FALLSTUDIE

Energi & bensinstationer

Q1 Energie AG

Osnabrück, Tyskland

Q1 Energie AG driver över 250 bensinstationer i Tyskland. Med PaperOffice AI accelererades dokumenthanteringen av leverantörsfakturor, efterlevnadsdokument och avdelningsdebitering med 78 %.

78 %

Snabbare dokumenthantering

357+

Stationer anslutna

15 000+

Kvitton/månad automatiserade

99,7 %

Detektionsnoggrannhet

Betrodd av ledande företag världen över

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situationen

Q1 Energie AG förvaltar ett nätverk av över 250 bensinstationer med dagliga kvitton från leverantörsfakturor, underhållsprotokoll, kalibreringstester och överensstämmelsedokument.

Varje station genererar i genomsnitt 40-60 dokument per vecka. Den manuella registreringen och uppdraget knöt betydande personalresurser på högkvarteret.

Regulatoriska krav från energibranschen kräver fullständig spårbarhet av alla dokument med lagringstider på upp till 10 år.

Med 357+ stationer och 60 dokument per vecka per station talar vi om över 15 000 dokument per månad. Att bearbeta detta manuellt var inte längre lönsamt.

Utmaning & Lösning

Utmaningar

Över 15 000 kvitton per månad från 357+ bensinstationer
Heterogena dokumenttyper: fakturor, kalibreringsprotokoll, underhållsrapporter
Lagstadgade lagringskrav på upp till 10 år
Manuell tilldelning av dokument till enskilda stationer och kostnadsställen
Förseningar i månatlig fakturering på grund av saknade kvitton

Lösningar med PaperOffice

AI-driven automatisk klassificering och dataextraktion
Automatisk tilldelning till stationer via OCR-kända stationsnummer
Revisionssäker långtidsarkivering med GoBD-överensstämmelse
Instrumentpanel i realtid för kvittostatus för alla stationer
Integration med SAP-redovisning och intern ERP

Implementeringsprocessen

Vecka 1-2

Analysera

Registrering av alla dokumenttyper och dokumentflöden från macksnätet.

Vecka 3-4

KI-utbildning

Utbildning av klassificeringsmodeller för bensinstationsspecifika dokument.

Vecka 5-6

Integration

Anslutning till SAP och interna system, pilotdrift med 20 stationer.

Vecka 7-8

Utrullning

Gradvis utrullning till alla 357+ stationer med utbildning.

Mätbara resultat

78 %

snabbare dokumentbehandling

357+

Stationer anslutna

15 000+

Kvitton/månad

99,7 %

Detektionsnoggrannhet

Före vs. Efter

Mått

Före

Efter

Dokumentbehandling

3-5 tagningar

< 1 dag

Månadsavslutning

12 arbetsdagar

4 arbetsdagar

Saknade bevis

8-12 % per månad

< 0,5 %

Manuell tilldelning

3 heltid på heltid

Helautomatisk

Efterlevnadsrevision

2-3 veckor

2 Ta

PaperOffice har förvandlat vår dokumenthantering från en permanent flaskhals till en smidig automatiseringsprocess. 250 stationer, ett system.

Varför PaperOffice?

Expertis inom energibranschen

Speciellt optimerad för kraven från bensinstationsnät och energileverantörer.

GoBD-kompatibel

Revisionssäker arkivering med fullständig dokumentation av revisionsspår.

Transparens i realtid

Instrumentpanel med beläggningsstatus för alla stationer i realtid.

Optimera ditt bensinstationsnätverk

Upptäck hur PaperOffice revolutionerar dokumentprocesser inom energibranschen.

Kontakta oss Alla fallstudier

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key