Размещение и классификация
Документы поступают через загрузку, сканер, контролируемый каталог или REST-API. Классификация определяет тип, направление и отправителя, а также предлагает пути хранения.
Процесс архивирования
Документы остаются доступными в неизменном виде: зафиксированы, заблокированы до окончания срока действия, после чего доступны для удаления.
Срок для каждого типа документа, контрольная сумма для каждой версии, протокол изменений и событий сроков.
Доверие ведущих компаний по всему миру
Как это работает
Архивирование — это не папка, а правило: что может войти, как долго оно остается, кто имел к нему доступ и когда оно будет удалено.
Документы поступают через загрузку, сканер, контролируемый каталог или REST-API. Классификация определяет тип, направление и отправителя, а также предлагает пути хранения.
К каждому типу относятся срок хранения и правовое основание; начало срока вы определяете при фиксации документа. Каждая версия получает контрольную сумму SHA-256, новая редакция создается как новая версия. Зафиксированные документы защищены механизмом WORM, который действует до окончания установленного срока.
По истечении срока система снимает блокировку WORM и фиксирует это действие. Для проверки экспортируйте метаданные вместе с оригинальными файлами. Удаление выполняется только вручную, а Legal Hold блокирует также и удаление.
Что покрывает решение
Архив оценивается только при проверке. PaperOffice покрывает следующие пункты для этого.
Срок хранения, правовое основание и стандартный IDP-агент зависят от типа документа, а не от лица, которое его сдает.
Классификация определяет тип документа, отправителя и направление и предлагает подходящее правило хранения.
Архив находится в PaperOffice или по SFTP на Вашем NAS или сервере. S3 и WebDAV Вы можете подключить как источник для импорта или индексации.
Юридическое удержание блокирует документы после истечения срока действия. Пока оно активно, ничего не удаляется.
Метаданные выбранных документов экспортируются в форматах Excel, CSV, JSON или PDF, по желанию — вместе с оригинальными файлами и текстом из OCR.
Каждая версия сохраняется как отдельная версия. В случае документов с неизменяемой историей изменения фиксируются вместе со временем и ответственным лицом в журнале аудита.
SHA-256 для каждой копии показывает, изменялся ли файл с момента хранения.
Каждый документ, соответствующий требованиям к ревизионной безопасности, отображает дату окончания хранения, оставшиеся дни и правовую основу, не теряясь в таблице.
Как PaperOffice решает эту задачу
Архивирование использует те же модули, что и ежедневное хранение документов. Не нужно поддерживать вторую систему.
Безопасность и соответствие требованиям (Compliance)
Архив оценивается по двум вопросам: неизменен ли контент и можно ли это доказать.
Вопросы об архивировании
GoBD требует, среди прочего, отслеживаемости, неизменности и упорядоченного хранения. PaperOffice предоставляет для этого версии, контрольные суммы, журналы и сроки. Соответствуют ли ваши процессы в целом требованиям, оценивает ваш налоговый консультант на основе документации процедур.
Это зависит от типа документа и Вашей правовой базы: согласно немецкому праву срок хранения составляет восемь лет для бухгалтерских документов, таких как счета и выписки по счетам, десять лет для торговых книг, инвентаризационных описей и годовой отчетности, шесть лет для деловой переписки. Вы один раз устанавливаете срок хранения для каждого типа документа, а система самостоятельно рассчитывает дату окончания этого срока.
По истечении срока система снимает блокировку WORM, и документ можно снова удалить. Удаление выполняется вручную, а дата окончания срока фиксируется в журнале документа. Активный юридический удерживающий режим сохраняет блокировку.
Да. Существующие архивы можно перенести с помощью контролируемых папок на Storage Mounts, Data Importer (SFTP, S3, WebDAV, ZIP) или через REST-API. Классификация определяет тип документа и срок; если отсутствуют обязательные поля агента IDP, документ направляется на проверку.
Документ, соответствующий требованиям ревизионной безопасности, нельзя удалить или переместить до истечения срока действия. Его файл остается неизменным. Чтобы создать новую версию, Вы должны сформировать её как новую версию; старая версия сохраняется, и каждая версия имеет свою собственную контрольную сумму SHA-256.
Вы фильтруете список документов по периоду и типу документа и экспортируете метаданные вместе с оригинальными файлами. Для проверки Вы создаете пользователя, который имеет право только на чтение Workspace.
В собственном центре обработки данных в ЕС. Если вы хотите хранить данные у себя, PaperOffice будет сохранять файлы по протоколу SFTP на ваш NAS или сервер; индексы и метаданные остаются в центре обработки данных.
