In den meisten Büros auf der ganzen Welt herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird.
Gemäß einem internationalen Bericht von McKinsey verbringen Bürokräfte täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen, was den Durchschnitt von 9,3 Stunden pro Woche entspricht.
Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig.
Jedes Unternehmen verfügt mittlerweile über ein Multifunktionsgerät, welches ebenfalls die Scanfunktion unterstützt. Doch für viele ist der Begriff und der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems immer noch unbekannt.
Im aktuellen Artikel zeigen erklären wir Ihnen, dass es sich lohnt ein Dokumentenmanagement System mit Ihrem Scanner einzusetzen. Wir nennen Ihnen mindestens 15 Gründe für den Einsatz, welche Ihnen ermöglichen Ihr Büro papierlos und digital zu gestalten und wie Sie damit die Effizienz des Kerngeschäfts in Ihrem Unternehmen steigern.
Bevor wir uns den Gründen zuwenden, lassen Sie uns die Frage beantworten:
Wofür im Unternehmen ein DMS verwenden?
Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.
Mit einem DMS und dem für Ihre Bedürfnisse geeignetem Scanner lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.
DMS steht auch für Dokumentenmanagement Software und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice AI ist eine solche Software, als Plattform im Browser.
Denn PaperOffice AI macht es möglich, dass aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen: am Scanner im Büro oder mit der Mobile App unterwegs.
Die KI erkennt dabei Dokumenttyp, Absender und wichtige Felder und ordnet jede Unterlage dem richtigen Workspace und Vorgang zu. Über die Volltext- und die semantische Suche in PaperOffice AI lassen sich anschließend alle Dokumente wiederfinden und aufrufen. Je nach Bedarf wandelt PDF Studio erfasste Schreiben in Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien um, damit Sie sie mit Ihrer Office-Software bearbeiten können.
Die Notwendigkeit haben wir erkannt, doch:
Welche Vorteile habe ich bei einem papierlosen Büro?
In der heutigen Zeit haben Mitarbeiter mit einer großen Anzahl von verschiedenen Dokumenten zu tun: Originaldokumente in Papierform wie Briefe oder Verträge, PDFs und elektronische Dokumente wie Dateien und Emails.
In vielen Unternehmen werden diese Dokumente kopiert, ausgedruckt, weitergeleitet, verteilt und an verschiedenen Orten abgelegt. Die Suche nach wichtigen Informationen wird immer schwieriger und führt zu unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen und überlasteten Mitarbeitern. Dazu haben wir einen ausführlichen Beitrag erstellt, in welchem die Notwendigkeit von Dokumentenmanagement Systemen beschrieben und die Vorteile der Nutzung aufgezählt werden.
Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mit der Eliminierung oder wenigstens Reduzierung des Papierverbrauches in den Büros bzw. dem gesamten Unternehmen beginnen, so verbessern Sie zusätzlich Prozesse, steigern die Produktivität, indem Sie die Digitalisierung der Daten durchführen, papierlose Wege einsetzen und senken somit die Kosten.
Viele weiteren Vorteile und Aspekte wurden bereits in einem ausführlichen Beitrag rund um das Thema "Umsetzung in ein papierloses Büro" beschrieben.
Welche Scanner kommen für die perfekte Zusammenarbeit in Frage?
Zum Beispiel Multifunktionsgeräte (MFP) wie z.B. die der Firma Brother oder Konica Minolta sowie weiterer Hersteller.
Drucker, Scanner und Kopierer All-in-One: Über diese zentralen Geräte gelangen die gescannten Dokumente in einen Scan-Ordner auf Ihrem NAS oder Server oder per „direct scan to mail“ als E-Mail in ein Postfach. Ein Connector von PaperOffice AI überwacht Ordner oder Postfach, sodass jeder Scan automatisiert in die Dokumentenmanagement Software gelangt.
