I tuoi documenti. |
Un workspace garantisce la separazione logica di dati, diritti di accesso e tipi di workspace – così mantenete il pieno controllo su chi può visualizzare o modificare quali documenti.
3 tipi di workspace per ogni esigenza. Dai file temporanei ai settori regolamentati – voi decidete quanto devono essere sicuri i vostri documenti.
Il tuo ba digitaleadattato a ogni esigenza.
Uno Workspace è il tuo ambiente di lavoro digitale autonomo all'interno di PaperOffice con i propri documenti, permessi e configurazione individuale AI. Immagina una cassaforte ad alta sicurezza: ogni Workspace ha la propria serratura.
Livelli di protezione individuali
Ogni workspace può essere configurato con un tipo proprio – Standard, Business o Compliance.
Gestione precisa degli accessi
Password separate, 2FA, liste bianche IP e permessi ACL finemente dettagliati – completamente gestibili in modo indipendente per ogni Workspace.
Più di 30 template per settore
Che sia cliente, progetto, reparto, caso legale o file personale – utilizza Workspaces specializzati per ogni contesto, perfettamente strutturati in anticipo.
AI contesto-attenta
Personalizza l'elaborazione dei documenti tramite IA individualmente: Scegli tra Solo archiviazione, AI-DMS Basic, AI-DMS Premium, o Ultra – mirato per Workspace.
Workspaces in pratica – Soluzioni per settore
Studio legali e avvocati
1 Workspace = 1 cliente o caso legale
- Tipo Compliance per fascicoli giudiziari
- Riservatezza avvocato-cliente tramite ACL
- Cronologia forense per trasparenza totale
Sanità
1 Workspace = 1 paziente o studio
- 2FA obbligatorio e whitelist IP (Compliance)
- Protezione dei dati speciali (Art. 9 GDPR)
- Crittografia ChunkTech™ 4096-Bit
Consulenti fiscali e contabili
1 Workspace = 1 Cliente o Anno Fiscale
- Archiviazione WORM per GoBD (Business & Compliance)
- Blocco di cancellazione secondo i requisiti GoBD
- Timestamp elettronici qualificati
Immobiliare
1 Workspace = 1 Immobile o Locatario
- Archiviazione strutturata di piani e contratti
- Accesso esterno sicuro per locatari e partner
- Classificazione documenti basata sull'AI
Industria e Commercio
1 Workspace = 1 Fornitore o Progetto
- Gestione delle note di consegna e degli ordini
- Accesso per team basato sui ruoli (ACL)
- Integrazioni API specifiche per Workspace
HR e Recruiting
1 Workspace = 1 Dipendente o Candidato
- Fascicoli personali nel workspace Business
- Cicli di cancellazione automatici secondo GDPR
- Documentazione completa di conformità
L'archiviazione è sempre inclusa.
Cloud o On-Premise – zero costi extra.
Mentre altri fornitori addebitano per GB al mese, PaperOffice include lo storage illimitato dei documenti in ogni piano. Non importa se i tuoi file risiedono nel nostro EU Secure Cloud o sulla tua infrastruttura.
Prezzi di mercato stimati basati su modelli di prezzo disponibili pubblicamente. I costi effettivi variano in base al fornitore, all'utilizzo e ai termini contrattuali.
Una piattaforma. Tre tipi di workspace.
Ogni workspace in PaperOffice ha il suo tipo. Combinate Standard, Business e Compliance per diverse classi di documenti – all'interno di un unico account.
Individuale per Workspace
Ogni workspace può avere un tipo diverso. Salvate bozze in Standard e dati regolamentati in Compliance.
Upgrade in qualsiasi momento
Iniziate con Standard e aggiornate in qualsiasi momento a Business o Compliance. Il downgrade non è possibile per motivi di Compliance.
Conformità integrata
GoBD, HGB, GDPR, ISO 27001 – scegliete il livello che soddisfa i vostri requisiti normativi.
Sicurezza su misura
Da Standard a Compliance – voi decidete quanto devono essere sicuri i vostri documenti.
