Da die ganze Welt immer „digitaler“ wird, brauchen immer mehr Unternehmen, insbesondere KMU, einen „Anstoß“, um loszulegen. Denn viele sind schon bei dem bloßen Gedanken entsetzt, sich dem Thema zu widmen oder sich damit auseinanderzusetzen.
Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, dass der Übergang von Papierdokumenten zu digitalen Dokumenten viel einfacher ist, als es in Ihren Albträumen scheint. Folgen Sie unseren Ratschlägen, es wird sich für Ihr Unternehmen auszahlen.
Bis zu einem gewissen Grad ist das analoge Archiv auch heute noch eine Notwendigkeit. In 99 % der Fälle besteht jedoch keine Notwendigkeit, damit zu arbeiten.
Im Gegenteil, bedrucktes Papier ist ein Anachronismus, der entweder aus Gewohnheit oder rein technisch aufrechterhalten wird, weil bestimmte Dokumente in der Form aufbewahrt werden müssen, in der sie erstellt wurden, wie zum Beispiel Urkunden oder Verträge. Diese können aber auch gescannt werden, um mit den jeweiligen Inhalten auf dem Computer zu arbeiten.
Der eigentliche Gang ins Archiv, die Suche in Regalen oder Aktenschränken, die Entnahme des Dokuments, die Bearbeitung und das Zurückbringen und erneute Ordnen im Archiv. Allein diesen Vorgang zu beschreiben und zu lesen, nimmt viel Zeit in Anspruch. Der Aufruf des digitalen Archivs hingegen dauert nur wenige Klicks, mehr nicht.
Bevor wir uns mit den Vorteilen befassen, beantworten wir die folgende Frage:
Warum ist es wichtig, bei dem Thema der Digitalisierung aktuell zu bleiben?
Als Verantwortlicher wissen Sie sicherlich, dass analoge Dokumente einfach nicht mehr zeitgemäß sind. Allerdings sehen Sie auch die Komplikationen bei der Umwandlung des bestehenden analogen Archivs in digitale Daten. Denn die Digitalisierung von Dokumenten ist mehr als nur ein Trend. Vielmehr ist es heute die Voraussetzung dafür, gegenüber allen anderen Unternehmen der gleichen Branche konkurrenzfähig und up-to-date zu bleiben.
Digitalisierung bringt viele Vorteile, ABER alle Akten der vergangenen Jahre Blatt für Blatt zu scannen, ist ein Prozess, der besonders zeit- und personalintensiv ist und abschreckt.
10 Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten:
- Flexibilität
Flexibles Arbeiten, egal wo Sie sind - Effizienz
Optimierung aller Arbeitsabläufe - Schnelligkeit
Digitaler Empfang und Versand - Kostenersparnis
Kostensenkung in allen Bereichen - Zuverlässigkeit
Vereinfachte Handhabung von Fristen - Gemeinsam
Schnellere interne und externe Kommunikation - Nahtlos
Integration in Office-Software - Suche "Google-ähnlich"
Inhalte mit Schlüsselwörtern durchsuchen - Zeitersparnis
Arbeitszeit sparen - Für die Ewigkeit
Langzeitarchivierung im PDF/A-Format
Betrachten Sie es als Investition in eine neue Maschine!
Die obige Liste der 10 Punkte ist keinesfalls vollständig: Je nach Einsatzgebiet setzen nur Ihre eigene Kreativität und Professionalität die Grenzen! Betrachtet man die Digitalisierung des analogen Archivs unter diesen Gesichtspunkten und stellt eine Gegenrechnung an, wird deutlich, dass sich der Aufwand lohnt und dass man ihn wie beispielsweise eine Investition in eine neue, modernere und schnellere Maschine betrachten sollte.
Vermeiden Sie diesen Fehler unbedingt
Während große Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte berufen haben, die sich hauptberuflich mit dem Thema Konvertierung analoger Dokumente beschäftigen, fehlt es kleinen und mittelständischen Unternehmen meist an personellen Ressourcen, zumal eine entsprechende fachliche Qualifikation erforderlich ist.
Dies ist jedoch ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestitionen, da viele Hersteller diese Unkenntnis ausnutzen.
Zwischenfazit 1/3
Sie brauchen keinen IT-Spezialisten oder ausgebildeten Bibliothekar!
