Registrera underlag
Dokument kommer från HR-postlåda, skanner, via uppladdning eller från lönesystemet. Pappersakter kan läsas in i batch.
Process Personalakt
HR-underlag skapas löpande: ansökan, avtal, tillägg, intyg, betyg. PaperOffice kopplar dem.
En akt per person, rättigheter per roll, frist per underlag, protokoll över varje anrop.
Betrodd av ledande företag världen över
Så fungerar det
Personalakten har två krav: allt måste vara sökbar, och nästan inget får vara synligt för alla.
Dokument kommer från HR-postlåda, skanner, via uppladdning eller från lönesystemet. Pappersakter kan läsas in i batch.
Klassificeringen identifierar underlagstypen, jämförelsen hittar personen, och regeln bestämmer aktområde, roll och synlighet. Känsliga uppgifter kan svärta ut.
Till varje underlag hör arkivering och raderingsdatum, till avtal och certifikat dessutom utgångsdatum. Provtid, tidsbegränsning och certifikatets slut meddelar sig själva.
Vad lösningen täcker
En personalakt är bara bra om HR snabbt kan hitta information utan att någon ser för mycket.
Alla handlingar för en anställd finns på ett ställe, indelade efter aktområden istället för arkiveringsdatum.
Kontrakt, tillägg, referenser, certifikat, intyg och avräkningar identifieras och sorteras korrekt.
Namn, foto, födelsedatum och ursprung kan döljas för urvalsprocessen; originalet förblir oförändrat.
Om ett dokument passar flera anställda beslutar HR, istället för att det hamnar i fel akt.
Intyg och ändringar av grunddata skickas som datauppsättning till ditt lönesystem via export, API eller arbetsflöde.
Varje version, varje tillägg och varje visning är spårbar med person och tidpunkt.
Rättigheter baseras på roll och aktområde. Ledare ser bedömningar men inte hälsodata.
Slut på provanställning, tidsbegränsning, certifikatförfall och raderingsfrist visas i tid som en uppgift.
Hur PaperOffice löser detta
Personalakten behöver inget eget system. Den är en arbetsytan med striktare regler.
Säkerhet och efterlevnad
I akten finns hälsouppgifter, lön och bedömningar. Synlighet, frist och protokoll är därför en del av arkiveringen.
Frågor om personalakten
Via högskanning eller massimport. Klassificeringen bestämmer dokumenttypen, matchningen kopplar personen, och fall utan tydlig koppling hamnar i en kontrolllista istället för fel akt.
Rättigheter baseras på roll och aktområde, inte enskilt dokument. En ledare kan se bedömningar utan åtkomst till intyg eller avräkningar, och varje visning loggas.
Sjukintyg och liknande handlingar finns i ett eget aktområde med striktare åtkomst. Uppgifter som inte hör till akten kan svärtras innan arkivering.
Ja. För urvalsprocessen tillhandahålls en version utan namn, foto, födelsedatum och liknande egenskaper. Originalet förblir oförändrat och tillgängligt för behöriga.
Efter fristen du anger per dokumenttyp, t.ex. avgång plus ett visst antal år. Innan fristen löper ut visas en uppgift; radering sker efter godkännande och processen loggas.
Audit-Center visar vem som öppnade, ändrade eller exporterade vilken handling när. Ett utlämningskrav kan besvaras genom att samla alla handlingar för en person.
Ja. Kontrakt eller tillägg skickas som signaturförfrågan till den anställde, bekräftelse sker via kod, och det signerade PDF:et ligger med certifikat direkt i akten.
Mätbara framgångar för våra kunder
"Företagsomfattande dokumenthantering för alla våra gruvoperationer. Världsklass."
"FDA-reglerade farmaceutiska etiketter kräver felfri dokumentation. PaperOffice har reducerat vår godkännandeprocess från dagar till timmar."
"Teknisk dokumentation och orderhantering körs nu helt automatiskt."
"Digitaliseringen har revolutionerat vår förvaltning. Medborgarförfrågningar behandlas nu på minuter istället för dagar."
