Digitale Rechnungsverarbeitung richtig umsetzen in 10 Schritten

Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

In unserem Ratgeber finden Sie mittlerweile mehrere Berichte darüber, wie eine Digitalisierung um Unternehmen erfolgen solle und wieviele Vorteile diese für Sie mitbringt.

Doch fast jede dritte Frage, die von unseren Kunden reinkommt betrifft die digitale Umsetzung einer Rechnungsverarbeitung. Also haben wir beschlossen dieses Thema etwas genauer zu betrachten.

Im aktuellen Artikel schauen wir uns etwas tiefer Informationen zu der digitalen Rechnungsverarbeitung an. Welche Vorteile die Digitalisierung der Rechnungen mit sich bringt. Wir zeigen Ihnen wie Sie alles umsetzen können, beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Bevor wir uns der eigentlichen Umsetzung zuwenden, lassen Sie uns die Frage beantworten:

Warum ist es notwendig, Rechnungen und Dokumente in Unternehmen zu digitalisieren?

Das ist eine Frage, die sich immer mehr Unternehmen stellen: „Muss ich wirklich mein Rechnungswesen digitalisieren“? Die Antwort lautet: Ja, Sie müssen. Unter anderem weil der Gesetzgeber dies so verlangt. Immer mehr Unternehmen werden damit konfrontiert die Verfahrensdokumentation einzuhalten.

Was erfordern gesetzliche Vorschriften?

Gesetzliche Vorschriften erfordern Einhaltung der Anforderungen was den Eingang, die Verarbeitung sowie die Archivierung aller prüfungsrelevanten Eingangsdokumente betrifft.

In diesem Artikel zeigen wir einige Praxisbeispiele, wie Sie die Digitalisierung mit PaperOffice AI einfach lösen können. Doch zunächst kommen wir zu den allgemeinen Vorteilen der digitalen Verarbeitung der Rechnungen.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung mit sich mit?

In der heutigen Welt, in welcher HomeOffice und digitale Medien dominieren, ist es immer noch üblich Rechnungen aus Papier in Regalen und auf dem Tisch zu stapeln.

Die wesentlichen Gründe für die Verwendung von Papier liegen darin, dass es den Mitarbeitern schwer fällt die Digitalisierung anzunehmen, oder beziehungsweise den Anfang zu tätigen. Es liegt in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung.

Physische Dokumentenkopie trotz Digitalisierung

Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten. Aber auch der jahrelang einstudierte Ablauf mit dem Umgang von Papier spielt hier eine Rolle.

Zum Thema der papierlosen Umstellung haben wir bereits einen ausführlichen Artikel verfasst. Hier widmen wir uns explizit dem Thema des digitalen Rechnungswesens.

So bedeutet eine manuelle Erfassung der Rechnung nicht nur grossen Zeitaufwand sondern auch versteckte hohe Kosten. Ein richtiges Umsetzen kann viel Zeit und Geld sparen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Sie finden jede Rechnung in Sekundenschnelle / Zeitersparnis
  Denn dank der Digitalisierung Ihrer Dokumente finden Sie alle in PaperOffice AI abgelegten Rechnungen in Sekundenschnelle – über die Volltextsuche oder die semantische Suche, die auch ohne exakten Suchbegriff trifft. Sie müssen nicht mehr mühselig in dicken Ordnern blättern. Indem Sie alle Rechnungen bei Ihnen im Unternehmen digitalisieren, benötigen Sie nur ein paar Klicks, um diese im System zu finden.
  Dies führt uns ebenfalls zum zweiten Punkt:
• Sie profitieren durch optimiertes Arbeiten / Papierersparnis
  Platz für physische Ordner benötigen Sie nicht mehr. Ab jetzt archivieren Sie Ihre Rechnungen in PaperOffice AI. Die Reduzierung des Papierverbrauches führt zu sauberen und aufgeräumten Büros.

  Tipp

  Zum Thema "Papierdokumente vom Scanner automatisiert archivieren" zeigt ein kurzer Film auf der Seite Digitaler Posteingang, wie PaperOffice AI Scans erkennt, ausliest und automatisch dem zuständigen Team zuordnet:

  

• Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen / Beispielsweise durch Workflows
  Indem Sie Ihre Rechnungen digital verwalten, sparen Sie Zeit und Aufwand. Sowie Kosten bei der Erstellung, Zustellung und Verarbeitung. Für weiterführende Aufgaben, Workflows und Weiterleiten erstellen Sie keine Kopien. Alles läuft digital und ist transparent nachvollziehbar.
  Dank der Digitalisierung Ihrer Rechnungen verpassen Sie ab jetzt nicht mehr wertvolle Skonto Fristen.
• Berechtigung für den Zugriff auf Knopfdruck festlegen
  Individuelle Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente und Ordner sorgen für klare Sicherheit. Sie können den Zugriff einzelnen Personen oder ganzen Abteilungen erteilen. Wie beispielsweise der Buchhaltung.
• Kontakte automatisiert erkennen
  PaperOffice AI erkennt Firmen, Personen, Adressen und Bankdaten im Dokument (ab der Verarbeitungstiefe Premium) und verknüpft jedes Dokument mit der passenden Partei – ohne dass jemand Kontakte anlegen muss. Dies ermöglicht u.a. die Anzeige aller Dokumente für einen bestimmten Kontakt mit nur wenigen Klicks.

