Сбор входящих
Счета поступают через почтовый ящик электронной почты, сканер, загрузку, облачную папку или мобильное устройство. Классификация распознает счет и помещает его в соответствующее рабочее пространство.
Тип документа: Счет
Входящие счета поступают в формате PDF, скан, фото или электронный счет.
Заголовочные данные, позиции, суммы и ссылки как поля. Включена проверка расчетов и путь аудита.
Доверие ведущих компаний по всему миру
Как это работает
Путь одинаков для всех форматов счетов: чтение, проверка, передача. Бумажные и электронные счета попадают в один набор данных.
Счета поступают через почтовый ящик электронной почты, сканер, загрузку, облачную папку или мобильное устройство. Классификация распознает счет и помещает его в соответствующее рабочее пространство.
AI-OCR считывает текст и макет, IDP Агент извлекает заголовочные данные, строки позиций, суммы и ссылки. Для ZUGFeRD и XRechnung считывается встроенный XML.
Проверка расчетов по позициям, ставкам налогов и сумме, сверка с заказом и накладной, согласование при расхождениях. Затем создание черновика бухгалтерской проводки и архивирование со сроком хранения.
Что покрывает решение
Счета различаются в зависимости от поставщика, страны и формата. PaperOffice покрывает следующие аспекты.
Нативный PDF, скан, фото, ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X и PEPPOL в едином процессе.
Поставщик, адрес, ИНН НДС, IBAN, номер счета и дата счета.
Артикул, описание, количество, единичная цена, общая цена и ставка налога по каждой строке.
Нетто, налог по строке, брутто, скидка, срок оплаты и валюта.
Номер заказа, номер накладной, номер клиента, центр затрат, проект и договор.
Позиции, ставки налогов и итоговая сумма проверяются на соответствие друг другу, расхождения передаются на согласование.
ИНН НДС можно проверить по реестру ЕС.
Каждое поле с указанием источника, уверенности, модели и времени в журнале аудита.
Чем PaperOffice решает задачу
Обработка счетов не является изолированным островом: она использует те же продукты и модули, что и остальная часть вашего архива.
Безопасность и соответствие требованиям
Счета содержат банковские реквизиты, условия и данные клиентов. Обработка и архивирование остаются прозрачными.
Вопросы по обработке счетов
Нет. Извлечение данных работает без шаблонов для каждого поставщика, так как анализирует макет и контекст, а не фиксированные координаты. Вы один раз описываете необходимые поля, включая собственные, такие как номер проекта или срок предоставления скидки.
Нативный PDF, отсканированные счета, фотографии, ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X и PEPPOL. Для гибридных форматов встроенный XML считывается и сверяется с визуальным документом.
Да. Каждая строка содержит номер товара, описание, количество, единичную цену, общую цену и ставку налога. Это позволяет проводить посрочное сверку заказа и поступления товаров.
Каждое поле содержит уровень уверенности и ссылку на источник в документе. Поля с уровнем уверенности ниже вашего порога направляются на проверку человеком, а не обрабатываются автоматически.
Через экспорт набора данных, через REST-API или через рабочий процесс, передающий проверенный счет в вашу систему. Путь одинаков независимо от того, один это счет или тысяча.
Счет направляется на согласование вместо проведения. Проверщик видит счет, заказ и расхождения рядом и принимает решение.
Хранение поддерживает версионирование, сроки хранения для каждого типа документа и журнал аудита всех изменений. Это обеспечивает отслеживаемость того, кто, когда и что просматривал и согласовывал.
Измеримые успехи наших клиентов
"Корпоративное управление документами для всех наших горнодобывающих операций. Мирового класса."
"Этикетки для фармацевтических препаратов, регулируемые FDA, требуют безупречной документации. PaperOffice сократил процесс согласования с нескольких дней до считанных часов."
"Техническая документация и обработка заказов теперь полностью автоматизированы."
"Цифровизация произвела революцию в нашем управлении. Запросы граждан теперь обрабатываются за минуты, а не дни."
"Карты пациентов, заключения и направления регистрируются и классифицируются автоматически. У нашего персонала наконец-то появилось время для пациентов."
