Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento dei dati

Il titolare del trattamento responsabile del trattamento dei dati su questo sito web è:

2. Raccolta e conservazione dei dati personali

2.1 Quando si visita il sito web

Quando accede al nostro sito web, le informazioni vengono trasmesse automaticamente al server dal suo browser. Queste informazioni vengono memorizzate temporaneamente in un file di log:

• Indirizzo IP del computer richiedente
• Data e ora dell'accesso
• Nome e URL del file recuperato
• Sito web dal quale è stato effettuato l'accesso (URL del referrer)
• Browser utilizzato e, se applicabile, il sistema operativo

2.2 Quando si utilizzano i nostri servizi

Al momento della registrazione ai nostri servizi, raccogliamo:

• Indirizzo email
• Nome / Ragione sociale
• Informazioni di pagamento (per i servizi a pagamento)
• Dati di utilizzo dei servizi PaperOffice

2.3 Problem Solver (Descrizione del problema su paperoffice.ai e nell'app)

Quando si descrive una richiesta nel Problem Solver, il testo inserito, la lingua selezionata e il risultato dell'assegnazione (funzioni suggerite, punti aperti) vengono elaborati. Tali dati, insieme alla data e all'ora, vengono conservati per dodici mesi al fine di migliorare il Problem Solver e il nostro catalogo delle funzionalità; l'indirizzo IP viene memorizzato esclusivamente come hash giornaliero. Gli utenti registrati vengono associati al proprio account. Il nostro team viene informato tramite e-mail di ciascuna richiesta, per poter stabilire un contatto se necessario. La base giuridica è il nostro interesse legittimo al miglioramento della nostra offerta (art. 6, paragrafo 1, lettera f del GDPR). Si prega di non inserire categorie speciali di dati personali nel Problem Solver.

3. Finalità del trattamento dei dati

Trattiamo i suoi dati personali per le seguenti finalità:

• Fornitura del sito web e dei nostri servizi
• Esecuzione del contratto e assistenza clienti
• Miglioramento dei nostri prodotti e servizi
• Marketing e pubblicità (solo con il suo consenso)
• Adempimento degli obblighi di legge

4. Basi giuridiche

Il trattamento si basa su:

• Art. 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR – Consenso
• Art. 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR – Esecuzione del contratto
• Art. 6, paragrafo 1, lettera c), del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) – Obbligo legale
• Art. 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR – Legittimo interesse

5. Conservazione dei dati

5.1 Luogo di conservazione

I suoi dati sono conservati esclusivamente in data center europei. Non utilizziamo servizi cloud al di fuori dell'UE per la conservazione dei dati personali.

5.2 Durata della conservazione

Conserviamo i suoi dati solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti o finché si applicano i periodi di conservazione previsti dalla legge.

6. I suoi diritti

Ha i seguenti diritti riguardo ai suoi dati personali:

• Diritto di accesso (Art. 15 GDPR) – Può richiedere informazioni sui suoi dati memorizzati
• Diritto di rettifica (Art. 16 GDPR) – Può richiedere la correzione di dati inesatti
• Diritto alla cancellazione (Art. 17 GDPR) – Può richiedere la cancellazione dei suoi dati
• Diritto di limitazione (Art. 18 GDPR) – Può richiedere la limitazione del trattamento
• Diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 GDPR) – Può ricevere i suoi dati in un formato comune
• Diritto di opposizione (Art. 21 GDPR) – Può opporsi al trattamento
• Revoca del consenso (Art. 7 (3) GDPR) – Può revocare il suo consenso in qualsiasi momento

7. Cookie

La misurazione dell’audience e la registrazione della sessione partono solo dopo un consenso esplicito nel pannello privacy. Senza consenso restano disattivate. Le tecnologie necessarie (lingua, valuta, sessione, sicurezza e la decisione po_privacy) sono richieste per il funzionamento. Nessun identificatore pubblicitario.

7.1 Cookie tecnici necessari

Questi cookie sono necessari per il funzionamento del sito web (ad esempio lingua e valuta) e non possono essere disabilitati in modo ragionevole.

7.2 Misurazione della portata e replay della sessione

Dopo il consenso, ciascuna separatamente: Google Analytics 4 (ID G-HQHHXQ44LG, solo paperoffice.ai e www.paperoffice.ai), statistiche first-party tramite /po-stats/ (Plausible) e registrazione della sessione con OpenReplay sui nostri server. Nessun Google Tag Manager e nessun identificatore pubblicitario. La decisione è in po_privacy per circa sei mesi.

