Collega i canali
Caselle di posta, scanner di rete, upload nell'app web e cartelle monitorate su NAS o server vengono collegate. Le scansioni a pila vengono separate in singoli documenti.
Processo cassetta postale
Email, scanner, upload, unità di rete: l'ingresso è distribuito. PaperOffice lo riunisce in un unico punto.
Tipo riconosciuto, mittente assegnato, campi letti, inoltrato al team competente.
Scelto dalle aziende leader nel mondo
Come funziona
La cassetta postale non è un problema di ordinamento, ma di assegnazione: chi deve vederlo, entro quando e appartiene a un processo in corso?
Caselle di posta, scanner di rete, upload nell'app web e cartelle monitorate su NAS o server vengono collegate. Le scansioni a pila vengono separate in singoli documenti.
L'AI-OCR rende leggibili le scansioni, la classificazione determina tipo di documento, lingua e mittente, l'agente IDP estrae data, importi, scadenze e riferimenti come campi.
Le regole decidono quale team è competente, cosa appare come compito e chi viene notificato. Successivamente il documento si trova nel Workspace corretto con scadenza.
Cosa copre la soluzione
La posta arriva in formato digitale e cartaceo, a indirizzi collettivi e a singoli individui. PaperOffice copre questi punti.
Caselle di posta, scanner di rete, upload, dispositivo mobile, cartelle monitorate su NAS o server e l'API convergono in un unico punto.
Fattura, sollecito, contratto, recesso, ordine o candidatura vengono riconosciuti in base al contenuto, non a un modello per ogni mittente.
Una pila di scansioni o un'email con più allegati viene separata in documenti singoli e assegnata individualmente.
Ciò che il modello non assegna con sicurezza finisce in una lista di revisione, invece di finire nel team sbagliato.
Gli ingressi verificati passano con i loro campi a ERP, CRM o sistema di ticketing, tramite esportazione, API o workflow.
Origine, momento della classificazione, inoltramento e archiviazione sono disponibili come cronologia sul documento.
Società, sedi o clienti ricevono workspace separati con regole e diritti propri.
Gli ingressi urgenti generano una notifica, le scadenze estratte dal documento vengono importate come appuntamenti.
Con cosa PaperOffice risolve il problema
Dalla cartella monitorata all'archiviazione lavorano gli stessi moduli che elaborano anche fatture e contratti.
Sicurezza e conformità
Tutto passa attraverso l'ingresso postale: contratti, reclami, posta delle autorità, candidature. Accesso e percorso sono tracciabili.
Domande sull'ingresso postale
Caselle di posta elettronica monitorate, scanner di rete tramite una cartella di scansione, upload nell'app web, dispositivi mobili, cartelle e bucket su NAS, server o cloud e l'API REST. Tutti i canali confluiscono nello stesso ingresso.
No. La classificazione lavora senza modello per ogni mittente perché legge contenuto e layout. I mittenti noti vengono assegnati ulteriormente a un contatto e a un fascicolo in corso tramite indirizzo, partita IVA o riferimento.
Finiscono nella lista di revisione invece che in un team casuale. Lì vengono assegnati una volta e la regola vale per i prossimi ingressi di questo tipo.
Tramite contenuto, mittente e riferimento. Se lo stesso documento arriva via email e via posta, il secondo ingresso viene contrassegnato e assegnato al fascicolo esistente, invece di crearne uno nuovo.
Tramite lo scanner di rete in una cartella monitorata o tramite l'acquisizione mobile. Una pila viene separata automaticamente in singoli documenti, così non tutto arriva come un unico file.
Lo stabilisce Lei tramite ogni regola: assegnazione a un team, compito per una persona, notifica per tipi urgenti. Per le scadenze estratte dal documento si può impostare ulteriormente un appuntamento.
L'ingresso verificato passa con i suoi campi tramite esportazione, REST-API o workflow a ERP, CRM o sistema di ticketing. Il documento rimane nel workspace, il suo sistema riceve i dati e il riferimento.
Risultati misurabili dei nostri clienti
"Gestione documentale aziendale per tutte le nostre operazioni minerarie. Di livello mondiale."
"Le etichette farmaceutiche regolate dalla FDA richiedono una documentazione perfetta. PaperOffice ha ridotto il nostro processo di approvazione da giorni a ore."
"La documentazione tecnica e l'elaborazione degli ordini funzionano ora in modo completamente automatico."