"8 000 сотрудников, тысячи документов гостей ежедневно. PaperOffice полностью оцифровал наши бэк-офисные процессы."
"Кредитные заявки и комплаенс-документы теперь обрабатываются за минуты, а не часы. Регуляторная проверка проходит полностью автоматически."
"Документация строительных проектов и соответствие стандартам теперь цифровые и отслеживаемые."
"Формы регистрации, счета и общение с гостями полностью переведены в цифровой формат. Наша служба консьержей теперь сосредоточена на превосходном сервисе."
"Отчетность АЗС, документы поставщиков и комплаенс-документация с более чем 250 станций обрабатываются и архивируются автоматически."
"Документация для фармацевтических функциональных этикеток, соответствующая стандартам GMP, теперь ведется полностью автоматически. Аудиторские следы безупречны и доступны мгновенно."
"Чертежи, разрешения и досье клиентов для наших деревянных домов теперь управляются централизованно. В шестом поколении мы наконец-то перешли на безбумажный формат."
"Договоры с поставщиками, сертификаты и таможенные документы для сотен обжарочных цехов по всему миру автоматически регистрируются и привязываются к соответствующему товару."
"Температурные листы, накладные CMR и сертификаты на продукты питания сканируются автоматически и привязываются к заказу. Ошибки распределения остались в прошлом."
"Разрешения на перевозку негабаритных грузов, планы маршрутов и проектная документация теперь доступны в цифровом виде мгновенно. Больше никаких поисков в папках."
"Таможенные документы, складские квитанции и экспедиторские поручения для нашей сети в Восточной Европе классифицируются автоматически. Четыре поколения логистики наконец-то стали цифровыми."
"Спецификации печати, согласования клиентов и сертификаты материалов теперь доступны централизованно. Доля брака на производстве снизилась практически до нуля."
"Сертификаты устойчивого развития, договоры с поставщиками и спецификации клиентов обрабатываются автоматически. Швейцарская точность теперь и в цифровом формате."
"Разрешения на строительство, договоры с субподрядчиками и протоколы приемки для нашей коммерческой недвижимости теперь полностью задокументированы в цифровом виде."
"Договоры купли-продажи, экспозе и досье клиентов за более чем 30 лет лидерства на рынке теперь доступны для цифрового поиска. Каждый агент находит все необходимое за считанные секунды."
"Документы морских перевозок, таможенные декларации и коносаменты фиксируются автоматически. Логистика на Балтийском море еще никогда не была такой эффективной."
"Тысячи заказов на индивидуальную упаковку в неделю с утверждением дизайна, данными печати и документами на поставку. PaperOffice держит все под контролем."
"Лабораторная документация по патологии и сертификация оборудования теперь полностью автоматизированы. Полная прослеживаемость каждого препарата."
"Кредитные документы, документы по обеспечению и переписка с клиентами обрабатываются за минуты, а не часы. Регуляторная проверка выполняется без пробелов."
"Технические характеристики, сертификаты качества и протоколы переработки для нашего сталелитейного производства доступны централизованно и мгновенно."
"Спецификации этикеток для фармацевтики и косметики с учетом нормативных требований проверяются и утверждаются автоматически. Больше никаких ручных контрольных списков."
"Документы KYC, инвестиционные отчеты и регуляторная отчетность классифицируются за секунды. Для робо-эдвайзера, регулируемого MAS, безупречный комплаенс имеет важнейшее значение."
"Паспорта безопасности, разрешения на транспортировку и документы ADR для химической логистики распределяются автоматически. Нулевая терпимость к ошибкам."
"Сертификаты подлинности, подтверждения от поставщиков и гарантии клиентов для наших коллекций жемчуга архивируются автоматически и доступны мгновенно."
"Заявки на кредиты для МСБ, документы по обеспечению и регуляторные отчеты классифицируются автоматически. У наших консультантов теперь больше времени на работу с клиентами."
"Клиентские досье за 135 с лишним лет банковской истории постепенно оцифровываются. 5000 сотрудников теперь имеют мгновенный доступ ко всем документам."