  Tipp

  Zum Thema "Kontakte und Beziehungen aus Dokumenten" zeigt ein kurzer Film auf der Seite Kontakte und Beziehungen, wie PaperOffice AI Absender erkennt und Dokumente ihren Parteien zuordnet:

  

• Automatisierte Verschlagwortung
  PaperOffice AI unterstützt Sie durch KI-Erkennung und automatische Verschlagwortung. Die Klassifikation erkennt den Dokumenttyp, die IDP-Extraktion liest Kopfdaten, Positionen, Summen und Referenzen aus – ohne Vorlage je Lieferant.
  Danach legt PaperOffice AI das Dokument vollständig verschlagwortet ab. Unsichere Felder gehen bei Bedarf in Ihre Prüfung (Human-in-the-Loop), alles andere läuft automatisiert im Hintergrund.
• Einbettung / Exportfunktion für Steuerberater
  Ihre Rechnungen können Sie ganz einfach übergeben, samt der ausgelesenen Felder und der Verschlagwortung. Über die Suche stellen Sie zusammen, was Sie für den Export benötigen, wie beispielsweise alle Rechnungen vom letzten Monat.
  Die Übergabe erfolgt als Datensatz-Export, über die REST-API oder als Workflow-Schritt an Ihr Buchhaltungssystem. Als Ergebnis kann Ihre Steuerberatung oder Buchhaltung die Daten problemlos übernehmen.
• Schnelle Bearbeitungsmöglichkeiten
  Die Buchhaltung kann zukünftig schnell umgesetzt werden. Alle Belege finden Sie nicht nur sofort, Sie können diese auch zum Beispiel direkt bearbeiten und klassifizieren. Die revisionssichere Archivierung mit Versionen, Prüfsummen, Protokoll und Fristen ist die Grundlage für die GoBD. Prüfen und Freigeben wird somit zum Kinderspiel.
  Die Digitalisierung von Rechnungen ist aus mehreren Gründen unumgänglich. Viele Unternehmen sind zudem bereits überzeugt, dass die Digitalisierung der Rechnung die Zukunft ist. Diese muss auch heute und jetzt angenommen werden.
  Dennoch befürchten viele immer noch, dass dieser Schritt mit einem langwierigen Projekt verbunden ist, das schwierig, teuer, riskant und destabilisierend sein wird. Die gute Nachricht: Mit PaperOffice AI ist das nicht mehr der Fall – Sie starten direkt im Browser, und der Einstieg ist kostenlos!

Was ist vor der Digitalisierung von Rechnungen zu beachten?

Zunächst gilt es, die Digitalisierung nicht auf das Scannen von Eingangsrechnungen zu verwechseln oder zu reduzieren. Damit diese dann einfacher und schneller in den Workflow Prozess zur Validierung, Bezahlung und Archivierung gelangen. Digitalisierung ist viel mehr.

Vorteile der OCR Texterkennung: Dank OCR Texterkennung kann vieles automatisiert werden. Beispielweise mit künstlicher Intelligenz (KI). So werden Einlernfunktionen zu immer leistungsfähigeren und zuverlässigeren Erkennungsalgorithmen.

Elemente, die auf der Rechnung erscheinen, können sofort aus dem Dokument identifiziert und extrahiert werden. Das Dokument wird abgelegt und kann dem Buchhaltungs- oder ERP-System zur Verfügung gestellt werden.

Beispielsweise, mit der Digitalisierung profitiert der Finanzdienstleister beim Rechnungseingang von zuverlässigen Informationen in Echtzeit.

Langsam kommen wir zu der eigentlichen Frage dieses Artikels:

Wie setze ich die Rechnungsverarbeitung um?

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit PaperOffice AI verwalten, läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung komplett elektronisch ab. Ob die Rechnung per E-Mail, als E-Rechnung (etwa ZUGFeRD oder XRechnung), als Scan oder als Foto mit der Mobile App eingeht, macht keinen Unterschied.

Eingangsrechnungen per E-Mail digitalisieren, wie?

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen bereits im digitalen Format erhalten, empfehlen wir den E-Mail-Eingang von PaperOffice AI: Ein Connector überwacht Ihr Rechnungspostfach per IMAP und holt neue Anhänge automatisch in den Workspace Ihrer Buchhaltung. An dieses Postfach senden Sie nur Rechnungen.

