Steg och frist sätts
Välj säkerhetsnivå, förvaringsfrist och lagringsplats per workspace. WORM-skydd och frist gäller från första dokumentet och kan inte stängas av tyst efter aktivering.
Problem efterlevnad
Vem har när vilket dokument sett, ändrat, delat eller raderat? Det går inte att bygga i efterhand.
PaperOffice protokollför oföränderligt, svartmarkerar personuppgifter och håller frister per dokumenttyp.
Betrodd av ledande företag världen över
Så fungerar det
Efterlevnad misslyckas sällan på viljan, utan på gapet mellan handling och bevis. Detta gap fylls av flödet självt.
Välj säkerhetsnivå, förvaringsfrist och lagringsplats per workspace. WORM-skydd och frist gäller från första dokumentet och kan inte stängas av tyst efter aktivering.
Redact Agenten hittar namn, adresser, IBANs och födelsedatum och tar bort dem från PDF:en istället för att bara täcka över dem. Trust Agenten kontrollerar kvitton på dolda eller täckta innehåll.
Audit-Center registrerar varje åtgärd med tid, användare och kontext, bedömer avvikelser efter allvarlighetsgrad och lägger kritiska fall till en person för granskning.
vad lösningen täcker
compliance är inte en funktion utan en kedja av regel, kontroll och bevis. Dessa länkar täcker PaperOffice.
förvaringsfrist i år per workspace, med WORM-skydd som kvarstår efter aktivering.
namn, adresser, IBAN, födelsedatum, e-post och telefon per kategori valbar, samt egna begrepp och vitlista.
två-personers-godkännande, uppgifter med tidsfrist och eskalering, varje steg hamnar i loggen.
dold text, överlagda platser, inbäddade filer och flera lagringslägen görs synliga.
fynd kommer som uppgift: överta, godkänn, avvisa eller eskalera, med kommentar i trailen.
låg till kritisk, filtrerad efter användare, workspace och period, öppna kontroller på en gång.
standard, business och compliance med papperskorg, WORM, lösenord, IP-lista och hårdvarukryptering.
sändning med PDF-lösenord, återkallelse, händelselogg och bevis-PDF efter nedladdning.
med vad PaperOffice löser det
bevis skapas inte i ett compliance-modul utan där dokument skapas, lagras och lämnar huset.
säkerhet och compliance
leverantörens certifikat ersätter inte egen dokumentation. De ger grunden för dina bevis.
frågor om compliance-risker
nej. PaperOffice levererar de tekniska bevisen: logg, tidsfrister, versioner och rapporter. Beskrivningen av dina processer förblir din uppgift, systemet levererar bevisen.
certifikaten gäller för driften av PaperOffice, inte automatiskt för dina processer. De underlättar din egen kontroll eftersom bearbetning, lagringsplats och loggning är dokumenterade.
nej. Svärta områden tas bort från PDF:en och inte bara överlagda. Innom det slutgiltiga steget ser du varje fynd i förhandsgranskningen och godkänner eller tar bort dem.
i business och compliance hamnar det i papperskorgen och kan återställas. Raderingen själv är ett inlägg i trailen, med användare och tidpunkt. Under WORM-skydd är den inte möjlig före tidsfristens utgång.
Trust Agenten jämför det synliga innehållet med textlagret och rapporterar dold text, överlagda platser, inbäddade filer och flera lagringslägen, med markerad bevis-PDF.
som auditrapport per dokument i PDF, som trail i CSV- eller JSON-format, med valbar omfattning och period. Via REST-API kan inlägg också överföras till ditt GRC-system.
ja. Sändningen från DMS använder efter önskan PDF-lösenord och säker länk, loggar varje steg ner till nedladdning och kan återkallas. Bevis-PDF:en dokumenterar händelsen.
mätbara framgångar för våra kunder
"Företagsomfattande dokumenthantering för alla våra gruvoperationer. Världsklass."
"FDA-reglerade farmaceutiska etiketter kräver felfri dokumentation. PaperOffice har reducerat vår godkännandeprocess från dagar till timmar."