Кейсы
Узнайте, как компании трансформировали свои процессы с PaperOffice AI.
Измеримые успехи наших клиентов
"Корпоративное управление документами для всех наших горнодобывающих операций. Мирового класса."
"Этикетки для фармацевтических препаратов, регулируемые FDA, требуют безупречной документации. PaperOffice сократил процесс согласования с нескольких дней до считанных часов."
"Техническая документация и обработка заказов теперь полностью автоматизированы."
"Цифровизация произвела революцию в нашем управлении. Запросы граждан теперь обрабатываются за минуты, а не дни."
"Карты пациентов, заключения и направления регистрируются и классифицируются автоматически. У нашего персонала наконец-то появилось время для пациентов."
"8 000 сотрудников, тысячи документов гостей ежедневно. PaperOffice полностью оцифровал наши бэк-офисные процессы."
"Кредитные заявки и комплаенс-документы теперь обрабатываются за минуты, а не часы. Регуляторная проверка проходит полностью автоматически."
"Документация строительных проектов и соответствие стандартам теперь цифровые и отслеживаемые."
"Формы регистрации, счета и общение с гостями полностью переведены в цифровой формат. Наша служба консьержей теперь сосредоточена на превосходном сервисе."
"Отчетность АЗС, документы поставщиков и комплаенс-документация с более чем 250 станций обрабатываются и архивируются автоматически."
"Документация для фармацевтических функциональных этикеток, относящаяся к GMP, теперь ведется автоматически. Аудиторские следы безупречны и доступны мгновенно."
"Чертежи, разрешения и досье клиентов для наших деревянных домов теперь управляются централизованно. В шестом поколении мы наконец-то перешли на безбумажный формат."
"Договоры с поставщиками, сертификаты и таможенные документы для сотен обжарочных цехов по всему миру автоматически регистрируются и привязываются к соответствующему товару."
"Температурные листы, накладные CMR и сертификаты на продукты питания сканируются автоматически и привязываются к заказу. Ошибки распределения остались в прошлом."
"Разрешения на перевозку негабаритных грузов, планы маршрутов и проектная документация теперь доступны в цифровом виде мгновенно. Больше никаких поисков в папках."
"Таможенные документы, складские квитанции и экспедиторские поручения для нашей сети в Восточной Европе классифицируются автоматически. Четыре поколения логистики наконец-то стали цифровыми."
"Спецификации печати, согласования клиентов и сертификаты материалов теперь доступны централизованно. Доля брака на производстве снизилась практически до нуля."
"Сертификаты устойчивого развития, договоры с поставщиками и спецификации клиентов обрабатываются автоматически. Швейцарская точность теперь и в цифровом формате."
"Разрешения на строительство, договоры с субподрядчиками и протоколы приемки для нашей коммерческой недвижимости теперь полностью задокументированы в цифровом виде."
"Договоры купли-продажи, экспозе и досье клиентов за более чем 30 лет лидерства на рынке теперь доступны для цифрового поиска. Каждый агент находит все необходимое за считанные секунды."
"Документы морских перевозок, таможенные декларации и коносаменты фиксируются автоматически. Логистика на Балтийском море еще никогда не была такой эффективной."
"Тысячи заказов на индивидуальную упаковку в неделю с утверждением дизайна, данными печати и документами на поставку. PaperOffice держит все под контролем."
"Лабораторная документация по патологии и сертификация оборудования теперь полностью автоматизированы. Полная прослеживаемость каждого препарата."
"Кредитные документы, документы по обеспечению и переписка с клиентами обрабатываются за минуты, а не часы. Регуляторная проверка выполняется без пробелов."
"Технические характеристики, сертификаты качества и протоколы переработки для нашего сталелитейного производства доступны централизованно и мгновенно."
"Спецификации этикеток для фармацевтики и косметики с учетом нормативных требований проверяются и утверждаются автоматически. Больше никаких ручных контрольных списков."
"Документы KYC, инвестиционные отчеты и регуляторная отчетность классифицируются за секунды. Для робо-эдвайзера, регулируемого MAS, безупречный комплаенс имеет важнейшее значение."
"Паспорта безопасности, разрешения на транспортировку и документы ADR для химической логистики распределяются автоматически. Нулевая терпимость к ошибкам."
"Сертификаты подлинности, подтверждения от поставщиков и гарантии клиентов для наших коллекций жемчуга архивируются автоматически и доступны мгновенно."
