Риск аудиторских пробелов
В проверке важно не то, что вы сделали, а то, что вы можете доказать.
Каждое действие с документом записано в журнале: кто, когда, что. Экспорт в PDF, CSV или JSON.
ЗагрузкаРуководстваPDF · RU8 страницы
Аудитор спрашивает, а вы роетесь в архиве? Теперь доказательство готово до того, как его спросят. На проверке важно то, что вы можете доказать: какая версия действительна, кто что менял и как долго хранится документ.
Доверие, проверка и партнерства
Проверено в Claude и ChatGPT, сертифицировано по ISO/IEC 27001:2022, единственный официальный DMS-партнер компаний QNAP и ASUSTOR.
В область действия входит:
Проверенный коннектор MCP.
Узнать большеПроверенный плагин MCP.
Узнать больше
Единственный официальный DMS-партнер.
Узнать больше
Единственный официальный DMS-партнер.
Узнать большеКак это работает
Пробела возникает там, где действие не было записано. Поэтому журнал работает с первого документа.
Каждый документ получает свой тип, Workspace и срок хранения при поступлении. Классификация предлагает папку и срок, версионирование применяется с первого сохранения. Защиту WORM Вы активируете для каждого документа; после этого документ нельзя удалить или перезаписать до истечения срока.
Просмотр, изменение, экспорт, одобрение, удаление и обмен фиксируются со временем, пользователем, документом и контекстом; при изменении полей — со старым и новым значением. Каждая запись содержит хэш целостности.
Для аудитора формируется отчет по каждому документу в формате PDF или трассировка в формате CSV или JSON, отфильтрованная по периоду, пользователю и Workspace. Выявленные несоответствия предварительно назначаются как задачи и закрываются с комментарием.
Что покрывает решение
Проверяющий спрашивает о полноте, последовательности и ответственности. PaperOffice покрывает эти пункты.
Просмотр, изменение, экспорт, утверждение, удаление и обмен с указанием времени, пользователя, документа и контекста.
Фиксируются расхождения в банковских реквизитах, ошибки вычислений, несоответствия дат и необычные паттерны доступа.
Каждая запись защищена хешем и не может быть изменена или удалена задним числом.
Кто проверял, одобрял, отклонял или эскалировал, указано в журнале с комментарием.
Каждая версия документа сохраняется, изменения полей фиксируются со старым и новым значением.
Аудиторский отчет по каждому документу в PDF, журнал в CSV или JSON, выбираемый объем и период.
Низкий, средний, высокий, критический: начиная с вашего уровня отправляются уведомление и задача.
Срок хранения для каждого типа документа, защита WORM для каждого документа, удаления также логируются.
Безопасность и соответствие требованиям
Данные аудита сами по себе чувствительны: они показывают, кто, когда и что видел. Обработка и хранение остаются в ЕС.
Вопросы о пробелах в аудите
Журнал фиксирует для каждого действия время, пользователя, документ и контекст; при изменении полей — старое и новое значение; каждая запись защищена хешем целостности. Что именно потребуют ваши проверяющие в конкретном случае, уточните у налогового консультанта или аудитора. Данные предоставляются в формате PDF, CSV или JSON.
Нет. Система работает в каждом Workspace с первого документа без настройки. Вы только решаете, от какого уровня серьезности хотите получать уведомления и какой срок хранения применяется для каждого типа документа.
Архивы с диска, NAS или из облака вы подключаете через Storage Mount или импортируете пакетно. С момента импорта журнал работает. За период до этого действуют возможности ваших старых систем.
Записи не подлежат редактированию или удалению. Даже удаление документа фиксируется как запись в журнале с указанием пользователя, времени и контекста.
Через полнотекстовый поиск и поиск по метаданным в AI-DMS, с фильтрацией по типу, периоду, отправителю или сумме. К каждому результату открывается соответствующий журнал без перехода в другую систему.
В виде отчета по документу в PDF, экспорта журнала в CSV или JSON или через аудиторски защищенную отправку с паролем и протоколом открытия и скачивания.
Обнаруженные отклонения начиная с установленного вами уровня назначаются и инициируют уведомление. Открытые проверки отображаются на панели управления, чтобы они не накапливались до даты аудита.
