Problema del caos documentale
I suoi documenti si trovano su server di file, nel cloud, nella casella di posta e nella cartella di scansione. Nessuno conosce tutti i luoghi.
PaperOffice collega memoria e scanner, acquisisce le e-mail caricate e posiziona ogni documento nel suo luogo.
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NAS, posta, cartella scansioni: dove si trova questa volta? Un unico insieme di documenti invece di tanti posti in cui cercare. I documenti si trovano su file server, in caselle di posta, in cartelle di scansione e in vecchie esportazioni.
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Come funziona
Un progetto di pulizia dura qualche settimana. PaperOffice preleva i documenti dai luoghi in cui si trovano oggi, riconosce ogni tipo e li archivia secondo le sue regole.
Server file, NAS, bucket S3 e condivisioni WebDAV vengono montati come mount o Connector. I file possono rimanere dove si trovano: PaperOffice gestisce l'indice, i metadati e i risultati dell'intelligenza artificiale. Le e-mail vengono aggiunte come file salvati tramite caricamento.
La classificazione legge il tipo di documento, la direzione, la lingua e il mittente dal contenuto, senza addestramento e senza modello per ogni mittente. I tipi di documento personalizzati possono essere integrati con suggerimento della cartella e scadenza.
Ogni documento riceve un Workspace, una cartella, metadati e un periodo di conservazione. Testo completo, testo OCR ed entità rendono l'intero set ricercabile fin dalla prima elaborazione.
Cosa copre la soluzione
Il caos non nasce perché le persone sono trascurate, ma perché l'archiviazione è lavoro manuale. PaperOffice si occupa di questi punti.
NAS, server file e archiviazione cloud tramite SFTP, WebDAV o S3, senza spostare i file.
Tipo di documento, direzione, lingua e mittente vengono riconosciuti dal contenuto, non dal nome del file.
Per ogni tipo riconosciuto, il sistema suggerisce cartella, metadati e periodo di conservazione.
I tipi che esistono solo nella sua azienda li crei lei stesso, con regole e attivatori di workflow.
Clienti, dipartimenti e progetti rimangono separati, con diritti propri e conservazione propria.
Le nuove versioni finiscono sullo stesso documento, ogni versione rimane confrontabile e ripristinabile.
Semantica, nel testo completo e nel testo OCR, anche oltre i confini linguistici e di archiviazione.
Chi ha archiviato, aperto o modificato cosa e quando è indicato con precisione nel audit trail.
Sicurezza e conformità
Quando tutti i documenti convergono in un unico luogo, diritti, posizione di archiviazione e cronologia devono essere corretti.
Domande sull'archiviazione
No. L'inventario viene letto così com'è. Tipo, mittente, data e riferimenti provengono dal contenuto, non dal nome del file. L'ordinamento avviene dopo la lettura, non prima.
Non necessariamente. I mount di storage integrano NAS, server file e cloud: i file restano da voi, PaperOffice mantiene indice, metadati e risultati AI. Chi vuole spostare i file utilizza invece l'importazione.
Il nome del file non determina più l'archiviazione. Più versioni dello stesso documento possono essere gestite come versioni di un unico documento, invece di giacere come file separati affiancati.
Dipende dalla quantità e dal numero di pagine. Il primo ciclo lavora in batch in background; i nuovi documenti vengono elaborati parallelamente dal primo giorno. Il progresso è visibile nel registro di connessione per ogni sito.
Sì. I workspace separano inventari insieme a diritti, posizione di archiviazione, profondità di elaborazione e conservazione. Un dipendente vede solo i workspace per cui è autorizzato.
Non scompaiono, ma finiscono in una lista di controllo. Qui decide un essere umano e la decisione può essere adottata come regola per casi simili futuri.
Sì. Oltre ai tipi standard riconosciuti, è possibile creare tipi personalizzati con suggerimento della cartella, periodo di conservazione e attivatore di workflow. Sono validi dal prossimo documento.
Casi studio
Scopri come le aziende hanno trasformato i loro processi con PaperOffice AI.