Workspace Standard
File temporanei, bozze, storage-only
- Crittografia AES-256
- Elaborazione RAMDisk
- ACL Whitelist
- Eliminazione definitiva (nessone cestino)
- Priorità di elaborazione standard del piano
Workspace Business
Contratti, fascicoli personali, dati finanziari
- Tutto incluso in Standard +
- Dettagli e informazioni aggiuntive
- Protezione dell'accesso e condivisione esterna
- Cestino workspace e attivazione WORM
- Password workspace (opzionale)
- SMS o condivisione a 2 persone (opzionale)
Workspace Compliance
Sanità, legale, enti pubblici, settori regolamentati
- Tutto incluso in Business +
- Crittografia hardware & HSM
- Crittografia a blocchi
- Whitelist IP e 2FA obbligatorio
- Watermarkante anteprime e consegna PDF protetta
- Miniature protette (privato / no-store)
Trasparente. Giusto. Sconti progressivi.
Più alto è il piano, più economici diventano i workspace Business e Compliance.
Sconti progressivi in base al piano
Piano più alto = sconto maggiore sui workspace Business e Compliance.
| Plan | Sconto | Business | Compliance |
|---|---|---|---|
| Starter | 0% | €10 | €40 |
| Plus | 0% | €10 | €40 |
| Professional | 20% | €8 | €32 |
| Corporate | 40% | €6 | €24 |
| Enterprise | 60% | €4 | €16 |
| Unlimited | 80% | €2 | €8 |
Verification Code
Nessun accesso senza verifica.
Lo workspace si apre solo dopo una verifica riuscita – via SMS o app Authenticator. Per Compliance la condivisione è obbligatoria.
Ogni accesso è tracciabile. Le screenshot sono inutili.
Marchiature dinamiche con nome utente, timestamp e ID sessione sovrapposte in tempo reale su ogni documento. Anche se qualcuno fotografasse lo schermo, la persona responsabile è immediatamente identificabile.
- Marchiatura dinamica con dati utente
- ID sessione e timestamp integrati
- Tecnologia anti-screenshot
- Tracciabilità forense
Inattività? Bloccato automaticamente.
Quando un utente diventa inattivo, il Workspace si blocca automaticamente. Timeout configurabili per evitare accessi accidentali.
- Configurabile: 5, 15, 30 minuti
- Blocco immediato alla fine della sessione
- Riconferma tramite 2FA richiesta
- Log di audit di ogni azione di blocco/sblocco
Anche in caso di violazione del server: i tuoi dati rimangono inaccessibili.
Ogni documento viene suddiviso in frammenti crittografati e distribuiti su più nodi di archiviazione. Senza tutti i frammenti e la chiave master, il documento è completamente inutile.
- Crittografia proprietaria dei blocchi
- I singoli frammenti sono inutili
- Nessun punto singolo di fallimento
- Disponibile dal workspace Compliance
Elaborazione AI configurabile per Workspace
Ogni Workspace può avere la propria modalità AI-DMS – da archiviazione pura a pipeline completa di AI. La fatturazione avviene tramite il sistema dei crediti, non il prezzo del Workspace.
Solo archiviazione
Solo archiviazione – nessun elaborazione AI-DMS
AI-DMS Basic
OCR + Classificazione
AI-DMS Premium
OCR + AI-IDP + Embedding
AI-DMS Ultra
Elaborazione AI completa + Knowledge Graph
Tutte le funzionalità a colpo d'occhio
Confronto dettagliato di tutte le funzioni di sicurezza per i tre tipi di workspace.
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| Funzionalità | Workspace Standard INKLUSIVE €0 | Workspace Business EMPFOHLEN €10 | Workspace Compliance HOCHSICHER €40 |
|---|---|---|---|
| Ideale per | File temporanei, bozze, storage-only | Contratti, fascicoli personali, dati finanziari | Sanità, legale, enti pubblici, settori regolamentati |
| Funzioni Business | |||
| Dettagli e informazioni aggiuntive Campi di contatto, indirizzo e metadati per processi Business. | |||
| Tipo documento predefinito I nuovi documenti possono iniziare con un tipo di documento predefinito. | |||
| Protezione dell'accesso Regole aggiuntive per l'apertura e l'utilizzo di questo workspace. | |||
| Condivisione esterna Accesso controllato per account PaperOffice esterni. | Protetto | ||
| Cestino workspace I documenti eliminati rimangono nel cestino (Standard elimina definitivamente). | Definitivo | ||
| Crittografia | |||
| Crittografia AES-256 Crittografia di base per tutti i documenti archiviati | |||
| Crittografia hardware Crittografia hardware aggiuntiva dell'intero disco dei supporti di archiviazione | |||
