Die Ansprüche an ein DMS, ein Dokumentenmanagement System, sind in den letzten Jahren gewaltig oder vielmehr natürlich gewachsen. Aus einer anfänglichen Datenbank, in der meist ursprünglich analoge Dokumente mittels Scannens digitalisiert und abgespeichert wurden, ist eine umfassende Bürosoftware geworden, die heute den Hauptteil der administrativen Aufgaben eines Büros übernimmt.
Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?
Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, über welche wichtigen Funktionen ein Dokumentenmanagement System verfügen muss. Das lässt sich anhand des AI-DMS von PaperOffice Punkt für Punkt erklären.
Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten:
Was ist ein Dokumentenmanagement System?
Das Erfassen, Verteilen, Archivieren, Verschlagworten von Dokumenten gehören als feste Prozessbestandteile zur tagtäglichen Arbeitsweise in vielen Organisationen. Und nicht zu vergessen dabei: das Löschen von und die Suche nach Dokumenten.
So fallen bei den Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen täglich wichtige Dokumente an: Schriftsätze, Vertragsunterlagen, Entwürfe, externe Schreiben, Recherchen, Gutachten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per Email kommen viele Unterlagen an.
All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.
Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Maßnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden.
Das ist nicht nur zeitraubend, sondern belastet auch unnötig den Geldbeutel.
Wie kann die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems mir und meinem Unternehmen helfen?
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems, kurz DMS, hilft Ihnen, klare Struktur in Ihre Unterlagen zu bringen und die Informationsflut zu bewältigen.
DMS steht auch für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice AI ist eine solche Software: eine Plattform im Browser.
PaperOffice AI beseitigt zeitraubende Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in Ihrem DMS verwaltet werden.
Dabei unterscheidet PaperOffice AI nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Mandantenverträge, Schriftsätzen, Honorarabrechnungen, Urteilen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System werden Ihre bisherigen Abläufe in Ihrem Unternehmen oder Organisation digitalisiert, wodurch sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler werden.
Die eingescannten und digitalen Dokumente können mithilfe von PaperOffice AI in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet, gespeichert, verteilt, verschlagwortet und weitergeleitet werden. Dabei können die Daten aus den Unterlagen automatisch erkannt und ausgelesen werden und an externe Systeme, wie CRM oder ERP weitergegeben werden.
Sicher ist Ihnen bewusst, dass analoge Unterlagen einfach nicht mehr zeitgemäß sind. Allerdings sehen Sie auch die Komplikationen, die die Umwandlung des bestehenden analogen Archivs in digitale Daten mit sich bringt. Denn Dokumente digitalisieren ist mehr als nur ein Trend. Vielmehr ist es mittlerweile die Voraussetzung, um gegenüber allen anderen Unternehmen des gleichen Sektors konkurrenzfähig und up to date zu bleiben.
Daher ist es sinnvoll ein Dokumentenmanagement System in Ihr Unternehmen einzuführen.
Damit haben wir geklärt, was ein DMS ist und was seine Einführung bringt, und kommen zur eigentlichen Frage des Artikels:
Welche 7 wichtigen Funktionen muss Ihr Dokumentenmanagement-System erfüllen?
Funktion 1: Speicherort. Speichern in einem digitalen Archiv
Die wichtigste und erste Funktion jedes Dokumentenmanagement Systems ist das Zusammenbringen der gesamten Unterlagen und deren Informationen. So erfolgt die Archivierung und Verwaltung der eingescannten und digitalen Unterlagen sowie E-Mails in einer Datenbank, einem digitalen Archiv sozusagen.
PaperOffice AI speichert alle Informationen zentral: verschlüsselt im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien, EU) oder, wenn Sie das möchten, auf Ihrem eigenen Speicher, etwa einem NAS von QNAP oder Synology oder einem eigenen Server (Bring Your Own Storage). Sie arbeiten in der App im Browser und auf dem Smartphone, im Büro wie im Homeoffice. Wer die Datenbank ganz im eigenen Haus betreiben möchte, auch ohne Internet, nutzt das Windows-Programm PaperOffice Classic; es speichert alle Informationen in einer MariaDB-Datenbank auf Ihrem NAS oder Server.
Dabei macht es keinen Unterschied, um welche Art von Unterlagen es sich handelt.
Alle Dokumentenarten können im DMS zentral gespeichert werden und sind somit für alle Abteilungen und Geschäftsbereiche zugänglich.
Alle unternehmensrelevanten Dokumente liegen zentral an einem Ort und sind für alle Mitarbeiter schnell auffindbar.
Wo sollte sich das digitale Archiv befinden?
Für die meisten Unternehmen ist das Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien, EU) der einfachste Weg: Speicherung, Sicherung und Verarbeitung laufen dort auf eigener Hardware von PaperOffice. Wer die Dateien im eigenen Haus behalten möchte, bindet sein NAS, etwa von Synology oder QNAP, oder einen eigenen Server als Speicher ein (Bring Your Own Storage, BYOS).