Minerario e Risorse Gestione documentale aziendale per tutte le nostre operazioni minerarie. Di livello mondiale.
Stampa e Imballaggio Le etichette farmaceutiche regolate dalla FDA richiedono una documentazione perfetta. PaperOffice ha ridotto il nostro processo di approvazione da giorni a ore.
Industria e Produzione La documentazione tecnica e l'elaborazione degli ordini funzionano ora in modo completamente automatico.
Pubblica Amministrazione La digitalizzazione ha rivoluzionato la nostra amministrazione. Le richieste dei cittadini vengono ora elaborate in minuti anziché giorni.
Salute e Medicina Le cartelle cliniche, i referti medici e le impegnative vengono acquisiti e classificati automaticamente. Il nostro team di studio ha finalmente tempo per i propri pazienti.
Ospitalità e Intrattenimento 8.000 dipendenti e migliaia di documenti degli ospiti ogni giorno. PaperOffice ha completamente digitalizzato i nostri processi di back-office.
Banca Regionale Le domande di prestito e i documenti di conformità vengono ora elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è completamente automatizzata.
Edilizia e Immobiliare La documentazione dei progetti edilizi e la conformità sono ora digitali e tracciabili.
Ospitalità e Turismo I moduli di check-in, le fatture e le comunicazioni con gli ospiti sono completamente digitali. Il nostro team di concierge si concentra ora sulla fornitura di un servizio eccellente.
Energia e Stazioni di servizio La fatturazione delle stazioni di servizio, i documenti dei fornitori e i registri di conformità di oltre 250 stazioni vengono elaborati e archiviati automaticamente.
Farmaceutica e Etichette La documentazione rilevante ai fini GMP per le etichette funzionali farmaceutiche è ora automatizzata. I percorsi di audit sono continui e accessibili istantaneamente.
Costruzione e Legno I progetti, i permessi e le pratiche dei clienti per le nostre case in legno sono ora gestiti centralmente. Dopo sei generazioni, siamo finalmente senza carta.
E-Commerce e Commercio I contratti dei fornitori, i certificati e i documenti doganali per centinaia di torrefazioni in tutto il mondo vengono acquisiti e assegnati automaticamente al prodotto corretto.
Logistica e Trasporti I registri della temperatura, le lettere di vettura CMR e i certificati alimentari vengono scansionati e assegnati automaticamente all'ordine. Le errate assegnazioni appartengono al passato.
Logistica e Trasporti I permessi per trasporti eccezionali, i piani di rotta e la documentazione di progetto sono ora istantaneamente accessibili digitalmente. Niente più ricerche tra i faldoni.
Logistica e Trasporti I documenti doganali, le ricevute di magazzino e gli ordini di spedizione per la nostra rete dell'Europa orientale vengono classificati automaticamente. Quattro generazioni di logistica, finalmente digitali.
Stampa e Imballaggio Le specifiche di stampa, le approvazioni dei clienti e i certificati dei materiali sono ora accessibili centralmente. Il tasso di errore nella produzione è sceso quasi a zero.
Imballaggio e Etichette I certificati di sostenibilità, i contratti dei fornitori e le specifiche dei clienti vengono elaborati automaticamente. Precisione svizzera, ora anche digitale.
Edilizia e Immobiliare I permessi di costruzione, i contratti con i subappaltatori e i verbali di collaudo per i nostri immobili commerciali sono ora interamente documentati digitalmente.
Immobiliare e Gestione I contratti di acquisto, i prospetti e le pratiche dei clienti di oltre 30 anni di leadership nel mercato sono ora consultabili digitalmente. Ogni agente trova tutto in pochi secondi.
Logistica e Spedizioni I documenti del trasporto marittimo, le dichiarazioni doganali e le polizze di carico vengono acquisiti automaticamente. La logistica del Mar Baltico non è mai stata così efficiente.
E-Commerce e Imballaggio Migliaia di ordini di imballaggi personalizzati a settimana, comprese le approvazioni del design, i dati di stampa e i documenti di consegna. PaperOffice tiene tutto insieme.
