La casella di posta che pensa insieme a Lei: PaperOffice AI in n8n, passo dopo passo

Salve e benvenuti all’Accademia PaperOffice AI. In questo episodio, si costruisce una casella di posta intelligente in n8n che pensa insieme a Lei. Arriva una scansione in batch e, alla fine, ogni documento viene riconosciuto, archiviato, verificato e abbinato al relativo ordine. Dove qualcosa non corrisponde, interviene un essere umano per decidere.

Risultato in primo piano: Un’esecuzione reale con decisione umana

Prima di costruire qualsiasi cosa, esaminiamo innanzitutto il risultato. Un’esecuzione reale. Successivamente, la realizzeremo passo dopo passo. Il nostro esempio è una scansione in batch di sei pagine: un ordine di acquisto, una bolla di consegna e quattro fatture. Su una di esse compare improvvisamente un nuovo numero di conto bancario. Invio la scansione in batch al webhook. Sei pagine in un unico PDF, esattamente come escono dallo scanner. Nell’elenco delle esecuzioni, l’esecuzione ha inizio. Split separa i documenti, IDP legge i campi e ogni fattura segnalata viene sottoposta alla verifica Ultra. Questo processo richiede alcuni minuti, pertanto procedo con un avanzamento rapido. L’esecuzione ha riconosciuto sei documenti, li ha archiviati e abbinato agli ordini. Per ogni documento con una motivazione, è ora in attesa un’attività. Il workflow è in pausa e attende il nostro intervento. In PaperOffice, le attività sono elencate sotto la voce Human in the Loop, ciascuna con la relativa motivazione. PaperOffice riconosce già questa fattura: si tratta della seconda copia della fattura Iberica, con timbro di ricevuta. Il workflow segnala il duplicato e la vista di revisione indica l’originale. La rifiuto, fornendo una motivazione. Per questa fattura, la verifica segnala un elevato rischio di frode: il fornitore indica un nuovo conto bancario. A partire da un punteggio di sette, un documento viene automaticamente quarantena. Rifiuto anche questo caso. La fattura per quarantasettemilacinquecento euro non presenta anomalie. Prima di approvarla, confermo i campi estratti. Quindi: Approva. Decido le restanti tre attività nello stesso modo. Ogni decisione risveglia l’esecuzione tramite il secondo webhook. Dopo l’ultima, l’esecuzione è conclusa: circa trenta minuti, per la maggior parte dei quali in attesa del nostro intervento. Il risultato in PaperOffice: i documenti approvati si trovano in Northstar Documents e le fatture sono sicure rispetto alle revisioni fino alla fine del 2036. Sotto Activities è presente la nota del workflow. Il duplicato si trova nella quarantena Workspace, con un blocco legale e una nota associata. Non può più essere eliminato. Ed è esattamente questa casella di ingresso che stiamo costruendo ora, passo dopo passo, con nodi HTTP semplici in n8n. Dieci fasi.

Fase 1 di 10: Input

La prima fase è l’input. Ho preparato i nodi per ciascuna fase. Li incollo e li posiziono correttamente. Il Webhook riceve il file tramite POST. È protetto da Header-Auth: solo chi invia la chiave corretta nell’intestazione ottiene l’accesso. Le risposte non sono automatiche ma vengono gestite attraverso nodi di risposta dedicati. Se il file è mancante, il processo prosegue direttamente verso la risposta e il mittente riceve immediatamente un chiaro messaggio di errore.

Fase 2 di 10: Split Agent

La fase due è il Split Agent. La si collega all’input, specificamente al ramo in cui si trova il file. Una singola chiamata all’API PaperOffice, una POST all’interfaccia dei lavori. Le credenziali sono memorizzate come Header-Auth in n8n, non all’interno del nodo stesso. Il corpo contiene il template pdf_ai_split, il modello ultra, la corsia di elaborazione, una regola per i nomi dei file, la lingua e, naturalmente, il file. Il compito è in esecuzione in background. Pertanto, il workflow interroga il lavoro ogni sei secondi fino al completamento. Una volta che il batch è stato suddiviso, il workflow risponde con 202 Accepted e prosegue con il resto, senza far attendere il mittente.