Alle Rechnungen, die als E-Mail-Anhang in diesem Postfach eingehen, werden in PaperOffice AI automatisch verarbeitet und archiviert, samt definierbarer Regeln und ohne Handarbeit.

Tipp

Zum Thema "Rechnungen automatisch verarbeiten" zeigt ein kurzer Film auf der Seite Rechnungsverarbeitung, wie PaperOffice AI Rechnungen vom Eingang bis zur Ablage erfasst, prüft und freigibt:

PaperOffice AI erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus. Auf Wunsch prüft die Software zusätzlich Rechenprobe, Dubletten und Bestellbezug. Danach legt sie die Rechnung im entsprechenden Ordner ab. Optional startet die KI weitergehende Freigabeprozesse, Aufgaben und Workflows.

Alle Mitarbeiter, die am Prozess beteiligt werden sollen, werden informiert. Der Rechnungs -Workflow verläuft automatisch.

Digitale Rechnungsverarbeitung schrittweise dargestellt:

Rechnungseingang

Einfach Ihr Rechnungspostfach per Connector anbinden, den Ziel-Workspace mit seiner Verarbeitungstiefe wählen und fertig! Rechnungen vom Scanner, aus dem Upload, aus der Mobile App und als E-Rechnung landen im selben Eingang.

Digitale Rechnungsverarbeitung

PaperOffice AI erfasst automatisch die Rechnung und startet die Verarbeitung: AI-OCR, Klassifikation und Datenextraktion.

Definierte Ablageregeln werden ausgeführt. Revisionssichere Archivierung erfolgt nach Plan automatisiert im Hintergrund.

Sie können die Rechnung prüfen, freigeben und Workflows ausführen lassen.

Weiterleiten

Export der Rechnungen an den Steuerberater oder Drittsysteme mit relevanten Informationen.

Wie sieht die Zukunft der Rechnungs Digitalisierung aus. Wohin geht die Reise?

Zunächst bringt die Digitalisierung der Rechnungen erhebliche und sofortige Produktivitätssteigerungen. Digitalisierung befreit nicht nur Mitarbeiter von einer zeitaufwendigen, dichten Betriebsaufgabe. Im übrigen, werden Probleme mit der Verzögerung und der Streitigkeit wegen manueller Fehler gelöst.

Inbegriffene Kosten für das Aufbewahren, Durchsuchen und Verlust von wichtigen Papierdokumenten werden drastisch reduziert. Ergänzend die Rationalisierung und Automatisierung der Validierungs- und Kontrollprozesse im gesamten Kreditorenprozess.

Von der Kaufanfrage bis zur Zahlung vervielfachen Sie diese Vorteile noch mehr.

Welche Vorteile sind gegeben?

Insgesamt können die Zykluszeit der Dokumentenverarbeitung um 5 reduziert werden. Die Verwaltungskosten um 80%.

Mit diesen Zahlen verstehen Sie sofort die Dringlichkeit der Digitalisierung von Rechnungen. Diese Zahlen sind letztendlich nicht die einzigen, die Sie beachten müssen.

Was schafft ein Unternehmen dank Digitalisierung?

Durch die Digitalisierung schafft das Unternehmen wichtige personelle und finanzielle Ressourcen freizusetzen. Sei es, um das Wachstum der Aktivität mit konstanten Ressourcen aufzufangen. Oder seine Teams in Transformations Projekten zu mobilisieren. Für Mitarbeiter ist die Digitalisierung von Rechnungen kein Feind. Sondern im Gegenteil – der Verbündete. Diese machen ihre Arbeit interessanter, schaffen einen Mehrwert für das Finanzmanagement des Unternehmens.

Kann Papier nach Digitalisierung vernichtet werden?

Zunächst ist es ganz wichtig zu beachten, dass die Faktoren für digitale Archivierung von Dokumenten eingehalten werden müssen. Laut GoBD dürfen Papierdokumente vernichtet werden, sofern sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.

Hierzu zählen z.B. Eröffnungsbilanzen und baurechtliche Urkunden. Die GoBD, sagt außerdem, dass die Papierbelege der weiteren Bearbeitung zu entziehen sind. Auch darf die Datei nach dem Scanvorgang nicht mehr verändert werden.

Revisionssichere Versionierung als Grundlage für die GoBD

Dafür sorgt die Versionierung in PaperOffice AI: Jede Änderung erzeugt eine neue Version, das Original bleibt erhalten, und eine SHA-256-Prüfsumme je Version zeigt, ob die Datei seit der Ablage unverändert ist. Für die Zeit der Aufbewahrungsfrist muss der Beleg zugänglich und auswertbar sein.