Laboratorio e Tecnologia Medica La documentazione del laboratorio di patologia e le certificazioni dei dispositivi sono ora completamente automatizzate. Tracciabilità continua per ogni campione.
Banca Regionale I documenti di prestito, i titoli di garanzia e la corrispondenza con i clienti vengono elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è continua.
Costruzione in Acciaio e Industria Le specifiche tecniche, i certificati di qualità e i protocolli di riciclaggio per la nostra produzione di acciaio sono centralizzati e istantaneamente accessibili.
Farmaceutica e Etichette Le specifiche delle etichette farmaceutiche e cosmetiche con requisiti normativi vengono verificate e approvate automaticamente. Niente più liste di controllo manuali.
Fintech e Gestione Patrimoniale I documenti KYC, i rapporti di investimento e i depositi normativi vengono classificati in pochi secondi. Come robo-advisor regolamentato dalla MAS, una conformità perfetta è essenziale.
Logistica e Trasporti Le schede di sicurezza, i permessi di trasporto e i documenti ADR per la logistica chimica vengono assegnati automaticamente. Tolleranza zero per gli errori.
Lusso e Gioielleria I certificati di autenticità, i registri dei fornitori e le garanzie dei clienti per le nostre collezioni di perle vengono archiviati automaticamente e sono istantaneamente accessibili.
Banca Commerciale Le domande di prestito per le PMI, i documenti di garanzia e i rapporti normativi vengono classificati automaticamente. I nostri consulenti hanno più tempo per la consulenza ai clienti.
Banca Privata Le pratiche dei clienti di oltre 135 anni di storia bancaria vengono digitalizzate in successione. 5.000 dipendenti hanno ora accesso istantaneo a tutti i documenti.
Banca di Sviluppo Le domande di microcredito e i documenti di conformità per milioni di clienti vengono ora elaborati in pochi minuti invece di giorni. Una svolta per l'inclusione finanziaria.
Logistica E-Commerce Centinaia di migliaia di bolle di consegna e moduli di reso al giorno vengono elaborati automaticamente. Il principale fornitore di logistica e-commerce del Vietnam, ora senza carta.
Metallo di Precisione e Produzione I protocolli di produzione CNC, i certificati dei materiali e le specifiche dei clienti per i progetti petroliferi, del gas e aerospaziali sono ora interamente documentati digitalmente.
GovTech e IT Vision 2030 richiede una completa digitalizzazione. PaperOffice elabora i documenti governativi per l'ossatura digitale dell'Arabia Saudita.
Acciaio Speciale e Industria I certificati dei materiali, i protocolli di tempra e le specifiche dei clienti vengono assegnati automaticamente all'ordine corretto. L'unico produttore Q&T dell'Australia, ora senza carta.
Costruzione in Acciaio e Produzione I protocolli delle saldature, i calcoli strutturali e i piani di progetto sono gestiti digitalmente. I nostri team in officina hanno accesso in tempo reale.
Pezzi di Precisione e Produzione I certificati aerospaziali, i programmi CNC e le tolleranze dei clienti vengono classificati automaticamente. Le evidenze AS9100 non sono mai state così a portata di mano.
Fintech e Pagamenti I contratti con i commercianti, i documenti KYC e le ricevute delle transazioni per centinaia di migliaia di PMI vengono elaborati in pochi secondi. La rivoluzione dei pagamenti in Messico, senza carta.
Cantina Premium La documentazione della vendemmia, i certificati di esportazione e i protocolli di qualità per i nostri Malbec d'alta quota vengono archiviati automaticamente. 120 anni di tradizione vinicola, ora digitali.
Banca Digitale Milioni di verifiche degli utenti e documenti normativi vengono elaborati in modo completamente automatico. Scalare senza carta.
Fintech e Pagamenti I documenti di onboarding dei commercianti e i registri di conformità per il principale fornitore di pagamenti in Africa vengono elaborati in pochi minuti invece di giorni.
