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Die Mobile App koppelt sich per QR-Code mit Ihrem Konto und bringt Scanner, Signatur, Chat und Dokumente aufs Handy.
DownloadLeitfädenPDF · DE20 Seiten
Praxisleitfaden E-Rechnung
Rechnung als XML? Ab jetzt lesbar und geprüft. Dieser Leitfaden zeigt, wie PaperOffice jede E-Rechnung erkennt, als Rechnung anzeigt, gegen die Kernregeln der EN 16931 prüft und ihre Felder für Ihre Buchhaltung übernimmt.
Die Datei liegt auf Deutsch und Englisch vor; Sie laden die Fassung in der Sprache dieser Seite. Kostenlos, ohne Registrierung.
Vertraut von führenden Unternehmen weltweit
OEM-PARTNERSCHAFT
Hardware-Giganten setzen exklusiv auf PaperOffice.
Alleiniger offizieller DMS-Partner für QNAP: Classic-App, AI BYOS.
MehrISO/IEC 27001
ZERTIFIZIERT
SOC 2 Type 2
IN VORBEREITUNG
Alleiniger offizieller DMS-Partner für ASUSTOR: Classic-App, AI BYOS.
MehrDas steht drin
- Vier Lieferanten, vier Formate
- Was seit 2025 gilt
- Der Weg im Überblick
- Ein Workspace für Rechnungen
- In der App: Rechnungen hereinholen
- XML als Rechnung lesen
- Was PaperOffice prüft
- Gültig oder ungültig
- Das Protokoll zur Rückfrage
- Die Felder kommen aus dem XML
- Dieselbe Rechnung als XML und PDF
- Ablegen und weitergeben
- Was Teams beim Start fragen
- Selbst testen in 30 Minuten
- Film und mehr zum Thema
- In fünf Tagen zum E-Rechnungseingang
- Checkliste und Start
Für wen
Buchhaltung: Sie erfassen und prüfen Eingangsrechnungen und bereiten die Zahlung vor. Finanzleitung: Sie verantworten, dass E-Rechnungen ankommen, geprüft und aufbewahrt werden. IT: Sie binden Postfächer und Scanner an und geben die Daten an Buchhaltung und ERP weiter.
Kernfakten
- 20 Seiten, mit Testpaket zum Selbsttesten in 30 Minuten
- Rechnungen gehören in einen eigenen Workspace mit AI-DMS. PaperOffice erkennt XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD automatisch, auch als Anhang einer E-Mail.
- Die XRechnung erscheint als Rechnung mit Verkäufer, Käufer, Positionen und Summen. Das Original-XML bleibt erhalten.
- Jede E-Rechnung wird gegen 20 Kernregeln der EN 16931 geprüft. Das Ergebnis steht als „E-Rechnung gültig“ oder „E-Rechnung ungültig“ in der Liste, das Protokoll im Reiter „Audit“.
- Nummer, Daten, Beträge und Lieferant kommen direkt aus dem XML und sind vor dem Überschreiben durch die KI geschützt.
- Kommt dieselbe Rechnung noch einmal als PDF, meldet PaperOffice eine mögliche Dublette, im ganzen Konto.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen zu diesem Download
Brauchen wir für den Empfang ein besonderes Postfach?
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. PaperOffice holt die Nachrichten per Connector ab und prüft jeden Anhang.
Welche Formate erkennt PaperOffice?
XRechnung als UBL und CII, UBL-Gutschriften sowie ZUGFeRD und Factur-X als PDF mit eingebettetem XML. Andere Rechnungen liest die KI.
Was passiert mit einer ungültigen E-Rechnung?
Sie bleibt im Workspace und trägt das Schild „E-Rechnung ungültig“. Im Protokoll steht, welche Regel gescheitert ist. Ihr Team fordert eine korrigierte Rechnung an.
Individuelle Beratung gewünscht?
Unsere Experten helfen Ihnen gerne bei der Auswahl der richtigen Lösung.
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