Welche Rolle spielt die Versionierung im Dokumentenmanagement System DMS?
Funktionen aus dem Bereich der Versionierung spielen für viele DMS-Software-Nutzer eine wichtige Rolle. Näheres zu den Vorteilen erfahren Sie hier.
Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine lückenlose Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, wird immer deutlicher.
Denn wer kennt diesen Fall nicht? Ein Vertrag wird mehrfach bearbeitet – eine Änderung hier, Anmerkung da, Positionsabgleich, Summenänderung und Einigung zum Schluss. So wird auch jede einzelne Änderung zur Sicherung lokal auf dem Rechner gespeichert und zur weiteren Prüfung versandt.
Wenn jetzt der Kollege abwesend ist oder der Kunde anruft und nach der Version vom letzten Monat nach Bearbeitung „XYZ“ fragt, gelangt alles ins Stocken.
Versionschaos und Redundanzen sind die Folge.
Spätestens zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich einmal über die Versionierung bzw. Versionsverwaltung von Dokumenten nachzudenken.
PaperOffice AI versioniert Ihre Dokumente: Jede geänderte Fassung wird als neue Version gespeichert, die frühere bleibt erhalten und lässt sich jederzeit wieder aufrufen. Prüfsumme und Protokoll machen jede Änderung nachvollziehbar – die Grundlage für die GoBD.
Vorteile einer DMS Software
Aus der zentralen Ausrichtung einer DMS-Software ergeben sich diverse Vorteile für das Unternehmen. Beispielsweise wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter mit denselben, korrekten Daten arbeiten.
Darüber hinaus werden Medienbrüche vermieden, sodass ein lückenloser Informationsfluss im Rahmen von Workflows ermöglicht wird.
Dadurch wird zudem eine doppelte Datenpflege obsolet, sodass auch Übertragungsfehler vermieden werden, was sich wiederum positiv auf die Qualität der verwalteten Daten auswirkt.
Viele Unternehmen, vor allem KMUs sehen darin ein Hindernis für die Datensicherheit und befürworten daher den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, kurz DMS, wie PaperOffice AI.
Lösung
In PaperOffice AI ist die Versionsverwaltung bereits eingebaut. So haben Sie jederzeit volle Kontrolle über Ihre Dokumente und deren Änderungen.
Was ist eine Versionierung?
Kurz gesagt: Versionierung macht alle Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar.
Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen ist es die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird.
So wird jede Dokumentänderung erkannt und als Schattenkopie als neue Dokumentversion gespeichert.
Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes abgelegt. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.
Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.
Doch was ist dabei der Unterschied? Das erklären wir in den folgenden Abschnitten. Wie PaperOffice AI Versionen verwaltet, zeigt außerdem unsere Seite AI-DMS.
Welche Arten der Versionierungen gibt es?
Automatische Versionierung
Bei einer automatischen Versionierung erkennt das DMS selbst, dass ein Dokument verändert wurde, und legt die geänderte Fassung als neue Version ab.
In PaperOffice AI wird jede geänderte Fassung eines Dokuments als neue Version gespeichert, statt das Original zu überschreiben. Änderungen an Feldern und Metadaten hält das Protokoll feldgenau fest.
So wird verhindert, dass Dokumente versehentlich überschrieben werden, auch wenn mehrere Personen mit demselben Dokument arbeiten.
Auch die neue Version durchläuft in PaperOffice AI die Texterkennung, damit ihr Inhalt durchsuchbar ist. Die frühere Version bleibt dabei nach wie vor verfügbar und kann abgerufen werden.
Manuelle Versionierung
Die manuelle Versionierung eignet sich ideal dafür, wenn Dokumente ausgedruckt und beispielsweise handschriftlich unterschrieben werden und danach als neue Version eingescannt werden müssen.
So wird bei der manuellen Versionierung der Versionierungsprozess händisch durch den Benutzer ausgelöst.
Tipp
Wie PaperOffice AI Versionen, Prüfsummen, Aufbewahrungsfristen und Protokoll für die revisionssichere Archivierung zusammenführt, zeigt unsere Seite Revisionssichere Archivierung.