"Patientjournaler, medicinska rapporter och remisser fångas och klassificeras automatiskt. Vårt team har äntligen tid för sina patienter."
"8 000 anställda och tusentals gästdokument varje dag. PaperOffice har helt digitaliserat våra back-office-processer."
"Låneansökningar och regelefterlevnadshandlingar behandlas nu på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är helt automatiserad."
"Byggprojektdokumentation och regelefterlevnad är nu digitala och spårbara."
"Incheckningsblanketter, fakturor och gästkommunikation är helt digitala. Vårt conciergeteam fokuserar nu på att ge utmärkt service."
"Bensinstationsfakturering, leverantörsdokument och regelefterlevnadsprotokoll från över 250 stationer behandlas och arkiveras automatiskt."
"GMP-kompatibel dokumentation för farmaceutiska funktionella etiketter är nu helt automatiserad. Granskningslistor är sömlösa och omedelbart tillgängliga."
"Ritningar, tillstånd och kundakter för våra trähus hanteras nu centralt. Efter sex generationer är vi äntligen papperslösa."
"Leverantörsavtal, certifikat och tullhandlingar för hundratals rosterier världen över fångas automatiskt och tilldelas rätt produkt."
"Temperaturloggar, CMR-fraktsedlar och livsmedelscertifikat skannas automatiskt och tilldelas ordern. Felaktiga tilldelningar är ett minne blott."
"Tillstånd för tunga transporter, ruttplaner och projektdokumentation är nu omedelbart tillgängliga digitalt. Inget mer letande i mappar."
"Tulldokument, lagerkvitton och fraktorder för vårt nätverk i Östeuropa klassificeras automatiskt. Fyra generationer av logistik, äntligen digitalt."
"Tryckspecifikationer, kundgodkännanden och materialcertifikat är nu tillgängliga centralt. Felprocenten i produktionen har sjunkit till nära noll."
"Hållbarhetscertifikat, leverantörsavtal och kundspecifikationer behandlas automatiskt. Schweizisk precision, nu även digitalt."
"Bygglov, underentreprenörsavtal och acceptansprotokoll för våra kommersiella fastigheter är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Köpeavtal, prospekt och kundakter från över 30 års marknadsledarskap är nu digitalt sökbara. Varje mäklare hittar allt på några sekunder."
"Sjöfraktsdokument, tulldeklarationer och konossement fångas automatiskt. Logistiken i Östersjön har aldrig varit så effektiv."
"Tusentals specialförpackningsorder per vecka med designgodkännanden, tryckdata och leveransdokument. PaperOffice håller ihop allt."
"Patologilaboratoriedokumentation och apparatcertifieringar är nu helt automatiserade. Sömlös spårbarhet för varje prov."
"Lånehandlingar, säkerhetshandlingar och kundkorrespondens behandlas på minuter istället för timmar. Den regulatoriska granskningen är sömlös."
"Tekniska specifikationer, kvalitetscertifikat och återvinningsprotokoll för vår stålproduktion är centrala och omedelbart tillgängliga."
"Läkemedels- och kosmetiketikettspecifikationer med regulatoriska krav kontrolleras och godkänns automatiskt. Inga fler manuella checklistor."
"KYC-dokument, investeringsrapporter och regulatoriska anmälningar klassificeras på några sekunder. Som en MAS-reglerad robo-advisor är sömlös regelefterlevnad avgörande."
"Säkerhetsdatablad, transporttillstånd och ADR-dokument för kemisk logistik tilldelas automatiskt. Nolltolerans för fel."
"Äkthetsintyg, leverantörsuppgifter och kundgarantier för våra pärlkollektioner arkiveras automatiskt och är omedelbart tillgängliga."
"SME-låneansökningar, säkerhetshandlingar och regulatoriska rapporter klassificeras automatiskt. Våra rådgivare har mer tid för kundrådgivning."
"Kundakter från över 135 års bankhistorie digitaliseras successivt. 5 000 anställda har nu omedelbar tillgång till alla dokument."