Alles, was Sie wirklich brauchen, ist
Manchmal ist die Hardware oft schon da, hat mehr Potential als vorher und kann sofort eingesetzt werden.
- Richtige Software
- Zuverlässiger IT-Partner
- Entsprechende Hardware
Tipp
Übrigens gibt es zum Thema "Digitale Rechnungsbearbeitung" einen speziellen Artikel, der über die Vorteile der Digitalisierung bzw. der digitalen Rechnungsbearbeitung berichtet.
Was bedeutet Digitalisierung von Dokumenten denn im Detail?
Ganz einfach ausgedrückt ist es der Prozess des Ersetzens einer physischen Unterlage, in dem Sinne des Papiers, durch ein digitales Format.
Zumindest rudimentär dürfte den meisten Personen der Vorgang bekannt sein. Ein Dokument wird abgelichtet oder abfotografiert, wozu meist Scanner eingesetzt werden. Es kommt jedoch auf die jeweilige Schnittstelle an. Ein Dokument kann auch per Handycamera digitalisiert werden.
Für viele Unternehmen gehört die Änderung von Papier und Ordnern auf elektronische Formate zu den wichtigsten und auch deutlichen Maßnahmen des Digitalisierungsprozesses.
Video „Scanner anbinden – automatische Archivierung“
In PaperOffice AI haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren.
Sie scannen mit Ihrem Scanner, Ihrem Multifunktionsgerät oder der Mobile App, und PaperOffice AI macht daraus ein durchsuchbares digitales Dokument. Scanner und Multifunktionsgeräte binden Sie über einen Ordner auf Ihrem NAS oder Server oder über ein E-Mail-Postfach an.
Tipp
Wie Sie einen Scanner so anbinden, dass Ihre Scans automatisch archiviert werden, zeigt das Video in der PaperOffice Academy:
So werden Papierdokumente gescannt
Scandokumente kommen über Connectors in PaperOffice AI: Ein Connector überwacht den Scan-Ordner auf Ihrem NAS oder Server oder ein E-Mail-Postfach und holt neue Dateien automatisch in den Workspace. So binden Sie Scanner, Multifunktionsgeräte und auch Großkopierer an, etwa von Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox und weiteren Herstellern. Unterwegs scannen Sie mit der Mobile App direkt in den Workspace.
Für Massenscans trennt der Split Agent Stapel-PDFs automatisch in einzelne Dokumente: Er erkennt die Dokumentgrenzen aus dem Inhalt. Trennblätter brauchen Sie dafür nicht, vorhandene Trennblätter erkennt und entfernt er.
Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice AI besonders praktisch, denn jedes Teildokument wird einzeln benannt und abgelegt. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet: Die KI erkennt die Inhalte Ihrer Dokumente, z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben und Kontaktdaten, ohne Vorlagen und ohne Training.
OCR oder wie werden Papier-Dokumente durchsuchbar gemacht?
Nun soll aber der Text auf einem Dokument nicht nur lesbar sein, sondern auch so vorliegen, dass Sie ganz einfach nach einem Textschnipsel suchen können.
Ablage vollautomatisch und ohne manuellen Aufwand.
Sobald Dokumente in PaperOffice AI ankommen, übernimmt die KI-Verarbeitung für Sie all das, was Sie sonst aufhält.
Die KI-Verarbeitung ist fester Bestandteil des AI-DMS von PaperOffice und wird jedes hinzugefügte Dokument:
- per AI-OCR in über 120 Sprachen lesen, mit Textebene und Layout
- klassifizieren: Dokumenttyp, Sprache, Absender und Ordnervorschlag
- Daten wie Beträge, Datumsangaben und Kontaktdaten per IDP-Extraktion auslesen
- für die Suche indexieren und durchsuchbar machen
- Egal was und egal aus welcher Quelle: Scanner, Mobile App, E-Mail oder Upload!
Das bedeutet, dass Ihnen PaperOffice AI für Ihre gesamten Informationen eine eigene, leistungsfähige Suche zur Verfügung stellt: Sie findet Begriffe im Volltext wie eine klassische Suchmaschine und sucht über die semantische Suche auch nach Bedeutung. So finden Sie Dokumente selbst dann, wenn Sie die genauen Begriffe nicht kennen.
Eigene Dokumenttypen beschreiben Sie in natürlicher Sprache, ohne Training und ohne Vorlagen. Ab dem nächsten Dokument erkennt PaperOffice AI den Typ automatisch, was wiederum Workflows, Ablageregeln und Aufbewahrungsfristen auslösen kann.