Oder Sie scannen ganz ohne Scanner: Die Mobile App von PaperOffice AI erfasst Papierdokumente mit der Kamera, mit Kantenerkennung und Perspektivkorrektur, und lädt sie direkt in Ihren Workspace. Ohne Netz landet der Scan in der Warteschlange und wird später hochgeladen.
Tipp
Zum Thema "Papierdokumente vom Scanner automatisiert archivieren" zeigt ein kurzer Film auf der Seite Digitaler Posteingang, wie PaperOffice AI Scans erkennt, ausliest und automatisch dem zuständigen Team zuordnet:
Für diejenigen, die Papierdokumente einzeln einscannen möchten, genügt der Upload in der App im Browser: Scans, PDFs und Fotos laden Sie einfach in Ihren Workspace hoch. Jeder Scanner, jedes Multifunktionsgerät und jeder Großraumkopierer mit Scaneinheit lässt sich so nutzen, ganz ohne Scanner-Plugin.
Dennoch ist es unwichtig, auf welchem Weg Ihre Papierdokumente in PaperOffice AI gelangen, denn dank der automatisierten AI-OCR in über 120 Sprachen wird der Inhalt all Ihrer gescannten Dokumentationen erkannt.
Egal, was aus Papier ist: Die AI-OCR liest gedruckten Text, Handschrift und gemischte Layouts, auch bei schiefen Seiten und schlechter Scanqualität.
Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt.
Digitalisierung und Dokumentenmanagement
Wenn wir von Dokumentenmanagement-Systemen sprechen, dürfen wir nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, den wir erreichen können. Zu den Vorteilen der Digitalisierung haben wir bereits einen eigenen Artikel verfasst.
Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente zu unseren Prozessen gehören, wie wir sie in unser Dokumentenmanagementsystem einbinden und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Sobald die Informationen enthalten sind, definieren wir ihren Lebenszyklus, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie wir sie integrieren können.
Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen
Höchstwahrscheinlich werden wir auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.
Was machen wir mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Hier ist der Vorgang ganz einfach.
Laden Sie das digitale Dokument in PaperOffice AI im Browser hoch. Oder lassen Sie einen Ordner auf Ihrem NAS oder Server von einem Connector überwachen, der neue Dateien automatisch importiert.
Tipp
Zum Thema "Ordnerüberwachung und Massenimport" zeigt ein kurzer Film auf der Seite Connectors, wie ein Connector von PaperOffice AI einen Ordner überwacht und neue Dateien automatisch verarbeitet:
In Papierform vorliegende Dokumente können ganz einfach mit Ihrem Scanner oder der Mobile App eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt werden.
Dank dem Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition), haben wir bereits einen wichtigen Schritt getan. Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wandeln wir das Dokument nicht nur in ein Bild um, sondern können seinen Inhalt auch elektronisch „lesen“.
Dabei erfasst PaperOffice AI nicht nur den reinen OCR-Text: Die Klassifikation erkennt den Dokumenttyp, und IDP Agents lesen die gewünschten Felder aus, nach Ihren Vorgaben oder ganz automatisch.
Erkannt werden zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum und Beträge, je nach Verarbeitungstiefe auch einzelne Positionen. Dementsprechend haben wir alle notwendigen Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem.
Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.
Hört sich alles gut an, aber wie erfolgt eine Massenarchivierung vom Scanner heraus?
Zu den wichtigsten Features rund um die Texterkennung, KI-Integration und Verschlagwortung hat PaperOffice AI auch die Massenarchivierung von Ihrem Scanner heraus berücksichtigt.
Ihr Scanner legt den ganzen Stapel als mehrseitiges PDF in einem überwachten Ordner oder Postfach ab, und ein Connector holt ihn in Ihren Workspace. Dort trennt der Split Agent den Stapel in einzelne Dokumente.
Trennseiten brauchen Sie dafür nicht: Der Split Agent erkennt die Dokumentgrenzen aus dem Inhalt. Vorhandene Trennblätter werden erkannt und entfernt.