"Teknisk dokumentation och orderhantering körs nu helt automatiskt."
"Digitaliseringen har revolutionerat vår förvaltning. Medborgarförfrågningar behandlas nu på minuter istället för dagar."
"Patientjournaler, medicinska rapporter och remisser fångas och klassificeras automatiskt. Vårt team har äntligen tid för sina patienter."
"8 000 anställda och tusentals gästdokument varje dag. PaperOffice har helt digitaliserat våra back-office-processer."
"Låneansökningar och regelefterlevnadshandlingar behandlas nu på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är helt automatiserad."
"Byggprojektdokumentation och regelefterlevnad är nu digitala och spårbara."
"Incheckningsblanketter, fakturor och gästkommunikation är helt digitala. Vårt conciergeteam fokuserar nu på att ge utmärkt service."
"Bensinstationsfakturering, leverantörsdokument och regelefterlevnadsprotokoll från över 250 stationer behandlas och arkiveras automatiskt."
"GMP-kompatibel dokumentation för farmaceutiska funktionella etiketter är nu helt automatiserad. Granskningslistor är sömlösa och omedelbart tillgängliga."
"Ritningar, tillstånd och kundakter för våra trähus hanteras nu centralt. Efter sex generationer är vi äntligen papperslösa."
"Leverantörsavtal, certifikat och tullhandlingar för hundratals rosterier världen över fångas automatiskt och tilldelas rätt produkt."
"Temperaturloggar, CMR-fraktsedlar och livsmedelscertifikat skannas automatiskt och tilldelas ordern. Felaktiga tilldelningar är ett minne blott."
"Tillstånd för tunga transporter, ruttplaner och projektdokumentation är nu omedelbart tillgängliga digitalt. Inget mer letande i mappar."
"Tulldokument, lagerkvitton och fraktorder för vårt nätverk i Östeuropa klassificeras automatiskt. Fyra generationer av logistik, äntligen digitalt."
"Tryckspecifikationer, kundgodkännanden och materialcertifikat är nu tillgängliga centralt. Felprocenten i produktionen har sjunkit till nära noll."
"Hållbarhetscertifikat, leverantörsavtal och kundspecifikationer behandlas automatiskt. Schweizisk precision, nu även digitalt."
"Bygglov, underentreprenörsavtal och acceptansprotokoll för våra kommersiella fastigheter är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Köpeavtal, prospekt och kundakter från över 30 års marknadsledarskap är nu digitalt sökbara. Varje mäklare hittar allt på några sekunder."
"Sjöfraktsdokument, tulldeklarationer och konossement fångas automatiskt. Logistiken i Östersjön har aldrig varit så effektiv."
"Tusentals specialförpackningsorder per vecka med designgodkännanden, tryckdata och leveransdokument. PaperOffice håller ihop allt."
"Patologilaboratoriedokumentation och apparatcertifieringar är nu helt automatiserade. Sömlös spårbarhet för varje prov."
"Lånehandlingar, säkerhetshandlingar och kundkorrespondens behandlas på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är sömlös."
"Tekniska specifikationer, kvalitetscertifikat och återvinningsprotokoll för vår stålproduktion är centrala och omedelbart tillgängliga."
"Läkemedels- och kosmetiketikettspecifikationer med regulatoriska krav kontrolleras och godkänns automatiskt. Inga fler manuella checklistor."
"KYC-dokument, investeringsrapporter och regulatoriska anmälningar klassificeras på några sekunder. Som en MAS-reglerad robo-advisor är sömlös regelefterlevnad avgörande."
"Säkerhetsdatablad, transporttillstånd och ADR-dokument för kemisk logistik tilldelas automatiskt. Nolltolerans för fel."
"Äkthetsintyg, leverantörsuppgifter och kundgarantier för våra pärlkollektioner arkiveras automatiskt och är omedelbart tillgängliga."
"SME-låneansökningar, säkerhetshandlingar och regulatoriska rapporter klassificeras automatiskt. Våra rådgivare har mer tid för kundrådgivning."
"Kundakter från över 135 års bankhistorie digitaliseras successivt. 5 000 anställda har nu omedelbar tillgång till alla dokument."