| Modulo di sicurezza hardware (HSM) Chiavi memorizzate in hardware di sicurezza dedicato, mai nella RAM | |||
| Elaborazione in RAMDisk Elaborazione solo in memoria volatile – nessuna traccia | |||
| Crittografia a blocchi I documenti vengono distribuiti su più nodi in blocchi crittografati. | |||
| Controllo accessi | |||
| Password del Workspace Workspace rimane protetto anche se l'account è compromesso | Opzionale | Obbligatorio | |
| Controllo accessi (ACL) Permessi granulari per utente/gruppo | Whitelist | Whitelist | Whitelist + Blacklist |
| Autenticazione a due fattori (2FA) Verifica SMS/TOTP ad ogni accesso | Opzionale | Obbligatorio | |
| Whitelist IP Consenti l'accesso solo da indirizzi IP specifici | |||
| Audit e Conformità | |||
| Attivazione WORM Conservazione Write-once per documento. | |||
| Audit metadati WORM Le modifiche ai metadati dei documenti WORM vengono registrate. | Solo WORM | Solo WORM | |
| Protezione e tracciabilità documenti | |||
| Watermarkante anteprime Watermark personalizzati nelle anteprime dei documenti. | |||
| Utente e timestamp nel watermark Il watermark mostra l'identità dell'utente e l'orario di accesso. | |||
| Tracciamento QR nelle anteprime Marcatori QR discreti per ulteriore assegnazione. | |||
| Consegna miniature protette Miniature watermarkate temporanee con consegna privata. | Cache standard | Cache standard | Privato / no-store |
| Download PDF watermarkati Download PDF come copie watermarkate personalizzate. | |||
| Protezione anteprime grezze Anteprime solo come vista watermarkata protetta. | |||
Dove devono risiedere i Suoi documenti?
Decida lei – noi ci adattiamo. Cloud o On-Premise, la scelta è sua.
PaperOffice Cloud sicuro
I nostri data center UE di proprietà. Niente AWS, niente Azure. 100% sovranità dei dati.
- Data center Tier-3
- 2,5 Gbit per server
- Backup automatici
- Nessuna configurazione, pronto all'uso
- 100% energia verde
- Monitoraggio 24/7
In sede / BYOD
Controllo totale. La tua infrastruttura, le tue regole.
- Mount di Archiviazione SSH/SFTP
- Primario + Secondario = Ridondanza
- Scansione e indicizzazione automatica
- Importazione o elaborazione in loco
- Il tuo NAS (QNAP, ASUSTOR, Synology)
- Piena sovranità dei dati
Operativo in 3 semplici passaggi
Collega il tuo storage, lascia che PaperOffice faccia il resto – completamente automatizzato.
Collega il tuo archivio
Collega il tuo server NAS esistente o l'archiviazione cloud tramite SSH/SFTP. Funziona con QNAP, Synology, ASUSTOR e qualsiasi dispositivo in grado di SSH.
Scansione e indicizzazione automatica
PaperOffice scopre automaticamente, scandaglia e indice tutti i tuoi documenti. Classificazione AI, OCR ed estrazione dei metadati – completamente automatizzata.
Sicuro e ridondante
Aggiungi opzionalmente un'archiviazione secondaria per la ridondanza automatica. Tutti i dati crittografati con il livello di sicurezza scelto – zero costi extra.
Chi ha bisogno di quale livello?
Trovate il tipo di workspace adatto al vostro settore e ai tipi di documenti.
Piccole Business / Freelance
Workspace StandardArchiviazione documenti generale, bozze, note. Perfetto per l'inizio.
Dipartimenti HR e Legale
Workspace BusinessContratti di lavoro, NDA, dati retributivi. Richiede controllo degli accessi e audit trail.
Finanza e Contabilità
Workspace ComplianceFatture, documenti fiscali, bilanci annuali. Archiviazione conforme GoBD con WORM.
Domande frequenti
Tutto ciò che dovete sapere sui workspace e sui tipi di workspace.
Posso utilizzare diversi tipi di workspace nello stesso account?
Posso abbassare il tipo di workspace di uno workspace?
Perché i miei documenti non possono essere compromessi – anche se un server viene violato?
In che modo l'archiviazione WORM mi protegge durante un controllo fiscale?
Ho bisogno di ospitare i miei server?
PaperOffice è conforme al GDPR?
L'archiviazione costa davvero 0 € – qual è il trucco?
C'è un limite ai documenti o allo spazio di archiviazione?
Storie di successo dei clienti
Scopri come le aziende hanno trasformato i loro processi con PaperOffice AI.
Successo misurabile dei nostri clienti
"Gestione documentale aziendale per tutte le nostre operazioni minerarie. Di livello mondiale."