Kann die Dokumentenablage und Erkennung automatisiert durchgeführt werden?
Ja. Für eine automatisierte Ablage Ihrer Dokumente und Belege müssen Sie in PaperOffice AI nichts einlernen: Die Klassifikation erkennt den Dokumenttyp ohne Training und ohne Vorlagen. Wohin ein Dokument gehört und welche Felder es erhält, legen Sie über Dokumenttypen, IDP Agents und Workflows fest.
Sobald ein Dokumenttyp erkannt wurde, greifen automatisch dessen Regeln: Ordnervorschlag, Verschlagwortung mit den extrahierten Feldern, Aufbewahrungsfrist und auf Wunsch ein Workflow.
Jede Entscheidung der KI trägt eine Konfidenz und lässt sich in der App prüfen und korrigieren. Auf Wunsch legen Sie eine Prüfung durch einen Menschen dazwischen (Human-in-the-Loop).
PaperOffice AI wird jedes neue Dokument automatisch, ohne Benutzerinteraktion und gemäß den Einstellungen des Workspace:
- automatisch auslesen
- vollständig verschlagworten
- durchsuchbar machen
- Aufgaben und Workflows, die erledigt werden müssen, hinzufügen und überwachen
- indexieren
- Ordner vorschlagen
- in Ziel Ordner ablegen
- Vorschaubilder erstellen
- benötigte eigene Felder selbstständig ausfüllen
- mit Kontakten verknüpfen und für die Kontaktsuche optimieren
- Fristen erkennen und überwachen
- versionieren
- Und vieles mehr!
Zwischenfazit 2/3
Dokumente digitalisieren ist mit der richtigen Software keine Mehrarbeit!
Was es wirklich braucht, ist lediglich eine Software welche
- Scandokumente automatisiert erfassen
- Scandokumente indexieren und auslesen
- und das Wichtigste: Scandokumente je nach Inhalt automatisiert ablegen kann!
Und vermeiden Sie diesen häufigen Fehler
Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass Ihre Software-Wahl auf ein DMS fällt, bei dem Sie das automatische Erfassen (z. B. Ordnerüberwachung) und die Einrichtung der Dokumenttypen SELBST durchführen können, um nicht in eine unkontrollierbare Kostenfalle zu treten und nicht abhängig vom Hersteller zu sein!
GoBD und gesetzliche Vorschriften bei der Digitalisierung
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement System ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. Vorgaben der GoBD.
Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Mit der revisionssicheren, verschlüsselten Speicherung liefert PaperOffice AI die Bausteine dafür: Versionen, ein unveränderliches Protokoll aller Änderungen (Audit-Trail), WORM-Schreibschutz und Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp. Das ist die Grundlage für die GoBD.
Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine revisionssichere Versionskontrolle verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.
Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar
Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen geht es um die Funktionsweise, die zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Dokumentänderung lässt sich erkennen und als Schattenkopie als neue Dokumentversion speichern.
Gewährleistung der Unveränderbarkeit
Jede Dokumentenänderung legt in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes an. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann und von welchem Bearbeiter die Änderung am Dokument erfolgte. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.
Wir haben bereits einen Artikel über Versionierung verfasst.
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.
Versionierung als Grundlage für die GoBD
PaperOffice AI legt neue Fassungen eines Dokuments als Versionen an und protokolliert jede Änderung im Audit-Trail. So lässt sich nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt hatte und wer es geändert hat. Zusammen mit WORM-Schreibschutz und Aufbewahrungsfristen ist das die Grundlage für die GoBD. Ob Ihre Abläufe insgesamt genügen, beurteilt Ihre Steuerberatung anhand Ihrer Verfahrensdokumentation.
Die richtige Strategie fürs Digitalisieren:
"Zug um Zug" und "Last in<>First out"
Dass die Digitalisierung analoger Dokumente Vorteile bringt, ist klar aufgezeigt.
Wie aber lassen sich die kurzzeitig entstehenden Nachteile reduzieren?