PaperOffice AI legt jedes Teildokument einzeln benannt im Workspace ab. Unsichere Grenzen gehen vorher zur Prüfung an einen Menschen.
Tipp
Zum Thema "Stapelscans automatisch in Dokumente trennen" zeigt ein kurzer Film auf der Seite Split Agent, wie PaperOffice AI Dokumentgrenzen erkennt und jedes Dokument benennt:
15 Gründe, Ihren Scanner zusammen mit PaperOffice AI zu nutzen
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Grund 1 – Dokumente in PaperOffice AI schnell finden
Volltextindex und semantische Suche: In einem Dokumentenmanagement System wie PaperOffice AI finden Sie Ihre eingescannten Dokumente, Belege und Informationen in Sekundenschnelle. Das ist möglich, weil Ihre Dokumente direkt bei der Ablage per AI-OCR gelesen und indexiert werden.
Sie geben einfach einen Suchbegriff ein, wie bei Google, und PaperOffice AI listet alle Ergebnisse auf. Die semantische Suche findet Dokumente sogar, wenn Sie die genauen Begriffe nicht kennen, und ist tolerant bei Tippfehlern.
Im Dokumenten-Chat stellen Sie Fragen direkt an ein Dokument oder einen ganzen Workspace, mit Quellenbezug. -
Grund 2 – Papierdokumente automatisch versionieren
PaperOffice AI versioniert automatisch jedes geänderte Dokument: Jede Änderung erzeugt eine neue Version, die alte bleibt erhalten, sodass Sie jederzeit die gewünschte Version wieder öffnen können.
Eine SHA-256-Prüfsumme je Version zeigt, ob eine Fassung seit der Ablage unverändert ist, und der Audit-Trail hält fest, wer wann welche Version angelegt, gesehen oder freigegeben hat. -
Grund 3 – Stapelscans von mehreren Dokumenten automatisch trennen
Scannen Sie den ganzen Stapel in einem Durchgang. Der Split Agent von PaperOffice AI erkennt, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt, auch ohne Trennblatt und bei wechselnden Layouts, und speichert die Dokumente separat ab. -
Grund 4 – Direktablage vom Scanner
PaperOffice AI bietet Ihnen alle Möglichkeiten von der manuellen Ablage bis hin zur vollautomatisierten Ablage ohne jeglichen Eingriff. Die Klassifikation erkennt Dokumenttyp, Sprache und Absender und schlägt den Ordner vor, die IDP-Extraktion füllt die Felder automatisch aus. - Grund 5 – QR- und Barcodes mitlesen
Die AI-OCR von PaperOffice AI liest im Modus Grid neben dem Text auch QR- und Barcodes aus, jeweils mit ihrer Position auf der Seite. Den Modus wählen Sie je Workspace oder je API-Aufruf.
So gehen auch die codierten Angaben auf Ihren Dokumenten nicht verloren: Sie stehen im OCR-Ergebnis bereit, auch per API für Ihre Systeme. - Grund 6 – Verzeichnisüberwachung von Scanordnern
Ihr Kopierer kann die Scans in einen bestimmten Ordner speichern? Super, lassen Sie diesen Ordner einfach überwachen, und Sie verfügen über eine vollautomatische Ablage!
Ein Connector von PaperOffice AI überwacht Ordner auf Ihrem NAS oder Server per SFTP, S3-Buckets und WebDAV-Verzeichnisse im eingestellten Intervall. Sobald neue Dateien in diesen Ordnern erscheinen, werden sie nach Ihren Vorgaben archiviert und vollständig autonom verarbeitet. -
Grund 7 – Regeln für überwachte Ordner einrichten
Sie möchten Papierdokumente nach dem Scanvorgang automatisch erfassen, aber auch automatisch bis ins kleinste Detail verschlagworten? Scannen Sie alle Dokumente in einen Ordner und richten Sie dafür einen Connector ein. Legen Sie fest, welche Dateien importiert werden (etwa *.pdf), wie oft der Ordner geprüft wird und was danach mit der Quelldatei geschieht.