"Le etichette farmaceutiche regolate dalla FDA richiedono una documentazione perfetta. PaperOffice ha ridotto il nostro processo di approvazione da giorni a ore."
"La documentazione tecnica e l'elaborazione degli ordini funzionano ora in modo completamente automatico."
"La digitalizzazione ha rivoluzionato la nostra amministrazione. Le richieste dei cittadini vengono ora elaborate in minuti anziché giorni."
"Le cartelle cliniche, i referti medici e le impegnative vengono acquisiti e classificati automaticamente. Il nostro team di studio ha finalmente tempo per i propri pazienti."
"8.000 dipendenti e migliaia di documenti degli ospiti ogni giorno. PaperOffice ha completamente digitalizzato i nostri processi di back-office."
"Le domande di prestito e i documenti di conformità vengono ora elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è completamente automatizzata."
"La documentazione dei progetti edilizi e la conformità sono ora digitali e tracciabili."
"I moduli di check-in, le fatture e le comunicazioni con gli ospiti sono completamente digitali. Il nostro team di concierge si concentra ora sulla fornitura di un servizio eccellente."
"La fatturazione delle stazioni di servizio, i documenti dei fornitori e i registri di conformità di oltre 250 stazioni vengono elaborati e archiviati automaticamente."
"La documentazione conforme alle GMP per le etichette funzionali farmaceutiche è ora completamente automatizzata. I percorsi di audit sono continui e accessibili istantaneamente."
"I progetti, i permessi e le pratiche dei clienti per le nostre case in legno sono ora gestiti centralmente. Dopo sei generazioni, siamo finalmente senza carta."
"I contratti dei fornitori, i certificati e i documenti doganali per centinaia di torrefazioni in tutto il mondo vengono acquisiti e assegnati automaticamente al prodotto corretto."
"I registri della temperatura, le lettere di vettura CMR e i certificati alimentari vengono scansionati e assegnati automaticamente all'ordine. Le errate assegnazioni appartengono al passato."
"I permessi per trasporti eccezionali, i piani di rotta e la documentazione di progetto sono ora istantaneamente accessibili digitalmente. Niente più ricerche tra i faldoni."
"I documenti doganali, le ricevute di magazzino e gli ordini di spedizione per la nostra rete dell'Europa orientale vengono classificati automaticamente. Quattro generazioni di logistica, finalmente digitali."
"Le specifiche di stampa, le approvazioni dei clienti e i certificati dei materiali sono ora accessibili centralmente. Il tasso di errore nella produzione è sceso quasi a zero."
"I certificati di sostenibilità, i contratti dei fornitori e le specifiche dei clienti vengono elaborati automaticamente. Precisione svizzera, ora anche digitale."
"I permessi di costruzione, i contratti con i subappaltatori e i verbali di collaudo per i nostri immobili commerciali sono ora interamente documentati digitalmente."
"I contratti di acquisto, i prospetti e le pratiche dei clienti di oltre 30 anni di leadership nel mercato sono ora consultabili digitalmente. Ogni agente trova tutto in pochi secondi."
"I documenti del trasporto marittimo, le dichiarazioni doganali e le polizze di carico vengono acquisiti automaticamente. La logistica del Mar Baltico non è mai stata così efficiente."
"Migliaia di ordini di imballaggi personalizzati a settimana, comprese le approvazioni del design, i dati di stampa e i documenti di consegna. PaperOffice tiene tutto insieme."
"La documentazione del laboratorio di patologia e le certificazioni dei dispositivi sono ora completamente automatizzate. Tracciabilità continua per ogni campione."
"I documenti di prestito, i titoli di garanzia e la corrispondenza con i clienti vengono elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è continua."
"Le specifiche tecniche, i certificati di qualità e i protocolli di riciclaggio per la nostra produzione di acciaio sono centralizzati e istantaneamente accessibili."
"Le specifiche delle etichette farmaceutiche e cosmetiche con requisiti normativi vengono verificate e approvate automaticamente. Niente più liste di controllo manuali."
"I documenti KYC, i rapporti di investimento e i depositi normativi vengono classificati in pochi secondi. Come robo-advisor regolamentato dalla MAS, una conformità perfetta è essenziale."
"Le schede di sicurezza, i permessi di trasporto e i documenti ADR per la logistica chimica vengono assegnati automaticamente. Tolleranza zero per gli errori."
"I certificati di autenticità, i registri dei fornitori e le garanzie dei clienti per le nostre collezioni di perle vengono archiviati automaticamente e sono istantaneamente accessibili."