Die eher kostspielige Variante der Digitalisierung besteht darin ein darauf spezialisiertes Unternehmen zu beauftragen. Je nachdem werden die Akten und Ordner aus dem Archiv an die Firma als Frachtgut gesendet, dort digitalisiert und wieder zurückgesandt. Zuvor wurde das Format der zu digitalisierenden Daten festgelegt. Doch wichtige Firmendaten außer Haus geben? Zwar versichern durchweg alle Unternehmen, die sich mit digitaler Archivierung beschäftigen, höchste Vertraulichkeit, Garantien gibt es jedoch keine.
Auf Wunsch rücken die Unternehmen aber auch mit einem Lkw an, auf dem sich Trommelscanner befinden, und digitalisieren direkt vor Ort, auf dem Parkplatz des eigenen Firmengeländes. Das jedoch treibt die Rechnung gewaltig in die Höhe. Der aufwendige Außer-Haus-Einsatz, der je nach Archivgröße mehrere Tage dauern kann, will extra bezahlt sein.
Zum Glück aller Unternehmen müssen zwar Archive sein, die darin enthaltenen Informationen, ob nun analog oder digital, müssen jedoch nicht alle gleichzeitig verfügbar sein. Das ermöglicht Firmen die Archiv-Digitalisierung Zug um Zug, und zwar nach dem Logistik-Prinzip des Last in <> First out. Die zuletzt eingegangenen analogen Dokumente digitalisieren Sie zuerst.
Der Grund dafür ist einfach
Üblicherweise sind im täglichen Arbeitsablauf zeitnahe Dokumente weit mehr benötigt als zeitferne Dokumente. So sollten Sie diese zeitnahen Dokumente zuerst digitalisieren, denn dank ihrer besseren Verfügbarkeit beschleunigt sich der Arbeitsprozess. Im besten Fall entsteht ein Ausgleich zwischen dem Aufwand des Digitalisierens (Archiv-Entnahme, einscannen, digital abspeichern, analoges Dokument zurückbringen) und der jetzt bestehenden Prozessbeschleunigung, da der Gang ins Archiv entfällt und Sie alle Vorgänge am Rechner erledigen.
Ein weiterer positiver Effekt dieser Vorgehensweise besteht darin, dass sich so Aufbewahrungsfristen optimal nutzen lassen, um den analogen Archivbestand zu reduzieren und nicht etwa Akten zu digitalisieren, deren Aufbewahrungsfristen ein halbes Jahr später ablaufen.
Unbedingt Hardware oder leichte Anbindung bereitstellen und den Umfang der Digitalisierung firmenintern festlegen!
Die Anzahl der Verwaltungsangestellten eines Unternehmens beziehungsweise die der infrage kommenden Bildschirmarbeitsplätze variieren teilweise stark, daher kann man unmöglich sagen, wie viele der Mitarbeiter im Verhältnis zur Firmengröße Sie mit der Digitalisierung beauftragen sollen.
Zumindest aber sollte den betreffenden Mitarbeitern jeweils ein Gerät mit Scannerfunktion zur Verfügung stehen, vorzugsweise ein Dokumentenscanner, der den Mehrfacheinzug ebenso erlaubt wie das Scannen verschiedener Formate.
Genauso knifflig wie die Anzahl der mit der Digitalisierung beschäftigten Personen ist auch der Umfang pro Digitalisierung zu benennen, denn bei diesem System erfolgt die Digitalisierung quasi nebenbei. Realisieren lässt sich dies beispielsweise in der Form, dass Mitarbeiterin Z einen Vorgang in Zusammenhang mit der Firma XYZ bearbeitet. Das könnte zugleich der Auslöser sein, die gesamte analog archivierte Akte zur Firma XYZ zu digitalisieren.
Allerdings kann sich beispielsweise eine langjährige Geschäftsbeziehung durchaus in einer recht großen Anzahl an Akten manifestieren. Eine andere Variante wäre es, nur bestimmte Segmente der Geschäftsbeziehung zu digitalisieren, eben diese, die der häufigsten Bearbeitung unterliegen. Zum Beispiel die Rechnungsstellung oder die Lieferscheine. Mit der richtigen Software lässt sich die prozessbegleitende Digitalisierung problemlos umsetzen.
Papierloses Büro in 5 Schritten
Tipp
Wie Sie das papierlose Büro in 5 Schritten umsetzen und Ihr Unternehmen digitalisieren, beschreibt unser Ratgeber zum papierlosen Büro.
DMS Software selber bauen oder Open Source?
