Acquisizione documenti
I documenti provengono dalla Posta HR, dallo scanner, tramite upload o dal software di stipendio. I fascicoli cartacei possono essere scansionati in batch.
Processo Dossier Personale
I documenti HR si generano continuamente: candidatura, contratto, integrazione, certificazione, attestato. PaperOffice li assegna.
Un fascicolo per persona, diritti per ruolo, scadenza per documento, protocollo per ogni consultazione.
Scelto dalle aziende leader nel mondo
Come funziona
Il dossier personale ha due requisiti: tutto deve essere reperibile e quasi nulla deve essere visibile a tutti.
I documenti provengono dalla Posta HR, dallo scanner, tramite upload o dal software di stipendio. I fascicoli cartacei possono essere scansionati in batch.
La classificazione riconosce il tipo di documento, il confronto trova la persona e la regola determina l'area del fascicolo, il ruolo e la visibilità. I dati sensibili possono essere oscurati.
Ogni documento ha conservazione e data di cancellazione; per contratto e certificato ci sono anche scadenze di validità. Periodo di prova, scadenza del contratto e fine certificato segnalano da soli.
Cosa copre la soluzione
Un fascicolo personale è valido solo quando le Risorse Umane trovano rapidamente le informazioni e, allo stesso tempo, nessuno vede più del necessario.
Tutti i documenti di un dipendente si trovano in un unico luogo, organizzati per aree del fascicolo invece che per data di archiviazione.
Contratto, integrazione, attestato, certificato, certificazione e liquidazione vengono riconosciuti e classificati correttamente.
Nome, foto, data di nascita e origine possono essere nascosti per la fase di selezione; l'originale rimane invariato.
Se un documento appartiene a più dipendenti, le Risorse Umane decidono, evitando che finisca nel fascicolo sbagliato.
Certificazioni e modifiche ai dati anagrafici vengono inviate come record al suo software di pagella tramite esportazione, API o workflow.
Ogni versione, integrazione e consultazione è tracciabile con persona e orario.
I permessi dipendono dal ruolo e dall'area del fascicolo. I dirigenti vedono le valutazioni ma non i dati sanitari.
Fine periodo di prova, scadenza del contratto, scadenza dei certificati e scadenze di cancellazione appaiono in tempo come compiti.
Con cosa PaperOffice risolve il problema
Il fascicolo personale non richiede un sistema dedicato. È uno spazio di lavoro con regole più rigorose.
Sicurezza e conformità
Nel fascicolo si trovano dati sanitari, stipendio e valutazioni. Visibilità, scadenze e registro fanno quindi parte dell'archiviazione.
Domande sul fascicolo personale
Tramite scansione a pila o importazione di massa. La classificazione determina il tipo di documento, l'abbinamento assegna la persona e i casi senza assegnazione univoca finiscono in una lista di verifica invece che nel fascicolo sbagliato.
I permessi dipendono dal ruolo e dall'area del fascicolo, non dal singolo documento. Un dirigente può vedere le valutazioni senza accesso a certificazioni o liquidazioni, e ogni consultazione è registrata.
Certificati di malattia e documenti simili si trovano in un'area del fascicolo dedicata con accesso più ristretto. I dati che non appartengono al fascicolo possono essere oscurati prima dell'archiviazione.
Sì. Per la fase di selezione viene fornita una versione senza nome, foto, data di nascita e caratteristiche simili. L'originale rimane invariato e accessibile agli responsabili.
Dopo la scadenza impostata per ogni tipo di documento, ad esempio uscita più un certo numero di anni. Prima della scadenza appare un compito, la cancellazione avviene dopo l'approvazione e il processo rimane registrato.
L'Audit Center mostra chi ha aperto, modificato o esportato quale documento e quando. Una richiesta di accesso ai dati può essere soddisfatta raccogliendo tutti i documenti di una persona.
Sì. Il contratto o l'integrazione viene inviato come richiesta di firma al dipendente, la conferma avviene tramite codice e il PDF firmato si trova direttamente nel fascicolo con certificato.
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"La documentazione di progetto, gli SLA e la comunicazione con i clienti per i nostri progetti di consulenza IT vengono classificati e archiviati automaticamente."
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