Fase 3 di 10: Documento per documento

La fase tre procede documento per documento. Il ciclo preleva sempre esattamente un documento dal risultato del Split Agent. Quindi il workflow scarica il file del documento tramite il suo link di download.

Fase 4 di 10: IDP Agent

La fase quattro è il IDP Agent. Ancora una volta, una singola chiamata, questa volta utilizzando il template document_idp. Per fatture, ordini di acquisto e note di consegna, vengono restituiti i seguenti campi: fornitore, numero, data, importi e righe d’ordine, insieme alle loro posizioni corrispondenti nel documento originale.

Fase 5 di 10: Archiviazione + Knowledge Graph

Fase cinque: Archiviazione e Knowledge Graph. document-put inserisce il documento in Workspace n8n Procurement. procurement_bind collega quindi la fattura e la bolla di consegna al relativo ordine, utilizzando il numero dell’ordine d’acquisto trovato da IDP Agent.

Fase 6 di 10: AI-DMS Ultra

La fase sei è AI-DMS Ultra. Non tutti i documenti richiedono un’analisi completa; pertanto, vengono fornite delle regole. Un importo superiore a 1.000 euro, una discrepanza nel tipo di documento, un importo obbligatorio mancante o una deviazione nella verifica a tre vie. Se si applica una regola, il workflow ordina Ultra esclusivamente per questo documento.

Fase 7 di 10: Attività di revisione e controllo

Fase sette: attività di revisione e controllo. Il workflow legge il rischio di frode e il relativo ragionamento dal documento. Attraverso l’interfaccia delle attività, crea quindi un compito per un essere umano, specificando chi dovrà effettuarne la revisione, la scadenza, il livello di urgenza e il documento associato. È qui che un parser raggiunge i propri limiti. OCR LlamaParse e Mistral forniscono testo e struttura. Non includono un processo di verifica con attività, assegnazione, scadenza e prova documentale. Tale funzionalità dovrà essere sviluppata autonomamente.

Fase 8 di 10: Verifica a tre vie

La fase otto è la corrispondenza tripartita. Il ciclo presenta due output. Il primo si attiva quando tutti i documenti sono completi. Lo connette alla corrispondenza tripartita. procurement_review verifica ogni transazione: l’ordine di acquisto, la bolla di consegna e la fattura corrispondono per quanto riguarda l’importo complessivo e le voci? In caso di eventuali discrepanze, verrà generata anche una attività.

Fase 9 di 10: In attesa dell’intervento umano

Fase nove: In attesa dell’intervento umano. Il workflow si registra con il proprio indirizzo di risveglio su PaperOffice e poi entra in uno stato di sospensione senza limite temporale. Quando viene presa una decisione in PaperOffice, PaperOffice segnala la decisione a un secondo webhook. Cerca quale esecuzione è in attesa di questa attività e la risveglia.

Fase 10 di 10: Applicazione della decisione

La fase dieci applica la decisione. In caso di approvazione, il workflow rimuove un blocco di audit, utilizzando l’attività approvata come prova. Successivamente, il documento viene spostato in Northstar Documents Workspace e le fatture vengono rese sicure rispetto alle revisioni, con un periodo di conservazione che ha inizio alla fine dell’anno. In caso di rifiuto, il documento rimane bloccato e gli viene assegnato un Blocco Legale. In entrambi i casi, il workflow scrive una nota nel file e poi attende la decisione successiva. Dieci fasi, un unico workflow e tutto funziona su una singola piattaforma: un contratto, dati nell’UE, nessun sub-fornitore. Dati in entrata, dati in uscita. E una volta che i documenti si trovano in PaperOffice, è possibile fare molto di più senza un nuovo componente: l’agente telefonico, domande da Claude o ChatGPT tramite MCP, ricerca e workflow nell’app. Nelle prossime puntate esamineremo più da vicino singoli agenti, come Split, IDP e Redact. Nel frattempo: Buon lavoro.