Кейсы
Узнайте, как компании трансформировали свои процессы с PaperOffice AI.
Горнодобыча и ресурсы Корпоративное управление документами для всех наших горнодобывающих операций. Мирового класса.
Печать и упаковка Этикетки для фармацевтических препаратов, регулируемые FDA, требуют безупречной документации. PaperOffice сократил процесс согласования с нескольких дней до считанных часов.
Промышленность и производство Техническая документация и обработка заказов теперь полностью автоматизированы.
Государственное управление Цифровизация произвела революцию в нашем управлении. Запросы граждан теперь обрабатываются за минуты, а не дни.
Здравоохранение и медицина Карты пациентов, заключения и направления регистрируются и классифицируются автоматически. У нашего персонала наконец-то появилось время для пациентов.
Гостеприимство и развлечения 8 000 сотрудников, тысячи документов гостей ежедневно. PaperOffice полностью оцифровал наши бэк-офисные процессы.
Региональный банк Кредитные заявки и комплаенс-документы теперь обрабатываются за минуты, а не часы. Регуляторная проверка проходит полностью автоматически.
Строительство и недвижимость Документация строительных проектов и соответствие стандартам теперь цифровые и отслеживаемые.
Гостеприимство и туризм Формы регистрации, счета и общение с гостями полностью переведены в цифровой формат. Наша служба консьержей теперь сосредоточена на превосходном сервисе.
Энергетика и АЗС Отчетность АЗС, документы поставщиков и комплаенс-документация с более чем 250 станций обрабатываются и архивируются автоматически.
Фармацевтика и этикетки Документация для фармацевтических функциональных этикеток, относящаяся к GMP, теперь ведется автоматически. Аудиторские следы безупречны и доступны мгновенно.
Строительство и деревянное домостроение Чертежи, разрешения и досье клиентов для наших деревянных домов теперь управляются централизованно. В шестом поколении мы наконец-то перешли на безбумажный формат.
Электронная коммерция и торговля Договоры с поставщиками, сертификаты и таможенные документы для сотен обжарочных цехов по всему миру автоматически регистрируются и привязываются к соответствующему товару.
Логистика и транспорт Температурные листы, накладные CMR и сертификаты на продукты питания сканируются автоматически и привязываются к заказу. Ошибки распределения остались в прошлом.
Логистика и транспорт Разрешения на перевозку негабаритных грузов, планы маршрутов и проектная документация теперь доступны в цифровом виде мгновенно. Больше никаких поисков в папках.
Логистика и транспорт Таможенные документы, складские квитанции и экспедиторские поручения для нашей сети в Восточной Европе классифицируются автоматически. Четыре поколения логистики наконец-то стали цифровыми.
Печать и упаковка Спецификации печати, согласования клиентов и сертификаты материалов теперь доступны централизованно. Доля брака на производстве снизилась практически до нуля.
Упаковка и этикетки Сертификаты устойчивого развития, договоры с поставщиками и спецификации клиентов обрабатываются автоматически. Швейцарская точность теперь и в цифровом формате.
Строительство и недвижимость Разрешения на строительство, договоры с субподрядчиками и протоколы приемки для нашей коммерческой недвижимости теперь полностью задокументированы в цифровом виде.
Недвижимость и управление Договоры купли-продажи, экспозе и досье клиентов за более чем 30 лет лидерства на рынке теперь доступны для цифрового поиска. Каждый агент находит все необходимое за считанные секунды.
Логистика и экспедирование Документы морских перевозок, таможенные декларации и коносаменты фиксируются автоматически. Логистика на Балтийском море еще никогда не была такой эффективной.
Электронная коммерция и упаковка Тысячи заказов на индивидуальную упаковку в неделю с утверждением дизайна, данными печати и документами на поставку. PaperOffice держит все под контролем.
Лабораторная и медицинская техника Лабораторная документация по патологии и сертификация оборудования теперь полностью автоматизированы. Полная прослеживаемость каждого препарата.
Региональный банк Кредитные документы, документы по обеспечению и переписка с клиентами обрабатываются за минуты, а не часы. Регуляторная проверка выполняется без пробелов.
