Dass Dokumentenmanagement Systeme für Unternehmen ein großes Nutzenpotential haben, ist mittlerweile kein Geheimnis mehr.
So treiben Sie dank dem Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems nicht nur die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran. Zusätzlich dazu bilden Sie den Grundstein für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele und die Sicherung Ihres langfristigen Unternehmenserfolgs.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihnen einiges an Zeit und Mühe ersparen und Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen. Es ist eine leistungsstarke Lösung, die für Unternehmen unerlässlich ist. Ein effektives DMS verbessert die Kollaboration, organisiert und verwaltet Ihre Dateien und bietet eine zentrale Speicherstelle für alle Ihre Dokumente. Wenn Sie noch nicht darüber nachgedacht haben, ein DMS einzusetzen, sollten Sie im Artikel beschriebenen fünf Gründe in Betracht ziehen!
Wofür wird ein Dokumentenmanagement System eingesetzt?
Ganz einfach erklärt: ein Dokumentenmanagement System (DMS) dient dazu, den Dokumenten- sowie den Informationsfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern.
Sämtliche Informationen, wie Papierdokumente, Dateien oder E-Mails, werden hiermit an einem zentralen Ort, Ihrem Dokumentenmanagement System, organisiert, auf den die Mitarbeiter einfach und problemlos zugreifen können, mit Funktionen für Teamarbeit, Freigaben und Zugriffsrechte.
So werden Dokumentenmanagement Systeme für Unternehmen immer wichtiger denn die Menge, der von den heutigen Unternehmen generierten Informationen, wächst exponentiell.
Die Verwaltung und Kontrolle der enormen Menge an externen und internen Dokumenten, die Teil der Geschäftsprozesse in der öffentlichen oder betriebswirtschaftlichen Verwaltung sind, ist zu einer Herausforderung geworden, die die Einführung verschiedener Anwendungen fördert.
So sollten diese verschiedenen Anwendungen die Kontrolle über Informationen und Dokumenten erleichtern und für erhebliche Reduzierungen der Suchzeit, Handhabung und Kosteneinsparungen sorgen, die in unseren administrativen Prozessen sehr wichtig sind.
Doch wäre es nicht vom Vorteil nur eine Anwendung zu haben, die alle Funktionen erfüllen kann?
Wir zeigen Ihnen, dass PaperOffice AI genau diese eine Anwendung für Ihr Unternehmen sein kann, die alle notwendigen Funktionalitäten mit an Bord hat.
Wo werden die Dokumente gespeichert?
Nach Automatisierungsmöglichkeiten, Überwachung und Suche ist das die meistgestellte Frage, denn ob privat oder geschäftlich – keiner möchte die Daten in fremde Hände legen. Auch der Gesetzgeber verlangt mit der DSGVO den Schutz personenbezogener Daten: Wer sie im Auftrag verarbeitet, braucht dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
PaperOffice AI geht dabei den sicheren Weg: Ihre Dokumente werden im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien, EU) auf eigener Hardware verarbeitet und mit AES-256 verschlüsselt gespeichert. Auf Wunsch bleiben die Dateien verschlüsselt auf Ihrem eigenen NAS, wie von Synology oder QNAP, oder Server (Bring Your Own Storage); Index, Metadaten und KI-Ergebnisse hält PaperOffice im eigenen EU-Rechenzentrum. Das bedeutet, dass Sie jederzeit den Zugriff und die Kontrolle über Ihre Daten haben.
So ist das "Herzstück" des Dokumentenmanagement Systems in einer Datenbank, in der die Informationen so gespeichert werden, dass sie auf einfache und kontrollierte Weise gefunden und abgerufen werden können.
Aber durch die strukturierte Speicherung der Informationen haben wir nur einen Teil der Gleichung.
Das „Gehirn“, das das System steuert, ist die Workflow-Logik, die es ermöglicht, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten und Prozessen zu schaffen und diese Informationen in flexiblen und zuvor definierten Flüssen zu verknüpfen.
Ein wesentlicher Schritt zur Umsetzung eines so ausgefeilten „Workflows“ ist, dass möglichst viele Dokumentationen in digitaler Form vorliegen.
Digitalisierung und Dokumentenverwaltung
Wenn von Dokumentenverwaltung gesprochen wird, dann darf man nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, der erreicht werden könnte.
Im ersten Schritt wird festgelegt, welche Dokumente zu den Prozessen gehören, wie diese Dokumente in das Dokumentenmanagement System eingebunden werden können und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in der Datenbank gespeichert werden sollen.
Sobald die Informationen enthalten sind, wird deren Lebenszyklus definiert, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie sie integriert werden können.
Höchstwahrscheinlich kommen ebenfalls Informationen auf, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.