"Le domande di prestito per le PMI, i documenti di garanzia e i rapporti normativi vengono classificati automaticamente. I nostri consulenti hanno più tempo per la consulenza ai clienti."
"Le pratiche dei clienti di oltre 135 anni di storia bancaria vengono digitalizzate in successione. 5.000 dipendenti hanno ora accesso istantaneo a tutti i documenti."
"Le domande di microcredito e i documenti di conformità per milioni di clienti vengono ora elaborati in pochi minuti invece di giorni. Una svolta per l'inclusione finanziaria."
"Centinaia di migliaia di bolle di consegna e moduli di reso al giorno vengono elaborati automaticamente. Il principale fornitore di logistica e-commerce del Vietnam, ora senza carta."
"I protocolli di produzione CNC, i certificati dei materiali e le specifiche dei clienti per i progetti petroliferi, del gas e aerospaziali sono ora interamente documentati digitalmente."
"Vision 2030 richiede una completa digitalizzazione. PaperOffice elabora i documenti governativi per l'ossatura digitale dell'Arabia Saudita."
"I certificati dei materiali, i protocolli di tempra e le specifiche dei clienti vengono assegnati automaticamente all'ordine corretto. L'unico produttore Q&T dell'Australia, ora senza carta."
"I protocolli delle saldature, i calcoli strutturali e i piani di progetto sono gestiti digitalmente. I nostri team in officina hanno accesso in tempo reale."
"I certificati aerospaziali, i programmi CNC e le tolleranze dei clienti vengono classificati automaticamente. La conformità AS9100 non è mai stata così semplice."
"I contratti con i commercianti, i documenti KYC e le ricevute delle transazioni per centinaia di migliaia di PMI vengono elaborati in pochi secondi. La rivoluzione dei pagamenti in Messico, senza carta."
"La documentazione della vendemmia, i certificati di esportazione e i protocolli di qualità per i nostri Malbec d'alta quota vengono archiviati automaticamente. 120 anni di tradizione vinicola, ora digitali."
"Milioni di verifiche degli utenti e documenti normativi vengono elaborati in modo completamente automatico. Scalare senza carta."
"I documenti di onboarding dei commercianti e i registri di conformità per il principale fornitore di pagamenti in Africa vengono elaborati in pochi minuti invece di giorni."
"I certificati biologici, gli audit dei fornitori e le etichette dei prodotti per migliaia di prodotti naturali vengono verificati e archiviati automaticamente."
"I documenti normativi di 33 paesi africani, i contratti con i partner e i percorsi di audit sono gestiti in modo completamente automatico. Un DMS aziendale per una fintech da 3 miliardi di dollari."
"Ricette e gestione dei farmaci ora funzionano in modo completamente automatico. Più tempo per i nostri pazienti."
"Documenti centenari sono ora ricercabili digitalmente. Una pietra miliare per i nostri archivi storici."
"I nostri operatori hanno finalmente più tempo per i residenti invece che per le pratiche burocratiche."
"Oltre 500.000 fascicoli digitalizzati. I nostri funzionari trovano ora tutte le informazioni istantaneamente."
"La gestione delle cartelle cliniche è ora semplicissima. Tutto acquisito e archiviato automaticamente."
"La documentazione ereditaria e patrimoniale è ora efficiente e priva di errori."
"Gestione immobiliare digitale per tutti i nostri complessi residenziali. Inquilini e proprietari sono entusiasti."
"Con PaperOffice, abbiamo accelerato l'elaborazione delle fatture del 99%. L'intelligenza artificiale riconosce automaticamente tutti i dati rilevanti e li assegna correttamente."
"PaperOffice è diventato indispensabile per il nostro lavoro quotidiano. Ordini, preventivi e fatture sono ora automatisati."
"La documentazione dei nostri servizi di assistenza è ora digitale e automatizzata. Più tempo per i nostri pazienti."
"I disegni tecnici, le distinte base e i protocolli di qualità sono istantaneamente consultabili. Una ricerca che prima richiedeva 30 minuti ora richiede 30 secondi."
"Le ricevute dei clienti, gli avvisi di accertamento fiscale e i bilanci annuali vengono ordinati e assegnati automaticamente al cliente corretto. Il caos delle ricevute appartiene al passato."
"La documentazione di progetto, gli SLA e la comunicazione con i clienti per i nostri progetti di consulenza IT vengono classificati e archiviati automaticamente."
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