"La digitalizzazione ha rivoluzionato la nostra amministrazione. Le richieste dei cittadini vengono ora elaborate in minuti anziché giorni."
"Le cartelle cliniche, i referti medici e le impegnative vengono acquisiti e classificati automaticamente. Il nostro team di studio ha finalmente tempo per i propri pazienti."
"8.000 dipendenti e migliaia di documenti degli ospiti ogni giorno. PaperOffice ha completamente digitalizzato i nostri processi di back-office."
"Le domande di prestito e i documenti di conformità vengono ora elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è completamente automatizzata."
"La documentazione dei progetti edilizi e la conformità sono ora digitali e tracciabili."
"I moduli di check-in, le fatture e le comunicazioni con gli ospiti sono completamente digitali. Il nostro team di concierge si concentra ora sulla fornitura di un servizio eccellente."
"La fatturazione delle stazioni di servizio, i documenti dei fornitori e i registri di conformità di oltre 250 stazioni vengono elaborati e archiviati automaticamente."
"La documentazione conforme alle GMP per le etichette funzionali farmaceutiche è ora completamente automatizzata. I percorsi di audit sono continui e accessibili istantaneamente."
"I progetti, i permessi e le pratiche dei clienti per le nostre case in legno sono ora gestiti centralmente. Dopo sei generazioni, siamo finalmente senza carta."
"I contratti dei fornitori, i certificati e i documenti doganali per centinaia di torrefazioni in tutto il mondo vengono acquisiti e assegnati automaticamente al prodotto corretto."
"I registri della temperatura, le lettere di vettura CMR e i certificati alimentari vengono scansionati e assegnati automaticamente all'ordine. Le errate assegnazioni appartengono al passato."
"I permessi per trasporti eccezionali, i piani di rotta e la documentazione di progetto sono ora istantaneamente accessibili digitalmente. Niente più ricerche tra i faldoni."
"I documenti doganali, le ricevute di magazzino e gli ordini di spedizione per la nostra rete dell'Europa orientale vengono classificati automaticamente. Quattro generazioni di logistica, finalmente digitali."
"Le specifiche di stampa, le approvazioni dei clienti e i certificati dei materiali sono ora accessibili centralmente. Il tasso di errore nella produzione è sceso quasi a zero."
"I certificati di sostenibilità, i contratti dei fornitori e le specifiche dei clienti vengono elaborati automaticamente. Precisione svizzera, ora anche digitale."
"I permessi di costruzione, i contratti con i subappaltatori e i verbali di collaudo per i nostri immobili commerciali sono ora interamente documentati digitalmente."
"I contratti di acquisto, i prospetti e le pratiche dei clienti di oltre 30 anni di leadership nel mercato sono ora consultabili digitalmente. Ogni agente trova tutto in pochi secondi."
"I documenti del trasporto marittimo, le dichiarazioni doganali e le polizze di carico vengono acquisiti automaticamente. La logistica del Mar Baltico non è mai stata così efficiente."
"Migliaia di ordini di imballaggi personalizzati a settimana, comprese le approvazioni del design, i dati di stampa e i documenti di consegna. PaperOffice tiene tutto insieme."
"La documentazione del laboratorio di patologia e le certificazioni dei dispositivi sono ora completamente automatizzate. Tracciabilità continua per ogni campione."
"I documenti di prestito, i titoli di garanzia e la corrispondenza con i clienti vengono elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è continua."
"Le specifiche tecniche, i certificati di qualità e i protocolli di riciclaggio per la nostra produzione di acciaio sono centralizzati e istantaneamente accessibili."
"Le specifiche delle etichette farmaceutiche e cosmetiche con requisiti normativi vengono verificate e approvate automaticamente. Niente più liste di controllo manuali."
"I documenti KYC, i rapporti di investimento e i depositi normativi vengono classificati in pochi secondi. Come robo-advisor regolamentato dalla MAS, una conformità perfetta è essenziale."
"Le schede di sicurezza, i permessi di trasporto e i documenti ADR per la logistica chimica vengono assegnati automaticamente. Tolleranza zero per gli errori."
"I certificati di autenticità, i registri dei fornitori e le garanzie dei clienti per le nostre collezioni di perle vengono archiviati automaticamente e sono istantaneamente accessibili."