Стальное строительство и промышленность Технические характеристики, сертификаты качества и протоколы переработки для нашего сталелитейного производства доступны централизованно и мгновенно.
Фармацевтика и этикетки Спецификации этикеток для фармацевтики и косметики с учетом нормативных требований проверяются и утверждаются автоматически. Больше никаких ручных контрольных списков.
Финтех и управление активами Документы KYC, инвестиционные отчеты и регуляторная отчетность классифицируются за секунды. Для робо-эдвайзера, регулируемого MAS, безупречный комплаенс имеет важнейшее значение.
Логистика и транспорт Паспорта безопасности, разрешения на транспортировку и документы ADR для химической логистики распределяются автоматически. Нулевая терпимость к ошибкам.
Роскошь и ювелирные изделия Сертификаты подлинности, подтверждения от поставщиков и гарантии клиентов для наших коллекций жемчуга архивируются автоматически и доступны мгновенно.
Коммерческий банк Заявки на кредиты для МСБ, документы по обеспечению и регуляторные отчеты классифицируются автоматически. У наших консультантов теперь больше времени на работу с клиентами.
Частный банк Клиентские досье за 135 с лишним лет банковской истории постепенно оцифровываются. 5000 сотрудников теперь имеют мгновенный доступ ко всем документам.
Банк развития Заявки на микрокредиты и комплаенс-документы для миллионов клиентов теперь обрабатываются за минуты, а не за дни. Это настоящий прорыв для доступности финансовых услуг.
Логистика электронной коммерции Сотни тысяч накладных и квитанций на возврат в день обрабатываются автоматически. Ведущий логистический оператор электронной коммерции Вьетнама теперь работает без бумаги.
Точное металлообработка и производство Протоколы производства с ЧПУ, сертификаты материалов и спецификации клиентов для нефтегазовых и аэрокосмических проектов теперь полностью задокументированы в цифровом виде.
GovTech и ИТ «Видение 2030» требует полной цифровизации. PaperOffice обрабатывает государственные документы для цифровой основы Саудовской Аравии.
Специальная сталь и промышленность Сертификаты материалов, протоколы закалки и спецификации клиентов автоматически привязываются к соответствующему заказу. Единственный в Австралии производитель Q&T-стали теперь работает без бумаги.
Стальное строительство и производство Протоколы сварочных швов, статические расчеты и планы проектов управляются в цифровом виде. Наши цеховые команды имеют доступ в режиме реального времени.
Прецизионные детали и производство Аэрокосмические сертификаты, программы ЧПУ и допуски клиентов классифицируются автоматически. Подтверждения по стандарту AS9100 еще никогда не были так быстро под рукой.
Финтех и платежи Договоры с мерчантами, документы KYC и чеки транзакций для сотен тысяч МСБ обрабатываются за секунды. Платежная революция Мексики — теперь без бумаги.
Премиальное виноделие Документация по сбору урожая, экспортные сертификаты и протоколы качества для наших высокогорных вин Мальбек архивируются автоматически. 120 лет традиций виноделия теперь в цифровом формате.
Цифровой банкинг Миллионы верификаций пользователей и нормативных документов обрабатываются полностью автоматически. Масштабирование без бумаги.
Финтех и платежи Документы для онбординга мерчантов и подтверждения соответствия (compliance) для ведущего платежного провайдера Африки обрабатываются за считанные минуты вместо дней.
Электронная коммерция и органика Био-сертификаты, аудиты поставщиков и этикетки для тысяч натуральных продуктов проверяются и архивируются автоматически.
Финтех и платежи Регуляторные документы из 33 африканских стран, партнерские договоры и аудиторские следы управляются полностью автоматически. Корпоративная DMS для финтеха с оценкой около 3 млрд USD.
Фармацевтика и здравоохранение Рецепты и управление лекарствами теперь полностью автоматизированы. Больше времени для наших пациентов.
Религиозное учреждение Вековые документы теперь доступны для цифрового поиска. Веха для наших исторических архивов.
Уход и здравоохранение Наши сиделки наконец-то уделяют больше времени жильцам, а не бумажной работе.