Der Ziel-Workspace bestimmt mit seiner Verarbeitungstiefe, was mit jedem neuen Dokument passiert: OCR, Klassifikation, IDP-Felder und Embeddings. PaperOffice AI übernimmt die gesamte Ablage komplett für Sie. - Grund 8 – Scannen mit dem Smartphone
Einzelseiten, mehrseitige Dokumente oder Fotoscan: Die Mobile App von PaperOffice AI scannt mit Kantenerkennung, Perspektivkorrektur und Bildoptimierung, auch mehrere Seiten in einem Durchgang.
Die App läuft als Progressive Web App ohne App Store und wird per QR-Code mit Ihrem Konto gekoppelt. Ohne Netz landet der Scan in der Warteschlange und wird später hochgeladen. - Grund 9 – Jeder Scanner passt: Scan-to-Folder und Scan-to-Mail
Für PaperOffice AI brauchen Sie keinen Scannertreiber und kein Plugin. Speichert Ihr Scanner die Scans in einen Ordner auf Ihrem NAS oder Server, holt ein Connector sie dort ab; sendet er sie per E-Mail, überwacht ein Connector das Postfach per IMAP. - Grund 10 – OCR-Texterkennung von analogen Dokumenten in über 120 Sprachen
Die AI-OCR von PaperOffice AI liest Scans, Fotos und PDFs in über 120 Sprachen, darunter auch kyrillische und asiatische Schriften, und versteht dabei Layout, Tabellen und Handschrift.
So können in Ihrem Unternehmen internationale Dokumente eingescannt werden – PaperOffice AI erkennt die Sprache automatisch und führt eine Texterkennung durch. So können Sie in Ihrem Archiv nach dem Dokument suchen und es innerhalb von Sekunden finden. - Grund 11 – Umwandlung in PDF/A für die Langzeitarchivierung PDF Studio wandelt Ihre Dokumente in PDF/A nach dem ISO-Standard 19005 um, das Format für die Langzeitarchivierung: Schriften sind eingebettet, externe Abhängigkeiten ausgeschlossen. Im Workflow geschieht das auf Wunsch automatisch vor der Ablage.
- Grund 12 – Ihre Daten bleiben in der EU, auf Wunsch auf Ihrem eigenen Speicher
PaperOffice AI verarbeitet Ihre Dokumente im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien, EU), auf eigener Hardware, ohne Public Cloud und ohne US-Hyperscaler. Mit Bring Your Own Storage (BYOS) bleiben die Dateien verschlüsselt auf Ihrem NAS, wie beispielsweise von Synology oder QNAP, oder auf Ihrem Server; Index, Metadaten und KI-Ergebnisse hält PaperOffice im eigenen EU-Rechenzentrum.
So geraten die Daten nicht zu fremden Cloud-Anbietern. Wer ganz lokal und ohne Internet arbeiten möchte, nutzt PaperOffice Classic mit der Datenbank auf dem eigenen NAS oder Server. - Grund 13 – DSGVO und GoBD Speicherung
Egal, ob Sie mit PaperOffice AI Seiten drehen, Dokumente teilen oder personenbezogene Daten schwärzen – das Original bleibt erhalten, und jede Fassung ist mit Prüfsumme und Audit-Trail revisionssicher abgelegt, als Grundlage für die GoBD.
