Obwohl die Grundtechniken des Dokumentenmanagements bereits seit Jahrzehnten in der Dokumentensteuerung der Unternehmen Anwendung finden und sich über die Jahre weiterentwickelt haben, wird die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagement Systems und dessen Anwendungsvorteile immer noch unterschätzt.
Studien haben gezeigt, dass Angestellte bis zu dreissig Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen der notwendigen Unterlagen im Unternehmen verbringen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. Es kommt noch schlimmer, denn: In 70% aller Fälle bleibt die Suche erfolglos. Das Dokument wird erneut erstellt und die Kollegen können den aktuellen Stand der Dokumente nicht mehr nachvollziehen.
Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?
Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, welche Vorteile der Einsatz einer Dokumentenverwaltung (Dokumentenmanagement System) bietet.
Das lässt sich anhand von PaperOffice AI Punkt für Punkt erklären.
Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, lassen Sie uns die Definition erklären:
Was ist ein Dokumentenmanagement System?
Ein Dokumentenmanagement System (DMS) dient dazu, den Dokumentenfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern.
So fallen bei den Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen täglich wichtige Dokumente an: Schriftsätze, Vertragsunterlagen, Entwürfe, externe Schreiben, Recherchen, Gutachten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per Email kommen viele Unterlagen an.
So können Sie sämtliche Informationen, wie Papierdokumente, digitale Dateien oder E-Mails an einem zentralen Ort, Ihrem Dokumentenmanagement System, organisieren, auf den die Mitarbeiter einfach und problemlos zugreifen können.
Dazu kommen Funktionen für Teamarbeit und Dokumentenfreigabe, Rechte und Versionen, im Browser und ohne Installation.
So werden Dokumentenmanagement Systeme für Unternehmen immer wichtiger denn die Menge, der von den heutigen Unternehmen generierten Informationen wächst exponentiell.
Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems, kurz DMS, hilft Ihnen zudem ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen reinzubringen und bei der Bewältigung der Informationsflut.
DMS steht auch für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice AI ist eine solche Software.
Die Verwaltung und Kontrolle der enormen Menge an externen und internen Dokumenten, die Teil der Geschäftsprozesse in der öffentlichen oder betriebswirtschaftlichen Verwaltung sind, ist zu einer Herausforderung geworden. Diese fördert die Einführung von Dokumentenmanagement Software, die ihre Verwaltung erleichtert.
Dabei sorgt die Einführung der DMS für erhebliche Reduzierungen der Suchzeit, Handhabung und Kosteneinsparungen, die in unseren administrativen Prozessen sehr wichtig sind.
Herzstück eines DMS
Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem hat sein „Herzstück“ in einer Datenbank, in der die Informationen so gespeichert werden, dass sie auf einfache und kontrollierte Weise gefunden und abgerufen werden können.
Bei PaperOffice AI liegt diese Datenbank mit Index, Metadaten und KI-Ergebnissen im eigenen EU-Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien). Die Dateien selbst speichern Sie dort oder per Bring Your Own Storage verschlüsselt auf Ihrem eigenen NAS oder Server, zum Beispiel von QNAP oder Synology, angebunden per SFTP. Aber durch die strukturierte Speicherung der Informationen haben wir nur einen Teil der Gleichung.
Das „Gehirn“, das das System steuert, ist die Workflow-Logik, die es ermöglicht, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten und Prozessen zu schaffen und diese Informationen in flexiblen und zuvor definierten Flüssen zu verknüpfen.
Ein wesentlicher Schritt zur Umsetzung eines so ausgefeilten „Workflows“ ist, dass möglichst viele Dokumentationen in digitaler Form vorliegen.
Digitalisierung und Dokumentenmanagement
Wenn wir von Dokumentenmanagement-Systemen sprechen, dürfen wir nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, den wir erreichen können. Zu den Vorteilen der Digitalisierung haben wir bereits einen eigenen Artikel verfasst.
Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente zu unseren Prozessen gehören, wie wir sie in unser Dokumentenmanagementsystem einbinden und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Sobald die Informationen enthalten sind, definieren wir ihren Lebenszyklus, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie wir sie integrieren können.
Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen
Höchstwahrscheinlich werden wir auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.
Was machen wir mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Hier ist der Vorgang ganz einfach.
Laden Sie das digitale Dokument in PaperOffice AI im Browser hoch oder leiten Sie es per E-Mail weiter. Oder lassen Sie einen Ordner auf Ihrem Speicher oder ein Postfach von einem Connector überwachen: Neue Dateien werden automatisch importiert und verarbeitet.
Tipp
Wie Connectors Scans und Dateien automatisch aus einem überwachten Ordner importieren, zeigt der Film „Full Setup: Connectors — Scans automatisch importieren“ in der PaperOffice Academy:
Dokumente in Papierform scannen Sie mit Ihrem Scanner oder Multifunktionsgerät, PaperOffice AI übernimmt die Scans automatisch. Unterwegs fotografieren Sie Papier mit der Mobile App, die die Seitenkanten automatisch erkennt.