Государственные органы Оцифровано более 500 000 дел. Наши сотрудники теперь мгновенно находят всю информацию.
Медицина и здравоохранение Управление медицинскими картами теперь элементарно. Всё автоматически фиксируется и архивируется.
Услуги по наследству Документация по наследству теперь эффективна и безошибочна.
Недвижимость и управление Цифровое управление недвижимостью для всех наших жилых комплексов. Арендаторы и владельцы в восторге.
Промышленность и упаковка С PaperOffice мы ускорили обработку счетов на 99%. ИИ автоматически распознает все релевантные данные и правильно их распределяет.
Ремесло и промысел PaperOffice стал неотъемлемой частью нашей повседневной работы. Заказы, коммерческие предложения и счета теперь обрабатываются автоматически.
Уход и здравоохранение Документация по нашим услугам по уходу теперь переведена в цифровой формат и автоматизирована. Больше времени для наших пациентов.
Машиностроение и производство Технические чертежи, спецификации и протоколы качества можно найти мгновенно. Поиск, который раньше занимал 30 минут, теперь занимает 30 секунд.
Налоговый консалтинг и право Документы клиентов, налоговые уведомления и годовые отчеты автоматически сортируются и привязываются к нужному клиенту. Хаос в документах остался в прошлом.
ИТ и консалтинг Проектная документация, SLA и коммуникация с клиентами для наших проектов IT-консалтинга автоматически классифицируются и архивируются.
Измеримые успехи наших клиентов
Kumul Minerals Holdings Limited
The Challenge Printing Company Inc.
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG
Ayuntamiento de Carrión de los Condes"Корпоративное управление документами для всех наших горнодобывающих операций. Мирового класса."
Горнодобыча и ресурсы "Этикетки для фармацевтических препаратов, регулируемые FDA, требуют безупречной документации. PaperOffice сократил процесс согласования с нескольких дней до считанных часов."
Печать и упаковка "Техническая документация и обработка заказов теперь полностью автоматизированы."
Промышленность и производство "Цифровизация произвела революцию в нашем управлении. Запросы граждан теперь обрабатываются за минуты, а не дни."
Государственное управление "Карты пациентов, заключения и направления регистрируются и классифицируются автоматически. У нашего персонала наконец-то появилось время для пациентов."
Здравоохранение и медицина "8 000 сотрудников, тысячи документов гостей ежедневно. PaperOffice полностью оцифровал наши бэк-офисные процессы."
Гостеприимство и развлечения "Кредитные заявки и комплаенс-документы теперь обрабатываются за минуты, а не часы. Регуляторная проверка проходит полностью автоматически."
Региональный банк "Документация строительных проектов и соответствие стандартам теперь цифровые и отслеживаемые."
Строительство и недвижимость "Формы регистрации, счета и общение с гостями полностью переведены в цифровой формат. Наша служба консьержей теперь сосредоточена на превосходном сервисе."
Гостеприимство и туризм "Отчетность АЗС, документы поставщиков и комплаенс-документация с более чем 250 станций обрабатываются и архивируются автоматически."
Энергетика и АЗС "Документация для фармацевтических функциональных этикеток, относящаяся к GMP, теперь ведется автоматически. Аудиторские следы безупречны и доступны мгновенно."
Фармацевтика и этикетки "Чертежи, разрешения и досье клиентов для наших деревянных домов теперь управляются централизованно. В шестом поколении мы наконец-то перешли на безбумажный формат."
Строительство и деревянное домостроение "Договоры с поставщиками, сертификаты и таможенные документы для сотен обжарочных цехов по всему миру автоматически регистрируются и привязываются к соответствующему товару."
Электронная коммерция и торговля "Температурные листы, накладные CMR и сертификаты на продукты питания сканируются автоматически и привязываются к заказу. Ошибки распределения остались в прошлом."
Логистика и транспорт "Разрешения на перевозку негабаритных грузов, планы маршрутов и проектная документация теперь доступны в цифровом виде мгновенно. Больше никаких поисков в папках."
Логистика и транспорт "Таможенные документы, складские квитанции и экспедиторские поручения для нашей сети в Восточной Европе классифицируются автоматически. Четыре поколения логистики наконец-то стали цифровыми."