"Mikrokreditansökningar och regelefterlevnadshandlingar för miljontals kunder behandlas nu på minuter istället för dagar. En gamechanger för finansiell inkludering."
"Hundratusentals följesedlar och retursedlar per dag behandlas automatiskt. Vietnams ledande logistikleverantör inom e-handel, nu papperslös."
"CNC-tillverkningsprotokoll, materialcertifikat och kundspecifikationer för olje-, gas- och rymdprojekt är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Vision 2030 kräver fullständig digitalisering. PaperOffice behandlar regeringsdokument för Saudiarabiens digitala ryggrad."
"Materialcertifikat, härdningsprotokoll och kundspecifikationer tilldelas automatiskt rätt order. Australiens enda Q&T-tillverkare, nu papperslös."
"Svetsfogsprotokoll, statiska beräkningar och projektplaner hanteras digitalt. Våra verkstadsteam har tillgång i realtid."
"Flygcertifikat, CNC-program och kundtoleranser klassificeras automatiskt. AS9100-regelefterlevnad har aldrig varit enklare."
"Handlaravtal, KYC-dokument och transaktionskvitton för hundratusentals små och medelstora företag behandlas på några sekunder. Mexikos betalningsrevolution, papperslös."
"Skördedokumentation, exportcertifikat och kvalitetsprotokoll för våra Malbec-viner på hög höjd arkiveras automatiskt. 120 år av vintradition, nu digitalt."
"Miljontals användarverifieringar och regulatoriska dokument behandlas helt automatiskt. Skalning utan papper."
"Onboarding-dokument för handlare och regelefterlevnadsprotokoll för Afrikas ledande betalningsleverantör behandlas på minuter istället för dagar."
"Ekologiska certifikat, leverantörsrevisioner och produktetiketter för tusentals naturprodukter kontrolleras och arkiveras automatiskt."
"Regulatoriska dokument från 33 afrikanska länder, partneravtal och granskningslistor hanteras helt automatiskt. Ett DMS för storföretag för ett fintechbolag värt 3 miljarder dollar."
"Recept och läkemedelshantering körs nu helt automatiskt. Mer tid för våra patienter."
"Sekellånga dokument är nu digitalt sökbara. En milstolpe för våra historiska arkiv."
"Våra vårdare har äntligen mer tid för de boende istället för pappersarbete."
"500 000+ akter digitaliserade. Våra handläggare hittar nu all information direkt."
"Hantering av patientjournaler är nu en barnlek. Allt fångas och arkiveras automatiskt."
"Arvs- och dödsbosdokumentation är nu effektiv och felfri."
"Digital fastighetsförvaltning för alla våra bostadskomplex. Hyresgäster och ägare är nöjda."
"Med PaperOffice har vi påskyndat vår fakturahantering med 99 %. AI:n känner automatiskt igen alla relevanta data och tilldelar dem korrekt."
"PaperOffice har blivit oumbärlig i vårt dagliga arbete. Order, offerter och fakturor är nu automatiserade."
"Dokumentationen av våra vårdtjänster är nu digital och automatiserad. Mer tid för våra patienter."
"Tekniska ritningar, stycklistor och kvalitetsprotokoll är omedelbart sökbara. En sökning som tidigare tog 30 minuter tar nu 30 sekunder."
"Klientkvitton, skattebesked och årsbokslut sorteras och tilldelas automatiskt rätt klient. Kvitto-kaos är ett minne blott."
"Projektdokumentation, SLA:er och kundkommunikation för våra IT-konsultprojekt klassificeras och arkiveras automatiskt."
Var vill ni testa PaperOffice?
Din provperiod är redo
Var vill du börja?
Den fullständiga arbetsytan är optimerad för datorn. Mobilversionen passar bra för att registrera, granska och godkänna dokument.
app.paperoffice.aiBörja på datorn
Vi skickar din personliga åtkomstlänk till din e-postadress.
Öppna PaperOffice Mobile
Registrera och bearbeta dokument direkt med smartphonen.
Öppna mobilversionen