"Mikrokreditansökningar och regelefterlevnadshandlingar för miljontals kunder behandlas nu på minuter istället för dagar. En gamechanger för finansiell inkludering."
"Hundratusentals följesedlar och retursedlar per dag behandlas automatiskt. Vietnams ledande logistikleverantör inom e-handel, nu papperslös."
"CNC-tillverkningsprotokoll, materialcertifikat och kundspecifikationer för olje-, gas- och rymdprojekt är nu fullt digitalt dokumenterade."
"Vision 2030 kräver fullständig digitalisering. PaperOffice behandlar regeringsdokument för Saudiarabiens digitala ryggrad."
"Materialcertifikat, härdningsprotokoll och kundspecifikationer tilldelas automatiskt rätt order. Australiens enda Q&T-tillverkare, nu papperslös."
"Svetsfogsprotokoll, statiska beräkningar och projektplaner hanteras digitalt. Våra verkstadsteam har tillgång i realtid."
"Flygcertifikat, CNC-program och kundtoleranser klassificeras automatiskt. AS9100-regelefterlevnad har aldrig varit enklare."
"Handlaravtal, KYC-dokument och transaktionskvitton för hundratusentals små och medelstora företag behandlas på några sekunder. Mexikos betalningsrevolution, papperslös."
"Skördedokumentation, exportcertifikat och kvalitetsprotokoll för våra Malbec-viner på hög höjd arkiveras automatiskt. 120 år av vintradition, nu digitalt."
"Miljontals användarverifieringar och regulatoriska dokument behandlas helt automatiskt. Skalning utan papper."
"Onboarding-dokument för handlare och regelefterlevnadsprotokoll för Afrikas ledande betalningsleverantör behandlas på minuter istället för dagar."
"Ekologiska certifikat, leverantörsrevisioner och produktetiketter för tusentals naturprodukter kontrolleras och arkiveras automatiskt."
"Regulatoriska dokument från 33 afrikanska länder, partneravtal och granskningslistor hanteras helt automatiskt. Ett DMS för storföretag för ett fintechbolag värt 3 miljarder dollar."
"Recept och läkemedelshantering körs nu helt automatiskt. Mer tid för våra patienter."
"Sekellånga dokument är nu digitalt sökbara. En milstolpe för våra historiska arkiv."
"Våra vårdare har äntligen mer tid för de boende istället för pappersarbete."
"500 000+ akter digitaliserade. Våra handläggare hittar nu all information direkt."
"Hantering av patientjournaler är nu en barnlek. Allt fångas och arkiveras automatiskt."
"Arvs- och dödsbosdokumentation är nu effektiv och felfri."
"Digital fastighetsförvaltning för alla våra bostadskomplex. Hyresgäster och ägare är nöjda."
"Med PaperOffice har vi påskyndat vår fakturahantering med 99 %. AI:n känner automatiskt igen alla relevanta data och tilldelar dem korrekt."
"PaperOffice har blivit oumbärlig i vårt dagliga arbete. Order, offerter och fakturor är nu automatiserade."
"Dokumentationen av våra vårdtjänster är nu digital och automatiserad. Mer tid för våra patienter."
"Tekniska ritningar, stycklistor och kvalitetsprotokoll är omedelbart sökbara. En sökning som tidigare tog 30 minuter tar nu 30 sekunder."
"Klientkvitton, skattebesked och årsbokslut sorteras och tilldelas automatiskt rätt klient. Kvitto-kaos är ett minne blott."
"Projektdokumentation, SLA:er och kundkommunikation för våra IT-konsultprojekt klassificeras och arkiveras automatiskt."
Var vill ni testa PaperOffice?
Din provperiod är redo
Var vill du börja?
Den fullständiga arbetsytan är optimerad för datorn. Mobilversionen passar bra för att registrera, granska och godkänna dokument.
app.paperoffice.aiBörja på datorn
Vi skickar din personliga åtkomstlänk till din e-postadress.
Öppna PaperOffice Mobile
Registrera och bearbeta dokument direkt med smartphonen.
Öppna mobilversionen