Wenn die Informationen aus anderen Datenbanken stammen oder im XML-Format vorliegen, ist ihre Abfrage und Extraktion einfach, aber. Was passiert mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Es wird etwas komplexer sein, aber auf seinen Inhalt kann auf verschiedene Weise zugegriffen werden, zum Beispiel mit bestimmten Programmen, direkt auf die Datei zugreifen oder sie zum Drucken senden und die Informationen über die Druckspule (Warteschlange) extrahieren.
Etwas komplizierter ist dies, wenn das Dokument in Papierform kommt, beispielsweise ein Lieferschein oder eine Rechnung. Aber wenn die Lösung ein ausgeklügeltes Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition) beinhaltet, wurde bereits ein wichtiger Schritt getan.
Scanner und Dokumentenmanagement System
Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wird das Dokument nicht nur in ein Bild umgewandelt, sondern dessen Inhalte können auch elektronisch „ausgelesen“ werden.
Wenn nun anhand des Systems erkannt und definiert werden kann, welche Dokumenteninformationen separat in die Datenbank aufgenommen werden müssen, dazu gehören Verschlagwortungsmerkmale, wie Rechnungsnummer, Datum, Produkte, Beträge etc., so ist die Information im Dokumentenmanagement System komplett.
Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.
Wie Sie von PaperOffice AI profitieren können
PaperOffice AI ist wie ein Allroundtalent, denn nebst der allgemeinen Dokumentenarchivierung sind viele weitere Funktionen rund um die Unterlagen und die dazugehörigen Informationen integriert, wie z. B. diese:
- Zeit- und standortunabhängiger Zugriff auf Ihre Informationen
- PaperOffice AI läuft im Browser: am Desktop, mobil über die Mobile App, in Claude über den verifizierten Connector oder per API und MCP.
Verarbeitet und gespeichert werden Ihre Dokumente im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien, EU), auf eigener Hardware und ohne Public Cloud.
Auf Wunsch bleiben Ihre Dateien auf Ihrem eigenen Speicher: NAS von QNAP, Synology oder Asustor, Server oder S3-kompatible Speicher werden direkt eingebunden (Bring Your Own Storage).
So greifen Sie jederzeit und von überall verschlüsselt und sicher auf Ihre Dokumente zu.
Erfahren Sie mehr über eigenen Speicher (BYOS). - Dokumente suchen und finden
- PaperOffice AI indexiert einfach alles, egal ob es sich um eingescannte Dokumente oder Dateien handelt. Die AI-OCR liest den Textinhalt, ohne Ihre Mitwirkung, und die semantische Suche findet Dokumente sogar, wenn Sie die genauen Begriffe nicht kennen. So können Sie problemlos nach jedem Wortschnipsel, Betrag und Suchwort innerhalb von Sekunden suchen und entsprechende Einträge finden.
Erfahren Sie mehr über die integrierte Suche. - Schnelle und erweiterte Suche
- Vollständig automatisierbar
- Frei definierbare Connectors legen alle Dokumente vollautomatisch gemäß Ihren Vorgaben ab.
So lassen sich nicht nur Ordner auf NAS und Servern überwachen, sondern auch E-Mail-Postfächer und Cloud-Speicher; Workflows starten zudem per Formular, Zeitplan oder Webhook.
Erfahren Sie mehr über die Automatisierung der Überwachungen. - Automatisierung und Überwachung
- Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
- Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet steuerlich relevante Belege für das Finanzamt aufbewahren.
Die Herausforderung besteht darin die wachsende Zahl von digitalen und in Papierform vorhandenen Dokumenten so zu archivieren, wie die GoBD es vorschreiben: im Originalformat und unveränderbar.
- PaperOffice AI liefert dafür Versionen, Prüfsummen, Protokoll und Fristen, auf Wunsch mit WORM-Schreibschutz – die Grundlage für die GoBD. Erfahren Sie mehr:
- Revisionssichere Archivierung
- Workflows automatisieren
- Wie bereits erwähnt, ist es für ein fortschrittliches Dokumentenmanagement unerlässlich, alle Informationen in digitaler und strukturierter Form in einer Datenbank zu haben. Auf einer zentralen Website können Sie so die Dokumente leicht finden und die Regeln festlegen, wer auf Ihre Informationen zugreifen, sie ändern und löschen / archivieren kann.
- Eine der Säulen von PaperOffice AI ist die umfangreiche Workflow-Engine mit Workflow Agents. Dadurch können Sie jeden Schritt eines Geschäftsprozesses mit seinen zugehörigen Aktivitäten und Abhängigkeiten sowie den beteiligten Abteilungen und Rollen spezifizieren. Sie können aber auch automatische Benachrichtigungen definieren, die abhängig von Aktivitäten und Ereignissen, die während des gesamten Prozesses auftreten, aktiviert werden.
- All dies verringert nicht nur den Zeitaufwand für die Verwaltung von Aufgaben, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit von Vergesslichkeit und Fehlern im Prozess.