Mit BYOS bleiben die Dateien verschlüsselt auf Ihrem eigenen NAS oder Server, angebunden per SFTP. Index, Metadaten und KI-Ergebnisse hält PaperOffice im eigenen EU-Rechenzentrum. Ein zweiter Speicher kann als Spiegel dienen: Fällt einer aus, übernimmt der andere.
Sie möchten keinen Server verwenden? Kein Problem.
Warum ein NAS für die Dokumentenarchivierung ideal ist
Ein NAS (Network Attached Storage), auf Deutsch ein Speicher mit Netzwerkanschluss, binden Sie per SFTP als eigenen Speicher in PaperOffice AI ein: Die Dateien bleiben verschlüsselt auf Ihrem NAS, die KI-Verarbeitung läuft im Rechenzentrum von PaperOffice in der EU. Dank Backup-Funktion des NAS sind die Dokumente auch bei einem Festplatten-Crash geschützt.
Funktion 2: Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Suchen und Finden
PaperOffice AI liest eingehende Dokumente, auch Scans und Fotos, mit eigener AI-OCR in über 120 Sprachen und wandelt sie in durchsuchbare digitale Dokumente mit Textebene um.
Gleichzeitig speichert PaperOffice AI Datum und Uhrzeit, eine Versionsnummer und Schlagworte, über die die Suche Dokumente auch dann noch findet, wenn der oder die Suchende den Inhalt des Dokuments nur noch ungefähr kennt.
Um es einfacher zu machen, zeigt PaperOffice AI Ihre Dokumente in mehreren Ansichten, von der Liste bis zur Zeitleiste. Alles, was Sie in PaperOffice AI speichern, wird automatisch per AI-OCR vollständig texterkannt und für die Suche indexiert: im Volltext und, ab der Verarbeitungstiefe Premium, auch semantisch. Gescannte PDFs und Fotos finden Sie so wie digitale Dokumente.
Automatische Spracherkennung: PaperOffice AI erkennt die Dokumentsprache automatisch und liest Dokumente in über 120 Sprachen. Die semantische Suche arbeitet sprachübergreifend: Eine deutsche Anfrage findet auch die englische Rechnung.
Tipp
Wie Sie einen Scanner so anbinden, dass Ihre Scans automatisch archiviert werden, zeigt das Video in der PaperOffice Academy:
Die langfristige Lesbarkeit der gespeicherten Dokumente
Zunächst einmal speichert PaperOffice AI jedes Dokument verschlüsselt: Jede Datei wird in Teile zerlegt und einzeln mit AES-256 verschlüsselt (ChunkCrypt). Übertragen wird per TLS 1.3.
Ihre Dokumente können Sie jederzeit herunterladen oder mit PDF Studio in gängige Formate umwandeln. Für die Langzeitarchivierung erstellt PDF Studio PDF/A: Schriften sind eingebettet, externe Abhängigkeiten ausgeschlossen. So bleiben die Dokumente auch in Zukunft lesbar.
Funktion 3: Gewährleistung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement System ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. Vorgaben der GoBD.
Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Mit der revisionssicheren, verschlüsselten Speicherung liefert PaperOffice AI die Bausteine dafür: Versionen, ein unveränderliches Protokoll aller Änderungen (Audit-Trail), WORM-Schreibschutz und Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp. Das ist die Grundlage für die GoBD.
Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine revisionssichere Versionskontrolle verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.
Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar
Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen geht es um die Funktionsweise, die zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Dokumentänderung lässt sich erkennen und als Schattenkopie als neue Dokumentversion speichern.
Tipp
Wie Sie Aufbewahrungsfristen und WORM-Schutz je Dokumenttyp einrichten, zeigt die Feature-Tour in der PaperOffice Academy:
Gewährleistung der Unveränderbarkeit
Jede Dokumentenänderung legt in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes an. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann und von welchem Bearbeiter die Änderung am Dokument erfolgte. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.
Versionierung als Grundlage für die GoBD
PaperOffice AI legt neue Fassungen eines Dokuments als Versionen an und protokolliert jede Änderung im Audit-Trail. So lässt sich nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt hatte und wer es geändert hat. Zusammen mit WORM-Schreibschutz und Aufbewahrungsfristen ist das die Grundlage für die GoBD. Ob Ihre Abläufe insgesamt genügen, beurteilt Ihre Steuerberatung anhand Ihrer Verfahrensdokumentation.