"Le domande di prestito per le PMI, i documenti di garanzia e i rapporti normativi vengono classificati automaticamente. I nostri consulenti hanno più tempo per la consulenza ai clienti."
"Le pratiche dei clienti di oltre 135 anni di storia bancaria vengono digitalizzate in successione. 5.000 dipendenti hanno ora accesso istantaneo a tutti i documenti."
"Le domande di microcredito e i documenti di conformità per milioni di clienti vengono ora elaborati in pochi minuti invece di giorni. Una svolta per l'inclusione finanziaria."
"Centinaia di migliaia di bolle di consegna e moduli di reso al giorno vengono elaborati automaticamente. Il principale fornitore di logistica e-commerce del Vietnam, ora senza carta."
"I protocolli di produzione CNC, i certificati dei materiali e le specifiche dei clienti per i progetti petroliferi, del gas e aerospaziali sono ora interamente documentati digitalmente."
"Vision 2030 richiede una completa digitalizzazione. PaperOffice elabora i documenti governativi per l'ossatura digitale dell'Arabia Saudita."
"I certificati dei materiali, i protocolli di tempra e le specifiche dei clienti vengono assegnati automaticamente all'ordine corretto. L'unico produttore Q&T dell'Australia, ora senza carta."
"I protocolli delle saldature, i calcoli strutturali e i piani di progetto sono gestiti digitalmente. I nostri team in officina hanno accesso in tempo reale."
"I certificati aerospaziali, i programmi CNC e le tolleranze dei clienti vengono classificati automaticamente. La conformità AS9100 non è mai stata così semplice."
"I contratti con i commercianti, i documenti KYC e le ricevute delle transazioni per centinaia di migliaia di PMI vengono elaborati in pochi secondi. La rivoluzione dei pagamenti in Messico, senza carta."
"La documentazione della vendemmia, i certificati di esportazione e i protocolli di qualità per i nostri Malbec d'alta quota vengono archiviati automaticamente. 120 anni di tradizione vinicola, ora digitali."
"Milioni di verifiche degli utenti e documenti normativi vengono elaborati in modo completamente automatico. Scalare senza carta."
"I documenti di onboarding dei commercianti e i registri di conformità per il principale fornitore di pagamenti in Africa vengono elaborati in pochi minuti invece di giorni."
"I certificati biologici, gli audit dei fornitori e le etichette dei prodotti per migliaia di prodotti naturali vengono verificati e archiviati automaticamente."
"I documenti normativi di 33 paesi africani, i contratti con i partner e i percorsi di audit sono gestiti in modo completamente automatico. Un DMS aziendale per una fintech da 3 miliardi di dollari."
"Ricette e gestione dei farmaci ora funzionano in modo completamente automatico. Più tempo per i nostri pazienti."
"Documenti centenari sono ora ricercabili digitalmente. Una pietra miliare per i nostri archivi storici."
"I nostri operatori hanno finalmente più tempo per i residenti invece che per le pratiche burocratiche."
"Oltre 500.000 fascicoli digitalizzati. I nostri funzionari trovano ora tutte le informazioni istantaneamente."
"La gestione delle cartelle cliniche è ora semplicissima. Tutto acquisito e archiviato automaticamente."
"La documentazione ereditaria e patrimoniale è ora efficiente e priva di errori."
"Gestione immobiliare digitale per tutti i nostri complessi residenziali. Inquilini e proprietari sono entusiasti."
"Con PaperOffice, abbiamo accelerato l'elaborazione delle fatture del 99%. L'intelligenza artificiale riconosce automaticamente tutti i dati rilevanti e li assegna correttamente."
"PaperOffice è diventato indispensabile per il nostro lavoro quotidiano. Ordini, preventivi e fatture sono ora automatisati."
"La documentazione dei nostri servizi di assistenza è ora digitale e automatizzata. Più tempo per i nostri pazienti."
"I disegni tecnici, le distinte base e i protocolli di qualità sono istantaneamente consultabili. Una ricerca che prima richiedeva 30 minuti ora richiede 30 secondi."
"Le ricevute dei clienti, gli avvisi di accertamento fiscale e i bilanci annuali vengono ordinati e assegnati automaticamente al cliente corretto. Il caos delle ricevute appartiene al passato."
"La documentazione di progetto, gli SLA e la comunicazione con i clienti per i nostri progetti di consulenza IT vengono classificati e archiviati automaticamente."
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