8. Sicurezza dei dati

Implementiamo misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i suoi dati da manipolazioni accidentali o intenzionali, perdita, distruzione o accesso da parte di persone non autorizzate:

• Crittografia SSL/TLS per tutti i trasferimenti di dati
• Conservazione dei dati crittografati
• Audit di sicurezza regolari
• Controllo degli accessi e autenticazione

9. Condivisione dei dati

I suoi dati personali non saranno trasmessi a terzi se non per le seguenti finalità:

• Fornitori di servizi di pagamento (per l'elaborazione dei pagamenti)
• Fornitori di servizi IT (per il supporto tecnico)
• Autorità (quando richiesto dalla legge)

10. Collegamento di assistenti AI (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor, Muse) tramite MCP

PaperOffice mette a disposizione un server conforme al Model Context Protocol (MCP) all'indirizzo mcp.paperoffice.ai, attraverso il quale Lei può collegare assistenti AI di terze parti al Suo account PaperOffice. Il collegamento viene autorizzato esclusivamente da Lei (OAuth 2.1 con PKCE); la Sua password non viene resa nota all'assistente.

Ad ogni utilizzo l'assistente trasmette a PaperOffice il nome dello strumento richiamato e i parametri necessari (ad esempio un termine di ricerca o un ID documento). PaperOffice esegue la chiamata con i diritti del Suo account utente nella propria infrastruttura in data center nell'UE e restituisce il risultato all'assistente. PaperOffice non riceve né la Sua cronologia delle chat né i Suoi input forniti all'assistente e non memorizza dati di conversazione.

I risultati restituiti (ad esempio testi di documenti) diventano parte della Sua conversazione con l'assistente e sono soggetti alle disposizioni sulla protezione dei dati del rispettivo fornitore (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor, Meta). La preghiamo di verificare se la trasmissione dei documenti interessati a tale fornitore sia consentita per la Sua organizzazione.

PaperOffice registra ogni chiamata allo strumento nell'audit trail del proprio account: data e ora, utente, strumento, risultato, durata, Credits consumati, connessione (ID della sessione e valore di controllo abbreviato del token di accesso), ID dei documenti interessati nonché i parametri della chiamata; i valori testuali fino a 100 caratteri (ad esempio termini di ricerca) vengono memorizzati nel testo integrale, quelli più lunghi solo con la relativa lunghezza. Le voci restano memorizzate per tutta la durata della propria utenza. La base giuridica è l'esecuzione del contratto (art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR) nonché il legittimo interesse alla sicurezza e alla tracciabilità (art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR). I token di accesso rilasciati tramite OAuth sono validi per un massimo di 365 giorni. La revoca della connessione può essere effettuata in qualsiasi momento nell'app PaperOffice sotto Account → API → connessioni MCP, oppure nell'assistente; i token di accesso rilasciati diventano immediatamente invalidi. Una chiave API, utilizzata al posto di OAuth, può essere eliminata nell'app sotto Account → API; fino a tale momento rimane valida.

mcp.paperoffice.ai. Aprire la finestra di connessione di un assistente AI per il quale è attivata la connessione diretta (inizialmente Claude); ciò imposta un cookie tecnicamente necessario (__Host-po_oauth_hb, valido al massimo per 60 minuti). Il cookie contiene esclusivamente un identificativo casuale e associa la richiesta di connessione aperta al browser in cui l'utente ha creato o è attualmente connesso al proprio account PaperOffice. In questo modo è possibile completare la connessione dopo la conferma nell'app, senza dover copiare un token di accesso. PaperOffice memorizza a tal fine solo un hash di tale identificativo insieme alla richiesta di connessione e rende disponibile il token di accesso confermato fino al completamento, per un massimo di 10 minuti. Tutti i dati vengono eliminati al più tardi 40 minuti dopo l'ultima apertura della finestra di connessione. La base giuridica è la necessità incondizionata per la connessione desiderata dall'utente (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) in combinazione con l'esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).

11. Diritto di reclamo

Ha il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo della protezione dei dati riguardo al trattamento dei suoi dati personali.

12. Contatto per richieste sulla protezione dei dati