Tipp
Wie Sie ein Synology-NAS per SFTP als eigenen Speicher mit PaperOffice AI verbinden, zeigt der Überblicksfilm in der PaperOffice Academy (englisch gesprochen, mit deutschem Sprechertext auf der Seite):
Im Rechenzentrum von PaperOffice werden Ihre Dokumente gespeichert und gesichert. Mit BYOS kann ein zweiter Speicher als Spiegel dienen, der bei einem Ausfall automatisch übernimmt. Beides hilft, dass Ihre Unterlagen über lange Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben.
Funktion 4: Automatische Erkennung und Verschlagwortung
PaperOffice AI ist mit einer KI ausgestattet, die selbstständig Informationen in Ihrem Dokument erkennt und automatisch zuordnet.
Die KI-Verarbeitung ist fester Bestandteil des AI-DMS von PaperOffice und wird jedes hinzugefügte Dokument:
- per AI-OCR in über 120 Sprachen lesen, mit Textebene und Layout
- klassifizieren: Dokumenttyp, Sprache, Absender und Ordnervorschlag
- Daten wie Beträge, Datumsangaben und Kontaktdaten per IDP-Extraktion auslesen
- für die Suche indexieren und durchsuchbar machen
- Egal was und egal aus welcher Quelle: Scanner, Mobile App, E-Mail oder Upload!
Das bedeutet, dass Ihnen PaperOffice AI für Ihre gesamten Informationen eine eigene, leistungsfähige Suche zur Verfügung stellt: Sie findet Begriffe im Volltext wie eine klassische Suchmaschine und sucht über die semantische Suche auch nach Bedeutung. So finden Sie Dokumente selbst dann, wenn Sie die genauen Begriffe nicht kennen.
Eigene Dokumenttypen beschreiben Sie in natürlicher Sprache, ohne Training und ohne Vorlagen. Ab dem nächsten Dokument erkennt PaperOffice AI den Typ automatisch, was wiederum Workflows, Ablageregeln und Aufbewahrungsfristen auslösen kann.
Die IDP-Extraktion erkennt die wichtigsten Werte im Dokument und füllt die Felder für Sie aus. Sie können die Werte anschließend prüfen und bei Bedarf korrigieren oder ergänzen, auf Wunsch als feste Prüfung durch einen Menschen (Human-in-the-Loop). Dieser Vorgang kann manuell oder automatisch im Hintergrund erfolgen.
Funktion 5: Automatisieren der Dokumentenerfassung
Connectors übernehmen das, was Sie aufhält: Sie überwachen Ordner und E-Mail-Postfächer automatisch im Hintergrund nach Ihren Vorgaben und holen neue Dateien in den Workspace.
- Scanner und Kopierer einbinden
Scanner, Kopierer und Multifunktionsgeräte legen ihre Scans in einem Ordner auf Ihrem NAS oder Server ab oder senden sie per E-Mail. Sobald dort eine neue Datei erscheint, holt der Connector sie in den Workspace und verarbeitet sie. - Mehrere Quellen überwachen
Legen Sie Connectors für verschiedene Ordner, Buckets und Postfächer an und bestimmen Sie Dateifilter, Intervall und was nach dem Import mit der Quelldatei passiert: behalten, in einen anderen Ordner verschieben oder löschen. - KI-Verarbeitung ohne Vorlagen
Jede importierte Datei durchläuft die Verarbeitungstiefe des Ziel-Workspace, etwa AI-OCR, Klassifikation und IDP-Felder. Die relevanten Dokumentinhalte werden erkannt und das Dokument automatisch verschlagwortet. Das funktioniert auch mit Kontakten: Der Absender wird erkannt, und ab der Verarbeitungstiefe Premium werden Parteien registriert und mit dem Dokument verknüpft! - Archivmodus und Workflows
Für reine Massenimporte wählen Sie die Verarbeitungstiefe Archiv: Die Dokumente werden nur abgelegt und lassen sich später per Agent verarbeiten.
Sie legen fest, in welchem Workspace neue Dateien landen, und lassen Workflows und Webhooks automatisch auf das Ergebnis reagieren.
Funktion 6: Benutzerverwaltung und Zugriffsberechtigungen
In PaperOffice AI sehen Benutzer nur die Workspaces, für die sie berechtigt sind. Jeder Workspace ist ein eigener Sicherheitsraum mit Rollen, Zugriffslisten und Audit-Trail.
Sie können auch festlegen, welche Benutzer was machen dürfen, und in feste Benutzergruppen sowie Abteilungen einteilen damit Sie selbst steuern wer, wo, was sehen darf.