"Заявки на микрокредиты и комплаенс-документы для миллионов клиентов теперь обрабатываются за минуты, а не за дни. Это настоящий прорыв для доступности финансовых услуг."
"Сотни тысяч накладных и квитанций на возврат в день обрабатываются автоматически. Ведущий логистический оператор электронной коммерции Вьетнама теперь работает без бумаги."
"Протоколы производства с ЧПУ, сертификаты материалов и спецификации клиентов для нефтегазовых и аэрокосмических проектов теперь полностью задокументированы в цифровом виде."
"«Видение 2030» требует полной цифровизации. PaperOffice обрабатывает государственные документы для цифровой основы Саудовской Аравии."
"Сертификаты материалов, протоколы закалки и спецификации клиентов автоматически привязываются к соответствующему заказу. Единственный в Австралии производитель Q&T-стали теперь работает без бумаги."
"Протоколы сварочных швов, статические расчеты и планы проектов управляются в цифровом виде. Наши цеховые команды имеют доступ в режиме реального времени."
"Аэрокосмические сертификаты, программы ЧПУ и допуски клиентов классифицируются автоматически. Соблюдение стандарта AS9100 еще никогда не было таким простым."
"Договоры с мерчантами, документы KYC и чеки транзакций для сотен тысяч МСБ обрабатываются за секунды. Платежная революция Мексики — теперь без бумаги."
"Документация по сбору урожая, экспортные сертификаты и протоколы качества для наших высокогорных вин Мальбек архивируются автоматически. 120 лет традиций виноделия теперь в цифровом формате."
"Миллионы верификаций пользователей и нормативных документов обрабатываются полностью автоматически. Масштабирование без бумаги."
"Документы для онбординга мерчантов и подтверждения соответствия (compliance) для ведущего платежного провайдера Африки обрабатываются за считанные минуты вместо дней."
"Био-сертификаты, аудиты поставщиков и этикетки для тысяч натуральных продуктов проверяются и архивируются автоматически."
"Регуляторные документы из 33 африканских стран, партнерские договоры и аудиторские следы управляются полностью автоматически. Корпоративная DMS для финтеха с оценкой около 3 млрд USD."
"Рецепты и управление лекарствами теперь полностью автоматизированы. Больше времени для наших пациентов."
"Вековые документы теперь доступны для цифрового поиска. Веха для наших исторических архивов."
"Наши сиделки наконец-то уделяют больше времени жильцам, а не бумажной работе."
"Оцифровано более 500 000 дел. Наши сотрудники теперь мгновенно находят всю информацию."
"Управление медицинскими картами теперь элементарно. Всё автоматически фиксируется и архивируется."
"Документация по наследству теперь эффективна и безошибочна."
"Цифровое управление недвижимостью для всех наших жилых комплексов. Арендаторы и владельцы в восторге."
"С PaperOffice мы ускорили обработку счетов на 99%. ИИ автоматически распознает все релевантные данные и правильно их распределяет."
"PaperOffice стал неотъемлемой частью нашей повседневной работы. Заказы, коммерческие предложения и счета теперь обрабатываются автоматически."
"Документация по нашим услугам по уходу теперь переведена в цифровой формат и автоматизирована. Больше времени для наших пациентов."
"Технические чертежи, спецификации и протоколы качества можно найти мгновенно. Поиск, который раньше занимал 30 минут, теперь занимает 30 секунд."
"Документы клиентов, налоговые уведомления и годовые отчеты автоматически сортируются и привязываются к нужному клиенту. Хаос в документах остался в прошлом."
"Проектная документация, SLA и коммуникация с клиентами для наших проектов IT-консалтинга автоматически классифицируются и архивируются."
Где вы хотите протестировать PaperOffice?
Ваша пробная версия готова
Где вы хотите начать?
Полный рабочий стол оптимизирован для компьютера. Мобильная версия подходит для захвата, проверки и утверждения документов.
app.paperoffice.aiНачать на компьютере
Мы отправим вашу личную ссылку для доступа на ваш адрес электронной почты.
Открыть PaperOffice Mobile
Захватывайте и редактируйте документы прямо со смартфона.
Открыть мобильную версию