Wer als Unternehmer oder verantwortliche Person sich selbst und den betreffenden Mitarbeiter/innen das Leben in Bezug auf die Digitalisierung so richtig schwer machen will, der stückelt sich die Software zusammen:
Ein Programm zur Erfassung der Daten aus dem Scanvorgang.
Eine OCR-Software zur Texterkennung.
Ein Datenbank-Programm.
Eine Such-Software und so weiter.
Letzten Endes landet dann alles in irgendeiner Cloud.
Kurz gesagt: Jugend forscht ohne Hand und Fuß.
Welche Software passt zu mir?
Die Software-Zusammenstellung so manchen Unternehmens ähnelt dessen Firmenhistorie, eine langsam gewachsene Struktur. Sie ist so komplex ineinander verschachtelt, dass nur noch wenige langjährige Mitarbeiter es verstehen.
Die bessere Lösung ist eine Software, die alle Prozesse vom Scannen über die Bereitstellung bis zur Archivierung durchführt und zugleich Schnittstellen bietet, um andere Software anzubinden. Eine Software mit selbsterklärender Menüführung, die den digitalen Dokumenten eines Unternehmens ein Zuhause gibt, das zugleich die Anforderungen an Datenverarbeitung und Sicherheit erfüllt.
Das hört sich etwas pathetisch an?
Stimmt, doch besser etwas einfache und funktionierende Pathetik als ein Schwall IT-Fachchinesisch, der den Mitarbeitern den Angstschweiß auf die Stirn treibt.
PaperOffice AI ist genau dafür gebaut: vom Scannen über die Erkennung bis zur Archivierung in einer Plattform.
Die richtige Dokumentenmanagementsoftware löst das analog-digitale Problem
DMS steht für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice AI ist eine solche Software: eine Plattform im Browser. Ihr Funktionsumfang ist genauso beachtlich wie ihre intuitive Bedienung, die nur wenig Einarbeitung braucht. Sie brauchen keine teuren Berater vor Ort dazu. Die kostenlosen Videos der PaperOffice Academy erklären die Einrichtung Schritt für Schritt.
Erfassen per Scanner, Mobile App, E-Mail und Upload, AI-OCR in über 120 Sprachen, Klassifikation und Datenextraktion ohne Vorlagen, Archivierung mit automatischer Verschlagwortung, Split Agent für Stapelscans, semantische Suche und Dokumenten-Chat, Workflows mit Freigaben und Aufgaben, Versionen mit Audit-Trail, AES-256-Verschlüsselung, WORM-Schreibschutz, E-Signatur (einfache elektronische Signatur nach eIDAS), Schwärzung personenbezogener Daten sowie REST-API und MCP für Claude, ChatGPT und Cursor.
Das sind ein paar der wichtigsten Funktionen von PaperOffice AI, und wie gesagt: Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter müssen dafür ein IT-Studium absolvieren.
Wo werden die Scan-Dokumente am besten gespeichert?
Mit PaperOffice AI haben Sie die Wahl: Ihre Dokumente liegen verschlüsselt im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien, EU), oder die Dateien bleiben auf Ihrem eigenen Speicher, etwa einem NAS von Synology oder QNAP oder einem eigenen Server (Bring Your Own Storage, BYOS). Verarbeitet werden die Dokumente in beiden Fällen auf eigener Hardware von PaperOffice in diesem Rechenzentrum.
Mit BYOS bleiben die Dateien verschlüsselt auf Ihrem eigenen NAS oder Server, angebunden per SFTP. Index, Metadaten und KI-Ergebnisse hält PaperOffice im eigenen EU-Rechenzentrum. Ein zweiter Speicher kann als Spiegel dienen: Fällt einer aus, übernimmt der andere.
Sie möchten keinen Server verwenden? Kein Problem.
Warum ein NAS für die Dokumentarchivierung ideal ist
Ein NAS (Network Attached Storage), auf Deutsch ein Speicher mit Netzwerkanschluss, binden Sie per SFTP als eigenen Speicher in PaperOffice AI ein: Die Dateien bleiben verschlüsselt auf Ihrem NAS, die KI-Verarbeitung läuft im Rechenzentrum von PaperOffice in der EU. Dank Backup-Funktion des NAS sind die Dokumente auch bei einem Festplatten-Crash geschützt. Wer ganz lokal und ohne Internet arbeiten möchte, nutzt das Windows-Programm PaperOffice Classic; es speichert die Dokumente in einer MariaDB-Datenbank direkt auf dem NAS.