Tipp
Wie Sie einen Scanner anbinden und Papierdokumente automatisch archivieren, zeigt der Film „Full Setup: Scanner anbinden — automatische Archivierung“ in der PaperOffice Academy:
Dank dem Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition), haben wir bereits einen wichtigen Schritt getan. Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wandeln wir das Dokument nicht nur in ein Bild um, sondern können seinen Inhalt auch elektronisch „lesen“.
Dabei liest PaperOffice AI nicht nur den reinen Text per OCR in über 120 Sprachen: Die KI klassifiziert das Dokument auch und extrahiert per IDP die wichtigen Daten, ohne dass Sie vorher Vorlagen anlernen müssen.
Erkannt werden zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum und Beträge, je nach Verarbeitungstiefe auch einzelne Positionen. Dementsprechend haben wir alle notwendigen Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem.
Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.
Workflow- und Dokumentenmanagement
Wie bereits erwähnt, ist es für ein fortschrittliches Dokumentenmanagement unerlässlich, alle Informationen in digitaler und strukturierter Form in einer Datenbank zu haben. So lassen sich alle in PaperOffice AI gespeicherten Dokumente per Volltext- und semantischer Suche finden, auch nach ihrer Bedeutung statt nur nach einzelnen Wörtern. Sie können zudem die Regeln festlegen, wer auf Ihre Informationen zugreifen, sie ändern und löschen / archivieren kann.
Aber wir wollen noch weiter gehen und unsere Geschäftsprozesse verschlanken. Eine der Säulen unserer Dokumentenmanagement-Lösung ist die Workflow-Engine. Dadurch können wir jeden Schritt eines Geschäftsprozesses mit seinen zugehörigen Aktivitäten und Abhängigkeiten sowie den beteiligten Abteilungen und Rollen spezifizieren.
Wir können auch automatische Benachrichtigungen definieren, die abhängig von Aktivitäten und Ereignissen, die während des gesamten Prozesses auftreten, aktiviert werden.
All dies minimiert nicht nur den Zeitaufwand für die Verwaltung von Aufgaben, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit von Vergesslichkeit und Fehlern im Prozess.
Mehrwert und Nutzen der elektronischen Datenarchivierung
Nachfolgend listen wir einige der herausragendsten Vorteile der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems auf:
- Verfügbarkeit: Indem alle Ihre Unterlagen sowie deren Versionen, Aktualisierungen, Notizen, hinterlegten Kontakte, Belegdaten in einer zentralen Datenbank gespeichert und verwaltet werden, bilden die ganzen Informationen nach und nach eine zentrale Wissensdatenbank.
Zentraler und einfacher Zugriff auf all diese relevanten Unternehmensdokumentationen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument machen den ersten Punkt in der Vorteilsliste. - Zugriffsberechtigung: Kontrolle darüber, wer zu welcher Zeit auf die Dokumente zugreifen kann und welche Aktivitäten mit ihnen durchgeführt werden können.
Einstellungen über Ordner und Dokumente, Freigabestufen und Rechte sowie Gruppen und Abteilungen machen den Zugriff auf sensible Dokumente transparent und sicher. - Sicherheit, nicht nur bei der Zugriffskontrolle, sondern auch bei der Verwahrung und Sicherung, die die Einführung neuer Technologien und Datenbanken mit sich bringt.
Zunächst einmal speichert PaperOffice AI jedes Dokument verschlüsselt: Jede Datei wird in Teile zerlegt und einzeln mit AES-256 verschlüsselt (ChunkCrypt). Übertragen wird über TLS 1.3. Verarbeitet wird auf eigener Hardware im eigenen EU-Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien), nach dem Zero-Trust-Prinzip.
PaperOffice ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert (Zertifikat auf Anfrage unter NDA), SOC 2 Type II ist in Vorbereitung. - Wiederauffindbarkeit und Zeitersparnis: Indem all Ihre Dokumente, vorher auf Papier, nun digital vorliegend, sowie E-Mails zentral in PaperOffice AI gespeichert werden. Gleichzeitig erfolgt die Speicherung mit Datum und Uhrzeit, Versionen und einer Verschlagwortung, über die die semantische Suche von PaperOffice AI Dokumente auch dann noch findet, wenn der oder die Suchende den Inhalt des Dokuments nur noch ungefähr kennt.
Je nach Verarbeitungstiefe des Workspace werden die Dokumente in PaperOffice AI per OCR in über 120 Sprachen texterkannt und für die Volltext- und die semantische Suche indexiert.
Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dokumentation und Kosten bei deren Verwaltung und Aufbewahrung. - Reduzierung von Redundanzen wie Vervielfältigung von Dokumenten, Fotokopien, Datenaufzeichnungen.
- Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben mit der Erstellung von Workflows, die die Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in eine kontrollierte Umgebung und klar definierte und überwachte Aktivitäten ermöglichen.
- Nicht zu vergessen der positive „Nebeneffekt“ einer höheren internen und externen Kundenzufriedenheit. Der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems ermöglicht Ihnen, schneller und zuverlässiger und so besser, auf die Wünsche Ihrer Kunden zu reagieren.
Die Steigerung der Kundenzufriedenheit macht sich sehr schnell und vor allem nachhaltig bemerkbar - sowohl was die Umsätze als auch die Unternehmensreputation betrifft. - Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement System ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. Vorgaben der GoBD.
- Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
- Mit der revisionssicheren Archivierung, also verschlüsselter Speicherung, WORM-Schreibschutz, Versionen, Protokoll und Fristen, schafft PaperOffice AI die Grundlage für die GoBD.
- Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, das über eine nachvollziehbare Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung als Grundlage für die GoBD verfügt, ist deutlicher als je zuvor.
Versionierung als Grundlage für die GoBD
PaperOffice AI hält Änderungen an Dokumenten als Versionen fest, mit Protokoll darüber, wer was wann geändert hat. So lässt sich nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt hatte. Zusammen mit WORM-Schreibschutz und Fristen ist das die Grundlage für die GoBD. Ob Ihre Abläufe insgesamt genügen, beurteilt Ihre Steuerberatung anhand Ihrer Verfahrensdokumentation.
- Wie Sie ein Synology-NAS per SFTP als eigenen Speicher an PaperOffice AI anbinden, zeigt der Film „Synology NAS + PaperOffice AI — Überblick“ in der PaperOffice Academy.
- PaperOffice AI speichert und sichert Ihre Dokumente im eigenen EU-Rechenzentrum in Navarra (Spanien). Mit Bring Your Own Storage können Sie einen zweiten Speicher als Spiegel einbinden, der bei einem Ausfall automatisch übernimmt. Das hilft, Ihre Unterlagen über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar zu halten.
Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler
- Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird.
Das jedoch ist ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestionen, weil viele Hersteller diese Unwissenheit ausnutzen. -
Zwischenfazit
Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar!
Was es wirklich braucht, ist lediglich
- die richtige Software
- ein verlässlicher IT-Partner
- entsprechende Hardware
Tipp
Zum Thema "Digitale Rechnungsverarbeitung" gibt es übrigens einen speziellen Beitrag, der die Vorteile der Digitalisierung bzw. der digitalen Rechnungsverarbeitung beschreibt.
Welchen Scanner für DMS verwenden?
- Um gebundene Dokumente zu scannen, empfiehlt sich ein Einzugsscanner mit Flachbetteinheit und mindestens 300 dpi. Der Scanner sollte über eine Scan-to-Folder- oder Scan-to-E-Mail-Funktion verfügen: PaperOffice AI übernimmt die Scans dann automatisch über einen Connector bzw. den E-Mail-Eingang. Gute Erfahrungen haben wir mit Geräten der ScanSnap-Reihe gemacht, die sehr zuverlässig arbeiten.
Wie am besten Dokumente archivieren?
- Papierdokumente sollten generell im PDF/A Format gescannt und dann in einem DMS Dokumentenmanagement-Software gespeichert werden - oder direkt wenn die Software das unterstützt bzw. automatisiert durch z.B. Überwachungen.
Kann ich Originaldokumente wegschmeissen?
- Wenn Sie eine vernünftige Software einsetzen, die regelmäßig Updates bekommt, und eine Datensicherungsstrategie haben, lautet die Antwort JA bei nicht kritischen Dokumenten. Alles, was im rechtlichen Sinn das Original verlangen könnte, sollten Sie auch im Original aufbewahren. In PaperOffice AI können Sie dafür z. B. den Ablageort des Originals als eigenes Tag oder Metadatum am Dokument hinterlegen.
Investition, die sich lohnt
Der Begriff Dokumentenmanagement beinhaltet viel mehr als man zunächst sich vorstellen könnte. Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems in Ihr Unternehmen ist mittlerweile die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.
Die obige Liste der aufgeführten Vorteile einer Dokumentenverwaltung ist dennoch keineswegs vollständig, sondern je nach Einsatzgebiet nur die die eigene Kreativität und Professionalität begrenzt! Wird die Digitalisierung des analogen Archivs unter diesen Gesichtspunkten betrachtet und eine Gegenrechnung aufgestellt, zeigt sich deutlich, dass sich der Aufwand lohnt und wie beispielsweise eine Investition in eine neue, modernere und schnellere Maschine betrachtet werden sollte.