Логистика и транспорт "Спецификации печати, согласования клиентов и сертификаты материалов теперь доступны централизованно. Доля брака на производстве снизилась практически до нуля."
Печать и упаковка "Сертификаты устойчивого развития, договоры с поставщиками и спецификации клиентов обрабатываются автоматически. Швейцарская точность теперь и в цифровом формате."
Упаковка и этикетки "Разрешения на строительство, договоры с субподрядчиками и протоколы приемки для нашей коммерческой недвижимости теперь полностью задокументированы в цифровом виде."
Строительство и недвижимость "Договоры купли-продажи, экспозе и досье клиентов за более чем 30 лет лидерства на рынке теперь доступны для цифрового поиска. Каждый агент находит все необходимое за считанные секунды."
Недвижимость и управление "Документы морских перевозок, таможенные декларации и коносаменты фиксируются автоматически. Логистика на Балтийском море еще никогда не была такой эффективной."
Логистика и экспедирование "Тысячи заказов на индивидуальную упаковку в неделю с утверждением дизайна, данными печати и документами на поставку. PaperOffice держит все под контролем."
Электронная коммерция и упаковка "Лабораторная документация по патологии и сертификация оборудования теперь полностью автоматизированы. Полная прослеживаемость каждого препарата."
Лабораторная и медицинская техника "Кредитные документы, документы по обеспечению и переписка с клиентами обрабатываются за минуты, а не часы. Регуляторная проверка выполняется без пробелов."
Региональный банк "Технические характеристики, сертификаты качества и протоколы переработки для нашего сталелитейного производства доступны централизованно и мгновенно."
Стальное строительство и промышленность "Спецификации этикеток для фармацевтики и косметики с учетом нормативных требований проверяются и утверждаются автоматически. Больше никаких ручных контрольных списков."
Фармацевтика и этикетки "Документы KYC, инвестиционные отчеты и регуляторная отчетность классифицируются за секунды. Для робо-эдвайзера, регулируемого MAS, безупречный комплаенс имеет важнейшее значение."
Финтех и управление активами "Паспорта безопасности, разрешения на транспортировку и документы ADR для химической логистики распределяются автоматически. Нулевая терпимость к ошибкам."
Логистика и транспорт "Сертификаты подлинности, подтверждения от поставщиков и гарантии клиентов для наших коллекций жемчуга архивируются автоматически и доступны мгновенно."
Роскошь и ювелирные изделия "Заявки на кредиты для МСБ, документы по обеспечению и регуляторные отчеты классифицируются автоматически. У наших консультантов теперь больше времени на работу с клиентами."
Коммерческий банк "Клиентские досье за 135 с лишним лет банковской истории постепенно оцифровываются. 5000 сотрудников теперь имеют мгновенный доступ ко всем документам."
Частный банк "Заявки на микрокредиты и комплаенс-документы для миллионов клиентов теперь обрабатываются за минуты, а не за дни. Это настоящий прорыв для доступности финансовых услуг."
Банк развития "Сотни тысяч накладных и квитанций на возврат в день обрабатываются автоматически. Ведущий логистический оператор электронной коммерции Вьетнама теперь работает без бумаги."
Логистика электронной коммерции "Протоколы производства с ЧПУ, сертификаты материалов и спецификации клиентов для нефтегазовых и аэрокосмических проектов теперь полностью задокументированы в цифровом виде."
Точное металлообработка и производство "«Видение 2030» требует полной цифровизации. PaperOffice обрабатывает государственные документы для цифровой основы Саудовской Аравии."
GovTech и ИТ "Сертификаты материалов, протоколы закалки и спецификации клиентов автоматически привязываются к соответствующему заказу. Единственный в Австралии производитель Q&T-стали теперь работает без бумаги."
Специальная сталь и промышленность "Протоколы сварочных швов, статические расчеты и планы проектов управляются в цифровом виде. Наши цеховые команды имеют доступ в режиме реального времени."
Стальное строительство и производство "Аэрокосмические сертификаты, программы ЧПУ и допуски клиентов классифицируются автоматически. Подтверждения по стандарту AS9100 еще никогда не были так быстро под рукой."