- PaperOffice AI hilft Ihnen bei der Automatisierung Ihrer gesamten Arbeitsabläufe, bildet ganze Arbeitsprozesse digital ab, so bleiben Sie immer informiert.
Sie haben stets Überblick über Aufgaben und Prozesse durch Workflows, die Sie bei der Automatisierung der täglichen Arbeit unterstützen.
Legen Sie einmal den gewünschten Workflow mit Fälligkeitsdatum fest, verketten Sie ihn mit möglichen Entscheidungen sowie Erledigungen, und ab Aktivierung übernimmt PaperOffice AI alles Weitere bis zur Erledigung, mit Freigaben durch Menschen, wo Sie es festlegen. - So können Sie Unternehmensrichtlinien und gesetzliche Vorgaben leicht einhalten.
- Mehr über Workflow Automatisierung erfahren:
- Workflows
Sowie viele weiteren Funktionen.
Die Arbeit mit und Verwaltung von Dokumenten kann gleichzeitig einfach, sicher und effizient sein.
Mehrwert und Nutzen des Dokumentenmanagements
Nachfolgend listen wir einige der herausragendsten Vorteile der Einführung von PaperOffice AI auf:
- Kontrolle darüber, wer zu welcher Zeit auf die Dokumente zugreifen kann und welche Aktivitäten mit ihnen durchgeführt werden können
- Zentraler und einfacher Zugriff auf alle relevanten Unternehmensdokumentationen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument
- Sicherheit, nicht nur bei der Zugriffskontrolle, sondern auch bei der Verwahrung und Sicherung, die die Einführung neuer Technologien und Datenbanken mit sich bringt
- Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dokumentation und Kosten bei deren Verwaltung und Aufbewahrung
- Reduzierung von Redundanzen wie Vervielfältigung von Dokumenten, Fotokopien, Datenaufzeichnungen
- Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben mit der Erstellung von Workflows, die die Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in eine kontrollierte Umgebung und klar definierte und überwachte Aktivitäten ermöglichen
- Nicht zu vergessen der positive „Nebeneffekt“ einer höheren internen und externen Kundenzufriedenheit
Benötige ich Internet, um mit PaperOffice arbeiten zu können?
Für PaperOffice AI ja: Die Plattform läuft im Browser, verarbeitet wird im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in der EU. Die Mobile App nimmt Scans auch ohne Netz auf und lädt sie hoch, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wer ganz ohne Internet arbeiten möchte, nutzt PaperOffice Classic: Das Windows-Programm arbeitet im lokalen Netzwerk ohne Internetverbindung. Internet wird dort lediglich für den Download des Setup-Pakets, die Erstellung des Benutzerkontos, die Datenbankerstellung und das Hinzufügen des Geräts benötigt.
Wo werden die Dokumente und Dateien gespeichert?
Bei PaperOffice AI im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien, EU), verschlüsselt mit AES-256.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihr eigenes NAS oder Ihren Server per SFTP einzubinden (Bring Your Own Storage): Dann bleiben die Dateien verschlüsselt auf Ihrem Speicher, und PaperOffice hält Index, Metadaten und KI-Ergebnisse im eigenen EU-Rechenzentrum. Bei PaperOffice Classic liegen die Daten in der Datenbank auf Ihrem NAS oder Server.
In allen Fällen haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten.
Werden meine Daten in einer Cloud gespeichert?
Bei PaperOffice AI in der EU-Cloud von PaperOffice, aber nicht bei einem fremden Anbieter: Verarbeitung und Speicherung laufen im eigenen Rechenzentrum in Navarra (Spanien, EU) auf eigener Hardware, ohne Public Cloud und ohne US-Hyperscaler. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
Für den Fall, dass Sie Ihren eigenen Speicher eingebunden haben, etwa ein NAS von QNAP oder Synology, bleiben die Dateien dort. Wer seine Daten ausschließlich lokal halten möchte, nutzt PaperOffice Classic.
Sind meine Dokumente bei PaperOffice grundsätzlich verschlüsselt?
Ja. Jede Datei wird in Teile zerlegt und einzeln mit AES-256 verschlüsselt (ChunkCrypt). Übertragen wird über TLS 1.3. Die Informationssicherheit von PaperOffice ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert (Zertifikat auf Anfrage unter NDA).
Ganz egal, ob Sie Ihre Dokumente und dazugehörigen Informationen einfach nur auffinden möchten oder ob Sie die Dokumente verschlagworten, in Workflows integrieren und gleichzeitig sicherstellen müssen, dass Sie im Einklang mit verschiedenen Richtlinien und Vorschriften arbeiten – PaperOffice AI verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen dabei helfen.
Loslegen ist einfacher als Sie denken.
Haben Sie immer noch Bedenken, dass Sie es nicht schaffen?
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