"Заявки на кредиты для МСБ, документы по обеспечению и регуляторные отчеты классифицируются автоматически. У наших консультантов теперь больше времени на работу с клиентами."
"Клиентские досье за 135 с лишним лет банковской истории постепенно оцифровываются. 5000 сотрудников теперь имеют мгновенный доступ ко всем документам."
"Заявки на микрокредиты и комплаенс-документы для миллионов клиентов теперь обрабатываются за минуты, а не за дни. Это настоящий прорыв для доступности финансовых услуг."
"Сотни тысяч накладных и квитанций на возврат в день обрабатываются автоматически. Ведущий логистический оператор электронной коммерции Вьетнама теперь работает без бумаги."
"Протоколы производства с ЧПУ, сертификаты материалов и спецификации клиентов для нефтегазовых и аэрокосмических проектов теперь полностью задокументированы в цифровом виде."
"«Видение 2030» требует полной цифровизации. PaperOffice обрабатывает государственные документы для цифровой основы Саудовской Аравии."
"Сертификаты материалов, протоколы закалки и спецификации клиентов автоматически привязываются к соответствующему заказу. Единственный в Австралии производитель Q&T-стали теперь работает без бумаги."
"Протоколы сварочных швов, статические расчеты и планы проектов управляются в цифровом виде. Наши цеховые команды имеют доступ в режиме реального времени."
"Аэрокосмические сертификаты, программы ЧПУ и допуски клиентов классифицируются автоматически. Подтверждения по стандарту AS9100 еще никогда не были так быстро под рукой."
"Договоры с мерчантами, документы KYC и чеки транзакций для сотен тысяч МСБ обрабатываются за секунды. Платежная революция Мексики — теперь без бумаги."
"Документация по сбору урожая, экспортные сертификаты и протоколы качества для наших высокогорных вин Мальбек архивируются автоматически. 120 лет традиций виноделия теперь в цифровом формате."
"Миллионы верификаций пользователей и нормативных документов обрабатываются полностью автоматически. Масштабирование без бумаги."
"Документы для онбординга мерчантов и подтверждения соответствия (compliance) для ведущего платежного провайдера Африки обрабатываются за считанные минуты вместо дней."
"Био-сертификаты, аудиты поставщиков и этикетки для тысяч натуральных продуктов проверяются и архивируются автоматически."
"Регуляторные документы из 33 африканских стран, партнерские договоры и аудиторские следы управляются полностью автоматически. Корпоративная DMS для финтеха с оценкой около 3 млрд USD."
"Рецепты и управление лекарствами теперь полностью автоматизированы. Больше времени для наших пациентов."
"Вековые документы теперь доступны для цифрового поиска. Веха для наших исторических архивов."
"Наши сиделки наконец-то уделяют больше времени жильцам, а не бумажной работе."
"Оцифровано более 500 000 дел. Наши сотрудники теперь мгновенно находят всю информацию."
"Управление медицинскими картами теперь элементарно. Всё автоматически фиксируется и архивируется."
"Документация по наследству теперь эффективна и безошибочна."
"Цифровое управление недвижимостью для всех наших жилых комплексов. Арендаторы и владельцы в восторге."
"С PaperOffice мы ускорили обработку счетов на 99%. ИИ автоматически распознает все релевантные данные и правильно их распределяет."
"PaperOffice стал неотъемлемой частью нашей повседневной работы. Заказы, коммерческие предложения и счета теперь обрабатываются автоматически."
"Документация по нашим услугам по уходу теперь переведена в цифровой формат и автоматизирована. Больше времени для наших пациентов."
"Технические чертежи, спецификации и протоколы качества можно найти мгновенно. Поиск, который раньше занимал 30 минут, теперь занимает 30 секунд."
"Документы клиентов, налоговые уведомления и годовые отчеты автоматически сортируются и привязываются к нужному клиенту. Хаос в документах остался в прошлом."
"Проектная документация, SLA и коммуникация с клиентами для наших проектов IT-консалтинга автоматически классифицируются и архивируются."
Где вы хотите протестировать PaperOffice?
Ваша пробная версия готова
Где вы хотите начать?
Полный рабочий стол оптимизирован для компьютера. Мобильная версия подходит для захвата, проверки и утверждения документов.
app.paperoffice.aiНачать на компьютере
Мы отправим вашу личную ссылку для доступа на ваш адрес электронной почты.
Открыть PaperOffice Mobile
Захватывайте и редактируйте документы прямо со смартфона.
Открыть мобильную версию