Прецизионные детали и производство "Договоры с мерчантами, документы KYC и чеки транзакций для сотен тысяч МСБ обрабатываются за секунды. Платежная революция Мексики — теперь без бумаги."
Финтех и платежи "Документация по сбору урожая, экспортные сертификаты и протоколы качества для наших высокогорных вин Мальбек архивируются автоматически. 120 лет традиций виноделия теперь в цифровом формате."
Премиальное виноделие "Миллионы верификаций пользователей и нормативных документов обрабатываются полностью автоматически. Масштабирование без бумаги."
Цифровой банкинг "Документы для онбординга мерчантов и подтверждения соответствия (compliance) для ведущего платежного провайдера Африки обрабатываются за считанные минуты вместо дней."
Финтех и платежи "Био-сертификаты, аудиты поставщиков и этикетки для тысяч натуральных продуктов проверяются и архивируются автоматически."
Электронная коммерция и органика "Регуляторные документы из 33 африканских стран, партнерские договоры и аудиторские следы управляются полностью автоматически. Корпоративная DMS для финтеха с оценкой около 3 млрд USD."
Финтех и платежи "Рецепты и управление лекарствами теперь полностью автоматизированы. Больше времени для наших пациентов."
Фармацевтика и здравоохранение "Вековые документы теперь доступны для цифрового поиска. Веха для наших исторических архивов."
Религиозное учреждение "Наши сиделки наконец-то уделяют больше времени жильцам, а не бумажной работе."
Уход и здравоохранение "Оцифровано более 500 000 дел. Наши сотрудники теперь мгновенно находят всю информацию."
Государственные органы "Управление медицинскими картами теперь элементарно. Всё автоматически фиксируется и архивируется."
Медицина и здравоохранение "Документация по наследству теперь эффективна и безошибочна."
Услуги по наследству "Цифровое управление недвижимостью для всех наших жилых комплексов. Арендаторы и владельцы в восторге."
Недвижимость и управление "С PaperOffice мы ускорили обработку счетов на 99%. ИИ автоматически распознает все релевантные данные и правильно их распределяет."
Промышленность и упаковка "PaperOffice стал неотъемлемой частью нашей повседневной работы. Заказы, коммерческие предложения и счета теперь обрабатываются автоматически."
Ремесло и промысел "Документация по нашим услугам по уходу теперь переведена в цифровой формат и автоматизирована. Больше времени для наших пациентов."
Уход и здравоохранение "Технические чертежи, спецификации и протоколы качества можно найти мгновенно. Поиск, который раньше занимал 30 минут, теперь занимает 30 секунд."
Машиностроение и производство "Документы клиентов, налоговые уведомления и годовые отчеты автоматически сортируются и привязываются к нужному клиенту. Хаос в документах остался в прошлом."
Налоговый консалтинг и право "Проектная документация, SLA и коммуникация с клиентами для наших проектов IT-консалтинга автоматически классифицируются и архивируются."
ИТ и консалтинг Где вы хотите протестировать PaperOffice?
Ваша пробная версия готова
Где вы хотите начать?
Полный рабочий стол оптимизирован для компьютера. Мобильная версия подходит для захвата, проверки и утверждения документов.
Зарегистрироваться бесплатно Уже клиент? Войти app.paperoffice.aiНачать на компьютере
Мы отправим вашу личную ссылку для доступа на ваш адрес электронной почты.
Открыть PaperOffice Mobile
Захватывайте и редактируйте документы прямо со смартфона.
Открыть мобильную версию
Integrator и Reseller можно совмещать. Реферальное партнерство — только по приглашению.
Смотреть партнёрскую программу
AI-DMS
Документы. Интеллект. Реальное влияние.
PaperOffice AI — это AI-DMS. Четыре функциональные области на едином фундаменте DMS, доступные через три точки входа.
Обзор функций, модулей и преимуществ.
Захват, организация, поиск и совместная работа с документами.
Бесшовная интеграция в ваши системы и AI-рабочие процессы.
Не требует установки, готово за секунды.
Искать во всех инструментах