E-Commerce e Biologico I certificati biologici, gli audit dei fornitori e le etichette dei prodotti per migliaia di prodotti naturali vengono verificati e archiviati automaticamente.
Fintech e Pagamenti I documenti normativi di 33 paesi africani, i contratti con i partner e i percorsi di audit sono gestiti in modo completamente automatico. Un DMS aziendale per una fintech da 3 miliardi di dollari.
Farmaceutica e Sanità Ricette e gestione dei farmaci ora funzionano in modo completamente automatico. Più tempo per i nostri pazienti.
Istituzione religiosa Documenti centenari sono ora ricercabili digitalmente. Una pietra miliare per i nostri archivi storici.
Assistenza e Sanità I nostri operatori hanno finalmente più tempo per i residenti invece che per le pratiche burocratiche.
Governo e Amministrazione Oltre 500.000 fascicoli digitalizzati. I nostri funzionari trovano ora tutte le informazioni istantaneamente.
Medicina e Sanità La gestione delle cartelle cliniche è ora semplicissima. Tutto acquisito e archiviato automaticamente.
Servizi patrimoniali La documentazione ereditaria e patrimoniale è ora efficiente e priva di errori.
Immobiliare e Gestione Gestione immobiliare digitale per tutti i nostri complessi residenziali. Inquilini e proprietari sono entusiasti.
Industria e Imballaggio Con PaperOffice, abbiamo accelerato l'elaborazione delle fatture del 99%. L'intelligenza artificiale riconosce automaticamente tutti i dati rilevanti e li assegna correttamente.
Artigianato e Mestieri PaperOffice è diventato indispensabile per il nostro lavoro quotidiano. Ordini, preventivi e fatture sono ora automatisati.
Assistenza e Sanità La documentazione dei nostri servizi di assistenza è ora digitale e automatizzata. Più tempo per i nostri pazienti.
Ingegneria Meccanica e Produzione I disegni tecnici, le distinte base e i protocolli di qualità sono istantaneamente consultabili. Una ricerca che prima richiedeva 30 minuti ora richiede 30 secondi.
Consulenza Fiscale e Legale Le ricevute dei clienti, gli avvisi di accertamento fiscale e i bilanci annuali vengono ordinati e assegnati automaticamente al cliente corretto. Il caos delle ricevute appartiene al passato.
IT e Consulenza La documentazione di progetto, gli SLA e la comunicazione con i clienti per i nostri progetti di consulenza IT vengono classificati e archiviati automaticamente.
Risultati misurabili dei nostri clienti
Kumul Minerals Holdings Limited
The Challenge Printing Company Inc.
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG
Ayuntamiento de Carrión de los Condes"Gestione documentale aziendale per tutte le nostre operazioni minerarie. Di livello mondiale."
Minerario e Risorse "Le etichette farmaceutiche regolate dalla FDA richiedono una documentazione perfetta. PaperOffice ha ridotto il nostro processo di approvazione da giorni a ore."
Stampa e Imballaggio "La documentazione tecnica e l'elaborazione degli ordini funzionano ora in modo completamente automatico."
Industria e Produzione "La digitalizzazione ha rivoluzionato la nostra amministrazione. Le richieste dei cittadini vengono ora elaborate in minuti anziché giorni."
Pubblica Amministrazione "Le cartelle cliniche, i referti medici e le impegnative vengono acquisiti e classificati automaticamente. Il nostro team di studio ha finalmente tempo per i propri pazienti."
Salute e Medicina "8.000 dipendenti e migliaia di documenti degli ospiti ogni giorno. PaperOffice ha completamente digitalizzato i nostri processi di back-office."
Ospitalità e Intrattenimento "Le domande di prestito e i documenti di conformità vengono ora elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è completamente automatizzata."
Banca Regionale "La documentazione dei progetti edilizi e la conformità sono ora digitali e tracciabili."
Edilizia e Immobiliare "I moduli di check-in, le fatture e le comunicazioni con gli ospiti sono completamente digitali. Il nostro team di concierge si concentra ora sulla fornitura di un servizio eccellente."