PaperOffice AI liefert dafür Versionen, Prüfsummen, Protokoll und Fristen. Ob Ihre Abläufe insgesamt genügen, beurteilt Ihre Steuerberatung anhand Ihrer Verfahrensdokumentation.

Aufbewahrungsfrist

Die Frage der Aufbewahrungsfrist kommt bei unseren Kunden immer wieder hoch. Denn es gibt keine eindeutige Anleitung dazu, wie und ob die Originalrechnung aufbewahrt werden sollte. Zuallererst, sollten Sie dazu Ihre zuständige Finanzbehörde kontaktieren, also den dafür verantwortlichen Prüfer.

Welche Belege werden akzeptiert?

Dokumente mit Rechtsrelevanz, zum Beispiel Verträge, sind nach wie vor im Original aufbewahrungspflichtig.

Die 5-Schritte-Anleitung

Tipp

Wie Sie Ihre Dokumentenverwaltung und das papierlose Büro in fünf Schritten umsetzen, beschreibt unser Ratgeber „Die 5 Schritte zur professionellen Dokumentenverwaltung“.

Um es auf den Punkt zu bringen:

Das Finanzamt akzeptiert elektronische Belege. Das Gericht im Streitfall nur Originale.

Das hängt damit zusammen, dass nur auf Original­dokumenten eine Unterschrift auf Echtheit geprüft werden kann. Wir empfehlen Original nie wegzuschmeißen.

Es stellt sich heraus, dass Sie für die erfolgreiche Verarbeitung von Eingangsrechnungen mehrere Aspekte berücksichtigen müssen.

Fassen wir zusammen:

Um Papier komplett aus dem Prozess zu verbannen, müssen Sie eine durchgängige Digitalisierung aller Eingangsrechnungen umsetzen. Verbesserungen werden dadurch erreicht, wenn Sie den Prozess soweit es geht automatisieren.

Ein solches digitales Dokument hat für das Unternehmen ein Bündel von Vorteilen. Eine maßgeschneiderte Software sorgt für deutlich mehr Produktivität im Unternehmen.

Das Digitalisieren von Rechnungen ist also ein wichtiger Schritt für die Umwandlung Ihres Unternehmens in ein papierloses Büro. Es spart Zeit und Arbeit. Erhöht die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse.

Nutzen Sie doch alle Vorteile eines papierlosen Büros.

Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler

Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird.
Das jedoch ist ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestionen, weil viele Hersteller diese Unwissenheit ausnutzen.

Zwischenfazit

Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar!

Was es wirklich braucht, ist lediglich

• die richtige Software
• ein verlässlicher IT-Partner
• entsprechende Hardware

Mitunter ist die Hardware oftmals schon da, hat mehr Potential als bisher genutzt und kann sofort verwendet werden.

Kann Papier nach Digitalisierung vernichtet werden?

Zunächst ist es ganz wichtig zu beachten, dass die Faktoren für digitale Archivierung von Dokumenten eingehalten werden müssen. Laut GoBD dürfen Papierdokumente vernichtet werden, sofern sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.

Hierzu zählen z.B. Eröffnungsbilanzen und baurechtliche Urkunden.

Wann lohnt es sich eine Dokumentenmanagement Software einzusetzen, um z.B. nur Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren?

Es lohnt sich bei jeder Unternehmensgröße ein DMS einzusetzen, um Ihre Rechnungen zu digitalisieren. So können Sie nicht nur nach den gesetzlichen Vorschriften die DOkumente archivieren, sondern auch weitgehende Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen, beispielsweise durch Workflows.

Wie sieht die Zukunft der Digitalisierung von Rechnungen aus. Wohin geht die Reise?

Zunächst bringt die Digitalisierung der Rechnungen erhebliche und sofortige Produktivitätssteigerungen. Digitalisierung befreit nicht nur Mitarbeiter von einer zeitaufwendigen, dichten Betriebsaufgabe. Im übrigen, werden Probleme mit der Verzögerung und der Streitigkeit wegen manueller Fehler gelöst.

Inbegriffene Kosten für das Aufbewahren, Durchsuchen und Verlust von wichtigen Papierdokumenten werden drastisch reduziert. Ergänzend die Rationalisierung und Automatisierung der Validierungs- und Kontrollprozesse im gesamten Kreditorenprozess.

Von der Kaufanfrage bis zur Zahlung vervielfachen Sie diese Vorteile noch mehr.

• Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten
  Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen.
• Sie brauchen jemand der sich damit auskennt
  Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
  Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben.
• Die Hardware ist meistens schon vorhanden
  Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein.
• Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS
  Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS-/ECM-Systemen, bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse, was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht, wie z. B. Dokumenttypen selbst einrichten und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen, hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig.
• Digital automatisieren ist die Zukunft
  Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
  Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
  Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!