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Die Mobile App koppelt sich per QR-Code mit Ihrem Konto und bringt Scanner, Signatur, Chat und Dokumente aufs Handy.
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Praxisleitfaden Rechnungsbetrug erkennen
Neue IBAN auf der Rechnung? Erst prüfen, dann zahlen. Dieser Leitfaden zeigt, wie PaperOffice jede Rechnung und jede E-Mail prüft, Verdächtiges in Quarantäne hält und Ihrem Team sagt, was jetzt zu tun ist.
Dieser Leitfaden ist in 21 Sprachen verfügbar; auf dieser Seite laden Sie die deutsche Fassung herunter. Kostenlos, ohne Registrierung.
Vertraut von führenden Unternehmen weltweit
OEM-PARTNERSCHAFT
Hardware-Giganten setzen exklusiv auf PaperOffice.
Alleiniger offizieller DMS-Partner für QNAP: Classic-App, AI BYOS.
MehrISO/IEC 27001
ZERTIFIZIERT
SOC 2 Type 2
IN VORBEREITUNG
Alleiniger offizieller DMS-Partner für ASUSTOR: Classic-App, AI BYOS.
MehrDas steht drin
- Eine dringende E-Mail
- Woran man Rechnungsbetrug erkennt
- Der Weg im Überblick
- Ein Workspace für Rechnungen
- In der App: Rechnungen hereinholen
- Was das Audit prüft
- Kritisch und in Quarantäne
- Befund, Empfehlung, Nachweis
- Die E-Mail wird mitgeprüft
- Dieselbe Rechnung zweimal
- Was die Quarantäne sperrt
- Zurückrufen, dann entscheiden
- Was Teams beim Start fragen
- Selbst testen in 30 Minuten
- Videos zum Thema
- In fünf Tagen zum geprüften Eingang
- Checkliste und Start
Für wen
Buchhaltung: Sie prüfen und erfassen Rechnungen, pflegen Lieferantendaten und bereiten Zahlungen vor. Geschäftsführung: Sie geben Zahlungen frei und tragen das Risiko, wenn Geld auf ein falsches Konto geht. IT und Revision: Sie richten Postfächer und Rechte ein und brauchen Nachweise, wer was geprüft hat.
Kernfakten
- 20 Seiten, mit Testpaket zum Selbsttesten in 30 Minuten
- Rechnungen gehören in einen eigenen Workspace mit AI-DMS Ultra. Dann prüft PaperOffice jedes Dokument, auch die Anhänge von E-Mails.
- Das Audit meldet angekündigte Bankwechsel, Konten in einem anderen Land als dem des Absenders und doppelte Rechnungen, jeweils mit Nachweis aus dem Dokument.
- Ab Schweregrad 7 kommt ein Dokument in Sicherheitsquarantäne. Herunterladen, Verschieben und Bearbeiten bleiben gesperrt, bis ein Admin es freigibt.
- Aus jedem Befund wird mit einem Klick eine Aufgabe, mit Frist, Priorität und Zuständigkeit.
- Der wichtigste Schritt bleibt der Rückruf beim Lieferanten, über die Nummer, die Sie schon kennen.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen zu diesem Download
Überweist PaperOffice etwas?
Nein. PaperOffice prüft Dokumente und hält verdächtige an. Bezahlt wird in Ihrem Bank- oder Buchhaltungssystem.
Wer darf freigeben?
Benutzer mit Admin-Recht. Die Freigabe fragt noch einmal nach und lässt sich nicht rückgängig machen.
Kann ich die Schwelle ändern?
Ja, von 1 bis 10 unter Organisation. Eine niedrigere Schwelle hält mehr Dokumente an.
Individuelle Beratung gewünscht?
Unsere Experten helfen Ihnen gerne bei der Auswahl der richtigen Lösung.
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