Ospitalità e Turismo "La fatturazione delle stazioni di servizio, i documenti dei fornitori e i registri di conformità di oltre 250 stazioni vengono elaborati e archiviati automaticamente."
Energia e Stazioni di servizio "La documentazione rilevante ai fini GMP per le etichette funzionali farmaceutiche è ora automatizzata. I percorsi di audit sono continui e accessibili istantaneamente."
Farmaceutica e Etichette "I progetti, i permessi e le pratiche dei clienti per le nostre case in legno sono ora gestiti centralmente. Dopo sei generazioni, siamo finalmente senza carta."
Costruzione e Legno "I contratti dei fornitori, i certificati e i documenti doganali per centinaia di torrefazioni in tutto il mondo vengono acquisiti e assegnati automaticamente al prodotto corretto."
E-Commerce e Commercio "I registri della temperatura, le lettere di vettura CMR e i certificati alimentari vengono scansionati e assegnati automaticamente all'ordine. Le errate assegnazioni appartengono al passato."
Logistica e Trasporti "I permessi per trasporti eccezionali, i piani di rotta e la documentazione di progetto sono ora istantaneamente accessibili digitalmente. Niente più ricerche tra i faldoni."
Logistica e Trasporti "I documenti doganali, le ricevute di magazzino e gli ordini di spedizione per la nostra rete dell'Europa orientale vengono classificati automaticamente. Quattro generazioni di logistica, finalmente digitali."
Logistica e Trasporti "Le specifiche di stampa, le approvazioni dei clienti e i certificati dei materiali sono ora accessibili centralmente. Il tasso di errore nella produzione è sceso quasi a zero."
Stampa e Imballaggio "I certificati di sostenibilità, i contratti dei fornitori e le specifiche dei clienti vengono elaborati automaticamente. Precisione svizzera, ora anche digitale."
Imballaggio e Etichette "I permessi di costruzione, i contratti con i subappaltatori e i verbali di collaudo per i nostri immobili commerciali sono ora interamente documentati digitalmente."
Edilizia e Immobiliare "I contratti di acquisto, i prospetti e le pratiche dei clienti di oltre 30 anni di leadership nel mercato sono ora consultabili digitalmente. Ogni agente trova tutto in pochi secondi."
Immobiliare e Gestione "I documenti del trasporto marittimo, le dichiarazioni doganali e le polizze di carico vengono acquisiti automaticamente. La logistica del Mar Baltico non è mai stata così efficiente."
Logistica e Spedizioni "Migliaia di ordini di imballaggi personalizzati a settimana, comprese le approvazioni del design, i dati di stampa e i documenti di consegna. PaperOffice tiene tutto insieme."
E-Commerce e Imballaggio "La documentazione del laboratorio di patologia e le certificazioni dei dispositivi sono ora completamente automatizzate. Tracciabilità continua per ogni campione."
Laboratorio e Tecnologia Medica "I documenti di prestito, i titoli di garanzia e la corrispondenza con i clienti vengono elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è continua."
Banca Regionale "Le specifiche tecniche, i certificati di qualità e i protocolli di riciclaggio per la nostra produzione di acciaio sono centralizzati e istantaneamente accessibili."
Costruzione in Acciaio e Industria "Le specifiche delle etichette farmaceutiche e cosmetiche con requisiti normativi vengono verificate e approvate automaticamente. Niente più liste di controllo manuali."
Farmaceutica e Etichette "I documenti KYC, i rapporti di investimento e i depositi normativi vengono classificati in pochi secondi. Come robo-advisor regolamentato dalla MAS, una conformità perfetta è essenziale."
Fintech e Gestione Patrimoniale "Le schede di sicurezza, i permessi di trasporto e i documenti ADR per la logistica chimica vengono assegnati automaticamente. Tolleranza zero per gli errori."
Logistica e Trasporti "I certificati di autenticità, i registri dei fornitori e le garanzie dei clienti per le nostre collezioni di perle vengono archiviati automaticamente e sono istantaneamente accessibili."