- Rechte je Workspace
Nutzer und Gruppen erhalten Lese-, Schreib- oder Adminrechte je Workspace. So sieht jeder Benutzer nur das, wofür er berechtigt ist, und darf nur das, was Sie vorher festgelegt haben. - Sensible Bestände schützen
Business-Workspaces ergänzen Workspace-Passwort, SMS- oder Zwei-Personen-Freigabe und WORM-Schreibschutz. Compliance-Workspaces arbeiten zusätzlich mit IP-Whitelist, 2FA-Pflicht und Wasserzeichen. - Gruppen und Abteilungen
Weisen Sie Benutzern frei definierbare Gruppen und Abteilungen zu, welche Sie auch für Workflows und Aufgaben verwenden können. - Mehrstufig definierbare Benutzerrechte
Sie entscheiden selbst, wer genau Zugriff auf welche Workspaces und Funktionen hat. Die Rechte gelten in der Web-App, in der Mobile App, per API und über MCP gleichermaßen, auch für KI-Agenten.
Funktion 7: Leistungsfähiges Workflowsystem
Ein großes Problem in der Vergangenheit, aber auch noch heute, sind Dateidopplungen durch Mehrfachablagen sowie Unklarheiten bezüglich des Bearbeitungsstandes an Dokumenten oder Projekten. PaperOffice AI bietet hierzu Workflows mit Aufgabenzuweisung, die zudem jeden Lauf zentral protokollieren. Ob nun Projektarbeiten oder die Dokumentenbearbeitung.
Digitale Workflows automatisieren Ihre Arbeitsabläufe: Einmal definiert geht alles automatisch voran: Weisen Sie einem Dokument einen vordefinierten Workflow zu oder lassen Sie den erkannten Dokumenttyp den Workflow auslösen. Im KI-Builder beschreiben Sie einen Workflow in einem Satz. E-Mail-Benachrichtigung inklusive!
Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin ist über die Workflows von PaperOffice AI auf dem aktuellen Stand: Aufgaben landen mit Frist und Zuständigkeit im Posteingang und in der Mobile App. Natürlich greift auch hier die Versionierung.
- Flexible Workflow-Definitionen
Workflows verzweigen nach Feldern, Beträgen, Konfidenz, Parteien oder Prüfergebnissen und verketten so nachfolgende Schritte und Prozesse. Das Modell plant die nächsten Schritte, Ihre Regeln bleiben die Leitplanken. - Zuständigkeit und Fälligkeit
Legen Sie fest, ob ein Benutzer oder eine ganze Abteilung die Aufgabe erledigen kann. PaperOffice AI legt die Aufgabe automatisch in den Posteingang der Zuständigen. - Vollständige Kontrolle
Falls notwendig, passen Workflows den Dokumentstatus bei verschiedenen Ereignissen nach Ihren Vorgaben selbstständig an und versenden sogar E-Mails zur Benachrichtigung.
Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler
Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird.
Das jedoch ist ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestitionen, weil viele Hersteller diese Unwissenheit ausnutzen.
Papierloses Büro in 5 Schritten
Tipp
Wie Sie das papierlose Büro in 5 Schritten umsetzen und Ihr Unternehmen digitalisieren, beschreibt unser Ratgeber zum papierlosen Büro.
Welchen Scanner für DMS verwenden?
Um gebundene Dokumente zu scannen, empfiehlt sich ein Einzugsscanner mit Flachbetteinheit und mindestens 300 dpi. Der Scanner sollte über eine Scan-to-Folder- oder Scan-to-E-Mail-Funktion verfügen: So landen die Scans über einen Connector automatisch in PaperOffice AI. Gute Erfahrungen haben wir mit Fujitsu ScanSnap gemacht, die sehr zuverlässig arbeiten.
Wie am besten Dokumente archivieren?
Papierdokumente sollten generell im PDF/A-Format gescannt und dann in einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) gespeichert werden – oder direkt, wenn die Software das unterstützt, bzw. automatisiert, z. B. durch eine Ordnerüberwachung.
Kann ich Originaldokumente wegschmeissen?
Wenn Sie eine vernünftige Software einsetzen, die regelmäßig Updates bekommt, und eine Datensicherungsstrategie haben, lautet die Antwort bei nicht kritischen Dokumenten JA. Alles, was im rechtlichen Sinn das Original verlangen könnte, sollten Sie auch im Original aufbewahren. In PaperOffice AI können Sie dafür z. B. den Ablageort des Originals als eigenes Metadatenfeld am Dokument hinterlegen.
Investieren Sie in moderne Systeme
Der Begriff Dokumentenmanagement umfasst viel mehr, als man sich zunächst vorstellen könnte. Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems in Ihr Unternehmen ist mittlerweile die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.
Die obige Liste der aufgeführten 7 Funktionen ist dennoch keineswegs vollständig, sondern je nach Einsatzgebiet nur durch die eigene Kreativität und Professionalität begrenzt! Wird die Digitalisierung des analogen Archivs unter diesen Gesichtspunkten betrachtet und eine Gegenrechnung aufgestellt, zeigt sich deutlich, dass sich der Aufwand lohnt und wie beispielsweise eine Investition in eine neue, modernere und schnellere Maschine betrachtet werden sollte.