Für die DSGVO verarbeitet PaperOffice AI Ihre Dokumente im eigenen Rechenzentrum in der EU, mit AVV nach Art. 28 und TOM nach Art. 32 DSGVO. Der Redact Agent findet personenbezogene Daten und schwärzt sie, auf Wunsch nach Ihrer Sichtkontrolle. - Grund 14 – Digitale Dokumente per Chat und KI-Assistent aufrufen
Fragen Sie Ihr Archiv in normaler Sprache: Der Dokumenten-Chat von PaperOffice AI beantwortet Fragen zu einem Dokument oder einem ganzen Workspace, mit Quellenbezug.
Über den im Claude-Verzeichnis verifizierten Connector suchen, lesen und archivieren Sie Ihre Dokumente auch direkt in Claude, mit denselben Rechten und demselben Audit-Trail wie in der App. - Grund 15 – Transparentes Preismodell
PaperOffice AI arbeitet mit Monatsplänen plus Credits für erledigte Arbeit. Nutzer sind in jedem Plan inklusive, Lizenzen pro Arbeitsplatz gibt es nicht, und der Einstieg ist kostenlos und ohne Kreditkarte. Alle Pläne finden Sie auf der Preisseite.
Das waren nur 15 Gründe, wieso Sie Ihren Scanner mit einem Dokumentenmanagement System einsetzen sollten.
Zusätzlich zu den oben aufgeführten bietet Ihnen PaperOffice AI weitaus mehr Gründe:
Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp, Protokollierung aller Zugriffe, Schutz vor unbefugten Zugriffen und Verschlüsselung, Workflows mit Freigaben, Metadaten je Dokument sowie API und MCP für Ihre Systeme und KI-Assistenten – und noch vieles mehr.
Alle Funktionen sehen Sie in der Übersicht der AI-DMS-Module.
Dokumente scannen und im DMS archivieren bietet Unternehmen enorme Vorteile. Alle Prozesse, an denen Dokumente beteiligt sind, werden optimiert. Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Protokoll unterstützen dabei Datenschutz und Datensicherheit.
Das papierlose Büro entlastet Mitarbeiter. Sie sparen sich viel Suchaufwand und Kosten. Und Sie verbessern die Rechtssicherheit Ihrer administrativen Prozesse.
Für viele Unternehmen ist PaperOffice AI der erste Schritt zur Digitalisierung. Indem Sie Dokumente scannen und digital archivieren, erstellen Sie nämlich viel mehr als nur eine digitale Kopie des Originals. Das Einscannen macht aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten.
Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler
Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird.
Das jedoch ist ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestionen, weil viele Hersteller diese Unwissenheit ausnutzen.Zwischenfazit
Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar!
Was es wirklich braucht, ist lediglich
- die richtige Software
- ein verlässlicher IT-Partner
- entsprechende Hardware
Tipp
Zum Thema "Digitale Rechnungsverarbeitung" gibt es übrigens einen speziellen Beitrag, der die Vorteile der Digitalisierung bzw. der digitalen Rechnungsverarbeitung beschreibt.
Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Büro profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.
Kann ich für mein papierloses Büro in der Firma einen Cloud-basierten DMS Provider verwenden?Ja – wenn der Anbieter Ihre Dokumente in der EU verarbeitet und mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO schließt. Denn spätestens seit die DSGVO 2018 wirksam wurde, ist Datenschutz in aller Munde: DMS-Lösungen verarbeiten, verwalten und speichern Dokumente, die oft sensible, personenbezogene Daten enthalten, und bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. PaperOffice AI verarbeitet Ihre Dokumente im eigenen Rechenzentrum in Navarra (Spanien, EU); Ihre Dateien können dabei auf Ihrem eigenen Speicher bleiben (Bring Your Own Storage). Wer ganz lokal arbeiten will, nutzt PaperOffice Classic.
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Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten
Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen. -
Sie brauchen jemand der sich damit auskennt
Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben. -
Die Hardware ist meistens schon vorhanden
Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein. -
Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS
Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS-/ECM-Systemen, bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse, was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht, wie z. B. Dokumenttypen selbst einrichten und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen, hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig. -
Digital automatisieren ist die Zukunft
Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!