Lusso e Gioielleria "Le domande di prestito per le PMI, i documenti di garanzia e i rapporti normativi vengono classificati automaticamente. I nostri consulenti hanno più tempo per la consulenza ai clienti."
Banca Commerciale "Le pratiche dei clienti di oltre 135 anni di storia bancaria vengono digitalizzate in successione. 5.000 dipendenti hanno ora accesso istantaneo a tutti i documenti."
Banca Privata "Le domande di microcredito e i documenti di conformità per milioni di clienti vengono ora elaborati in pochi minuti invece di giorni. Una svolta per l'inclusione finanziaria."
Banca di Sviluppo "Centinaia di migliaia di bolle di consegna e moduli di reso al giorno vengono elaborati automaticamente. Il principale fornitore di logistica e-commerce del Vietnam, ora senza carta."
Logistica E-Commerce "I protocolli di produzione CNC, i certificati dei materiali e le specifiche dei clienti per i progetti petroliferi, del gas e aerospaziali sono ora interamente documentati digitalmente."
Metallo di Precisione e Produzione "Vision 2030 richiede una completa digitalizzazione. PaperOffice elabora i documenti governativi per l'ossatura digitale dell'Arabia Saudita."
GovTech e IT "I certificati dei materiali, i protocolli di tempra e le specifiche dei clienti vengono assegnati automaticamente all'ordine corretto. L'unico produttore Q&T dell'Australia, ora senza carta."
Acciaio Speciale e Industria "I protocolli delle saldature, i calcoli strutturali e i piani di progetto sono gestiti digitalmente. I nostri team in officina hanno accesso in tempo reale."
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Fintech e Pagamenti "I certificati biologici, gli audit dei fornitori e le etichette dei prodotti per migliaia di prodotti naturali vengono verificati e archiviati automaticamente."
E-Commerce e Biologico "I documenti normativi di 33 paesi africani, i contratti con i partner e i percorsi di audit sono gestiti in modo completamente automatico. Un DMS aziendale per una fintech da 3 miliardi di dollari."
Fintech e Pagamenti "Ricette e gestione dei farmaci ora funzionano in modo completamente automatico. Più tempo per i nostri pazienti."
Farmaceutica e Sanità "Documenti centenari sono ora ricercabili digitalmente. Una pietra miliare per i nostri archivi storici."
Istituzione religiosa "I nostri operatori hanno finalmente più tempo per i residenti invece che per le pratiche burocratiche."
Assistenza e Sanità "Oltre 500.000 fascicoli digitalizzati. I nostri funzionari trovano ora tutte le informazioni istantaneamente."
Governo e Amministrazione "La gestione delle cartelle cliniche è ora semplicissima. Tutto acquisito e archiviato automaticamente."
Medicina e Sanità "La documentazione ereditaria e patrimoniale è ora efficiente e priva di errori."
Servizi patrimoniali "Gestione immobiliare digitale per tutti i nostri complessi residenziali. Inquilini e proprietari sono entusiasti."
Immobiliare e Gestione "Con PaperOffice, abbiamo accelerato l'elaborazione delle fatture del 99%. L'intelligenza artificiale riconosce automaticamente tutti i dati rilevanti e li assegna correttamente."
Industria e Imballaggio "PaperOffice è diventato indispensabile per il nostro lavoro quotidiano. Ordini, preventivi e fatture sono ora automatisati."
Artigianato e Mestieri "La documentazione dei nostri servizi di assistenza è ora digitale e automatizzata. Più tempo per i nostri pazienti."
Assistenza e Sanità "I disegni tecnici, le distinte base e i protocolli di qualità sono istantaneamente consultabili. Una ricerca che prima richiedeva 30 minuti ora richiede 30 secondi."
Ingegneria Meccanica e Produzione "Le ricevute dei clienti, gli avvisi di accertamento fiscale e i bilanci annuali vengono ordinati e assegnati automaticamente al cliente corretto. Il caos delle ricevute appartiene al passato."
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