Zwischenfazit 3/3
1. Wenden Sie sich an einen Anbieter mit Know-how, dessen Software Sie bei GoBD und DSGVO unterstützt!
2. Es gibt nicht DIE eine passende DMS Software. Jedes DMS hat seine Berechtigung und letztendlich muss das Produkt zum Einsatzzweck passen.
3. Egal ob im Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien, EU), auf Ihrem eigenen Server oder auf Ihrem NAS: Speichern Sie Ihre Dokumente NIEMALS bei einem Cloudanbieter, der a) nicht in der EU verarbeitet, b) keinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit Ihnen schließt oder c) nicht offenlegt, wo und von wem Ihre Daten verarbeitet werden.
Tipp
Falls Sie dem Rat folgen und ein NAS für die hausinterne Dokumentspeicherung verwenden: PaperOffice ist seit 2019 offizieller DMS-Partner von QNAP (www.qnap.com/solution/paperoffice). PaperOffice Classic läuft mit MariaDB direkt auf dem NAS, PaperOffice AI bindet das NAS per SFTP als eigenen Speicher ein. Mehr dazu auf unserer Seite PaperOffice für QNAP.
Welchen Scanner für DMS verwenden?
Um gebundene Dokumente zu scannen, empfiehlt sich ein Einzugsscanner mit Flachbetteinheit und mindestens 300 dpi. Der Scanner sollte über eine Scan-to-Folder- oder Scan-to-E-Mail-Funktion verfügen: So landen die Scans über einen Connector automatisch in PaperOffice AI. Gute Erfahrungen haben wir mit Fujitsu ScanSnap gemacht, die sehr zuverlässig arbeiten.
Wie am besten Dokumente archivieren?
Papierdokumente sollten generell im PDF/A-Format gescannt und dann in einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) gespeichert werden – oder direkt, wenn die Software das unterstützt, bzw. automatisiert, z. B. durch eine Ordnerüberwachung.
Kann ich Originaldokumente wegschmeissen?
Wenn Sie eine vernünftige Software einsetzen, die regelmäßig Updates bekommt, und eine Datensicherungsstrategie haben, lautet die Antwort bei nicht kritischen Dokumenten JA. Alles, was im rechtlichen Sinn das Original verlangen könnte, sollten Sie auch im Original aufbewahren. In PaperOffice AI können Sie dafür z. B. den Ablageort des Originals als eigenes Metadatenfeld am Dokument hinterlegen.
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Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten
Digital zu arbeiten und alte Dokumente ins neue Zeitalter zu bringen, wird die beste Schlüsselinvestition sein, um künftig unglaublich viel Zeit, Geld und Nerven zu sparen. -
Sie brauchen jemanden, der sich damit auskennt
Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten, um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
Was Sie brauchen, ist der richtige Partner an Ihrer Seite, der dank seiner Erfahrung genau das umsetzen kann, was Sie benötigen. Meiden Sie Panikmacher und setzen Sie auf Teststellungen statt auf schicke PowerPoint-Präsentationen, die nie wirklich getestet wurden. -
Die Hardware ist meistens schon vorhanden
Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb einen Großkopierer, dessen Möglichkeiten nicht ausgeschöpft werden. Diese Geräte lieben Massenscans, sind tolerant gegenüber Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein. -
Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS
Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS-/ECM-Systemen, bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse, was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht, wie z. B. Dokumenttypen selbst einrichten und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen, hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig. -
Digital automatisieren ist die Zukunft
Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!
Mit der richtigen Strategie wird die Wandlung vom analogen zum digitalen Archiv kein teurer Prozess. Dabei muss sich jeder Unternehmer und jede Unternehmerin vor Augen führen, dass dieser Schritt irgendwann geschehen muss, und zwar besser heute als morgen.
Wie hier aufgezeigt, kann der Wandel mit den richtigen Mitteln zu einer schnellen Amortisierung der Investitionen führen und die Kosten wie auch die zeitlichen Aufwendungen künftiger Prozesse deutlich reduzieren.
Der Wandel muss nur erfolgen.
Das PaperOffice Team teilt gerne seine Erfahrung aus mehr als zwei Jahrzehnten (seit 2002) und hilft Ihnen, typische Fehler zu vermeiden. Und PaperOffice AI können Sie kostenlos testen.
