PaperOffice AI accelererades dokumenthanteringen av leverantörsfakturor, efterlevnadsdokument och avdelningsdebitering med 78 %.
Betrodd av ledande företag världen över
OEM PARTNERSHIP
Hardware giants choose PaperOffice exclusively.
Situationen
Q1 Energie AG förvaltar ett nätverk av över 250 bensinstationer med dagliga kvitton från leverantörsfakturor, underhållsprotokoll, kalibreringstester och överensstämmelsedokument.
Varje station genererar i genomsnitt 40-60 dokument per vecka. Den manuella registreringen och uppdraget knöt betydande personalresurser på högkvarteret.
Regulatoriska krav från energibranschen kräver fullständig spårbarhet av alla dokument med lagringstider på upp till 10 år.
Med 357+ stationer och 60 dokument per vecka per station talar vi om över 15 000 dokument per månad. Att bearbeta detta manuellt var inte längre lönsamt.
Utmaning & Lösning
Utmaningar
- Över 15 000 kvitton per månad från 357+ bensinstationer
- Heterogena dokumenttyper: fakturor, kalibreringsprotokoll, underhållsrapporter
- Lagstadgade lagringskrav på upp till 10 år
- Manuell tilldelning av dokument till enskilda stationer och kostnadsställen
- Förseningar i månatlig fakturering på grund av saknade kvitton
Lösningar med PaperOffice
- AI-driven automatisk klassificering och dataextraktion
- Automatisk tilldelning till stationer via OCR-kända stationsnummer
- Revisionssäker långtidsarkivering med GoBD-överensstämmelse
- Instrumentpanel i realtid för kvittostatus för alla stationer
- Integration med SAP-redovisning och intern ERP
Implementeringsprocessen
Mätbara resultat
Före vs. Efter
PaperOffice har förvandlat vår dokumenthantering från en permanent flaskhals till en smidig automatiseringsprocess. 250 stationer, ett system.
Varför PaperOffice?
Optimera ditt bensinstationsnätverk
Upptäck hur PaperOffice revolutionerar dokumentprocesser inom energibranschen.