In PaperOffice AI legen Sie das neu eingescannte Dokument dazu als neue Version des bestehenden Dokuments ab – in der App, per API oder über MCP. Die frühere Fassung bleibt erhalten, und das Protokoll hält fest, wer die neue Version wann angelegt hat.
Vorteile beim Einsatz eines DMS für die Versionsverwaltung
Einheitliche Archivierung
Sobald Dokumente in PaperOffice AI archiviert werden, sorgt die integrierte Versionierung dafür, dass keine verstreuten Kopien als separate Dateien entstehen. Stattdessen bleiben alle Versionen eines Dokumentes zusammen und sind an einer Stelle abrufbar.
Revisionssicherheit und GoBD
Die Versionierung von Dokumenten ist eine Grundlage für Revisionssicherheit und für die GoBD. Ob Ihre Abläufe insgesamt genügen, beurteilt Ihre Steuerberatung anhand Ihrer Verfahrensdokumentation.
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.
Strukturierung des gemeinsamen Zugriffs
PaperOffice AI ist nicht nur ein Dokumentenverwaltungssystem, sondern auch eine Plattform für die Zusammenarbeit: Workflows, Freigaben, Aufgaben und Rechte je Workspace erleichtern die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
Dank der Versionskontrolle weiß jeder Benutzer, wann und wie ein Dokument von wem geändert worden ist. Nimmt ein Benutzer ein Dokument in Bearbeitung, wird es für andere Anwender gesperrt und ein gleichzeitiges Bearbeiten ist nicht möglich.
In vielen DMS regelt dabei der sogenannte Check-Out und Check-In die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument und koordiniert Zugriffsrechte. Mit dem Check-Out blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend.
Mit dem anschließenden Check-In erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben.
Sicherheit und Einhaltung vieler Rechtsnormen und Compliance
Das Wichtigste an der Versionierung ist natürlich, dass Sie rechtliche Vorgaben und die immer wichtiger werdenden Compliance-Anforderungen belegen können. Denn jede Änderung des Dokumentes ist nachvollziehbar – bis hin zum Benutzer, der sie vorgenommen hat.
Wahl der richtigen DMS-Software für Versionierung
Zusammenfassend wird deutlich, dass eine DMS-gestützte Versionsverwaltung viele Vorteile mit sich bringt.
Das Beste an der Versionierung ist jedoch: Unternehmen sind in der Lage, die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente automatisiert zu verwalten.
PaperOffice AI unterstützt Unternehmen dabei, ihre Ablage revisionssicher zu führen: Versionen, Prüfsummen und Protokoll machen alle Änderungen an Geschäftsdokumenten jederzeit und schnell nachvollziehbar, und mit dem WORM-Schreibschutz bleiben gespeicherte Fassungen unverändert.
Loslegen ist einfacher als Sie denken.
Haben Sie immer noch Bedenken, dass Sie es nicht schaffen? Lesen Sie die Fallstudien unserer Kunden und überzeugen Sie sich selbst von der Einfachheit – oder testen Sie PaperOffice AI mit einem kostenlosen Konto direkt im Browser: Live testen.
Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?
Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Büro profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.
Kann ich für mein papierloses Büro in der Firma einen Cloud-basierten DMS Provider verwenden?
Ja – wenn der Anbieter Ihre Dokumente in der EU verarbeitet und mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO schließt. Denn spätestens seit die DSGVO 2018 wirksam wurde, ist Datenschutz in aller Munde: DMS-Lösungen verarbeiten, verwalten und speichern Dokumente, die oft sensible, personenbezogene Daten enthalten, und bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. PaperOffice AI verarbeitet Ihre Dokumente im eigenen Rechenzentrum in Navarra (Spanien, EU); Ihre Dateien können dabei auf Ihrem eigenen Speicher bleiben (Bring Your Own Storage). Wer ganz lokal arbeiten will, nutzt PaperOffice Classic.
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Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten
Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen. -
Sie brauchen jemand der sich damit auskennt
Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben. -
Die Hardware ist meistens schon vorhanden
Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein. -
Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS
Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS-/ECM-Systemen, bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse, was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht, wie z. B. Dokumenttypen selbst einrichten und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen, hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig. -
Digital automatisieren ist die Zukunft
Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!
